文件管理是常见的使用场景。然而，文件在使用过程中很容易出现混乱、无序，无法及时查找和获取等问题。

目前，新一代知识管理工具多数都陆续支持了多种类型文件的上传、预览等功能。这使得以知识管理工具作为文件管理的载体成为可能。

那么，如何在这些知识管理工具或者编辑器中进行文件管理呢？

在正式讨论之前，首先需要厘清用户自己正在使用的生产力工具，有哪些和文件管理相关的功能。

注释：下面以 FlowUs 为例进行介绍，主要分析思路也可大致迁移至 Notion、飞书等支持多维表格的生产力工具。

FlowUs 等生产力工具的多维表格功能，很适合进行文件管理。这篇文章主要讨论如何在FlowUs 中使用多维表格以及相关功能进行文件管理的思路。

文件管理基础：命名与层级

文件命名

文件名是文件管理的基础。为了方便日常查找，最好保证命名的唯一性。这要求避免重名，也要及时命名，避免乱码的名字。

文件层级

文件层级：文件夹管理属于典型的树状结构，这使得文件之间的隶属层级清晰。然而，如果层级过多的话，逐层查看不太方便。因此，关于文件层级，最好不要超过 3 层。

文件管理进阶：标签、注释、筛选

文件夹页面无法无法实现文献管理工具的一些高级功能。比如，标签、重要性排序。这些都可以使用多维表格实现。

  • 善用多维表格；
  • 使用行内引用；

善用多维表格辅助强化文件管理

如何进行文献管理？

如图，我建立了一个管理各种类型文件的多维表格。属性说明如下：

  • 附件：点击上传和查看文件。
  • 文件夹：多维表格和文件夹页面不冲突。为了让散落的各种文件，将来在文件夹页面中也能快速查看。我建立了属性为文本，名为文件夹的的属性列。直接使用引用文件夹页面功能，方便以后聚合汇总查看文件。
  • 分类：包括论文、书籍、文件夹、音频、视频、图片等类型。
  • 文件类型：使用函数功能，获取文件名后缀。具体函数为：replaceAll(prop("附件"), ".*[?!^.]", "")
  • 关键词/专题/等级：使用单选、多选等属性，方便筛选。
  • 日期：可设置创建日期/上传日期、开始日期、完成日期等，方便将来阅读任务的时间管理。

如何快速上传文件？

多维表格配置如下：

  • 引用：文献管理·多维表格。
  • 设置：分类选择未填写，使用分类作为分组条件。

效果如下：可将此多维表格放在个人主页。


如何建立多层文件夹体系？

有些用户可能有嵌套多层文件夹的需求。而使用文件夹页面进行多层嵌套的话，查看不太方便。对此，完全可以使用多维表格建立多层文件夹体系。

  • 按照一般的知识管理体系，从宏观到微观依次可以分为 领域 ➡️ 目标 ➡️ 项目 ➡️专题 ➡️ 任务。
  • 在前面展示的多维表格中，每一个文献可以视为一个阅读任务。
  • 每个阅读任务，都隶属于某个专题文件夹。
  • 这些专题文件夹，其实都源自某个项目，来源于某个领域。比如，论文属于学习领域下面为了实现某个目标的XX 学习项目。

在明确这些分类体系后，我尝试做一个对应的多维表格。

  • 标题：引用文件夹页面。
  • 关键词
  • 备注
  • 所属领域：使用关联属性，与上一级的多维表格进行关联。

注释：这两个多维表格主要使用了简化版的嵌套体系：领域 ➡️ 专题 ➡️ 任务。如果需要，用户可以依照思路建立更为复杂的、多个关联的多维表格。


基于行内引用的标签和注释

如果仅仅需要标签和注释功能的话，在多维表格之外，也可以使用行内引用。


文件管理·高级：文件管文件可视化

存在两种解决方案。

  • 善用多维表格功能，通过多种视图的切换、筛选、排序、分组等操作，高效查看文件。此操作用户多数比较熟悉，不再具体演示。
  • 使用思维导图功能，可视化展示文件夹/文件之间的逻辑关联。


文件管理·高级：嵌入使用场景

让文件管理嵌入使用场景！

文件管理的目的是为了高效使用。常见的问题，便是在需要的时候，无法快速查找自己所需要的文件。

如果将文件放在自己目所能及的范围之内，随用随取，那么便不会出现文件管理混乱的问题了。

建议用户可以根据自己需求，引用文件夹页面，将自己的 Wiki、任务管理、附件/文件夹页面、笔记聚合在同一个面板区域。

参考文献