Matrix 精选
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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。
记得在 2020 年春节前我在 Twitter 上立了一个 Flag ，想聊一下「任务管理」这件事，没想到拖延症加懒癌发作一直拖到今天，幸好该来的还是来了，今天咱们就一起聊一下「任务管理」这件事。
在「任务管理」这件事上我也一直是「在路上」的状态，这些年也没少折腾各种软件和服务，试图让「任务管理」这件事变得简单和高效。这期间我自己也一直在摸索和总结，所以今天借由平时总结的文章以及我在「任务管理」这件事上遇到的各种困惑，跟大家聊聊任务管理这件事：
- 困惑 1：哪些软件适合做「任务管理」？
- 困惑 2：有没有一款软件「All in One 任务管理 」？
- 困惑 3：该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？
- 困惑 4：任务管理还能再简单点吗？
如果你也同样有以上几个疑惑并希望得到解决，不妨阅读一下本篇。
任务管理这些事 - 解惑之旅
困惑 1：哪些软件适合做「任务管理」？
大概是 15 年左右，恰好看到 少数派 的老麦在 hi-pda 版发了个帖子，大意是他在少数派上开了一个新的板块叫 Matrix，希望大家能上去发表一些关于数码、生产力或者 App 介绍的文章。在那个时期我正好在研究用各种软件来做「任务管理」。我发现软件有很多，但是各自侧重点不同，有的侧重快速录入和快速完成，有的侧重「管理和组织」，有的侧重「专注度」等等不一而足，于是我就吧自己的体验和习惯整理了一篇文章，算是「任务管理」这件事上的第一篇《 我的 GTD 习惯 》。
文章用现在眼光看基本上属于既没有文笔也没有深度，但它确是我在那个时期对「任务管理」这件事的思考与实践。
15 年的时候我对于「任务管理」还处在「探索工具」的阶段，希望能够通过好用的工具将「GTD」的收集、整理、执行、回顾等流程串联起来，也曾想着将「GTD」的方法论融入到工作和生活的各个方面，于是在那篇文章开头我写到：
GTD 是一个较为复杂的概念，真正了解并使用 GTD 的人，会喜欢他并且会自我升级并且延伸到生活和工作的方方面面，但是这个概念从了解到融入到自己的生活中，确实一个漫长的过程。
在《 我的 GTD 习惯 》中为了践行 GTD 的理念，我分别使用了如下软件将整个「任务管理」串联起来，他们包括：Clear、NoteBox、OmniFocus、番茄土豆、Tyme、OneTask。
这个「工具清单」中有的软件现在看来有的还处在主流软件行列，有的已经淡出大众的视线，文中对每个软件也有大致的介绍，虽然它们都能做「任务管理」，但是我基本上每个软件只使用它们的各自特长，来组合完成「快速收集」「整理查找」和「执行回顾」等 GTD 的相关流程。这也是解决了我第一个困惑： 困惑 1：用哪些软件可以实践 GTD 做「任务管理」？
大家可以看出来，这里为了完成「任务管理」用上了很多软件，整个流程比较割裂，所以很自然的我也产生了第二个困惑： 困惑 2：有没有一款软件「All in One 任务管理 」？
为了解决这个困惑，我也在一直调整自己的「软件使用体验」试图去找出来那个 All in One 的答案，于是就有了第二篇「任务管理」的文章《OmniFocus-技巧篇 》。
困惑 2：有没有一款软件「All in One 任务管理 」？
其实一开始最想推荐的是 Things ，一款「跨 Apple 平台」的优秀「任务管理」软件，其整洁清爽的界面设计，还有严谨的功能体验，可以说满满的「德味」。
之所以我没有选择用它作为我的「任务管理」工具，我也在《OmniFocus-技巧篇 》文中写到：
在用 OmniFocus 之前，我一直是在用 Things 的，同样作为一款 Mac 和 iOS 上优秀的软件，我觉得比 OmniFocus 更纯粹的符合 GTD 理念，但是 xx 的同步机制，让墙内的我们无法愉快的一起玩耍了，于是就把视线转移到了久闻大名的 OmniFocus 了，真正使用起来才真的体验到为什么他是终极武器了。
PS：这些问题今天已经没有了，Things 已经支持了 iCloud 同步，所以非常推荐大家使用 Things 入门
OmniFocus 是「跨 Apple 平台」上著名的软件服务商 The Omni Group 的一款「任务管理」软件，他们家的软件通常以功能强大著称，OmniFocus 就是其中的代表之作。
OmniFocus 在任务管理上拥有着自己的独家武器：收件箱、项目管理、标记、上下文（现在叫标签了）、检查（透视）等各种功能，功能强大又不失优雅的设计，当然这款软件最大的问题是「上手难度太大」，很多人都会对软件的使用望而生畏，于是我根据自己的使用体验写了这篇《OmniFocus-技巧篇 》。
在投入到了 OmniFocus 的怀抱后也让我付出了「不菲的代价」，全平台使用大概 600 大洋左右（那时候还是买断制一次付费终生使用）。不过这也一直符合我的使用理念，只要是花钱买的软件和服务就要认真的使用，才能让这笔钱画的「值」。
对于这款 All in One 的 GTD 软件，对此感兴趣的同学可以阅读一下《OmniFocus-技巧篇 》这篇文章，文中部分对 OmniFocus 的体验现在阅读也不过时。
时间走到了 2016 年年底，自认为在「任务管理」上有了比较多的经验，同时也感谢「少数派」给了我一个发声的平台，于是整理了一篇涉及「数字生活」方方面面的文章《 器物与我 - 2016 我的数字生活 》，文中提到了很多我到现在依然在用的软件和服务，其中的「子弹笔记法」对于我后来「任务管理」的转变起到了很大的作用，这事放到后边说，感兴趣的同学欢迎「挖坟」。
在找到了 OmniFocus 这款 All in One 软件后，我也着实是用了近 1 年的时间，试着在一款软件中解决所有「任务管理」的问题，但是我也并没有停止自己对新工具的探索，在《 器物与我 - 2016 我的数字生活 》中可以看到我同时也体验了各种与「任务管理」相关的软件和服务，其中一些软件属于「日程管理」范畴，例如 Fantastical 2 等，它既能管理任务，又能管理日程，它和 OmniFocus 这样单纯只做「任务管理」的软件比起来充满了矛盾。
在我的印象中，周围人很少用「日程管理」，但是我在各种美剧中可以看到，外国人非常依赖「日程管理」几乎每个人都有一个「日程本」管理自己的所有事情，所以我又有了新的困惑： 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？
为了解决这个新的疑惑，于是就有了接下来这篇文章《 术与道-聊聊我的时间管理 》。
困惑 3：该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？
在继续之前，咱们先聊一个问题： 为什么要做「时间管理」？
我认为「时间管理」是作为像我一样的普通人去追赶那些优秀的人的一种方法。在《 术与道-聊聊我的时间管理 》这篇文章中，我用「篮球比赛的最后一节落后 20 分」举了个例子：
就像是一场和高手对决的篮球比赛，到了第四节，我们还落后 20 分，如果此时放弃，我们将一败涂地，最终会以 20 分以上的分差结束比赛，那么我们如何在最后一节翻盘，追上比分甚至超越对手，一举夺冠呢。这个时候就要求我们必须每一回合都得进球，可是如果我们进一球，对手也能进一球呢，我们依然是没有机会，这个时候，我们就要争取投三分球，每个回合我们会多得到一分，这样一分分积累，我们就有了翻盘的希望，最终也许会反败为胜。
总结一下就是说： 时间管理术就像在追分环节投入的三分球，能够帮助我们一点点的积累（因为三分球有难度对方基本会选择投两分），最终实现翻盘的可能。
现在再说回当时的困惑： 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？ 至少我认为「任务管理」和「日程管理」都属于时间管理的范畴。
解决方案：同时使用「日程管理」和「任务管理」
上边提到在第一篇《 我的 GTD 习惯 》文中，整理了一个当时的「任务管理」软件清单，时隔两年我又在这篇《 术与道-聊聊我的时间管理 》中整理了一下新的「任务管理」软件清单，这里列一下两份清单对比：
- 我的 GTD 习惯 ：Clear、NoteBox、OmniFocus、 番茄土豆 、Tyme、OneTask。
- 术与道-聊聊我的时间管理 ：Wunderlist（奇妙清单已停用）、Anydo、Calendars 5、2Do、Clear、Todoist、OmniFocus、Things、Fantastical 2。
跟《 我的 GTD 习惯 》中的第一个软件清单相比，新的软件清单「最重要」是新增了 Calendars 5 和 Fantastical 2 这两个软件，他们两个都是典型的「日程管理」软件，它和「任务管理」在概念上还是有些区分的。
在解释区别之前，我想先说一下关于 困惑 3: 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？ 我自己的的答案吧： 同时「日程管理」和「任务管理」
为了说明这个概念，接下来简单说一下 什么是任务个管理？和什么是日程管理？
什么是任务管理
先明确一个概念 「待办事项」： 它是形容一件具体的事，比如「明天下午去银行取钱」，比如「周五下班前开周会」等。它是任务管理的「最小单位」。
任务管理： 在概念上它通过收集、整理、完成、回顾等流程将「待办事项」管理起来。所以通常意义上「任务管理」都会伴随着项目、子任务、标签、筛选等概念。
在《 术与道-聊聊我的时间管理 》中举了一个「购物清单」的例子：
例如购物清单，我们购物之前，记录下需要买的东西，然后在购买过程中，每买完一个，我们就在清单里打一个勾代表已完成，定期检查清单还有几个未完成，重复流程直到所有要买的物品前都打了一个勾，代表我们处理完所有任务。
什么是日程管理
日程管理： 简单说就是「什么时间，什么地点，和谁，做什么事」。日程管理的目的有两个：
- 日程提醒：提醒我什么时间该去哪里见什么人活着做什么事。
- 回顾：可以随时回顾我的行程，哪天做了什么事。
同样在《 术与道-聊聊我的时间管理 》中举了一个「课程表」的例子：
我们接触最早的日程管理就是课程表，课表内容就是一个典型的日程，例如：周三下午 3 点物理课，周五上午 10 点体育课等。通过课程表我们可以回顾我们过去哪一天我们在上什么课。
同时使用「任务管理」和「日程管理」
在《 术与道-聊聊我的时间管理 》中我其实将该用哪一个做了一个简单的定义，原文如下：
- 凡是约会、会议、参加活动，等具有时间、地点、人物的事情，统统算作「日程管理」。
- 除了第一条之外，其他凡是具体到某一项任务，具体做某一件事，统统算作「任务管理」。
《 术与道-聊聊我的时间管理 》这篇文章发布于 2017 年初，距离现在上 3 年多，在这篇文章中解决了我的第三个困惑： 该用「任务管理」软件还是该用「日程管理」？
所以，该用哪个，我自己给出的答案包含两部分：
- 无论是「任务」还是「日程」都属于「时间管理」的范畴，无论是哪个，只要你去做这件事了，它就会比不做强。
- 各司其职，一件事情，属于「任务」自然使用「任务管理」软件，属于「日程」自然用「日程管理」软件。
困惑 4：任务管理还能再简单点吗？
在明确了「任务管理」和「日程管理」后，在基本的使用上我暂时没有什么问题，但是时间长了以后我也发现了几个问题，就拿 OmniFocus 举例来说，在「任务管理」这件事上我大部分时间只用到了「任务分类」和「打勾完成」两个功能（少量使用「透视」功能），这几乎可以算做任何「任务管理」软件的入门功能，既然如此有没有更简单的软件去做这件事呢？答案是有的。
秉着一颗「爱折腾的心」一款新的软件映入眼帘，它就是 Todoist 。
Todoist 是一款入手相对简单，但是玩好也需要「技巧」的软件，它最大的特点我总结如下：
界面足够简单，开箱即用，基本满足你对一个任务管理软件的要求：分类管理、提醒、完成确认等。并且支持「自然语义」录入，方便我们快速创建任务。
自然语义支持 丰富的 API 支持，可以协同 IFTTT、Zapier、捷径 App、Drafts 5 等软件快速进行任务创建和管理。例如将加入到印象笔记中的文章，自动在 Todoist 中创建「稍后阅读」的提醒任务。可以阅读我之前分享的两篇文章看看如何实现。
- 《王掌柜带你玩转 Drafts5 | Writing Flow》文章中的「Drafts 5 高阶玩法 | JavaScript」部分介绍了如何通过 Drafts 5 这款软件快速录入并创建 Todoist 中的任务。
- 付费教程《玩转 IFTTT，互联网自动化也可以很简单 》中的《 第二章 | IFTTT 的基础使用 》中关于「Gmail 邮件稍后阅读提醒」的自动化任务用到了 Todoist 的 API。 PS：有需要付费教程《玩转 IFTTT，互联网自动化也可以很简单 》的同学可以私信我，本篇文章赠送 2 个兑换码。
支持「自定义筛选器」，借助「标签」功能，非常方便自由的筛选出所需的任务。当我们有了大量的任务时，如何「快速筛选出适合的任务」在 Todoist 中是一件非常愉快的事情。这里推荐大家阅读我 2018 年发表的文章《 玩转 Todoist | 过滤技巧篇 》。文章中详细介绍了如何创建属于自己的「过滤器」。
自定义过滤器
任务管理这件事 - 一切都是文字
任务管理这件事，无论使用什么工具，我们仔细分析它就会发现，任务管理归根结底就是对一段「文字」进行管理：
- 对这段文字设置上「提醒时间」，即可以在指定时间提醒我们。
- 对这段文字进行「归类管理」，所谓「任务分类」「完成」和「归档」等功能。
明白了文字对「任务管理」的重要性，回过头来我们看我介绍过的各种「任务管理」软件，它们都有着各自强大的功能，但是从文字角度，我认为还有一件事没有解决那就是「关联」。
关联： 一个任务就是一段文字，几段文字构成一篇笔记，如果我们有一篇笔记，有没有什么办法可以让一个任务和这篇笔记「关联」。这会带来一个明显的好处就是，当我们收到任务提醒的时候，能够快速定位到这篇笔记，通过阅读笔记找到「上下文」，从而方便我们完成这个任务。
举一个场景： 例如我在做会议纪要，突然非常想把手头这段记录变成一个「待办事项」。通常我可能临时打开任务管理软件进行记录，并设置提醒时间。当我收到任务提醒的时候，很可能忘了这个提醒说的是什么事了，通常需要自己手动找到刚才那篇「会议纪要」才能明白这个任务的「上下文」。
在文字关联任务这件事上还真有一个开拓者，它就是 Agenda，它的 Slogan 是「做一个聚焦日期的笔记」。
Agenda 具有「优雅的设计」和「强大的功能」，它可以做到一边「做笔记」一边「创建任务」，这两件事在同一个软件甚至同一个界面完成。同样得益于它的「笔记 + 任务管理」特点，任何任务我们都能快速的追述出它的「上下文」。
如果你对 Agenda 这款软件感兴趣，推荐你阅读我的两篇文章，一篇适合入门一篇适合进阶：
- 入门：《Agenda 优雅的玩转笔记 + 任务管理 》
- 进阶：《玩转 Agenda | 包办你的 work task》
总结
关于「任务管理这件事」，洋洋洒洒的写了很多文章，从工具到方法论都有涉及，最后还是想跟大家说，工具和方法论都不是重要的，重要的是我们动手去做这件事，当你真正尝试去做「任务管理」这件事的时候，它就不是事了。
最后还是给大家上点干货，APP List：
- 始于颜值，终于严谨的任务管理工具：Things
- 从入门到「放弃」的任务管理工具：OmniFocus
- 易于上手的全能任务管理工具：Todoist
- 一切都是文字，包办你的 work Task ： Agenda
文章 List：
