前言
我在上一篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中分享了自己16年在数字生活中的一些所想所得，文章发布后，就有人问我是如何做时间管理的，本来想简单回答一下，后来想干脆写一篇文章分享一下自己的时间管理术，于是就有了今天的文章
我们为什么要做时间管理
在聊具体的术之前，我想先提一个问题我们为什么要做时间管理
这个问题其实很简单，首先假设各位和我一样都是普通人，如果我们还想成为优秀的人，我们该怎么办呢
首先看一看我们和优秀的人还有哪些差距，找到差距，然后我们如何追赶呢？
我们和哪些优秀的人，起点已经不同了，唯一相同的就是时间，时间对我们每个人都是公平的，所以如果在时间的跑到上，如果我们能够领先的话，或许我们有追赶上优秀的人的机会
就像是一场和高手对决的篮球比赛，到了第四节，我们还落后20分，如果此时放弃，我们将一败涂地，最终会以20分以上的分差结束比赛，那么我们如何在最后一节翻盘，追上比分甚至超越对手，一举夺冠呢。这个时候就要求我们必须每一回合都得进球，可是如果我们进一球，对手也能进一球呢，我们依然是没有机会，这个时候，我们就要争取投三分球，每个回合我们会多得到一分，这样一分分积累，我们就有了翻盘的希望，最终也许会反败为胜
时间管理术就像在追分环节投入的三分球，能够帮助我们一点点的积累，最终实现翻盘的可能
我为什么成为了工具控
还得多唠叨两句，很多人说我是一个工具控，其实我也认为自己是一个工具控，因为我认为好的工具会给我们带来事半功倍的效果，从而帮我们节省很多时间
我的手机上装有N屏APP，N>10，当然大部分软件我不经常使用，那么为什么我要装这么多软件呢
这还要从我刚接触计算机开始，那时候我使用的是 Windows 系统，我平时就非常喜欢从计算机世界等类似的杂志翻看关于软件的使用，并且想尽办法下载和适用，很多年我一直保持着对新软件和工具的体验乐趣，一直到最近我才明，我研究的这些个工具，现在统称为生产力工具
现在我的平台转移到 Mac 和 iOS 上，每年花在购买软件上的钱至少1000+
当然谁的钱也不是大风刮来的，我之所以购买这些软件或者服务，一方面他们给我带来生产力的提升，生产力的提升就给我节约了很多时间，这些时间对我来说非常珍贵，我会用这些时间再去做其他我感兴趣的事情。另一方面我购买的软件也大多是知名的有口皆碑的软件，我愿意为之付费并体验
一直到去年，我才意识到，自己买了这么多软件和服务，也有了很多体会，如果不去做总结和整理的话，那么就没有完全发挥它们的作用，于是我从15年开始，尝试写一些软件的体验文章，发表在少数派或者简书等平台，我也做了自己的公众号格物说，我会把我用过的比较好的软件或服务推荐出来，分享给大家
同时这也会帮助我对软件或服务做一下梳理，这样下来，我就形成了真正属于我自己的知识，这些概念在我上篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中的知识管理里有提及
时间管理工具
说回我们的主题，市面上有很多时间管理相关的软件和服务，每一款都有自己的特色，以下列出的是我曾经使用过的软件：
这些软件我都用过，这里我挑选几个软件跟大家先聊聊
Wunderlist（奇妙清单）
Wunderlist 是我使用的第一款任务管理软件，那个时候我刚刚有了任务管理的概念，基本上我就用它提供的清单功能，把所有要做的事，列在上边，完成一个打一个勾，当所有勾都打完，我就检查一下，定期将任务做更新
现在，经常有人过来问我，说是我想做任务管理，怎么入门？我都向他们推荐Wunderlist（奇妙清单），因为它上手非常容易，同时又没有那么多概念，非常推荐作为入门的任务管理软件
Things
Things 是我用过的最符合GTD理念的软件，我在14年开始使用它作为我 GTD 工具，这个软件入手相对麻烦一些
Things 自带的清单我非常喜欢，可以看下图标注部分
Today ，显示今天到期的任务，并且在右侧显著的提示未完成数
Next ，这个非常像 OmniFocus 里的设置的提醒事项视图，它列出来所有你已经计划的，且需要下一步处理的（非今天）
Scheduled ，翻译过来叫计划，实际上显示的是所有重复的任务，比如每月几号要做什么，每周四要做什么类似的任务
Someday ，这个列表显示的是所有以及列出来的，将来要做的任务，实际工作生活中，会有一些任务，我们想到了列出来，但是什么时间做还没有想好，这样的任务适合放到这里
另外，Things 支持 Project 也就是项目，任务归属于项目，也就是增加了任务的一个维度
所以这里非常推荐大家如果想入门 GTD 的话，使用 Things
Clear
Clear 是一款 iOS 和 Mac 独占的任务提醒工具，我使用它是因为它的手势操作（在iPhone上）被 Apple 当作经典实用案例推荐给所有开发者和用户，我也第一时间下载并试用
现在还能记得自己被它的手势操作所折服，简单的左滑或右滑，上拉或下拉都有对应的内容以及提示音，并且过渡动画做的也相当到位，总之在使用上有着独特的美感
我也坚持用它作为我快速录入提醒事项的第一首选，可惜他的快速录入被后来的其他工具替代（通过 Launch Center Pro)，再加上有一段时间，其核心的提醒功能失效，我就把它给淘汰了
不过目前依然可以作为快速录入提醒事项的工具，它也支持 Mac 端的跨平台同步，是一个简单的任务管理工具
OmniFocus
这是我目前主力做任务管理的应用，我也在多个场合介绍和推荐过此工具，如果你已经掌握了 GTD 理念，作为高阶用户，推荐你使用 OmniFocus
但是想要用好它，有几个概念必须理解，比如透视，比如上下文
透视
允许用户制定一组透视规则，内容包括是否使用项目层级结构，按什么分组（推迟日期／项目／上下文／到期／已完成／已添加／已更改／已标注），过滤内容（按状态过滤，按可用性过滤，按持续时间过滤，过滤上下文），查找文本，聚焦，上下文选择等内容
设置这些内容后，可以通过自定义的透视，方便查阅符合自己要求的视图
上下文
指的是任务附加的上下文属性，你也可以理解为标签，即每个任务都可以设置上下文（标签），例如我可以设置@办公室为一个上下文（标签），然后我可以在上下文列表里，点击@办公室，筛选出所有我需要在办公室完成的任务
当然，上下文内容是随便定义的，比如你可以不以办公地点命名，而是以客户名称命名，例如你需要维护许多客户，你就可以创建类似@联通客户，@京东客户等上下文，同样在上下文列表里，通过点击类似@联通客户上下文，快速查看和联通这个客户相关的任务
当然上下文的理解不仅于此，相信通过使用，你会找到符合自己习惯的上下文规则
明确几个概念
什么是任务管理（待办事项）
他是任务管理最小单位，他的内容是一个具体的事情，比如明天下午三点银行取钱，比如下周五之前完成论文等
它是我们真正要执行的具体事项，也就是我们真正要做的事
例如购物清单，我们购物之前，记录下需要买的东西，然后在购买过程中，每买完一个，我们就在清单里打一个勾代表已完成，定期检查清单还有几个未完成，重复流程直到所有要买的物品前都打了一个勾，代表我们处理完所有任务
以上就是一个简单的任务管理流程
什么是日程管理（日历）
日程管理，简单说就是类似去哪里，见什么人，做什么事，这样的事情全部归为日程管理
我们接触最早的日程管理就是课程表，课表内容就是一个典型的日程，例如：周三下午3点物理课，周五上午10点体育课等
日程管理有两个目的
- 日程提醒：提醒我应该在什么时间去哪里见什么人，做什么事
- 回顾：我可以随时通过日程管理软件回顾我的行程
日程管理和任务管理的重合
如果跟着我的思路思考，这里会发现日程和任务有重合的部分，或者说界限不是很清晰，这也是一开始阻碍我使用日程管理最大的困惑
经过这些年的使用和总结，我自己的方法是：
- 凡是约会、会议、参加活动，等具有时间、地点、人物的事情，统统算作日程管理
- 除了第一条之外，其他凡是具体到某一项任务，具体做某一件事，统统算作任务管理
什么是优质时间
前段时间看到一篇文章讨论的是优质时间问题
作者具有多年时间管理经验，在之前的生活中，他一直是采用挤出时间来做自己要做的事情，但是最近他发现这个方法有问题
他举例说明：他在和家人聚会的时候，有时候会出现和家人没话可说的情况，每当出现这个情况，他就掏出手机来，沉浸在自己要做的事情里，可是这样做了之后，带来的效果却是非常不好的：
- 首先，家人会觉得没有得到尊重，认为你一直在玩手机
- 其次，由于这段时间经常会被打断（家人的新话题，或者一些其他琐事），没有一个持续的时间做事，导致想做的事情也没有做好
从以上结果看到，这样做的结果是得不偿失的
所以作者提出来优质时间的概念，在合适的时间，做合适的事
我非常赞同作者的想法，我之前也会出现和作者一样的挤时间问题，可是从结果看果然是得不偿失，所以我现在也会采用优质时间的概念去处理自己的事情，保证效率
那么我们都有哪些优质时间呢
- 临睡前，我会有一段不受打扰的时间，半小时到一小时之间
- 早晨，我会大概5点钟起床，距离我上班出发我会有大概一个多小时的优质时间不受打扰
- 假期固定的时间段，每个假期，我都会好好规划自己的日程，总是会留出来一段时间，来处理自己的事（具体留多少时间，视自己的情况定）
具体的优质时间还需要结合自身情况进行总结
我的时间管理术
终于进入主题，我的时间管理术是怎样的呢？我想分三部分来展开
- 任务管理
- 日程管理
- 专注管理
任务管理
用子弹笔记法管理每日任务
我在上一篇《 器物与我-2016我的数字生活 》中详细介绍过子弹笔记法，这里不做过多展开，想了解的同学们可以翻看那篇文章
每天晚上，我都会整理一下当天的子弹任务，把完成的任务打勾，未完成的移到第二天的子弹清单里。然后我会再详细规划第二天的子弹清单，这里我只列出来我认为第二天必须完成的事情
用 OmniFocus 管理需要提醒的任务
子弹笔记记录了我每天要完成的事，每天我都检查清单来处理自己的任务，另外还有一些任务，是可以规划的，需要定时提醒的
例如，我目前正在考研，我完全清楚应该在什么时间做什么事，这样的任务，我会在 OmniFocus 里创建考研这个项目，并且把能够规划的事情，需要提醒的任务，全部创建出来，设置好提醒时间和持续时间以及结束时间等内容。那么到期就会提醒我去完成某个任务
OmniFocus 有很多技巧和功能帮助我更好的完成和追踪任务，比如设置某一个任务必须在完成上一个任务之后才会提醒之类的，利用好这些技巧，会让自己对任务管理更加游刃有余
我常用的几个定时任务：
- 每周五，提醒检查是否完成了本周所有既定任务
- 每周六，提醒进行周总结，同时整理下周任务
- 每月底，提醒进行月总结，并制定下月子弹清单
关于 OmniFocus 的几点补充
- 1. 有人说它是前云时代的产物，这点我大部分同意，但是目前在任务管理方面，在项目和任务关系方面，在 GTD 理念方面，它依然是最优秀的软件
- 2. 在 iOS 端 OmniFocus 支持 WorkFlow 、 Email 、系统扩展等方式快速创建任务；在 Mac 端结合 Alfred 等软件，创建任务效率也非常高。所以从自动化和跨平台的角度看， OmniFocus 已经具备了相当的云功能
- 3. OmniFocus 具有一套自洽的理念，通过提供视图、检查、上下文等功能，对人的启发性很大。可以说 OmniFocus 就像一本武功秘籍，长期使用的话，你不但能掌握它的术（工具的使用），你还能它掌握背后的道
日程管理
TimePage
日程管理上，我走了一些弯路，上边也提到过，我对日程和任务的模糊，在我试用了很多日程管理软件之后，终于找到了适合自己的应用TimePage
和其他日程管理软件相比较，TimePage 是一款优雅的日程管理软件，优雅体现在交互和细节上
- 可以自定义样式颜色，其中有我非常喜欢的猩红
- 按住天气，可以查看各个时段的天气详情，这个交互需要手指按住，描述不清楚，体验过就知道了
- 向右滑动查看热图，动态查看每月有多少事
- 在任何日期上下拉并开始神奇的创建任务，可以输入人和地点
- 点击事件，查询怎么去，何时去，什么人会参加，天气如何等信息
- 贴心的提醒，会根据你的出发方式，给出来出行建议
目前这款软件是 iOS 独占，但是 iPad Pro 和 iPhone 是我的主力工具，所以我在使用上不受影响，体验上非常愉悦，我将所有日程相关的事情用 TimePage 管理起来
专注管理
在上一篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中详细介绍了我的专注管理工具 BeFocused Pro 的使用方法，这里不做过多展开，感兴趣的同学可以回过去查看上篇文章 简单说，我就是用番茄工作法来进行专注管理，番茄工作法以25分钟为一个番茄钟，专注的去做事情，完成一个番茄钟后，休息5-10分钟，然后再做下一个番茄钟 专注管理注意以下几点：
- 利用好优质时间，规定的时间做规定的事
- 番茄工作法要坚持，在专注的25分钟里，尽量不去打扰的做事情，当然如果是临时被打断，可以暂停番茄钟，或者结束番茄钟，重新开始一个新的
术与道
我认为时间管理最关键的是，能够知道自己有哪些事情要做，这点非常重要
如果你不知道自己未来一段时间要做什么，或者你做的事情都需要别人推着（被动的去做）做，这样的话，你根本不需要时间管理，因为这样的时间不用管理，所以这里再强调一下，要时刻知道自己有哪些事情要做
如果想成为优秀的人，我们需要找出应该补足的地方，运用符合自己的时间管理术，然后进行冲刺，就像同非常强的对手打篮球比赛一样，当最后一节我们大比分落后时，能做的就只有多投三分球，毕竟这是我们赢得比赛的唯一途径了，在成为优秀的人的路上，道理依然如此
之前和同事进行了一场术和道的讨论，术是我们终其一生要持续吸收的内容，道是在术积累到一定程度，水到渠成的就能达到的事
今天的分享属于术，而我们之所以用这些术，也是给自己将来的吾道打下基础，希望今天的分享能够给大家带来帮助