此前,我很少在 Windows 上接触任务管理类的工具,更倾向使用跨平台的笔记类应用,比如有道云笔记和 Google Keep。不过,自从成为少数派签约作者后,这一习惯有了变化,经常遇到需要快速记录选题灵感或者写作思路,并且根据时间制定写作计划、进度跟踪,逐渐感觉到笔记类应用已经不能高效地满足我在任务管理上的需求,所以逐渐开始接触了解任务管理工具。

最早接触任务管理概念是在 Android 移动平台,第一款深入使用的任务管理应用是 Any.do ,在我的使用体验中,我认为任务管理工具应该满足以下两个需求:

  • 列表式事项管理;
  • 到期提醒功能。

带着这两个需求,让我们正式开始寻找 Windows 平台上好用的任务管理工具:

Cortana

Cortana 作为最具 Windows 10 系统特色的功能之一,Cortana 支持手动或者语音方式添加任务事项,只需键入「提醒我...」或者说「你好小娜,提醒我...」就可以开始使用。Cortana 可以提供基于时间、位置、照片的方式提醒,其中照片提醒功能,用户将照片添加到提醒中,例如孩子最喜爱的游戏,这样 Cortana 就会在下次购物时作出提醒。

Cortana 支持 Windows、Android、iOS 平台,有着跨平台的优势,支持简单的任务内容、时间提醒功能,语音录入任务备忘事项有不错的识别准确度。

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do 应用提供了轻量化的任务管理,由著名任务管理工具奇妙清单团队打造,支持 Web、Android、iOS、Windows UWP 平台,几大平台的体验保持了很好的一致性,UWP 应用界面可以视为移动端的放大版本。

Microsoft To-Do 的优势是:

  • 我的一天。打开应用主界面,率先聚焦的是「我的一天」界面,我的一天是 To-Do 应用默认内置的任务清单,显示了今天待办的任务,帮助用户快速定位今天当天需要办理的任务事项;
  • 重复提醒。用户可以对任务设置重复提醒的时间,提供了每 1 天、工作日、每 1 周、每1 年或者自定义重复周期,避免多次手动添加需要重复提醒的任务;
  • 简单清爽的界面。我在 Windows 和 Android 端都有使用 Microsoft To-Do 应用,简单流畅的操作方式留下了不错的印象,To-Do 还支持不同清单设置不同的皮肤,增强明显的视觉效果。

Microsoft To-Do 还支持 Outlook 任务中同步事项、清单,有简单的到期提醒、搜索待办事项和笔记内搜索的功能,推荐给深度使用微软系列产品的用户。

扩展阅读:奇妙清单原班人马打造的轻量任务管理:Microsoft To-Do

Todoist

Todoist 是一款相当「标准」的任务管理工具,支持的平台也最为全面,包括了 Web、Mac、Windows、iOS、Android 以及 Chrome/Safari/Firefox,甚至还可在 Apple Watch、Android Wear 以及 Outlook/Gmail 电邮端使用。

Todoist 有专门为 Windows 10 系统准备了 UWP 安装版本,也有 exe 版本,很好地满足了不同 Windows 系统平台的需求。

经过这段时间的使用,Todoist 具备以下优势:

  • 自然语义添加任务。除了「正儿八经」地输入任务、设置到期时间、提醒时间、添加标签/优先级外,用户还可以直接通过自然语音的输入方式添加任务,Todoist 将会自动帮助你添加到期时间的任务事项;
  • 支持项目、标签和过滤器三大形式管理任务内容。项目管理方式类似文件夹,标签代表着任务的属性/定义,而过滤器被视为 Todoist 的一大特色,可按照任务分配给我、优先级别、没有到期的条件快速定位不同的任务;
  • 更详尽的任务描述。Todoist 不仅支持文字来描述创建的任务,还可让用户自行添加 PDF、数据表格和照片附件来完善任务细节。

Todoist 提供了多个不同的付费方案,分别有免费基本版、高级个人版($28.99/ 年)、商务团队版($28.99/用户/年),其中多形式提醒任务到期、为任务细节添加附件、标签和过滤器都属于高级版提供的附件功能。

Todoist 应用本身具备完善的功能,推荐给追求实用、全面,同时又有多平台同步数据需求的用户。

扩展阅读:还没找到合适的任务管理工具?免费领 Todoist 一年高级会员试试

滴答清单

滴答清单所支持的平台与 Todoist 类似,可谓是跨平台的「巨无霸」。滴答清单更专注于多方式创建任务事项和任务提醒的环节上,其优势主要体现在:

  • 多方式创建任务。滴答清单支持以自然语言,语音输入,Siri 助手创建任务,微信端便捷创建任务的方式。应用还专门提供了专属邮箱,类似todo+XXX@mail.dida365.com的电邮地址,或者使用你的注册邮箱发送任务到 todo@mail.dida365.com,即可创建任务到滴答清单的收集箱。
  • 智能提醒。滴答清单具有多闹钟提醒、自定义重复功能和稍后提醒功能,比如多闹钟提醒,用户可以分别设置提前一天、提前 5 小时、提前 1 小时等不同时间点的闹钟;自定义重复提醒,有助于较少用户频繁在固定时间设置同样的任务,譬如每周六下午有固定的足球友谊赛,即可设置为每周六下午 2 点提醒有足球赛事,而不需要每周六前专门设置重复的任务内容。
  • 双向订阅。滴答清单目前支持订阅其他日历的事件到滴答清单,反过来,也支持将滴答清单以 URL 链接方式添加到 Google Calendar, Outlook 等日历应用。

不仅如此,滴答清单还针对 Windows 平台开发了特色功能,有打开/隐藏主程序、添加任务的快捷键,同时还提供了任务列表和日历视图的桌面小部件,帮助用户快速创建和查看任务。

除了以上特点外,滴答清单还提供了统计、摘要的选项帮助对创建的任务进行一次回顾和复盘的特色功能。不过诸如订阅日历、日历视图、自定义智能清单、高级搜索、清单和任务动态等功能均属于高级付费版(139 元/年),普通用户版本在清单数量、任务数量、提醒数量、子任务数量、共享成员数量、附件数量均有所「缩水」。

扩展阅读:

Trello

加入少数派后,首次接触了团队协作工具 Trello,卡片组成的看板形式成为极具特色的设计风格。Trello 本身具备到期提醒的功能。

对于很多习惯了主动通知提醒,和列表管理任务的用户,Trello 在消息通知和看板管理形式上存在不足的地方。而我运用 Trello 进行任务管理上会专门建立一个 Todo 的任务板(关于写作计划类),任务板下会有六个列表,分别是:

  • 历史选题箱:存放除了今天收集的选题,再使用标签分类优先级别;
  • 今天收集选题:存放今天当天收集的写作选题;
  • 正在开展准备:存放已经开展素材收集的选题,并且在选题描述中添加大纲内容;
  • 已动笔:存放已经开始写作的选题,将文章内容的一二级标题以清单形式展示,并标准哪部分已经完成了;
  • 推迟完成:存放由于其他因素影响了写作进度需要推迟完成的选题;
  • 归档箱:顾名思义就是存放已经完成的选题。

在使用 Trello 大半年的时间里,深刻感受到其看板管理写作上的优势,使用 Trello 搭建一套很完整的任务管理系统,将有别于其他任务管理工具以列表型进行展示管理,Trello 以看板作为核心特点,结合本身在团推协作、标签、添加到期时间、与第三方软件联动等功能,推荐给围绕 Trello 打造一套自己工作流的用户。

扩展阅读:用 Trello 搭建任务系统

Moodo

Moo.do 是一个类似于 Workflowy 的无限层级的纯文本任务管理工具,拥有无限层级的树形结构,但它也拥有任务管理、多面板查看、日历等多种增强功能,就像是一个增强版的 Workflowy。Moo.do 除了类似 Workflowy 的无限层级以外,Moo.do 的多面板、通知、日历、优先级等功能让它也可用于任务管理,其创新性的地方体现在:

  • 无线层级的列表功能。区别于 Workflowy 只能拥有一个文档,Moo.do 支持创建多个 Document 文件夹,用户新建一个新文档时,将呈现一张白纸,让用户无限层级地创建个人任务事项;
  • 多功能用途的 Pane 面板。Pane 是一个平铺展示的窗格,用户无需多次跳转即可查看多个子目录内容。除此之外,Moo.do 还提供了被称为 Calendar Pane、Archived Pane 的多功能用途面板,比如 Calendar Pane 是一个专用于日程安排的 Pane,可将用户在任务事项中的内容按时间显示出来,也可以手动拖动条目到 Calendar Pane,快速为任务条目插入日期;
  • 高度整合 Google 服务。Moo.do 支持 Google Calendar、Gmail、Google Drive、Google Contacts 之间无缝同步数据。

Moo.do 极具创新性地使用类似 Workflowy 的功能,围绕无限层级列表,多功能 Pane、@ 和 # 结合使用,帮助用户构建一个更加详尽的任务安排系统。推荐给不需要华丽界面,更愿意自己「把握」任务安排的用户。

扩展阅读:Moo.do 中文入门手册:增强版 Workflowy,一个无限层级的纯文本任务管理工具

Remember The Milk

Remember The Milk 作为有着十年历史的任务管理工具,支持 macOS、Windows、Linux、iOS、Android、BB10、Apple Watch、Outlook,以及包括 Chrome、Firefox、Safari、Edge 浏览器平台,其优点包括了强大的快捷键、高效的日期识别、支持子任务,用户可以通过手机,邮件,IM 等很多方式添加任务,后期则支持电子邮件、IM 提醒、谷歌日历、手机软件、手机短信等方式提醒用户。

Remember The Milk 的优势:

  • 高级搜索。支持使用标识符进行搜索,搜索你的任务和笔记,并保存你喜欢的搜索内容作为智能列表;
  • 强大的任务提醒。支持通过电子邮件、IM 软件、短信、Twitter、手机或者系统桌面通知的方式提醒任务;
  • 电邮通知每日任务摘要。用户可以将今天到期或者已经开始的任务、明天/未来 7 天开展的任务等定制的任务设置成每天发送邮件的方式。

总结:工具和任务管理理念同在

由于 Any.do(我首款使用的 todo 工具)、Checkvist(强大的 Open API 接口)、Google Keep(更像「便条纸」) 、Toodledo (老牌工具) 暂时没有官方的 Windows 客户端,Wunderlist 在被微软收购之后基本处于停摆状态,所以它们都不在这次挑选推荐的应用列表范围内,但这些工具都提供了很好的 Web 端和移动版本,欢迎大家在体验之后留言评论它们的亮点。

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