我如何管理自己的「数字资产」

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

本文实际上算做 PIM 领域的内容，但首先笔者并不是从事有关研究的学术人员，其次这个话题的庞大程度也远远不是一篇文章可以说的清的。因此在这里仅仅可以浅显地分享一些个人经验，聊聊我是如何管理自己的「数字资产」的，也就是特别分享我如何管理我的狭义的数字信息而不涉及更广泛的含义。既为自己梳理自己目前的管理思路，也希望通过提供我个人的具体思考和做法，在与大家的交流中得到启发、碰撞出些新观点，能对读者产生些帮助就更好了。希望题目并没有把调定得太高了些。

另在开始之前想说的是，工具只反映个人偏好，一切信息组织的分享都基于我个人的经验。工具或许与你输出的效率相关，但与你输出的质量不会有非常明显的关联。使用纸笔写作的莎士比亚不也至今都没有人超越吗？选取工具时，也一定要确保它的退出机制是完善的。如果你现在就离开它，不会受到很大的阻力。这能保证当你可因为各种原因弃用当前工具时，不至于产生持续和无可挽回的损失。

另外本文分享主要基于 Apple 平台，因此部分提及的软件可能不提供全平台支持。但我想管理的思想是互通的。本文中提及的软件与作者无任何利益关系，本文未提及的软件也因为篇幅以及作者并无深度体验，盲目给出意见可能不合适。

进行「数字资产」管理 —— 让生活更为自己所掌握

我们在数字世界中的信息、我们能够掌控的部分，仅限于本文将要讨论的范围内，总的来说有四类：一是外界对我们产生的信息（例如一场安排在明天上午的会议）、我们向外界提供的信息（例如在社媒上披露的自我信息）和我们从外界获得的信息（我们阅读的文章、获取的知识等等），以及我们自我产生的信息（例如这篇文章）。

其实有关的方法论已经非常多，但是无论哪种方法论，如果无法应用到自己的工作流中，不能把它具体化，相应地就不会那么好执行。如果不想让自己的数字世界陷入一片盘古开天地前的混沌状态下，我们总需要适当的对自己的「数字资产」进行管理。

我们在和个人数字终端交互时，如果你不是一名命令行拥趸的话（当然相信我派应该有不少极客），大概率使用的是一套图形界面。因此本文也是从图形界面入手，几乎没有什么涉及命令行的部分。即使是 PKM 领域，无论我们如何组织文件路径、双向链接、标签，其实本质上反映出来我们对信息的一种思考和安排。

总体上我偏向认为人们没办法真正井井有条地组织和管理与自己有关的信息。因为这类信息实在是太多了，无论从获取、管理还是干涉中的哪一个纬度上，我们都没办法把事情完全掌控在手中。但是完全不进行管理也是不太现实的。

个人信息管理最大的难点其实是数量。如果现在有一名喜好读书的个体 A，在 A 拥有 300 册纸质书之前，可能他的管理都是比较轻松的。他几乎可以随意放置他的书籍，随后仅仅通过自己的记忆力就找到对应书籍的位置。但当这个数字扩大 100 倍，当 A 拥有 30000 册书之后，他的图书管理就变成了一件非常必要的事情了。假使不对这 30000 册书进行管理，除非拥有超绝的记忆力，他几乎不可能在 30000 册书中迅速找到自己需要的那些。

而涉及到数字资产上，由于数字资产获取和储存的天然便利性，你的数字资产库可能会相当庞大。只需要简单查看一眼自己的电脑硬盘或移动硬盘、网盘等，我们就能发现不使用的软件安装包、过时的截图、学生时期的课业论文、上个月的业绩报告、结束的恋情证明（误）等等。如果你恰好在某一领域是一名爱好者，那你可能还会拥有巨量的 4K 影视数据、无损音乐文件、高清图片等等。

在今天的数字生活中，仅仅是从外界获取到的信息一部分规模就已经无比庞大。读者甚至只需要简单查看一下自己关注的公众号数量和这些公众号近三个月以来发送的推文量就能直观地感受到信息的膨胀程度。我们当然可以通过筛选优质信息源来实现信息管理的精简，但是时间一长，信息依然会越积越多。

所以除非不做管理——只要你希望对内容进行简单梳理，确保它们不只是「过江之鲫」，信息管理就几乎是必须要进行的。

我们每个人的数字资产和所需要管理的范围是不同的。对于一个喜好电子游戏的个体而言，他可能会希望可以合理地管理他拥有的不同平台上的不同的游戏，自己对游戏的偏好设置，游戏的存档和备份、账号和密码的管理等等。

总的来看，四类信息中，我们接收的信息相对应该是大部分人都需要管理、规模也比较庞大的一类，下文也会相应重点提及这类信息的管理。

我们向外界提供的信息则相对没有那么好管理，尽管现在各类互联网平台的个人数据处理和保护大都有有关法案提供依据，但这类资产的管理难度对普通用户还是有一定挑战，导出也不能说是非常方便。我们这里不对这类信息资产的管理作过多讨论，也可参阅站内的这几篇文章：

另一类重要的信息是外界向我们产生的信息，单这样说起来可能显得有些抽象。落实到具体的情境下，其实就是如一些需要参加的会议安排、协作进程时安排给自己的任务等等。这类信息很容易需要与外界信息管理产生联系，后者我们这里不做过多讨论了，笔者个人的观点还是尽量让工作的归工作、个人的归个人，这与下文我将要提到的分 Profile 来管理内容也算相似的思想。工作需要的一些不过仅仅是个人观点，读者还是要选择适合自己的管理思路和模式。

个人产生的信息中，即使你并不是一个创作者，不讨论艺术作品、文章、摄影作品等内容的情景下，你发布的博客、朋友圈内容和记在某些应用内的私人日记也都可以算在内。如果涉及发布的话，笔者以为在这里的一条基本原则还是两者应该分开保存，原始的创作内容和稿件还是尽量要做好整理和安排。在不是创作者的情况下，据我观察，多数人的主要内容还是集中在社媒平台上的，对于这类内容，我认为采取下文说到的库型管理的方式，就把它们放置在应用本身内即可，重点是做好原始文本的备份（作为个人产生的信息而不是向外界提供的信息，同时也减少从大都封闭的社媒中导出的心力）。

在积累之前，我们的数字资产是从一片混沌中出发的。有的人会完全安排妥当自己的日程、待办事项、笔记和知识系统、文件归档。有些人则完全不做安排，拉好清单就行动。对是否需要管理或调整管理方法，我认为读者在数字生活中如果遇到下面这两个问题，那么就有必要尝试一下了：

你现在的工作流紊乱不堪，影响到你的正常工作效率乃至情绪状态
你常常无法合理安排事项并因此带来过多的失误乃至影响生活质量

如果没有遇到问题，那么其实笔者认为或许你并不是那么需要调整目前的管理方式，尽管我们强调对未来风险的承受能力，但过度杞人忧天亦是一种失位。适合自己的才是最好的，当一套系统在目前能够满足需求时，还是应该先分清楚在当前进行管理方式调整是否影响自己正在专注的领域和项目。

希望大家的管理都是需求驱动的。

PARA 的启示 —— 认识到自己的有限

我们先从 PARA 说起。PARA 为 Project、Area、Resource 和 Archive 四个词的缩写，是由 Tiago Frote 提出的一套数字资产组织方法论。

PARA 的提出者 Tiago Forte 在他的文章中提到：

如果你的管理系统和你的人生一样复杂，那可能光是维持它就足以耗尽你用以生活的时间和精力了。

同时他特别强调了「项目」和项目分割的重要性：

无论你的职责有多广泛，你总可以把它们拆解成更小的项目。如果你想知道你是否真的在朝着目标前进，你就必须这么做。

我认为这两句引自 Tiago Forte 的话一方面说明了 PARA 方法的真谛，同时也说明了个人数字资产管理的真谛—— 足够简单和易维护、明确专注领域。

我们都是有限的人，不是无限的人，过度复杂的系统设计所带来的时间与精力的损失和生活中真正有价值、需要我们专注的部分——陪伴家人、提升自我、享受生活是有冲突的，是得不偿失的。过多的专注领域带来的精力分散也可能导致我们最终无法从事或完成我们真正偏好想去完成的任务。

因此在数字资产管理方法上笔者的基本观点就是这套系统一定需要足够接近直觉，这个直觉未必是符合所有人的直觉，但一定要符合你本人的直觉，那么它对你来说就是易维护和相对足够简单的；另一点在于一定要明确专注领域，我们需要找到当前希望专注的领域有哪些，然后尽量缩小这个范围，从中选取出目前最被偏好的一到两个无论社会意义还是个人意义都很必要的领域进行专注，这当然不是说应该放弃其他的领域，但是只有明确了所有关注领域中最重要的那部分，我们才能更有效率的做到自我提升或其他目标，以尽量减少不那么偏好的领域的干扰。毕竟世界上鲜少有人能在同一时间学习算法、金融知识、工程水利、乐器演奏和影视制作等相对差异比较大的领域、还在每一项上都取得成功的。

你应该要把你目前的事情拆分成一个个可执行的目标，具象到文件中其实就是 Project 式的组织方式。这是很自洽的。所以其实好的个人管理系统应该是像数学那样，可以在自己的舒适范围内自洽的。它当然也可能遇到「无理数危机」，但重点是能够被迅速的修复。它要是动态的、不能一成不变的。它应该是帮助我们聚焦于自己的人生和目标，而不是为了为自己建立一套机械式行为准则的。它需要是可定制化的，服从个体不同需求的。

另外很重要的一点是，我们需要能分清楚什么是哪些资产是「负面资产」，在容易处理的情况下，我们应该尽可能地清理掉它们，而不是一昧留存着这些内容占据。关于这类内容的认定我想不同的人会有不同的观点，通常来讲你删去过去自己发布的现在认为会很尴尬的帖子等行为就可以被认定为一种清理负面数字资产的行为。它可能是和你的负面情绪相绑定的，清理掉这类内容会带来一种心理和情绪上的释放。

就我个人而言，引入工具时，工具的存在感尽量低一些会比较轻松（当然这个存在感高低可能不同的用户也会有不同的想法，像我的话，如果 UI 做的比较难看，它在我眼里会非常突出），因此才能把目光聚焦在自己要做的事情之上而不是额外的去关注其他内容，这也是给自己的心智减负。如果后期仍然有其他的需求，也可以基于原来的设计慢慢进行添加和调整。这种选择中所做的工具权衡就要看每个人差异化的偏好了。

基于项目和库的「数字资产」管理 —— 我个人的组织方法

PARA 的核心是以项目组织，着眼于重要的领域。我使用的管理方法虽然吸收了有关想法，但没有完全按照 PARA 来进行，这里大量引用的主要原因是希望去强调一些它的方法论。在具体应用上，我想分享一下我个人的思路。

总体来看，目前 Apple 平台的信息组织上，如果不引入其他方式，大致是以纯文件夹进行组织的形式和以 Apple 的利用「资源库」思路组织信息的形式。这类「资源库」往往是基于某个具体软件的。那么基于这两种组织形式大概就有以下两种管理方式：

一是纯粹使用文件夹来组织，最大化文件夹使用以减少对具体软件特色功能的依赖，这种方式通常提高了兼容性和安全性，但相对的会对使用软件特色功能的便利性造成损失。同时实质上还是过去那一套对内容进行管理的思考，很容易重新陷入对不同方法论的思考和斟酌中。如果引入「项目」概念进行组织，我们可以参考编程项目的分类方法或者参照工程文件、引用（参考）、手册、笔记、素材（附件、资源）等种类划分，在自己的具体的「项目」文件夹内存放所有与此项目相关的资产。在不引入其他方式的情况下，这种做法会让文档的复用性变得比较低。另外，当项目太多或者某个项目特别大时，识别项目和查找可能依然会成为问题。

二是使用资源库黑箱式的管理方法，也就是充分发挥软件本身的特点来管理内容。以 Apple 原生应用为例，在 Photos 中就使用 Album 和 Album Group 来管理，在 Music 中就使用 Playlist 和其他提供的 View 来管理，Reminders 中则是 Group 和 List 来管理等等。这可能会造成对软件的强依赖，但好处是更加灵活、更容易发挥软件自己的优势。

我在「数字资产」管理上的习惯，基本上算是对上面两种方法的糅合。不过关于在使用具体哪种方法进行组织上，还是认为适合自己的才是最好的。

使用「资源库」进行管理

这一点上，我吸取了浏览器 Profile 的特点。当你在浏览器中建立一个不同的 Profile 时，你的 cookies 和书签等等，都可以是不相同的。在介绍 Arc 的文章中提到过我习惯使用不同的应用实现 Profile 上的隔离，因此在软件使用上我也结合软件特色基本采取了这种方式。这里我就只说说我如何实现阅读内容的管理的，或者广义一些，算是开头提到的「我们从外界获取的信息」。

在文章上，当阅读公众号时，其他应用的抓取会非常困难，因此我习惯使用 Cubox 来实现公众号的阅读；Net News Wire 则用以阅读娱乐性的 RSS 内容，即使我不记录这些内容，对我个人偏好而言也没有任何损失。最重要的文章则应该尽快阅读，实在当下没有时间读的的则添加到 Safari 阅读列表来促进我尽快阅读。其他文章我则直接在网站上阅读或添加至 Readwise Reader 阅读。

书籍的话，抛开纸质书不谈，Calibre 和 Apple Books 是我主要的阅览工具。PDF 的话也可以考虑 Margin Note，不过协同起来相对麻烦。我更倾向于直接存到 Apple Books 中，在需要的时候随时取用即可，不需要的情况下也可以直接进行归档流程（归档是我稍后会讨论的另外一个简单的话题）。我选择 Apple Books 主要是因为它的 UI 非常简洁，在多端设备上的同步和查看都比较方便（PDF 还是会用 PDF 的阅读器来看的）。不过需要注意的是，似乎从 Apple Books 中导入再导出的 EPUB 文件常常会遇到解析问题。Calibre 则为应对这些问题做准备，主要充当一个资源库作用。

这个阅读流程看似引入了非常多的软件，但因为非常契合我的需求，实际使用上倒很有效，帮助我读完了大量的文章和作品。另外很大的一个原因在于上面提到的大部分工具都可以通过 Readwise 的高亮导入得到同步，利用 Readwise，基本上能完全实现对「从外界过去的信息」内容的整理。我也可以通过 Readwise 直接扫描纸质书的摘录并在后面的工作流中同步至我的笔记软件 Obsidian 中，进而在笔记软件中把信息化为知识。

这些自动化操作减少了我的操作步骤，基本上我只需要点击文章，阅读、高亮、添加思考和笔记即可，因此尽管看似引入了不少应用，操作起来却很适合我个人。

整理上以项目为中心

因为其实主要的资源都几乎交给了具体软件的「资源库」来管理，所以其实在「资源库」之外主要就是建立「项目」相关的文件夹了。需要注意的是，只有使用「资源库」管理时没有那么方便的时候，我才会建立「项目」文件夹。这两种方式是相辅相成的。项目文件夹我通常直接建立在桌面，完成后直接移到统一的位置即可，这里我个人习惯是压缩后直接归档。

举一个具体的例子来说，假定我现在有一个报告项目，那么我需要搜集与这个项目有关的法规、数据报告、进行数据分析、收集有关图片并且制作演示文稿。可能还需要再导出一份 PDF 版的文档。在这种情形下，我们就可以使用项目来组织内容，并且为这个项目建立一个具体的文件夹。但如果这是一个短片的剪辑，那只需要简单的把有关文件导入到 Final Cut Pro 的资源库内进行统一管理。当然版本备份和有关文档也可以再存到一个包含了上面资源库的项目文件夹内，就实现了两者的统一。

如果在我们进行的这个报告项目中，需要使用到过去积累到的一些内容或者文件呢？并且这些文件还需要进行复用。目前看来，在不引入其他工具的情况下，最好的办法可能就是直接从你的「资源库」中复制一份需要使用的文件添加到项目文件夹中作为素材使用。

如果不愿意这样做，目前笔者推荐两种方法来应对这种情况。一种是使用 Hookmark，它能将 macOS 中所有的文件互相引用和链接到一起，也就轻松解决了这类问题。另一种方法是使用 DEVONThink，在 DEVONThink 中建立有关的项目文件夹，然后通过 DEVONThink 提供的 Replicate 功能使得一份文件同时出现在两个位置，在这种情况下，项目文件夹和资源文件夹中的共同存在就实现了。总的说来笔者个人还是更偏好从「资源库」中拷贝出来的做法的，简单高效。Hookmark 虽然灵活一些，但容易形成依赖。

通过各个软件各司其职的做法，在事实上减少了自己的数字资产管理需求，我能够在需要某些内容时直接打开对应的软件，即可查找和使用对应的资产。因为各个软件的需求不同，所以当某一个软件不符合我的需求时，我可以直接丢弃掉它而进行切换。当然这需要你选择的软件不具备强依赖性。像一些完全无法导出/导出数据非常困难、使用独有格式且开发历史短、大型公司非核心业务类软件通常都不是特别好的选择。抛开云盘归档和不重要的文章外，我个人也不太喜欢使用纯云端的应用，最好我现在需要的应用和内容我都可以通过我的 Finder 和应用访问到。

下面说说一些让管理更舒适一些的内容。

模块化的管理

笔者一直认为没有一套管理方法能完全适应每个人的需求的，一如没有完全相同的两片树叶一样。因此一套用以管理自己数字资产的方式最好是模块化的、可定制化的。这也是我偏好使用「资源库」方式管理的原因，你可以随时替换掉自己不需要的部分。当然完全封闭的资源库（不对外开放接口，无法通过检索工具检索内部内容）型软件是不建议选择的。

如果你是一个音乐爱好者，那么你可能听说过 Roon；如果你是摄影师，那可能会选择使用 Eagle、Adobe Lightroom；如果你是影视爱好者，可能会选择 Infuse。但是对于大部分人来说，可能内置的《照片》应用已经足以管理图片，Apple Music 上传音乐后多端同步的功能也已经足够聆听自己喜欢的音乐了。因此模块化的关键在于不满足自己使用需求的部分，就可以随时使用其他的软件替换掉它，以拓展开更大的使用空间。

关于提到的应用，可以参见这些介绍：

但是我们经常会担忧如果未来数据量变大后的迁移问题，总想着一劳永逸的解决问题，为未来的自己减负。首先现在使用着的应用，未来是否仍然存在，还是一个未知数；另一个是我们很难设计出一套一劳永逸的解决所有自己未来可能需求的系统。即使是人类社会的各种学科，也是在不断实践中优化、进步的。我们只能在起初尽量选择自己对其未来有信心、且迁移友好类型的软件，并且尽量不过度集中，以免增大潜在风险。相对来说，可以直接索引（index）自己数字资产并在自己的资源库内显示（而不是完全彻底导入）的应用会更好一些，但是只要导出和迁移是足够方便的，依然可以尽管使用。

强大的检索功能

检索是非常重要的一个功能，一个好的检索工具有时候能省下不少麻烦的事情。通过检索工具，查找和使用数字资产往往能变得更为简单和方便。这与上面的部分也产生呼应，我们应该尽量选择能被检索工具检索到的资源库型软件，而不是使用封闭性库的。因为篇幅原因，我这里就不展开介绍了。在 macOS 上，Raycast、Alfred、LaunchBar 都是很好的选择，内置的《聚焦搜索》也可以处理绝大多数的基础需求了。

DEVONThink 也可以提供非常强大的检索能力，而且可以避开 Finder 中系统文件的干扰，可以说作为个人数据管理中枢其实是很不错的选择。可以参见站内的这些介绍：

《Raycast 该怎么用？我们帮你准备了一份实用指南》
《总是在 Mac 「装机必备」看到的搜索利器 Alfred，究竟是怎么用的？| 新手问号》
《LaunchBar：全方位优化你的 macOS》（这是一套付费专栏）
《界面重新设计、中文支持更佳，DEVONthink 即将迎来 3.0 更新》

除了使用检索工具以外，我个人也喜欢针对我比较感兴趣的主要领域单独建立一个 Excel 或 Numbers 文档来进行处理。这类应用将提供更便利和直观的数据查看和检索能力。

归档和备份

数字资产管理的最后一步自然是处理一些无需再用但也不希望删除的内容。这一步我通常在我的云盘和移动硬盘内进行。这种使用上我个人同样是分开使用场景的，例如工作有关的往往可以在 OneDrive 内找到，而个人相关归档则存在 Dropbox 中。那么需要寻找某些对应文件时，只需要打开对应的云盘应用即可。

如果你有更高阶的需求，也可以引入 NAS。这里有一些有关的介绍，也可以在站里搜寻，有大量有关的内容：

《家用 NAS 入门指南》（这是一套付费专栏）

这类内容展开来说需要非常多的篇幅来讨论，我们这里就暂时不做更深入的探讨了。

结语：接受失去

我觉得特别重要需要学会的一点就是要接受失去。我过去就常常会因为觉得既然技术如此发达、可以轻易捕获绝大多数我所需要的内容并储存起来的话，我就应该尽可能的把信息都储存起来。再加上时不时有些信息会失效，让我更想把它们都 duplicate 到本地。大量信息的分门别类和归置导致哪怕是打个标签或链接、在信息量大时也是很浪费时间和精力的。

在一些著名的审计事件中，可以看到即使会计所这样的大型专业机构，在审计公司财务时依然会不时出现审计失误。我们如何确保自己可以始终如一的维护好一套复杂而一成不变的 PIM 系统呢？这显然是几乎不可能的事情。况且信息有其时效性，绝大多数的信息在一定时间之后，通常都变得不值一提（信息变得过时了，或者我们不需要它了）。人类在过去几千年的文化历史中产生了多少信息？真正留存下来、依然有价值的有多少？即使今天是信息大爆炸的时代，高质量的信息也依然相当罕见。

去年年底的时候我比较焦虑，对未来的不确定感特别强，在回到家休息了几个月之后心态慢慢地健康了很多。最大的收获或者说改变就是「接受失去」。我不再纠结大量信息的何去何从和完善系统的设计、不那么因为未来计划的不明确而烦恼不已了。很多信息也许确实会有用处，然而为此过度劳心劳力，反而得不偿失了。人生中总在失去一些事情、得到一些事情。人类数据量那么大，总不至于真到要用时就掘地三尺、查无此人吧？

所以偶尔也会反思，也许 PKM/PIM 的真谛其实是学会不管，GTD 的真谛是学会放弃不该做的。没必要的知识和信息可以不管，没必要的事情也无需硬是浪费自我气力。做到应该管理的信息管理好，无需管理的信息不烦忧。PARA 的方法也是一同，归档本身就是在暗示自己、为自己的心理减负。其实用久了，会觉得它是在告诉你专注于当下，哪些事情该做，哪些事情不该做。不该做的事情，就随风飘去吧。

若你有兴趣，可以阅读我的前几篇文章：

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