界面重新设计、中文支持更佳,DEVONthink 即将迎来 3.0 更新

说起 macOS 平台上的文档资料进阶管理,无论如何都绕不开 DEVONthink 这款应用。强大的收集、管理、检索功能,识别近乎所有常见的文件格式,完善的自动化支持,再加上借助 A.I.(人工智能) 实现的文档关联与聚合分析,让它毫无疑问地成为 macOS 上文档管理方面的 No.1。

但是,对于中文用户来说,DEVONthink 2.x 版本内中文搜索算是勉强可用,而作为招牌功能的关联与聚合基本不可用,内置 OCR 引擎更是完全不支持中文,这些都是阻碍正常使用的症结所在。即便如此,依旧有许多人使用 DEVONthink,甚至将其作为核心的文档资料管理应用,由此也可以看出 DEVONthink 整体功能的强大与优秀。

4 月 24 日,DEVONthink 3.0 公测第一版发布,不少老用户发出「真香」惊叹,让我们来一起看看究竟如何。

焕然一新的界面设计

全新设计后的界面,一改之前停留在 10 年前的老旧风格。界面布局与图标,使用了更为现代的设计语言,与 macOS 系统相对更加契合。整体上,也保持了资料管理应用应有的严谨气质。更为重要的改动,则是取消了参阅与归类(See Also & Classify,下同)侧边弹窗,增加右侧检查器边栏,之前用来执行高级搜索的「搜索窗口」整合进主窗口。Dark Mode 这种更新标配也自然没有落下。

整体界面
整体界面

全面提升的中文支持

DEVONthink 对中文的支持一直被用户所诟病,自然也是本次更新中重点关注的地方。经实际测试,新版本在中文等亚洲语言支持方面确实有了较大程度的改善。我们具体来看看。

中文分词结果明显改善

众所周知,英文天然地使用空格来对语句中的单词进行分隔,但是中文等亚洲语言则完全不同,在搜索时需要对中文进行分词等预处理。此外,分词也是自然语言处理中语义理解等环节的前提。分词方面的改善,能够带来更好的搜索结果,也让能程序能更好地理解文档,从而才能让 DEVONthink 中的参阅与归类功能提供更为合理准确的建议。我们来看下图,左侧旧版本的数据库内文档的分词结果非常糟糕,存在很多短句。而右侧是用新版本应用重建数据库后,同一个文档的分词结果,对比非常明显。

分词对比
分词对比

分词改善后,在对中文文档的实际测试中,参阅与归类功能所提供的建议确实也更加合理,不再是 DEVONthink 2.x 版本中完全不知所云的状态。

为了让新版本应用对数据库中的文档重新分词、生成索引,进而改善搜索、参阅与归类等功能的结果,我们需要在新版本中手动对每个数据库进行重建操作。根据应用的帮助说明,重建数据库不会影响实际的文件以及相关的元数据。但是这种涉及整个数据库的操作,我们应该小心谨慎,在手动做好备份后进行。重建数据库可以这样做:

  1. 选择左侧「Open Databases」列表中的某个数据库。
  2. 点击菜单栏 「File」- 「Rebuild Database…」。
  3. 对每个数据库重复以上两步。

搜索方面明显改善,但仍存在问题

在旧版本里进行中文搜索时,需要在每个中文关键词前添加 ~(波浪号)才能正常进行,比较麻烦。新版本中数据库重建后,不添加 ~ 也可以得到比较理想的搜索结果。将重建后的数据库用旧版本应用打开,不加 ~进行中文搜索同样可以得到一致的结果。这说明新版本应用中的重建操作确实对于数据库文件有所优化。

但是可能由于目前尚处在公测版本,仍有一些 Bug 或不完善之处,在搜索少部分文档时,仍然只有在中文关键词前添加 ~ 才能搜索到。所以,为了保证搜索结果的完整性,目前依然建议在搜索中文时使用 ~ 前缀。

此外,对于搜索关键词的高亮也更加精准。下图为搜索「江月」时的高亮结果。

高亮对比
高亮对比

中文可用的 OCR 引擎

除了上一节的搜索等方面,旧版本中 OCR 引擎不支持中文也是一个让中文用户郁闷不已的地方。DEVONthink 使用的一直都是在 OCR 领域世界领先厂商 ABBYY 的离线引擎。新版本应用加入了对中文语言(简繁)的识别支持,OCR 引擎版本由之前 DEVONthink 2.11.3 所使用的 8.1.0 升级为 11.1.19(目前,ABBYY 在售引擎的最新版本是 12)。并且,全新的 64 位引擎,可以利用现在电脑中已经标配的多核 CPU 加快识别速度。输出格式由 PDF 和富文本,增加为 PDF、富文本、Word、Web archive 等四种输出格式。

为了检验识别效果,这里测试了两种清晰度的中文段落截图:

(1)网页段落截图

截图(左)与识别结果(右)对比
截图(左)与识别结果(右)对比

(2)扫描书籍截图

截图(上)与识别结果(下)对比
截图(上)与识别结果(下)对比

由于我也不了解目前中文 OCR 的发展水平,并且不同的使用场景对于识别质量的要求也不一样,所以不做过多评价,读者可以自行评估是否满足使用需求。

使用 OCR 功能,需要下载额外的插件(约 500 M 大小),我们可以这样操作:

  1. 点击菜单栏 「DEVONthink 3」-「Install Add-Ons…」。
  2. 勾选 「ABBYY FineReader OCR」,并点击右下角的 「Install」 进行安装。然后,在主窗口左下角会出现下载进度条。
  3. 打开应用偏好设置,选择 「OCR」 面板,然后根据需要进行配置,主要是选择识别的主要语言和次要语言。
OCR 偏好设置
OCR 偏好设置

令人惊喜的自动化:Smart Rule

你能想像 macOS 必备自动化应用 Hazel 被集成到 DEVONthink 中吗,这正是我看到 Smart Rule 功能后所想到的。旧版本应用中,对 AppleScript 等脚本工具的完善支持,确实让用户能够将许多工作自动化而提高效率。但是,一方面代码编写并非人人都会,对普通用户非常不友好;另一方面,仅支持文件附加脚本等区区两三种自动触发运行方法,难以实现许多想要自动运行的功能。

而 Smart Rule 可以轻松解决了这两个问题。我们先来看个用它实现自动化的例子:在所有数据库(作用范围)中,名字包含「题图」或尺寸为 1440*480 的图片(筛选条件),在导入时(触发时机)自动移动到少数派文件夹中并加上标签(执行动作)。

Smart Rule
Smart Rule

Smart Rule 的使用入口在 DEVONthink 窗口左侧边栏中,点击左下角的 +(加号)按钮或者右键边栏空白处,可以看到「New Smart Rule」的菜单项。

可以看到,Smart Rule 设置界面采用了 macOS 平台标准的界面与控件风格,布局简单,容易上手。可选的条件或动作十分丰富,这里不完全列举一些:

  • 作用范围:任意数据库、文件夹、标签
  • 筛选条件:
    • 文件名、扩展名、种类、内容、文件大小、日期(修改、创建等)
    • 标签、关键词、元数据、图片的尺寸
    • 国家、语言、邮编等
  • 触发时机:应用启动、退出、同步、每天(年/月)、创建、打开、移动等
  • 执行动作
    • 通知、警告、移动、命名、删改标签、OCR等
    • 如果已有的动作不满足需求,还可以编写脚本

此外,举出一些可实现的自动化例子:

  • 导入 PDF 自动 OCR
  • 特定图片自动加水印
  • 过期的某些种类文件自动删除
  • 定期从网上更新资源
  • 长期不访问的特定文件自动归档

更加全面的 Sorter

旧版本中的 Sorter 界面黝黑过时、功能有限,仅可用于快速笔记,以及将文件快捷导入到少数几个文件夹中。新版本中,除了像之前那样吸附在屏幕边缘,还可以放置于任务栏中,并且功能也有了全面的提升:

  • 快速笔记:除了之前的功能,还可以执行锁定、旗标、评级等。
  • 录音 / 录像:录制后,可以像笔记一样设置标题、标签、保存位置等。
  • 截图:可选窗口、屏幕、区域。
  • 网页截取:可配合浏览器插件、使用剪贴板内 URL,或输入 URL。
  • 快捷访问:可以快捷打开添加到收藏夹的 DEVONthink 文件夹,或者搜索文件夹并打开。还能够通过拖拽文件,快捷添加到这些文件夹中。
Sorter 界面
Sorter 界面

不限场景的自定义元数据

元数据是文件附带的各种信息,如音乐文件的歌手、专辑、年代等,图片的尺寸、光圈、拍摄设备、地理位置等,文献的 DOI 编号、作者、摘要等。我们通常借助元数据,来分类、搜索、管理文件。现在 DEVONthink 中可以自由添加各种元数据类型,并为其设置需要的数据类型(包括布尔量、数字、文本、ID、URL等)及格式。或者,也可将各项元数据转换为文件的标签以便搜索和管理。

自定义元数据
自定义元数据

借助自定义的元数据,我们能够把 DEVONthink 变为提供可靠管理功能的音乐库、图片库、文献库,进行书籍与阅读管理,而且这些可以同时存在。再加上强大的自动化功能,让 DEVONthink 与这些方面的一些专门软件相媲美,也不是不可能。

此外,新版本添加了对于图片地理位置信息的支持,不仅可以从图片中提取位置信息,还能手动添加地理位置、将位置信息转换为文件标签、在地图中显示文档所属的地理位置,以及通过地理位置筛选文件等。我们可以点击 DEVONthink 窗口左下角的大头钉📌️打开地图视图。说到这里,可以想像 DEVONthink 又多了一个强大的使用场景:做游记相关的文档管理。

地图视图
地图视图

全新整合的检查器(Inspectors)

右侧检查器边栏的加入,是此次更新中界面布局调整最大的部分。它的样式风格,与现在 Sketch、OmniGraffle 等众多专业软件的检查器边栏非常一致,让用户的使用体验更加连贯、顺畅。

检查器布局
检查器布局

检查器边栏,可以切换为七种不同的面板:

  • 信息:
    • 一般信息:文件名、路径、日期、标签、从搜索中排除等
    • 自定义元数据:显示什么自己定
  • 标注及提醒:Finder 备注、标注、提醒设置
  • 内容:目录、缩略图(适用于 PDF)
  • 文档:属性、标注、所含链接
  • 词语索引:词频列表、词云、曲线图
  • 参阅及归类:人工智能所提供的相关文档和归类建议
  • 文件内搜索
检查器列举
检查器列举

更加完善的搜索功能和语法

在旧版本中,DEVONthink 的搜索语法仅支持 ? * [a-b] 等通配符和 AND OR NOT NEAR 等操作符。如果要执行类似「标题开头是 abc 或内容中含有 def 」这样的高级搜索,就需要按下快捷键 ⌥Option-⌘Command-F 打开高级搜索窗口,然后像在访达中进行高级搜索一样,通过鼠标点点点,设置一条条的搜索条件。

旧版本应用高级搜索
旧版本应用高级搜索

新版本将高级搜索整合进主窗口,而且对搜索语法进行扩展,让我们能够通过直接输入搜索指令进行高级搜索。对于习惯于全键盘操作的极客用户,算是个可喜的改进。

新版本应用高级搜索
新版本应用高级搜索

搜索语法的改进主要是,在之前的通配符和操作符的基础上,添加了 tagname 等多达几十项的搜索前缀,以及相应的 :(匹配)、==(等于)、:<(开始于)等十余项前缀操作符,从而实现类似于 additionDate>=2019-03-10 scope:selection(当前选中文件里面添加日期晚于2019/03/10的文件)这样更为精准的搜索。这些搜索语法也支持在 AppleScript 等代码中使用。

更为详细的搜索语法说明,我们可以在 DEVONthink 菜单栏「Help」菜单搜索框中输入 Search PrefixesSearch operators 进行查看。

有趣也有用的自定义水印

出于保护文件资料的版权等目的,我们经常会需要在 PDF 或图片上添加水印。新版本在这方面提供了十分强大的功能,结合 Smart Rule 与脚本等自动化支持,我们可以非常高效省心地批量添加水印。

设置水印样式,需要打开应用偏好设置中的「Imprinter」面板。可以看到,这里支持设置多种水印。

水印配置
水印配置

对于每种水印,可以进行这些配置:

  • 文字内容
  • 字体、颜色、边框等外观样式
  • 在图片或 PDF 页面中的位置、旋转角度
  • PDF 每页 / 奇数页 / 偶数页 / 自定义等

最为有趣的是,我们可以在水印的文字内容中加入文件名、创建日期、所在文件夹、页码、自定义元数据等数十种占位符(Placeholder)。占位符,可以理解为一个变量,以文件名占位符为例,在文件 A.jpg 中加入的水印文字为「A.jpg」;在文件 B.pdf 中加入同种水印样式则是「B.pdf」。在上图中,右键点击「Title」输入框,可以看到「Insert Placeholder」插入占位符的选项。

设置水印样式后,在文件右键菜单中选择「Imprinter」就能够添加水印了。

安全可控的 Web 服务

向他人共享资料,是我们在工作中时常会遇到的情况。通常,我们需要和对方沟通一番,然后挑挑拣拣地收集、打包并发送。实际情况下,这个过程可能要来回重复好几次。另外,小组或团队内部的共享资料,也是一个常见的需求,一般情况下可能通过安装配置专门的服务器程序解决。

DEVONthink 为我们提供了一个新选项:开启 Web 服务功能后,局域网内或者互联网上的其他人可以在浏览器中打开 DEVONthink 提供的服务网页页面,输入帐号密码后就访问我们数据库中的文档资料。

但是,旧版本中只能设置一套帐号密码,而且无法控制允许访问的数据库。不够方便灵活,在很大程度上限制了使用场景。新版本中,这些问题都得到了解决:可以创建多套账户密码,并且为每个账户设置可访问的数据库,以及相应的权限(包括读取、下载、添加、写入、组织、删除等)。

Web 服务账户设置
Web 服务账户设置

除此之外,新版本还可以为 Web 服务启用 HTTPS 加密,一定程度上保障了传输过程中的数据安全。Web 服务的网页界面也得到了全新的设计,更加符合现代审美。

Web 服务网页页面
Web 服务网页页面

其它新特性

不得不说,DEVONthink 新版本真的是充满诚意,不过新特性与功能实在无法一一详细说明,这里列举剩余的一些相对重要的方面:

  • 全新设计的左侧侧边栏,除了以前显示数据库和智能文件夹的导航面板,还增加了
    • 阅读列表面板:分为全部与未读。在 DEVONthink 中,通过文件右键菜单中的 「Add to」- 「Reading List」将其加入阅读列表。
    • 导入面板:
      • 图片捕获:支持通过连接的 iOS 设备或扫描仪扫描图片或文档。
      • 邮件导入:支持 Apple Mail 和 Outlook 两款邮件客户端。
    • 额外面板:显示使用技巧、应用购买优惠,以及官方博客更新等
  • 提醒功能:我们可以为文件或文件夹,设定一次/每时/每周/每月/每年的定期通知提醒、发送邮件、执行脚本等操作。定期的资料回顾、日志记录,更方便了。选择文件或文件夹后,在检查器边栏的左侧第二个面板中可以设置。
  • 利用机器学习自动为图片文件添加标签。选中图片文件后,在右键菜单中点击「Tags」-「Add Tags to Images」可以执行。不过,在我的测试中,自动添加标签的成功率和标签合理性并不高,期待后续的更新改进。
  • 条码检测:包括条形码、二维码等。选中文件后,点击右键菜单中「Tags」-「Scan Barcodes」运行。扫描得到的数据显示在检查器边栏的信息面板中。
  • 支持 HTML 与 MarkDown 文件的编辑 / 预览双栏界面。
  • 支持 ePub 电子书文件的阅读、搜索。

关于新特性的详细介绍,可以查看 官方的更新说明

DEVONthink 3.0 公测虽然没有随之发布用户手册,但是应用内的帮助文档已经十分完善。遇到不明白的功能,或者找不到想要体验的功能,我们可以在菜单栏「Help」中进行搜索。如果功能界面上有帮助按钮 ?,也可以点击查看。

版本划分、价格与老用户

3.0 的版本划分有所调整,去除了不支持自动化和多数据库的 Personal 版本及 DEVONnote,改为 DEVONthink、DEVONthink Pro 与 DEVONthink Server 三版本。与之前不同,所有版本下载的都是同一个 App,根据输入的许可证区分版本、启用功能。

版本划分变更
版本划分变更

对比最基础的 DEVONthink 版本,DEVONthink Pro 还具备这些功能:

  • OCR(Making scans searchable)
  • PDF 与图片水印(Imprinting for PDFs and images)
  • 邮件存档(Email archiving)
  • 下载管理器(Download Manager)
  • 图片捕获(Image Capture support)
  • 扫描仪支持(Scanner integration)
  • 词语索引(Concordance)
  • 自定义元数据(Custom metadata)
  • 表格视图(Form views)
  • Bookends 应用支持(Bookends integration)

而 Server 版本在 Pro 版本之上,又添加了 Web 服务功能。

授权设备限额

之前的 DEVONthink 2.x 只要是同一个用户的电脑都可以激活使用,没有明确的设备限额。从 3.0 开始,每个许可证允许两台电脑使用,如果要在更多的电脑上使用,那就需要在已有的许可证基础上另行购买。由于激活使用时 DEVONthink 会连接官方服务器进行验证,所以我们可以在官网的 个人账户 中查看授权限额的数量和使用情况。

许可证使用情况
许可证使用情况

价格

DEVONthink、Pro、Server 版本的价格分别为 99 美元、199 美元、499 美元,购买额外授权的单台价格分别为 49 美元、99 美元、99 美元。学生、教育工作者和部分领域的 NPO(非营利组织),可获得额外的优惠,点击查看 官方说明。已经以这些身份注册的用户,可以查看 个人账户 页面,否则就需要 另行申请注册

账户身份状态
账户身份状态

对于老用户,则是可以用之前购买的许可证的部分价格进行抵扣,付款升级为新版本的使用许可。2019年2月1日后购买 2.x 版本的用户,可以免费获取对应的新版本,或者以当时购买的价格全额抵扣。同样,我们可以在 个人账户 中查看具体的抵扣情况,并升级使用许可。

目前,公测版不需要购买许可证就可以使用包括 Pro、Server 版本在内的全部功能。预计到今年夏季,正式版会发布,到时就需要输入许可证才能使用了。

版本升级与数据迁移

新版本发布后,如何进行数据迁移是用户都非常关心的。DEVONthink 开发商在 3.0 版本选择使用了与 2.x 版本相同的数据库格式,这样的好处就是:我们可以直接用 3.0 版本应用打开之前的数据库文件,而且之后如果想用回旧版本,直接再用 2.x 版本打开数据库即可。不过,由 3.0 版本的新功能在数据库中所做的改动不会显示在 2.x 版本应用中。我们可以这样进行数据库迁移:

  • DEVONthink Personal 用户,在升级为 3.0 版本后,数据库会自动被复制到 ~/Databases 文件夹中,无需手动操作。
  • DEVONthink Pro 与 Pro Office 用户,需要手动定位到数据库文件位置,然后使用新版本打开。具体地,我们可以这样做:
    • 数据库文件位置:
      • 在旧版本应用的左侧数据库列表中,右键点击某个数据库名称,选择 Database Properties 可以查看该数据库的存放位置。
      • 或者,如果旧版本应用已经删除,那么可以在访达中搜索 .dtBase2 (数据库文件的后缀名)来进行确定位置。
    • 在新版本中打开数据库的方法:
      • 打开新版本应用后,直接将数据库文件拖拽到程序坞(Dock)中新版本的图标上就可以打开。
      • 或者,在新版本应用的菜单栏中,选择「File」-「Open Database」,然后选择数据库文件就可以了。

以上操作,不会将旧版本应用中的同步等偏好设置内容迁移到新版本中,需要手动重新设置。

注意:非常不建议在新版本与旧版本之间,来回打开同一个数据库。如果你想要临时试用新版本,可以将数据库文件复制一份,然后用新版本应用打开,作为专门测试使用。

总结

DEVONthink 3.0 版本,全新设计的界面风格和布局,整体的视觉效果与使用体验都更加优秀。分词、搜索、OCR 等方面对中文语言支持的改善,确实让中文用户相当惊喜,即使目前这些方面还有些不完善之处,相信之后的版本也会逐步改进。Smart Rule、整合统一的检查器、全新的 Sorter 与 Web 服务等等一系列提升和新功能,让 DEVONthink 确实对得起十年一次的大版本更新。即使面对数百刀的高昂价格,我也要说一声「真香!」。至于是否掏钱升级,那就看各位读者自己的需求了。

目前尚处于公测的第一个版本,下载体验一下就好,不建议在日常及工作中直接使用,有可能出现文件资料丢失损坏的情况。如果想要试用,可以参照上文中的方法,复制一份数据库文件作为专门测试用途。

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