和少数派的许多读者一样,GTD 思想和实践让我获益匪浅,在它的帮助之下,真的搞定了很多事情。当我的任务管理流程已经固定成「搜集、处理、组织、检查、做」这五步以后,我慢慢发现搜集和做越来越容易,但是中间的三个环节渐渐变得耗时和吃力。原因是我的任务管理系统之中,几乎包含了我所有想要完成的事情:从工作里的大事小情,到业余写作的各个选题,再到想看的书籍、文章,想在生活上作出的改进等等。总的任务数量过于庞大,维护起来就变得十分吃力。

我在某一次做回顾的时候,发现了一个现象——比起学习、副业、生活、娱乐之类的分类,工作相关的任务完成的最多,剩余的任务数量最少。要知道,作为一名全职工作者,每周消耗在工作上的时间比例是超过一半的,是其它几项之和。完成的任务多于其它并不奇怪,但是剩余的任务难道不应该同样较多吗?

在那次回顾以后,我找到了问题的答案:因为我所在的工作环境,还有另一套管理系统,这套系统明确了每个人的目标、约束了各自工作的范围。从系统的角度,保证了信息的流动通畅与整体的工作效率。这样,与工作相关的目标与任务就会比较收敛,不像自己拟定的学习、生活任务那么发散。

这套系统就是「看板方法」。我开始思考,这套方法是否能够应用到个人的任务管理体系中。在对「看板方法」做了研究与思考,以及在个人任务管理中的实践以后,我得到的答案是肯定的。看板方法给予项目的效率提升,同样可以作用在个人的任务管理上。

什么是「看板」?

《看板方法》一书的封面图

说起「看板」,很多人的第一反应就是 Teambition、Trello 之类的团队协同工具,或者是新晋的有 Airtable、Notion 等更多被用于个人的应用,它们都在组织内容时提供了看板(Board)模式。不过这些应用展示的看板只能算是一种实践,还不能称之为一种方法。

看板开发方法,由 David Anderson 创立,脱胎于丰田生产方式(TPS)及约束理论(TOC),结合了统计质量控制(SQC)、排队论(QT)等多个领域的知识。它是过去十年来最热门的敏捷和精益开发方法;越来越多的案例表明,它能够改善协作、优化管理,显著提高交付速度、质量和灵活性。看板开发方法的规则简单,但其有效实施依赖于对原理的理解、对原则的坚持和实践的应变。

看板(Kanban)一词来自日文,本义是可视化卡片。看板工具的实质是:处于工作流后方的工序在需要时,通过看板向前方工序发出信号:「请给我需要数量的输入」,前道工序只有得到看板后,才按需生产。看板信号由下游向上游传递,拉动上游的生产活动,使产品向下游流动。拉动的源头是最下游的客户价值,也就是客户订单或需求。

看板拉动制造过程

这样基于看板来生产的好处有两个:

  1. 降低成本:库存减少,直接降低了仓储开销,而且调整生产的计划也更加容易
  2. 缩短周期:缩短产品在工序间的等待时间,也就缩短了从开始制造到交付产品的周期时间。

我们来具体看看,看板方法是如何实施的:

看板方法的形式

首先要说明的是,看板方法并不是破坏式的,它几乎不改变原来做事情的流程。例如我们打算开发一个应用软件,即便不用看板方法,也需要经过一个流程:

典型的产品研发流程

调研 → 设计 → 开发 → 测试 → 交付

使用看板方法以后,只是把这个原本藏在大家心里的流程可视化了。

物理看板墙示例

如上图,「看板」方法从形式上来说是一块公共的白板,可以称为「看板墙」,上面划分了若干列竖直的区域,用于表示项目的不同阶段,往往也区别了不同工种的职能。在看板上,每个任务会以便签书写,然后粘贴在对应的区域。习惯上:

  • 从右往左看是从目标倒推生产过程,当目标被提出时,从右边开始向左边的环节确定所需要的交付内容。例如想要测试,那就先得开发出来;想要开发得先知道要开发什么。
  • 从左到右代表了不同工作环节的先后顺序,任务每经过一个环节,都获得了加工,增加了价值,也就体现了价值流动的方向。一个想法经过调研、分析、设计到开发测试通过以后最终交付,价值才完整。

在操作的时候,后续环节有空余时,将便签从前一个环节移动过来,表示了任务当前所处的阶段发生了变化。对于远程协作的团队,例如少数派的编辑与世界各地的作者们,或者像我这样用于个人管理的人来说,用应用软件来实践看板方法会更加便利。

看板的三原则

任务在看板墙上流转的过程十分容易理解,但是和任务管理一样,如果没有一些基本原则作为指导:无节制的添加任务在看板上,同样容易产生堆积;或者是在任务流转过程中,出现问题而不及时解决,就会导致堵塞。这里我们虚构一个应用从开发到上线的过程,来解释一下三原则在实践中的应用。

运转正常的普通看板

注:应用开发过程涉及的环节可多可少,这里为了说明方便,只保留「开发中」和「测试中」两个环节。同时假设每个环节相同时间可以处理相同的任务数量,例如,同时可以开发 2 个功能、测试 2 个功能

1. 可视化的工作流

看板墙最显而易见的特点就是可视化,在软件开发未完成之前,已经完成的工作往往是不可见的;使用看板方法时,各个环节的正在进行的任务对于所有人来说都是具体可见的,这让工作流的管理和优化成为了可能。

运转异常的普通看板

任务在流转的过程中,可能会十分顺利,也有可能(往往)会遇到阻碍。例如上图,Emoji ⚠️ 是对问题和阻碍因素对可视化。我们一眼就能看出,「技术缺陷E」导致了阻塞,让后续的技术调研、次要功能等 4 个任务没法进入它们的后续环节。将阻碍因素标识出来以后,就应该优先解决这个问题,促进整个工作流运转正常。

不难注意到,上图中的测试中的队列明显长于其它队列,因为各环节的处理速度一样,所以测试环节是这个工作流程里的瓶颈。现有测试人员无法提高工作效率的情况下,要考虑引入新的测试人员,来加快工作流的流动。

2. 限制在制品数量

限制在制品数量(Work In Progress Limited)是看板方法的核心机制。「在制品」,原意是制造中的物品,等同于「正在处理的任务」。经过一段时间磨合以后,每个人在单位时长能够完成的任务数量会趋于稳定,就可以以此作为标准;也就是说,如果要求他比标准多做一些就得加班加点,少做一些就会浪费产能。

前面我们提到,能够同时开发两个任务、测试两个任务,这个就是我们所限制的在制品数量。这个数字一般写在看板流程的标题右侧,下图使用括号中的数字来表示。只有在制品的数目小于限制时,才可以从前一阶段承接新的任务。

根据在制品限制做调整

限制数量,不止是限制工作中的数量,也要限制备选(收件箱)的数量。要知道,如果放在一个很长的队列的底部,和没有放在那里是差不多的,甚至还更糟,因为你总是要看到它。必须强调的是,限制在制品是看板方法的核心,如果不做此限制,看板就不能反映当前的真实情况,也就没有了指导意义。

3. 测量和管理流量

快速、顺畅的价值流动是看板开发方法的目标。快速流动带来快速的价值产出和快速反馈,它对业务成功至关重要;顺畅流动,意味着稳定和可预测的价值交付能力,这与流动的绝对速度同等重要。

度量为改善价值流动提供方向参考,同时为改善的结果提供反馈。就像我们选用手机的资费套餐,需要以实际用量作为参考,使用「看板方法」的过程中,同样需要了解实际的流量情况,以便之后调整各个环节的在制品数量限制。这样才能更好的预测以及改进一个工作流程的耗时。

通过对任务的实际起止时间的记录,定期绘制「完成任务数量」与「持续时间」的关系图,就能看出我们使用看板方法以后,工作流程流转的速度是否有提升。

完成任务数量的累积图

专门的看板管理工具往往会提供配套的流量监测报表,方便使用者来改进它们的流程。上图是我工作中的一个项目,横轴是时间、纵轴是任务的数量,不难看出,在红色圆圈前后,折线的斜率增大了很多,但是「待处理」的任务数量比「已完成」的数量增加的还要快的多。

原因是临近春节,为了赶进度,团队增加了人手,自然就可以处理更多任务了。但是因为刚刚开始磨合,所以比起原来已经形成习惯的成员,新成员的达成率会差一些。看到这个趋势的时候,作为团队管理者就应该及时进行干预,让价值流动回归顺畅。

以上三个原则就是我理解的看板方法的核心了,以此作为基础,可以在实际的任务管理当中循序渐进,提升团队的工作效率。

个人看板实践:短期目标

解释完看板方法如何在我的工作中发挥效果,该看看它如何在个人任务管理中发挥效果了。实践过任务管理的人都知道,在任务管理系统里记录一堆目标,不做任何拆解,它们是不会自己实现的。与任务管理不同的是,看板方法中,在各个环节流转的恰恰是目标。

如果你在看板的右侧,你不会教你左侧的人要怎么做事情,你只会告诉他你需要什么。你需要的某个东西,对于左侧的人来说,这就是个目标。至于怎么做,那是他的专业范畴,不应该由你来干涉。区分了任务与目标,我们在做个人的任务管理时,也可以引入「看板」这个外部系统,用于管理目标。

分析任务管理的目标

前面说过,工作以外的任务很容易堆积。之所以容易堆积,正是因为目标不够明确。例如我在 Todoist 里找到了之前想学编程语言的时,在「学习」的分类下建立的好几条任务(目标):

  • 学习 Swift
  • 学习 Python
  • 学习 JavaScript

除非这就是我生活的全部,否则我不大可能同时进行把他们都学下来。那么,为什么我想要学习这些编程语言呢?

  • 想学 Swift 是因为可以利用 Xcode 制作应用的可交互原型,以后也许还能开发自己的独立应用。
  • 想学 Python 是因为它用来处理大量数据时很方便,而且我也想了解机器学习领域的应用。
  • 想学 JavaScript 是因为它在 LaunchBar 中,可以很方便的编写功能强大的脚本。

综合考虑了一下,处理数据是我日常工作里极其频繁要做的事情,往机器学习领域发展是我的职业目标,相比之下,其它两者的应用场景就次要了很多,而且也不难找到替代方案。那么我在学习编程这块的首要目标就是拿下 Python,直到我不再需要投入大量时间来学习,而是可以在日常使用中边用边学为止。其它两者,则可以从任务清单里移除了,毕竟在对比中他们已经落败。

在看板上添加目标

经过这样的对比,我们确定要学习 Python 了,但是这个目标还是难以量化,我稍微将其拆分,可以在看板上添加这么三个目标:

看板:学习 Python 的路径
  • 入门 Python 3 的基础使用
  • Python 在数据科学领域的应用
  • Python 在机器学习领域的应用

入门 Python 的基础使用是学习后两者的基础,所以它必须先达成。因为用于处理数据是我较为急切的需求,所以把它安排在稍后;机器学习作为一个更远的目标,就可以先等着。

同样,出于工作效率提升、扩充个人视野、增加生活趣味等目的,我将原本记录在 Todoist 里几个大分类下的任务拿出来逐一 PK 了一番,最后留下了这些目标:

看板:包含所有短期目标的看板

为目标设置在制品限制

指导这个过程的首先是个人的价值判断,对我来说,构成整个生活的私生活、工作、学习和副业几个部分。他们之间确实是存在先后顺序的:

  1. 私生活,不对外输出什么价值,但它是其它价值的基石也是动力,所以一定要持续投入生活质量的改善
  2. 工作,为其它价值提供经济基础,同时也是社会价值的体现,占据了超过一半的时间
  3. 学习,持续保持在工作中竞争力的唯一手段,也是个人的爱好,可以充实自己的精神
  4. 副业,作为工作学习以及私生活的补充,相对次要

所以同时进行的任务必须依据「限制在制品」的原则。我目前对 In Progress 、 Not Started(待办) 和 No Status(收件箱)的列表数量限制都是 6。看板进行流转的周期是一到两周。如果你的目标设置的更长远,那就要进一步限制这个数量。如果后续的目标堆积太多,不仅不可能完成、无法灵活调整,而且看着压力也很大。

最后还是要转化为任务

完成前述流程以后,每周还要调整一次看板的流转,根据实际的流量调整在制品的限制。在具体执行的层面,还是应该把目标拆解成具体可执行的任务,否则还是无从下手。

把学习 Python 基础做了拆解

这里我就把入门 Python 用一个独立的看板做了拆解,处理中的在制品永远只能有一个,因为同时只可能学习一个部分,而且每个部分都是后面的基础。这些子任务既也可以用看板来管理,也可以放在任务管理软件里,根据个人的习惯即可。

把目标拆解为任务以后,应该尽量保持在制品数量的一致性,并且每天上午再次确定当周的目标和当天的任务。一天之中,服务于不同目标的任务的比例,应该与目标本身的比例相当。这样才能保证每个目标都在推进当中。

看板方法本身的规则很简单,实践起来也不难,重点在于理解了规则给自己或者团队度身定制,经常根据流量情况做调整。我个人的习惯是把信息集中在 Todoist 之中,并且保证所有的任务都有其触发条件,对我来说,看板完全是用来管理目标的。

结合现代化的看板软件,看板可以承载的内容比起物理的白板丰富了许多,例如 Notion,就能支持看板、清单相互之间的嵌套,完全有潜力同时做好目标与任务管理。

写在最后

我还记得几年前我第一次了解到团队协作、任务管理、日程管理、GTD 等概念时,知道了有一些「高效能人士」会通过这些方法配合工具有效率的过好每一天,产出很多有价值的成果,让我心生向往。

但是很长时间里,我都处于不得要领的状态,即便反复把知名的 Todo、GTD、日历应用下载下来,我还是不知道要管理些什么。当时的我和很多人的想法一样——有个「提醒事项」足矣。

随着离开校园参加工作,许多大小事纷至沓来,很多塞爆了提醒事项。这才开始实践起 GTD 来,那个阶段几乎做什么都觉得自己有收获、在成长。但是经过几年工作,自己想达成的目标慢慢清晰起来,变得更加目的导向,做任何一件事情,最好都能带来很明确的收益。

实践了 GTD 以后其实节奏已经蛮好了,但是在每天回顾的时候,还是会有些许茫然,看着几件同样想做的事情,不知道应该怎么分配他们的优先级。当然,不排除我对 GTD 的研究不够深入的可能性。不过在我结合了「看板方法」以后,无论是工作还是生活里,几块看板就把我为之努力的目标给囊括了,让我在给自己排期的时候,少了很多阻碍。

看板并没有改变我们原来做事的流程,只是将其可视化。同样重要的是,它限制了当前投入的目标(任务)数量,从而达到明确目标、提升效率的效果。已经在实践 GTD 的人可以把看板方法当作是一种补充;还没有开始做任务管理的,也可以试着从看板开始,新年正是一个开始转折的绝好时间点。

本文的例子只是「看板」的一种经典实践而已,在少数派还有很多关于 Teambition、Trello、Notion 等工具的使用,都有涉及到看板的其它常见用法,也推荐各位阅读。

参考阅读

注:本文题图由 @咕毛 设计。