前言

Trello 是一个灵活的协作工具，在全球有超过 1700 万名用户以各种各样的方式在使用它，包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母，还有旅游规划师等等，都在根据自身需求来个性化地使用 Trello 这一可视化工具。国内知名的项目协作工具如 Teambition、Leangoo 等都在一定程度上效仿了 Trello 的设计。

少数派也是 Trello 的用户，在整理稿件资源、整理文章创意、协作同步管理等诸多方面，Trello 能极大提高使用者的工作效率。Trello 的成功离不开一个重要原因，那就是 Trello 员工自身也在使用自家产品进行工作。那么问题来了，有着 100 多人的 Trello 团队自身是怎么使用 Trello 的呢？2016 年底 Zapier 团队前往 Trello 办公室采访了四名 Trello 员工，他们的报道能够为我们回答这一问题。

结合这篇采访报道，基于少数派使用 Trello 的经历，我们整理了八个使用 Trello 的技巧。这些技巧不止局限于 Trello，更适用于其他项目管理软件或工具，即使你不用此类工具，我相信它们也能在优化工作思路、提高工作效率上对你有所帮助。

 1. Trello 工作流的第一步——收集箱

Trello 的简约设计，以一些空白空间为中心，被称为「看板」，还有虚拟的便利贴被称为「卡片」，它们为你提供了跟踪、规划、组织任何事情的空间。Trello 的用户就可以通过看板和卡片，将脑海中虚拟的工作流，转变成灵活又可视化的工作流程。

使用 Trello 的第一步，就是整理待办工作，「收集箱」看板至关重要，它专门用来收纳那些将要着手处理的任务。收集箱可以是新建任务的始发站，也可以是工作任务的中转站，不管是新任务还是转接任务，你都可以先把它们一律丢进收集箱中，等待相关人员分配或认领。

Trello 的支持团队就很看重收集箱的重要性，他们利用收集箱看板暂时收集用户的反馈、软件的 bug 等。每隔一段时间他们会检查这个收集箱，将工作移交给相关人员。

 我们的每个开发团队——包括 web、iOS 和 Android 团队——有自己单独的看板，他们的看板结构取决于团队。不过这些看板的一个共同点是，它们都有一个「收集箱」列表。这样，一名支持助理就可以将潜在 bug 的卡片放进这个「收集箱」列表里。我们团队会检查这个列表，一周至少一次。—— Michelle Earhart，支持专家

以类似的方式，支持团队还将功能需求加进产品管理团队的「功能需求」看板的「收集箱」列表中。

 当用户填写了反馈和功能需求，我们就把它作为一张卡片，添加进「功能需求」看板，然后将截止日期设定为两周之后，产品经理就会来认领这些卡片。—— Michelle Earhart，支持专家

Trello 的内容营销团队也在使用收集箱看板。公司的全体员工想到的创意想法，都可以添加到这个看板中，再由团队进行后续审核工作。收集箱看板对内容营销团队的创意整理工作大有裨益。

 当有人在我们的『收集箱』列表里添加了一张卡片，市场团队就会一起讨论这些内容。即使我们认为某些内容不适合我们的博客，我们也会考虑它们可以在哪些地方发表。——Lauren Moon，内容营销经理

 2. 按部就班，卡片的高效流转

一个个任务被添加进 Trello 的收集箱中后，你就可以开始着手处理它们了。如现实中的工作流程一样，按部就班进行方能使你的工作稳步开展，而在 Trello 中按部就班就等于卡片的高效流转。

Trello 的人力资源部，就非常依赖「招聘中心」看板，他们的招聘工作已经有了一种很成熟的套路，卡片的流转与现实中的工作进展保持一致。从新增岗位需求的发布，经历整个招聘流程，直至结束。

 这一看板有如「期望需求」这样的列表，这里收纳一些即将公开招聘的职位的卡片；还有「公开并发布」列表，一旦招聘岗位公开发布在 Trello 的招聘网页上，相关职位的卡片就会被移动到此处。——Anna Lewis，人力资源总监

Trello 的市场部，则是基于项目的节点来设计 Trello 工作流中的看板，他们常以「待办」、「进行中」、「准备发布」和「已上线」来描述中项目的工作流。

 每个看板的左侧列表都被单独分配为「有用信息」列表 ······ 右侧是我们用来追踪发布任务的列表，包括「待办」、「进行中」、「准备发布」和「已上线」。——JD Peterson ，市场部经理

 3. 卡片是个丰富的信息板

用户可以在每张 Trello 卡片中填写关于该工作任务的详细信息，这里的信息描述也支持 markdown 格式，重点字段、链接等都能有美观的呈现效果。

市场部就建立了一个 Trello 看板用于每次 Trello Power-Up（就是一系列增强产品核心功能的新特性）的发布。

 每个看板的左侧列表都被单独分配为「有用信息」列表，包含了项目的明确细节如时间线、目标和描述信息。这样，这些重要的信息会是团队成员第一眼就看到的内容。——JD Peterson ，市场部经理

为了提高信息透明度，Trello 的招聘团队会在每张卡片的描述栏详细地填写相关信息。

任何一个对招聘中心看板的工作流没有基本了解的人，都可以通过查看 Trello 卡片的描述栏，快速获得整个流程的基本情况。——Anna Lewis，人力资源总监

另外，Trello 的卡片待办清单也是 Trello 用户喜闻乐见的一项功能，它进一步细分了卡片中任务的执行步骤，也可以帮助执行者检查工作的完成情况，避免遗漏。

Trello 的人力资源部对卡片内的待办清单大加赞赏。他们会在每张卡片内插入待办清单，来确保所有任务都完成后卡片才能被移动到另一个列表。

 卡片内嵌的待办清单，可以帮助我们提早做出决定。它可以避免我们在进入面试阶段时还停留在讨论该给应聘者安排什么样的面试任务。实际上在那时，我们早已准备好了。——Anna Lewis，人力资源总监

 4. 统一规范，用好模板

在 Trello 中，卡片模板的作用至关重要，严格遵循模板的格式制作任务卡片，能够保证任务信息的完整，也能确保工作流程的统一。

招聘团队会将一张模板卡片被放置在整个看板的左上角，来确保今后创建的每张卡片都采用相同的 markdown 格式。

与模板相同的概念是，整个列表的拷贝。对于一些相似的项目或工作，快速拷贝后修改要比新建高效得多。

 我们很喜欢 Power-Up 看板里这些列表的结构，因此我们在下一次发布里直接进行克隆。······。我们也用 重复卡片 来代表发展目标、战略目标、季度目标等。——JD Peterson ，市场部经理

 5. 明确区分，理清资源和任务

Trello 的进阶用法，第一就涉及到资源和任务的明确区分，特别是收集箱列表，随着日积月累，常会变成一个垃圾箱列表。这是因为如果不加区分，被扔进收集箱的卡片既有可执行的任务，也有不可操作的资源，任务逐步被消灭，资源慢慢沉淀。

Trello 的内容营销团队对此深有同感。

 我们过去的做法是，把一些想法或是有趣文章和资源的链接加入到一个列表中，基本上这个列表到最后就变成了一个「垃圾箱列表」，因为它没有可操作性。里面的内容太多太乱，不便于细致审阅。现在我们有了两个看板：编辑日历看板仅收纳那些我们目前正在写的内容，而且它们都有截止日期。如果没有截止日期，卡片就会被移到「资源」看板。——Lauren Moon，内容营销经理

市场部也认为用好可操作看板非常有效，市场部经理常用 Trello 看板来追踪短期项目，例如产品发布：

 基于项目设计的看板，通常是为了重大发布而建立的，这些发布涉及到很多人。我现在可能会频繁地关注某一个看板，但是一旦这个产品发布后，这个看板就会被归档，然后从我的世界里消失。——JD Peterson ，市场部经理

 6. 提高效率，用好标签和配色

你可以为 Trello 整个看板设定不同的背景颜色、为卡片添加彩色标签，用好色彩并不只是为了好看，它还能帮助你快速识别某个看板、了解卡片任务的完成度。

内容营销团队用添加标签的方式来提高会议效率，他们使用标签来决定会议要讨论的内容。

 我们用标签「讨论」来标记下一场会议要讨论的内容。如果人想要讨论一些东西，他们就给 Trello 卡片打上标签，然后我们在会议里讨论，并分配任务。整个会议我们只讨论这些卡片。那些在看板里没有打过标签的内容，我们不会讨论。——Lauren Moon，内容营销经理

提到用 Trello 提高会议效率，支持团队也有自己的做法，他们会将会议卡片放在 Trello 看板的左侧。

 我们会过一遍这个列表，然后给项目负责人分配卡片，并把他们加到卡片里来。每周我们都会检查每个卡片里的列表，然后互相问问「我们已经开始这些项目了吗？如果没有，将会发生什么？」有时候，项目负责人决定卡片需要特定的空间，并把它移动到另一个看板。他们会从卡片的原始位置设立一个链接到那个新看板。———— Michelle Earhart，支持专家

在 Trello 里标签完全可以自定义，你可以根据人物设立卡片标签，也可以根据内容完成情况。

 与为卡片贴上基于人物的标签不同（比如「老师们的 Trello」），我们为每张卡片贴标签，是根据它属于哪部分内容来进行的。我们也开始根据内容是否处于销售漏斗的顶部、中部和底部，来为卡片贴上不同的标签。这个方式和以前的很不一样，它会驱使你以不同的角度去思考内容。——Lauren Moon，内容营销经理

内容营销团队由于常常同时打开很多个看板，因此他们会为不同看板设置不同的背景色，这样的好处是，当你打开 几个 好多个看板时，你只需稍稍一瞥就能通过看板在浏览器标签的颜色分辨出那些看板。

 7. 保持专注，筛选订阅

当你的工作涉及到好几个 Trello 看板时，避免太多的提醒就会变得很重要，每天你可能要处理洪水猛兽般的 Trello 邮件提醒。这是因为在 Trello 中，一名团队成员每添加一条卡片评论，整个团队都会收到应用内的提醒和一封应用外的电子邮件。

你可以通过只订阅几个特定看板来消除这些邮件提醒的干扰。

 我的工作都在 Trello 上，因此我不怎么需要邮件提醒。我只订阅了两个 Trello 看板，我不会收到其他看板的邮件，除非有人在评论中 @ 我了。对于那些邮件，我将它们过滤进一个特定文件夹中，因此它们不会给我的手机发来推送提醒。——Lauren Moon，内容营销经理

你可以通过延迟检查 Trello 的内置提醒来管理最新消息。

 我关掉了邮件提醒，我觉得那太烦人了，因为相当多的 Trello 看板都有我的参与。相反，我是用内置提醒：每天，隔几小时我就会看看那个红色铃铛，来检查我是不是需要马上立即处理这些信息。——JD Peterson ，市场部经理

你也可以脱离 Trello 使用 Slack 等工具来管理这些提醒。

 我的 Slack 几乎时刻在线；我不会关掉它，Slack 能在应用内里将 Trello 卡片自动展开，用起来很称手。在这里头，每当我看到一些特定卡片然后想要了解更多时，我就会订阅它们。—— Michelle Earhart，支持专家

8. 拓展延伸，利用第三方工具进行集成

Trello 还有一个令人着迷的功能是，与第三方工具如 workflow、Slack、Zapier 等服务进行集成。

少数派就在使用一个 workflow 工作流。它可以直接从 App Store 中抓取某个 app 的信息并添加进 Trello 中来，包括应用图标、描述和下载链接等，而不需要手工进行填写。

此外，如 Slack 也是用户非常爱与 Trello 集成的工具。如果你想要关于某张卡片在 Slack 中展开讨论，你可以直接将卡片链接粘贴到 Slack 中。卡片的关键信息——如卡片描述——会显示出来以供相关人员进行即时讨论。

 我们的所有工作都在 Trello 里已经完成，因此我们只需要在 Slack 里将这些卡片展开就行了。所有的信息直接在那里展示，这与那种你要点开一串神秘的链接，然后再单独打开网页的方式很不一样。—— Michelle Earhart，支持专家

支持团队也使用在线表单工具使工作自动化，例如管理用户的周边申请工作。

 当同事们想要发送周边申请时，他们可以拿我们做的表格来填写，以此确保我们能按照我们的标准获得他们的信息。这样，任何管理周边申请的人都不会再回过头去处理像是「哦，你忘记填电话号码了」或是「我不知道这个人想要什么尺寸的衬衫」的问题。—— Michelle Earhart，支持专家

 小结

Trello 团队以独特的方式用着自家产品来完成协同工作，他们以 CEO Michael Pryor 为所有使用 Trello 的用户设想的那种方式工作，他曾在 Intercom 的采访 中提到过： 

 我认为 Trello 是一个能让每个人都集中精力于同一事务的工具。这就是为什么你需要在办公室里放一块白板。我们因此拥有了整个团队的视野，正如你迷失在丛林里时会使用地图或者 GPS。不仅你在低着头看它，整个团队每个人都会看它，来弄清楚他们在哪里，将要去往何处。—— Michael Pryor，首席执行官

正是这种自己开发自己使用的模式，使 Trello 这款产品日趋完善。

 我们的用户的痛点正是我们自己的痛点，而他们的需求也正是我们自己的需求。——Lauren Moon，内容营销经理

如果你也有使用 Trello 或此类项目管理工具的技巧心得，欢迎在评论区分享。