加入表格、看板和日历,更全能的数字笔记工具:Notion 2.0

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Notion 是一款在设计之初就旨在「大而全」的笔记应用,它将任务管理、自制 wiki、文档整理融为一体,又用「Block」和「Page」的概念巧妙地将所有内容串联,此前它刚刚面世时,少数派就在《Notion:重新定义数字笔记》一文中详细介绍过它。

近期,Notion 发布了 2.0 版本,除了修复之前版本的 bug,Notion 此次最重要的更新是添加了表格、看板和日历三种新的 Block,这三个 Block 的上线让 Notion 的「项目管理」属性大大增强,也让我将电子笔记迁移到 Notion 的想法愈发坚定。

表格

表格是很多电子笔记应用都很添加的功能,但也是电子笔记应用很难做好的功能。就拿 Evernote 和 OneNote 来说,这两家大厂出品的笔记,表格功能都只停留在「用表格的形式来增强文字呈现效果」,这让我对 Notion 的表格本身寄望不高,也让我一上手就无比惊喜,感慨它「可堪大用」。

在 Notion 的表格中,每一列的列首决定该列的属性,可选的属性有文字、数字、单选、多选、日期、成员等,你可以利用这些属性中的一个或多个表格内容进行排序和筛选。

表格支持简单的数据处理,比如计数、计算时间跨度、加总等,但由于表格中使用的公式语法与 Excel 的常用公式不同,想在这里畅快地打出一组公式挺有难度。

使用多选和日期功能进行项目管理

表格也贯彻了它「无限展开」的设计理念,表格中的每一行都可以展开为一个空白页,以便补充更多细节内容。

每一行都课打开为新的一页



看板

看板是一种由丰田公司的 JIT 生产模式发展而来的任务管理模式,你可以将属性或状态不同的任务卡片(Card)堆放在不同的看板(Board)中来直观了解到当前任务进度,达到任务管理的目的。

说到最有名的看板应用,自然就会想到 Trello。Trello 很好地发挥了看板在任务管理中的特长——自由排布和直观呈现,在此之外,还加入到期日管理、组员管理等功能,使之成为团队项目管理的利器。

Notion 的看板功能和 Trello 较为相似,它也能像 Trello 一样实现拖拽管理卡片、添加组员和日期的功能。但和 Trello 相比,不足的是 Notion 缺少提醒功能,若用它进行任务管理就只能主动查看任务到期时间;同时,Notion 也缺少订阅、归档等团队合作必备的功能。

但除了任务管理外,你完全也可以用看板来做点别的事,比如把各个元素放在不同的卡片中拼接出一篇小说,或者用不同的看板表示家中不同的收纳空间来记录物品的位置。如果只是为实现这些用途,Notion 小而轻的看板功能就绰绰有余了。

切换成看板视图后,卡片会以 Tag 为依据组群

日历

更新后,你还可以在 Notion 中插入日历,在相应日期上点击即可添加事件,事件可以发生在一天,也可以通过添加终止事件来横跨一个期间。

可惜的是,Notion 中的日历不支持与第三方同步,也不能订阅,它的用途更多是作为笔记中的时间索引,帮你更好地将一个时间段内的任务串联起来。

日历视图


融合:成为项目管理的瑞士军刀

而此次更新中最巧妙的部分不在于上述的任何一方面,而是——表格、看板、日历功能的相互融合。在 Notion 中,它们并不是相互割裂的三个部分,而是可以任意相互转换,为一个项目提供不同的视角。

不管你是添加了三种 Block 中的哪一种,只要点击左上角的「view」,都可以将当前视图转换成另两种视图。举个例子,当你将一个表格转换成看板视图后,表格中的每一行都会转换成看板中的一张卡片,你可以选择用不同的属性(比如 Tag 或卡片所属组员)来区分不同的看板。看板视图中的变化与表格中是联动的,如果你在看板视图中将一张 Tag 为「iOS」的卡片拖到了「Android」的群组中,该张卡片的属性就会变成「Android」;在日历视图中亦然。

这使得在 Notion 中进行任务管理成为可能,且比专业的任务管理更为灵活和少负担。在 Notion 中,你不需要在整理任务之前就思考:这次是用更整齐的 Excel,更直观的 Trello,还是干脆在日历中添加事件呢?只要选择你顺手的方式开始,若有了新的想法,再随时切换视图即可。

此前只能使用「Link Block」和「Page」套「Page」来关联笔记的我,得到这一组新工具简直就像过年。我现在会用一个看板来管理正在进行的长线任务(短线任务只在每天的子弹笔记中记录),并将这个看板放在当天日期上方以便随时查看,在需要确认任务死线的时候再切换成日历视图查看。

除了直接在页内添加,你还可以导入 csv 格式的表格,将其转换为这三种 Block。

结语

相较第一次使用时连输入中文会出现 bug 的状态,如今的 Notion 已经是一个足够好用的笔记应用,甚至于我的这篇测评都是在 Notion 上完成的。Notion 曾被质疑过「饼画得那么大,能不能做好」,但如今它拥有稳定的使用体验,此次表格、看板和日历的「三连击」也证明了 Notion 团队开发的实力,而对他们来说,这不过是个「1.0」而已。

相信随着之后的更新(行内高亮、Android 版本),Notion 会成为笔记界一把万用的瑞士军刀。

你可以访问 Notion 官网直接使用,或下载 Notion 的 iOS 客户端


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