经过收集这一步,本来漂浮在我们脑中,让我们无法专心工作,在关键时刻却又经常遗忘的任务,已经被转换成收件箱中的动作。

但千万不要被收件箱中的一长串的任务给迷惑了。任务清单看似已经成型,我们似乎只用照着一条条做就行了。但实际上这些任务:

  • 是可以单独完成的动作,还是需要一连串的步骤?
  • 是当前立即就做,还是推迟到某个特定的日期?
  • 是优先于其他任务去做,还是在某个地点才能完成?
  • 是会定期重复地完成它,还是只需要完成一次?
  • ……

对于这些问题,我们暂时还没有思考过。

OmniFocus 不会教你如何完成这个任务,它的作用是在于找出当下该做的事情。而想要达到预想的效果,就必须将它们组织成一个与现实对应的任务存储体系,并厘清动作的属性。

在 OmniFocus 中组织任务

就像你在图书馆看到摆得整整齐齐的书架一样,收集到的任务不能只是罗列在收件箱中,还必须根据它们的类型,被有序地组织在一起。

是动作还是项目?

任务管理建议
第五条:思考收集的任务属于动作还是项目

现在,请你打开你的收件箱,准备开始清理它。假设你是一个淘宝店主,先来看一个收件箱中典型的几项动作:

  • 和合伙人讨论下季度的销售预期
  • 检查仓库存货的情况
  • 修改双十一活动的 banner 图
  • 为搬家找新房子

当你按着列表的顺序去一一实现,会发现前面几项任务要做什么自己非常明确,基本能在一天内完成。而这最后一项,却让你一时摸不着头脑,不知道是应该直接找房屋中介,还是自己上网先搜索一下。即使开始行动了,约到了看房日期,却不知道该不该把这项任务打勾标为完成。

在收集动作时,强调快速地收集任务。其中的隐患在于:在收集时来不及仔细辨别,错把动作当项目,或者简单地把一个项目当做动作放进收件箱中。

动作有着单一的目标和清晰的完成方式,通常情况下不可再细分。它是 OmniFocus 的最基本的、不可再分的元素。「动作」一词是直译于 OmniFocus 英文版中的「Action」,其实就是中文语境下的任务或事项,它可以是一个日程提醒,或者待办事项。有待我们去完成的事,都可以算作动作。在收集时我们强调标题是「动词 + 名词」的格式,其中这个动词,应该是不可再分的动作。

而项目完成所需要的步骤,比单一的动作要复杂,通常需要我们在不同的环境下做多步任务才能完成。例如:

  • 为搬家找新房子。其实「找房」可以被分解成「打电话联系房屋中介」、「上找房网站发布信息」和「打探中心城区平均房价」等动作。
  • 写二十页的学期论文。通常写学期课程论文都要经过「和教授约面谈时间」、「确定课题范围」,还有「收集相关论文」等动作。
  • 参加课程的田野调查。虽然有老师会负责安排,但自己仍然需要完全「确定田野调查的车票和住宿」、「约小组成员确定田野调查课题的主题」等事情。

项目和动作不是互相对立的关系,「动作」是项目的组成单元。项目是我们对一些任务的归纳,它更像是任务的终点。从起点到终点是由一步步的动作最终完成的。

区分项目与动作的办法

那么我们到底该以什么标准去区分,一件任务是项目还是动作呢?

根据分类的标准非常简单:这个任务可不可以被细分成几个单独的任务?

对于已经上班的读者,出差肯定是必不可少的了。看似「去某地出差商定合同」可以被当成动作放进 OmniFocus 中,其实仔细想想,出差的过程可以被分成好几个单独的任务:准备见客户的资料、和客户商定会面时间、确定车票和酒店、报销差旅费等等。这样一看,出差更应该被当作项目而非动作。

在尝试拆分项目时,一定要牢牢把握「单独」这个词的含义。「单独」意味着,项目内的几个动作,是空间上,或者时间上不连续的。否则,就要思考下是否有必要把这个任务当作项目拆分。例如在公司要报告上个月的项目进度,需要做一个 PPT。这个任务是项目还是动作呢?

乍看之下,「做项目报告 PPT」这个任务可以再细分成「准备工作成果截图」、「排版文字和图片」、「检查重要的项目数据」等等步骤,但其实「做项目报告 PPT」这个任务可能全部耗时不超过一两小时,这几个步骤通常我们会一气呵成,没有必要中间隔个半天再进行下一步。也就是说,它在时间上是持续发生的,「做项目报告 PPT」应该被视为一个动作,而非项目。

而「写二十页的学期论文」这个任务,看似和「做项目报告 PPT」一样可以当作动作,但实际上很少人是一口气从初稿到排版打印是一口气完成的。如果遇上教授出差之类的事,可能要等上几个星期才能「和教授约面谈时间」和「确定课题范围」,之后去图书馆才能「收集相关论文」。它在时间和空间上都很难连续的完成,所以它应该被当作项目,而非动作。

如果任务可以被细分为多个单独的步骤,那么应该视作项目。把握住这一点,就能清晰地区分项目和动作了。

创建项目

现在,请将目光集中在收件箱上,我们根据上面说到的分类方法,要开始将收件箱中的动作一项项进行厘清,将属于项目的任务移到项目视图中,将动作移到相应的项目中。

和动作不同,我建议项目名只使用名词。因为通常它要由好几项任务完成,很难使用合适的动词。而且通常现实生活中,项目名也都是名词。

记住,一旦开始对一个动作进行厘清,就不要再把它放回收件箱。放回收件箱不仅会让收件箱持续处于塞满的状态,更危险的是,在反复纠结中失去了厘清任务的动力。收件箱最终成了垃圾场。

在收件箱中创建项目

在收件箱中,有两种方式可以创建项目。

在收件中创建箱项目(1)

在 Mac 和 iOS 应用中,添加动作时都可以通过菜单选择项目。此时如果搜索一个关键词,而又没有相应项目,就可以在这里直接创建一个新的项目。

在收件箱中创建项目(2)

另外一种方式更为直接:如果认为收件箱中有一项直接可以作为项目,就将它选中后拖到项目图标上,它就自动转换成为一个项目。

而在 iOS 上,在编辑动作的界面中「转换为项目」按钮,可以将动作转换为某个文件夹下的项目。

在项目中创建项目

OmniFocus 中的项目视图,专门是用来管理项目的。

添加项目要先在界面侧边栏中,选中「项目」。通过菜单栏中的「文件 - 添加项目」⇧Shift-⌘Command-N,即可添加项目。

在项目中创建项目

在项目视图的工具条下方有 + 按钮,通过它可以创建三类项目 (而通过菜单按钮只能创建其中的一种:平行项目)。在下文我们会解释这三类项目的不同,这里你只需要知道这也是一种创建项目方式即可。

在 iOS 项目中创建项目

和在 Mac 中类似,在 iOS 中也可以通过新建项目按钮创建项目。

移动动作到项目

当你创建好一些项目后,就可以把动作移到项目中。在任意界面时,通过动作的检查器(iOS 上则是动作的编辑界面)中的项目,就可以选择项目。如果项目较多,可以通过搜索找到项目。或者直接拖动动作到你想指定的项目中。

任务清单:

  • 尝试将收件箱中的一部分动作转换为项目;
  • 尝试将收件箱中的动作分到对应的动作中;
  • 在评论中分享你的项目列表。

OmniFocus 中的文件夹

任务管理建议
第六条:根据角色划分文件夹

项目与动作是我们将任务抽象后的结构,任何任务,本质上都是有一连串动作组成的项目。项目之间的差别,无非复杂度大小而已。

在 OmniFocus 中,为了更方便地组织和管理项目,衍生出了文件夹的概念。它是多个项目的集合。文件夹映射着每个人都在社会中承担了不同的角色。依据角色的不同,可以划分我们的生活。

根据角色划分文件夹

例如我首先是学生,但业余时间会在少数派写稿,除此之外不时还会有旅行、学习外语或者 Coursera 课程这样的任务。这些来自不同环境的项目,就可以用文件夹来分类。每一个文件夹对应着一个生活领域。在 OmniFocus 中,我就创建了的相对应的「主业」、「生活」、「兴趣」文件夹来对应这三个角色。

不同的人生活的重心自然有所侧重。学生会在学习上花更多时间,上班族自然是侧重于工作。有时对于自己生活中最重要的部分,一个文件夹还会显得过于宽泛,所以 OmniFocus 还支持嵌套文件夹。例如「学习」下可以分为「专业知识学习」和「业余兴趣学习」。前者放专业课程,学一门二外或者摄影之类的则属于业余兴趣学习。

创建文件夹

在 OmniFocus for Mac 的项目视图中,底部的 + 出了可以创建项目,还可以添加新的文件夹。当然通过菜单栏「文件 - 新建文件夹」也可以创建文件夹。创建后文件夹会显示在项目的工具条中,通过拖动即可将项目整理进文件夹。

创建文件夹

而在 OmniFocus for iOS 中,同样是在项目视图中,左下角有专门的按键用来创建文件夹。

iOS 中创建文件夹

创建完文件夹后,在项目的编辑界面,就可以通过「移动」,将项目移到文件夹中。

iOS 中移动项目

任务清单:

  • 尝试将项目分到不同的文件夹中;
  • 在评论中分享你的文件夹组织方式。

为复杂项目而生的动作组

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第七条:为复杂项目增加动作组

前文我们仔细区分了动作和项目,将动作定义为「有着单一的目标和清晰的完成方式」。不过请你看看下列几个任务,先思考下它们是属于项目还是动作:

  • OmniFocus 教程第三章;
  • 组织三号楼的混凝土浇筑;
  • 重新设计网页的信息流。

如果当作动作,似乎这些任务很难直接完成,都可以细分成多个独立的步骤,例如组织混凝土浇筑可以分为安排混凝土搅拌车、安排工人排班等;如果它们显然也不能算是一个独立的项目,因为它们被包含在一个更大的项目中,例如重新设计信息流属于开发新版网页。

这类项目中的阶段性任务,在 OmniFocus 中被定义为项目组。为了让它们变得可以执行,应该考虑进行进一步拆分。

我为了申请学校,需要一次性准备好七份个人证件和材料。但这些材料需要去不同的机构办理。所以我并不是简单在 OmniFocus 添加一个「准备材料」的动作,而是将其视为「申请学校」项目中的一个动作组。根据机构的开门时间分成三个动作,接下来的三天每天去取当天能拿得的材料,完成相应的动作。

形成动作组

在 OmniFocus 中没有专门的按键用于创建动作组,在任务大纲栏中,它看起来和动作并无差异。在 Mac 中,你只需要将动作拖拽到另一个动作中,就会自动形成一个动作组。

在 iOS 中,还是在动作的编辑界面,通过「移动」来形成动作组。

任务清单:

  • 检查项目中的动作,将阶段性的动作拆解成工作组;
  • 在评论中分享你的动作组,以及它为什么是动作组的原因。

OmniFocus 中的任务体系

至此,我们已经了解了 OmniFocus 中四种任务的类型:文件夹、项目、动作组、动作。

通常情况下「文件夹」→「项目」→「动作组」→「动作」这样四层,已经能够将一个任务细分下来。但是对于某些极其复杂的任务,只有一层动作组,可能并不能把任务细分到可执行的动作。

所幸 OmniFocus 是支持动作组的无限嵌套的。你完全可以根据自己的需要,不断细分自己的任务。

但反过来,无限嵌套也是个「温柔的陷阱」。不少人喜爱 OmniFocus 的这个特性,于是会过度的细分自己的任务。这样一来会让你的任务列表显得「臃肿」,好像事情多的忙不过来;二来层级过多,过于复杂,既不利于之后再查看列表,也不利于稍后制作过滤。

在 OmniFocus 中分类任务

OmniFocus 3 中最受关注的变化,无疑是 OmniFocus 2 中的上下文变成了标签。在功能性上,两者并无差别,但改变在于:一个动作(或项目)可以被分配多个标签,这就使得标签的用法完全不同于上下文。

标签意味着什么

在 OmniFocus 2 中,上下文是动作发生的场景,只有在当前这个场景(上下文)中,这个动作才能被执行。 而且每个动作,我们都只能选择一个上下文,所以在给动作分配上下文时,都是把场景范围限定尽量小。

这样设计就使得设定和分配上下文变成一件非常考验功力的事情。现实中的一件任务,通常在空间、时间、资源上有着多重属性。例如旅行计划中的「预定酒店和景点门票」,在空间上它属于「家」,设备上的它需要「手机」,它不属于重要的工作,你可能想在「空闲时间」在去处理它……

这样去从不同的视角看待任务,就可以建立出不同的分类标准,在 OmniFocus 中就可以将这些分类标准映射为标签。

用标签组成多重分类标准

从本质上看,项目层级也是一套标签,它分类动作的标准就是项目的从属关系。但是它是我们最常接触的一套分类标准,类似电脑中的文件夹,所以被单独拿出来用于组织任务。

如何建立标签

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第八条:根据不同维度创建标签

既然已经明确标签的作用是分类任务,那具体应该怎么做呢?以我自己使用的标签为例,根据任务的不同纬度,用标签建立了五套分类标准:

这五套标签分别代表了完成一项任务所需的客观条件

地点

决定何时完成一项任务,地点往往是最重要的影响因素。

在我的实践中,最常用的肯定还是「家」、「Haspel (学校)」和「Jülich (工作)」三个标签。这三个标签基本涵盖了生活、学习、和工作领域的任务,而且很少有任务在这三个标签之间交叉。

工具

完成任务需要的工具,往往也限制了任务的执行场景。

如果我是在通勤路上,那么只有标签「Phone」里的任务可以进行;到了能安稳地拿出 MacBook 的地方,例如图书馆、办公室,就查看下标签「MacBook」中的任务;有些任务需要使用 Windows 下的软件,就将它放在标签「Windows」中

时机

在《深度体验 OmniFocus 3》这篇文章中,就有读者问到我的标签列表中的「outPomo」、「inPomo」是什么意思。

在《经过 1700 个番茄时间,番茄工作法改变了我什么》中,我介绍到我会使用番茄土豆这个工具践行番茄工作法(Pomodoro),标签中的「Pomo」,正是代表番茄时间的意思。

OmniFocus 中管理着我们需要完成的所有任务,但并不是每个任务,都需要你集中精神去完成。例如洗衣服、理发、订机票这种事,对执行时的注意力要求并不高,所以我将它们打上「outPomo」的标签,在完成它们时并不使用番茄工作法。相应地,有些任务是需要我高度集中注意力去完成,例如重构代码、学学期报告。这些任务自然属于「inPomo 」,在番茄时间中完成。

通过这样的分类,可以让我更清晰地将一天中的不同时间段,分配给不同的任务。经过长时间番茄时间的统计观察,我发现自己在一天内能完成的番茄时间个数是由上限的。于是尝试践行「过晚饭不 Pomo」的准则,一是督促自己在白天尽量提高效率,不要将重要的事拖到晚上;二是本身晚饭过后的时间,经过一天的学习与工作,我的精神处于比较低效的状态,不适合处理重要工作,将它归置出来用于看一些资讯或者长文章,更符合自己的生理规律。

请记住,时间不是平等的。有的属于优质时间,有的适合用来刷剧。当然要说明的是,每个人的生活规律不同,对待时间的态度也不同,所以我的习惯只能给各位作为参考。如果你不使用番茄土豆,也可以使用类似的标签。例如将专注的工作时间用「Focus」标签来表示,将临近下班的时间打上「Low Power」标签。总之最终目的是,以自身的精神和身体状态来分类任务。

类型

除去地点、工具和时机,任务的类型和状态也是分类动作的两种方式。

前文说到动作组与动作在外观上别无两样,为了明显地区分两者,更为了方便之后自定义筛选动作,我还是创建了「Goal」与「Task」两个标签。「Goal」对应着动作组,「Task」则是对应动作。

日常中常见的一类任务就是事项提醒,例如双十一抢购、定时吃药等时间属性非常严格的任务。在 OmniFocus 2 中缺乏自定义通知功能,所以我并不推荐在 OmniFocus 中,通过设置截至时间等方法来实现通知功能。

在 OmniFocus 3 中,新增了自定义通知功能,方便管理提醒类事项。所以我专门设置了一个「Reminder」标签,来管理这类项目。这个标签的另一个作用是,目前 OmniFocus for Mac 上并不能设置自定义通知,所以我可以在 OmniFocus for iOS 中找出这类任务,再给它们加上自定义通知。

状态

动作是不可再细分的任务,多数情况下,它不需要像看板一样,设置「待办」、「进行中 」等状态。我设置的「Paused」和「This Week」,是根据我自己的需求来设置的。

在收集的时候我们强调,要尽可能全面的收集任务,这时通常会忽略任务是否需要立刻执行。例如我在收到 OmniFocus for the Web 的测试邀请后,就将「Test OmniFocus for the Web」当作动作放进「少数派写作」项目。但是时间安排上,我并不准备立即开始写这篇文章,于是就给它打上「Paused」标签。

值得一提的是,项目在 OmniFocus 是可以设置为暂停状态的,不需要使用标签。在下文项目的属性中我们可以详细了解。

最后要介绍的「This Week」标签,这也是源自为自己的需求。在 《深度体验 OmniFocus 3》一文中已经有所介绍。

我通常按照一周的时间间隔来计划项目。在 OmniFocus 3 中,我将预计这一周内要完成的动作加上了一个「ThisWeek」的标签。在 OmniFocus for Mac 专业版中的预测视图中,有一个不起眼的新功能:用户可以自行设定一个标签,带有该标签的动作会显示在预测视图中的「今天」一栏中。借着「ThisWeek」标签,预测视图成为了「本周待办」。结合它本身的日历视图,每天早上只需要查看一次预测视图,就能确定一天的工作与学习任务。

预测视图中的 ThisWeek 标签

需要说明的是,OmniFocus 本身已经实现了通过类型和状态来分类任务,例如文件夹、项目、动作组和动作这一套,就是根据类型来分类。所以我只是用标签来补充。在下一章,我会介绍如何将 OmniFocus 自带的特性与这些标签相结合起来使用。

创建与分配标签

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第九条:将任务用标签完全分类

创建标签和创建项目类似,在标签视图的工具条下方有 + 按钮,用来添加新的标签。当然也可以像添加项目一样,在检查器中的上下文下拉菜单中搜索,如果没有则可以直接创建。

创建标签

标签建立之后,可以通过拖动标签嵌套。在任务大纲栏中,可以查看每个标签里的动作。暂时没有被分配标签的动作,被归类在「无标签」一类中。在任务大纲栏,或者检查器的标签一栏中,可以给动作分配标签。

在分配标签这一环节,我采用的原则是:

  • 单个维度内(尽量)只给动作分配一个标签;
  • 每个维度都赋予动作一个标签;

怎么理解这两条原则呢?以「完成 OmniFocus 3 教程第三章」这个动作为例:

  1. 地点维度:添加「家」标签;
  2. 工具维度:添加「MacBook」标签;
  3. 时机维度:添加「inPomo 」标签;
  4. 状态维度:添加「This Week」标签;
  5. 类型维度:添加「Task 」标签。

用标签我建立了五套分类任务的标准,每个维度内的标签应该是互斥的。比如地点的选择上,就只选择「家」,而不同时选择学校、家。这样做的目的在于明确完成这个动作的场景,到了相应的场景中就督促自己立刻执行。而不会出现到了学校想着「回家再去做吧」,回到了家想着「明天在学校有时间在做就行了」的拖延现场。

当然从逻辑上说,有些任务确实是能在一个维度内被分配多个标签的。写稿的工具既可以是 MacBook,也可以 iPad。所以我并不是在追求绝对还原现实,而是自己规定了一种使用方式。各位读者也可以按自己的习惯来设定标签。

而给动作赋予每个维度中的一个标签,则是尽可能厘清动作的属性,方便之后在标签视图中查看任务。当然更重要的是在自定义标签中筛选动作,我们会在第四章中讲到这方面的使用。

任务清单:

  • 根据你自己的生活实际情况,用标签创建不同的分类标签;
  • 在评论中分享你的标签系统。

标签的状态

在标签视图中点击标签,可以在检查器中看到标签有三种状态:活跃、暂停、已丢弃。

默认情况下标签是活跃状态。当你暂时不使用某个标签,例如我在德国期间,可能就不会使用「国内」,就可以将它设置为暂停,标签下的动作也会变为暂停状态。在筛选动作时,标签和动作的状态会是很有用的筛选条件。「已丢弃」状态效果和删除类似,会立刻从标签视图中消失,所以要谨慎使用。只有当你确定不再使用这个标签时,再将它设为已丢弃。

给标签添加地理信息

对于标签很重要的一类应用实例,就是利用空间维度来筛选任务。说直白点,就是根据你所在的位置显示相关的动作。

添加地理信息

在 Mac 上只能用名字来表示位置,在 iPhone 则可以直接为这个上下文附上地理信息。在 iOS 版 OmniFocus 中,进入标签的编辑状态,就能看到「位置」选项。OmniFocus 一共提供六种方式来确定你想赋给上下文的地址:

  1. 此处:通过定位获取即时地址
  2. 任何地点:顾名思义,它意味无限制地点,动作处于任何地方都可以执行
  3. 搜索:可以通过搜索获得地址。
  4. 地址:直接输入精确地址
  5. 联系人:获取系统通讯录应用中的联系人地址(如果有的话)
  6. 大头针:像谷歌地图一样,在地图上用大头针确定地址

第一种方式是我最常用的确定地址的方式,用起来非常简单方便。搜索和输入地址这两种方式,当你不在想设定地址时可以使用,不过如果不是常去这个位置,其实也没必要单独给这个地方创建标签。第五六种方式不太常用,毕竟很少人会在通讯录中特意给联系人添加地址信息,大头针确定地址的方式也不够方便。

iOS 上的附近视图

在 iOS 上不仅可以添加地理信息,更有专门的「附近」视图,所有有位置信息的标签,被赋予给动作之后,动作就会显示在「附近」中。

厘清任务的属性

所谓「属性」一词听上去玄之又玄,其实就是把任务放回生活实际中,去思考它何时完成(When)、在哪完成(Where)、分几步完成(How)等等这些常见的问题。当我们把这些问题想清楚了,也就做到了所谓的厘清。

其实仔细观察 OmniFocus 3 中的检查器,就知道对于一项任务,有哪些属性需要我们去厘清。其中的标题、附注、项目、标签我们已经完成。剩下就要对状态、日期、重复进行厘清。

检查器栏

厘清项目的类型

之前在项目视图中,我们都是将动作像一张真实的清单一样,平铺在任务大纲栏中。但其实 OmniFocus 中有更丰富的设置,对应现实中的项目类型。在项目的检查器可以看到,项目的类型被分为平行、顺序和单个动作列表。

项目的类型

平行项目最为常见,项目内的动作之间并没有严格的先后顺序,例如「回到佛罗伦萨去信仰之跃兼旅游」这个项目,其中的「预定酒店」和「在地图上标出要信仰之跃的景点」等事没有明确的先后,这个项目就应该被设置为平行。

而顺序项目故名思义,项目内的动作互相有关系,要按照一定的顺序来完成。同样是旅游,但是去英国旅游我就必须先预定机票和酒店,再去申请签证。这种项目就应该被设定为顺序项目,完成前一个动作后才显示下一个动作。

而单个动作列表其实更像是备忘录,动作之间互相没有关系,甚至不能称之为一个项目。最好的例子是我前文中提到过的「琐事」,例如买打印纸之类的,没法归类到特定项目中的动作,放进这样的单个动作列表其实更符合实际。

修改默认类型

如果不是特定选择,新建的项目类型会被默认设置成「平行」,在「偏好设置 - 组织」中可以修改成「顺序」。

三种列表对应了实际生活中常见三种类型的事情,在 OmniFocus 中,三者的差别不仅体现在定义上,更重要的事三种列表显示动作的逻辑也不同,我们在下一章中会详细的介绍。

在创建时你可以直接创建三种不同类型的项目,也可以在检查器中修改项目的类型。

动作组的类型和项目基本一致,但是少了单个动作列表。动作组可以设定为顺序或者平行,并且能够和项目本身的类型不一致。还是前文中提到的去佛罗伦萨旅游的例子,项目为平行顺序,但「定境内火车票」这个动作组可以设定为顺序,先预定了前一个城市的火车票后,才能知道下一趟火车的行程时间。

厘清优先级

一项任务可以在不同维度中进行分类,那么在同一标签中,并列的几个动作该按什么顺序执行呢?这里我们就需要对动作的优先级进行设定。

在 OmniFocus 中,可以对动作进行「标注」,已标注的动作就会显示出橘色的旗帜标记。不同于其他任务管理应用可以对任务的优先级做多个级别的划分,OmniFocus 中的标记只有「已标注」和「未标注」两种状态,所以当某个动作相比同项目内的其他动作,是需要优先处理的,那么它就应该被标注起来。

那我们该如何挑选出应该标记的动作呢?非常出名的四象限法,将任务划分成了四类:

  • 重要且紧急
  • 重要不紧急
  • 不重要但紧急
  • 不重要也不紧急

重要且紧急的事不用过多讨论,难点在于,对「紧急不重要」和「重要不紧急」两类事合理排序。

紧急的事会带给人焦虑感,让人不得不想着赶紧处理掉,而有些重要的事,可能当前从时间维度上看,并不给人一种需要马上做的压迫感。所以很多人会错误地判断,应该先处理「紧急不重要」的事。

例如双十一或者黑五时,各类电商都有优惠活动。只有二十四小时,错过了要等下一年了。那是不是就说明「淘 XX 优惠商品/应用/游戏」就比「审核下周一例会的 PPT」要优先处理呢?

很明显不是的。「淘 XX 优惠商品/应用/游戏」作为一个消费动作,属于「紧急不重要」,而周五执行「审核下周一例会的 PPT」的时候,属于「重要不紧急」。

如果周五下午都再为周六的双十一刷各种优惠信息,把工作任务推倒周末,而周六又出门和朋友社交,这项任务到了周日就变成「重要且紧急」。很多时候我们就按这样错误的顺序去做事,最后让事情都变得紧急起来,陷入了越忙事越多,事越多越忙的怪圈。

所以我建议将「重要不紧急」标注起来,督促我们尽快完成它。「紧急不重要」通常会带有时间属性,OmniFocus 会通过其它方式来提醒你这类动作。

不仅在检查器中,在主大纲的也可以对动作进行标记。为了方便统一查看是否有哪些需要优先处理的动作或项目,在侧边栏中有专门的「已标注」界面,可以查看整个 OmniFocus 中被标注的任务。

厘清状态

这里的状态,指的是任务本身是否正在被执行。

动作的状态只有「活跃」和「已完成」,其实就是动作是否完成。一个活跃(未完成)的动作被打勾之后,状态会自动变为「已完成」。项目在此基础上还有「暂停」和「已丢弃」

调整项目的状态

尽管我们在使用一款任务管理工具,但有不少项目或主动或被动的不能继续进行下去,需要等待一段时间后再决定是否继续进行。例如我每次放假回国期间,我都会将类似清理房间这样的项目设定为暂停,被暂停的项目中的动作就被变为不可用的状态。

而有的项目在暂停后决定不再进行下去,例如我在 Coursera 上选过一些课,但是实际上了一两周后发现课程内容和预想的不一样,又或者正好这段时间内没有空余时间,就会选择将项目设定为已丢弃。和直接删除项目不同,被丢弃的项目依然在 OmniFocus 的数据库中。

当项目中的所有动作都完成时,项目不会立刻消失,你需要手动勾选一下项目,将它标为已完成,以防有的时候项目只是暂时没有动作,而不是真的已经完成的情况。当然你也可以在项目属性中勾选「完成上一个动作时完成」(见上图中编号 2 处),这样当项目中没有动作时,项目自动被标为已完成。

厘清日期

除了地点,时间也是限制动作发生的重要因素,通常也是最明显的因素。

调整日期属性

最常见的便是一个动作的截止时间,即在这个时间点前一定要完成。例如我给少数派写稿时设定的交稿时间,学习中交学期报告的时间,这些时间点都是被严格限制的,没出什么意外是不能越过的。在 OmniFocus 中的「截止」就与之对应。

而相对有着明确含义的截止时间,一个动作或者项目的开始时间则复杂的多。它既可以指动作「能够」开始被执行的时间,也可以指动作「必须」开始执行的时间。后者最常见的例子是某节课的时间或者会议进行的时间。但这种任务其实并不能被管理的,因为它不可能根据我们的安排而改变,这类任务应该被放进日历而不是任务管理工具。

而 OmniFocus 中的「推迟至」其实指的是动作「能够」开始被执行的时间。「推迟至」这个糟糕的翻译,加上本身开始时间这个概念就容易有歧义,让不少人一直顾名思义,产生了误解,以为它是在动作没有完成时,设定成下一个必须开始执行的时间。

我们用一个实例来理解「推迟至」这个设定。从 7 月 1 号到 8 月 31 号网上开放申请国家级科研项目,也就是说,7 月 1 号之前,类似「整理所要提交的材料列表」、「填写网上申请表格」这样的动作,都只能在 7 月 1 号之后才能开始执行,那么这些动作的开始日期,即 OmniFocus 中的推迟至应当被设定为 7 月 1 日。

粗看 OmniFocus 这样的设定起不到督促我们完成任务的效果,但实际上是更贴合现实的。

我们再多举几个例子来理解下 OmniFocus 中的「推迟至」时间:

  • 今年春运火车票从 1 月 3 号开始预售,那么「买过年回家火车票」这个动作的推迟至时间就应该是 1 月 3 号。
  • iPhone XS Max 的可预购时间是 9 月 27 日,「买 iPhone XS Max」只能在这个时间之后进行。
  • 家里有老人需要定期上医院复查,一次检查完成后下一次「去医院检查」的推迟至时间应该是根据医嘱确定。

从这些例子中,希望大家再次体会到「动作能够开始被执行的时间」这一概念。

在 OmniFocus 中我们还可以预估动作的所需时间,保证在设定的时间段内(推迟至到截止时间)有充足的时间。例如预计两小时完成设计初稿的最后定稿,就可以在「预计持续时间」一栏填上两小时。

在检查器中还可以填写动作的完成时间,实际上当我们完成任务打勾时,应用会自动填写。

厘清重复

「重复」是一个特殊的动作属性,它某些动作完成后时,是否会重新出现。

OmniFocus 3 的一大改进就是优化了重复动作的设置方式,OmniFocus 2 中先选定重复类型,再进行设定重复间隔的交互让很多人十分茫然,不知道如何下手。而在 OmniFocus 3 中,重复属性的设置用一种「一问一答」的方式进行。

是否设置重复间隔?

如果这个动作是需要重复的,就可以勾选「重复间隔」选项。选中后会出现不同的间隔方式。

设为重复动作

重复间隔是多久?

在 OmniFocus 3 中可以以小时、天、周、月和年为单位设置重复间隔。其中以小时、天、和年为单位时,设置方式比较简单,直接填写数字即可。而周和月为单位时,重复间隔可以设置的非常灵活。

设置重复间隔

将重复间隔设为「 周」后,下方面板的就会变成可选的状态,可以用一周中的某几天为单位为间隔。例如周三和周六早上为了运动我要带球鞋出门,这个动作就没有固定的时间间隔,将重复间隔选为周三和周六其实是最合理的。

将重复间隔设为「月」后,还可以选择「月中的一天」或者是「周中的一天」。「月中的一天」的用法类似「周」,指定一个月中的某几天重复。例如每月的前三个工作日是交房租的日子,「交房租」的这个动作的重复间隔为 1 个月,设置为 1 号。

而「周中的一天」则适合那些与周数相关的任务。例如我会在一个月的第一个周六统计上个月的生活开支,所以「规划月度开支」这个动作设为每月的第一个周六。这里的选择非常灵活,可以设置为任意一周的任意一天。

重复间隔什么时候生效?

其实前两个问题已经完成了对重复任务的设置,不过现实生活不会如此完美。如果一旦出现逾期(或提前)完成动作的情况,重复日期该如何计算呢?

在 OmniFocus 中有两种方式计算重复日期:完成和已分配日期。

设置重复间隔生效时间

「完成」意味着无论距上次设定的时间多久,下一次动作的日期,是在完成动作日期的基础上,加上间隔时间。例如「理发」的重复间隔被设定为三周,那么就是这个动作在完成时,再推迟三个星期。

「已分配日期」意味着下一次的日期设定是严格按间隔累加的。例如每周五下午我会填写工作时间表,于是给「填写工作时间表」这个任务重复间隔设定为一周,并且设定为周五。假设某周我周六才想起来填写时间表,勾选完成任务后,OmniFocus 依然会将日期设定为下周五,而不是在周六的基础上累加一周。

至此一个重复动作所需要的设计就完成了。值得一提的是,重复间隔的设定非常灵活,你可以通过多种方式来设定。

而动作被完成后,自动生成的动作会根据你的设定,修改「推迟至」时间或者「截至」时间。如果你只设置了其中的一项,则修改一项;如果两个时间都设定了,自然同时修改。

任务清单:

  • 逐个厘清项目中动作的优先级、状态、日期和重复属性;
  • 如果有动作的状态你不知道该如何厘清,在评论中分享出来。

写在下一章之前

本章是教程中篇幅最长的一篇,也是新概念最多的一章。但回过头看,我相信这一章也是收获满满:

  • 了解了如何用项目组织任务;
  • 了解了如何用标签分类任务;
  • 了解了如何在 OmniFocus 中设定动作、动作组、项目的属性。

搞明白了这三点,你就能对任务进行厘清整理,并明确了每个任务应该在体系中处于什么位置。

当然任务管理并不是安慰剂,我们不会止于将它们整理整齐。接下来,我们要将任务从 OmniFocus 中「拿出来」。

我们下一章见。