经过收集这一步，本来漂浮在我们脑中，让我们无法专心工作，在关键时刻却又经常遗忘的任务，已经被转换成收件箱中的动作。

但千万不要被收件箱中的一长串的任务给迷惑了。任务清单看似已经成型，我们似乎只用照着一条条做就行了。但实际上这些任务：

• 是可以单独完成的动作，还是需要一连串的步骤？
• 是当前立即就做，还是推迟到某个特定的日期？
• 是优先于其他任务去做，还是在某个地点才能完成？
• 是会定期重复地完成它，还是只需要完成一次？
• ……

对于这些问题，我们暂时还没有思考过。

OmniFocus 不会教你如何完成这个任务，它的作用是在于找出当下该做的事情。而想要达到预想的效果，就必须将它们组织成一个与现实对应的任务存储体系，并厘清动作的属性。

在 OmniFocus 中组织任务

就像你在图书馆看到摆得整整齐齐的书架一样，收集到的任务不能只是罗列在收件箱中，还必须根据它们的类型，被有序地组织在一起。

是动作还是项目？

现在，请你打开你的收件箱，准备开始清理它。假设你是一个淘宝店主，先来看一个收件箱中典型的几项动作：

• 和合伙人讨论下季度的销售预期
• 检查仓库存货的情况
• 修改双十一活动的 banner 图
• 为搬家找新房子

当你按着列表的顺序去一一实现，会发现前面几项任务要做什么自己非常明确，基本能在一天内完成。而这最后一项，却让你一时摸不着头脑，不知道是应该直接找房屋中介，还是自己上网先搜索一下。即使开始行动了，约到了看房日期，却不知道该不该把这项任务打勾标为完成。

在收集动作时，强调快速地收集任务。其中的隐患在于：在收集时来不及仔细辨别，错把动作当项目，或者简单地把一个项目当做动作放进收件箱中。

动作有着单一的目标和清晰的完成方式，通常情况下不可再细分。它是 OmniFocus 的最基本的、不可再分的元素。「动作」一词是直译于 OmniFocus 英文版中的「Action」，其实就是中文语境下的任务或事项，它可以是一个日程提醒，或者待办事项。有待我们去完成的事，都可以算作动作。在收集时我们强调标题是「动词 + 名词」的格式，其中这个动词，应该是不可再分的动作。

而项目完成所需要的步骤，比单一的动作要复杂，通常需要我们在不同的环境下做多步任务才能完成。例如：

• 为搬家找新房子。其实「找房」可以被分解成「打电话联系房屋中介」、「上找房网站发布信息」和「打探中心城区平均房价」等动作。
• 写二十页的学期论文。通常写学期课程论文都要经过「和教授约面谈时间」、「确定课题范围」，还有「收集相关论文」等动作。
• 参加课程的田野调查。虽然有老师会负责安排，但自己仍然需要完全「确定田野调查的车票和住宿」、「约小组成员确定田野调查课题的主题」等事情。

项目和动作不是互相对立的关系，「动作」是项目的组成单元。项目是我们对一些任务的归纳，它更像是任务的终点。从起点到终点是由一步步的动作最终完成的。

区分项目与动作的办法

那么我们到底该以什么标准去区分，一件任务是项目还是动作呢？

根据分类的标准非常简单：这个任务可不可以被细分成几个单独的任务？

对于已经上班的读者，出差肯定是必不可少的了。看似「去某地出差商定合同」可以被当成动作放进 OmniFocus 中，其实仔细想想，出差的过程可以被分成好几个单独的任务：准备见客户的资料、和客户商定会面时间、确定车票和酒店、报销差旅费等等。这样一看，出差更应该被当作项目而非动作。

在尝试拆分项目时，一定要牢牢把握「单独」这个词的含义。「单独」意味着，项目内的几个动作，是空间上，或者时间上不连续的。否则，就要思考下是否有必要把这个任务当作项目拆分。例如在公司要报告上个月的项目进度，需要做一个 PPT。这个任务是项目还是动作呢？

乍看之下，「做项目报告 PPT」这个任务可以再细分成「准备工作成果截图」、「排版文字和图片」、「检查重要的项目数据」等等步骤，但其实「做项目报告 PPT」这个任务可能全部耗时不超过一两小时，这几个步骤通常我们会一气呵成，没有必要中间隔个半天再进行下一步。也就是说，它在时间上是持续发生的，「做项目报告 PPT」应该被视为一个动作，而非项目。

而「写二十页的学期论文」这个任务，看似和「做项目报告 PPT」一样可以当作动作，但实际上很少人是一口气从初稿到排版打印是一口气完成的。如果遇上教授出差之类的事，可能要等上几个星期才能「和教授约面谈时间」和「确定课题范围」，之后去图书馆才能「收集相关论文」。它在时间和空间上都很难连续的完成，所以它应该被当作项目，而非动作。

如果任务可以被细分为多个单独的步骤，那么应该视作项目。把握住这一点，就能清晰地区分项目和动作了。

创建项目

现在，请将目光集中在收件箱上，我们根据上面说到的分类方法，要开始将收件箱中的动作一项项进行厘清，将属于项目的任务移到项目视图中，将动作移到相应的项目中。

和动作不同，我建议项目名只使用名词。因为通常它要由好几项任务完成，很难使用合适的动词。而且通常现实生活中，项目名也都是名词。

记住，一旦开始对一个动作进行厘清，就不要再把它放回收件箱。放回收件箱不仅会让收件箱持续处于塞满的状态，更危险的是，在反复纠结中失去了厘清任务的动力。收件箱最终成了垃圾场。

在收件箱中创建项目

在收件箱中，有两种方式可以创建项目。

在 Mac 和 iOS 应用中，添加动作时都可以通过菜单选择项目。此时如果搜索一个关键词，而又没有相应项目，就可以在这里直接创建一个新的项目。

另外一种方式更为直接：如果认为收件箱中有一项直接可以作为项目，就将它选中后拖到项目图标上，它就自动转换成为一个项目。

而在 iOS 上，在编辑动作的界面中「转换为项目」按钮，可以将动作转换为某个文件夹下的项目。

在项目中创建项目

OmniFocus 中的项目视图，专门是用来管理项目的。

添加项目要先在界面侧边栏中，选中「项目」。通过菜单栏中的「文件 - 添加项目」⇧Shift-⌘Command-N，即可添加项目。

在项目视图的工具条下方有 + 按钮，通过它可以创建三类项目 （而通过菜单按钮只能创建其中的一种：平行项目）。在下文我们会解释这三类项目的不同，这里你只需要知道这也是一种创建项目方式即可。

和在 Mac 中类似，在 iOS 中也可以通过新建项目按钮创建项目。

当你创建好一些项目后，就可以把动作移到项目中。在任意界面时，通过动作的检查器（iOS 上则是动作的编辑界面）中的项目，就可以选择项目。如果项目较多，可以通过搜索找到项目。或者直接拖动动作到你想指定的项目中。

OmniFocus 中的文件夹

项目与动作是我们将任务抽象后的结构，任何任务，本质上都是有一连串动作组成的项目。项目之间的差别，无非复杂度大小而已。

在 OmniFocus 中，为了更方便地组织和管理项目，衍生出了文件夹的概念。它是多个项目的集合。文件夹映射着每个人都在社会中承担了不同的角色。依据角色的不同，可以划分我们的生活。

例如我首先是学生，但业余时间会在少数派写稿，除此之外不时还会有旅行、学习外语或者 Coursera 课程这样的任务。这些来自不同环境的项目，就可以用文件夹来分类。每一个文件夹对应着一个生活领域。在 OmniFocus 中，我就创建了的相对应的「主业」、「生活」、「兴趣」文件夹来对应这三个角色。

不同的人生活的重心自然有所侧重。学生会在学习上花更多时间，上班族自然是侧重于工作。有时对于自己生活中最重要的部分，一个文件夹还会显得过于宽泛，所以 OmniFocus 还支持嵌套文件夹。例如「学习」下可以分为「专业知识学习」和「业余兴趣学习」。前者放专业课程，学一门二外或者摄影之类的则属于业余兴趣学习。

创建文件夹

在 OmniFocus for Mac 的项目视图中，底部的 + 出了可以创建项目，还可以添加新的文件夹。当然通过菜单栏「文件 - 新建文件夹」也可以创建文件夹。创建后文件夹会显示在项目的工具条中，通过拖动即可将项目整理进文件夹。

而在 OmniFocus for iOS 中，同样是在项目视图中，左下角有专门的按键用来创建文件夹。

创建完文件夹后，在项目的编辑界面，就可以通过「移动」，将项目移到文件夹中。

为复杂项目而生的动作组

前文我们仔细区分了动作和项目，将动作定义为「有着单一的目标和清晰的完成方式」。不过请你看看下列几个任务，先思考下它们是属于项目还是动作：

• OmniFocus 教程第三章；
• 组织三号楼的混凝土浇筑；
• 重新设计网页的信息流。

如果当作动作，似乎这些任务很难直接完成，都可以细分成多个独立的步骤，例如组织混凝土浇筑可以分为安排混凝土搅拌车、安排工人排班等；如果它们显然也不能算是一个独立的项目，因为它们被包含在一个更大的项目中，例如重新设计信息流属于开发新版网页。

这类项目中的阶段性任务，在 OmniFocus 中被定义为项目组。为了让它们变得可以执行，应该考虑进行进一步拆分。

我为了申请学校，需要一次性准备好七份个人证件和材料。但这些材料需要去不同的机构办理。所以我并不是简单在 OmniFocus 添加一个「准备材料」的动作，而是将其视为「申请学校」项目中的一个动作组。根据机构的开门时间分成三个动作，接下来的三天每天去取当天能拿得的材料，完成相应的动作。

在 OmniFocus 中没有专门的按键用于创建动作组，在任务大纲栏中，它看起来和动作并无差异。在 Mac 中，你只需要将动作拖拽到另一个动作中，就会自动形成一个动作组。

在 iOS 中，还是在动作的编辑界面，通过「移动」来形成动作组。

OmniFocus 中的任务体系

至此，我们已经了解了 OmniFocus 中四种任务的类型：文件夹、项目、动作组、动作。

通常情况下「文件夹」→「项目」→「动作组」→「动作」这样四层，已经能够将一个任务细分下来。但是对于某些极其复杂的任务，只有一层动作组，可能并不能把任务细分到可执行的动作。

所幸 OmniFocus 是支持动作组的无限嵌套的。你完全可以根据自己的需要，不断细分自己的任务。

但反过来，无限嵌套也是个「温柔的陷阱」。不少人喜爱 OmniFocus 的这个特性，于是会过度的细分自己的任务。这样一来会让你的任务列表显得「臃肿」，好像事情多的忙不过来；二来层级过多，过于复杂，既不利于之后再查看列表，也不利于稍后制作过滤。

在 OmniFocus 中分类任务

OmniFocus 3 中最受关注的变化，无疑是 OmniFocus 2 中的上下文变成了标签。在功能性上，两者并无差别，但改变在于：一个动作（或项目）可以被分配多个标签，这就使得标签的用法完全不同于上下文。

标签意味着什么

在 OmniFocus 2 中，上下文是动作发生的场景，只有在当前这个场景（上下文）中，这个动作才能被执行。 而且每个动作，我们都只能选择一个上下文，所以在给动作分配上下文时，都是把场景范围限定尽量小。

这样设计就使得设定和分配上下文变成一件非常考验功力的事情。现实中的一件任务，通常在空间、时间、资源上有着多重属性。例如旅行计划中的「预定酒店和景点门票」，在空间上它属于「家」，设备上的它需要「手机」，它不属于重要的工作，你可能想在「空闲时间」在去处理它……

这样去从不同的视角看待任务，就可以建立出不同的分类标准，在 OmniFocus 中就可以将这些分类标准映射为标签。

从本质上看，项目层级也是一套标签，它分类动作的标准就是项目的从属关系。但是它是我们最常接触的一套分类标准，类似电脑中的文件夹，所以被单独拿出来用于组织任务。

如何建立标签

既然已经明确标签的作用是分类任务，那具体应该怎么做呢？以我自己使用的标签为例，根据任务的不同纬度，用标签建立了五套分类标准：

这五套标签分别代表了完成一项任务所需的客观条件。

地点

决定何时完成一项任务，地点往往是最重要的影响因素。

在我的实践中，最常用的肯定还是「家」、「Haspel （学校）」和「Jülich （工作）」三个标签。这三个标签基本涵盖了生活、学习、和工作领域的任务，而且很少有任务在这三个标签之间交叉。

工具

完成任务需要的工具，往往也限制了任务的执行场景。

如果我是在通勤路上，那么只有标签「Phone」里的任务可以进行；到了能安稳地拿出 MacBook 的地方，例如图书馆、办公室，就查看下标签「MacBook」中的任务；有些任务需要使用 Windows 下的软件，就将它放在标签「Windows」中

时机

在《深度体验 OmniFocus 3》这篇文章中，就有读者问到我的标签列表中的「outPomo」、「inPomo」是什么意思。

在《经过 1700 个番茄时间，番茄工作法改变了我什么》中，我介绍到我会使用番茄土豆这个工具践行番茄工作法（Pomodoro），标签中的「Pomo」，正是代表番茄时间的意思。

OmniFocus 中管理着我们需要完成的所有任务，但并不是每个任务，都需要你集中精神去完成。例如洗衣服、理发、订机票这种事，对执行时的注意力要求并不高，所以我将它们打上「outPomo」的标签，在完成它们时并不使用番茄工作法。相应地，有些任务是需要我高度集中注意力去完成，例如重构代码、学学期报告。这些任务自然属于「inPomo 」，在番茄时间中完成。

通过这样的分类，可以让我更清晰地将一天中的不同时间段，分配给不同的任务。经过长时间番茄时间的统计观察，我发现自己在一天内能完成的番茄时间个数是由上限的。于是尝试践行「过晚饭不 Pomo」的准则，一是督促自己在白天尽量提高效率，不要将重要的事拖到晚上；二是本身晚饭过后的时间，经过一天的学习与工作，我的精神处于比较低效的状态，不适合处理重要工作，将它归置出来用于看一些资讯或者长文章，更符合自己的生理规律。

请记住，时间不是平等的。有的属于优质时间，有的适合用来刷剧。当然要说明的是，每个人的生活规律不同，对待时间的态度也不同，所以我的习惯只能给各位作为参考。如果你不使用番茄土豆，也可以使用类似的标签。例如将专注的工作时间用「Focus」标签来表示，将临近下班的时间打上「Low Power」标签。总之最终目的是，以自身的精神和身体状态来分类任务。

类型

除去地点、工具和时机，任务的类型和状态也是分类动作的两种方式。

前文说到动作组与动作在外观上别无两样，为了明显地区分两者，更为了方便之后自定义筛选动作，我还是创建了「Goal」与「Task」两个标签。「Goal」对应着动作组，「Task」则是对应动作。

日常中常见的一类任务就是事项提醒，例如双十一抢购、定时吃药等时间属性非常严格的任务。在 OmniFocus 2 中缺乏自定义通知功能，所以我并不推荐在 OmniFocus 中，通过设置截至时间等方法来实现通知功能。

在 OmniFocus 3 中，新增了自定义通知功能，方便管理提醒类事项。所以我专门设置了一个「Reminder」标签，来管理这类项目。这个标签的另一个作用是，目前 OmniFocus for Mac 上并不能设置自定义通知，所以我可以在 OmniFocus for iOS 中找出这类任务，再给它们加上自定义通知。

状态

动作是不可再细分的任务，多数情况下，它不需要像看板一样，设置「待办」、「进行中 」等状态。我设置的「Paused」和「This Week」，是根据我自己的需求来设置的。

在收集的时候我们强调，要尽可能全面的收集任务，这时通常会忽略任务是否需要立刻执行。例如我在收到 OmniFocus for the Web 的测试邀请后，就将「Test OmniFocus for the Web」当作动作放进「少数派写作」项目。但是时间安排上，我并不准备立即开始写这篇文章，于是就给它打上「Paused」标签。

值得一提的是，项目在 OmniFocus 是可以设置为暂停状态的，不需要使用标签。在下文项目的属性中我们可以详细了解。

最后要介绍的「This Week」标签，这也是源自为自己的需求。在 《深度体验 OmniFocus 3》一文中已经有所介绍。

我通常按照一周的时间间隔来计划项目。在 OmniFocus 3 中，我将预计这一周内要完成的动作加上了一个「ThisWeek」的标签。在 OmniFocus for Mac 专业版中的预测视图中，有一个不起眼的新功能：用户可以自行设定一个标签，带有该标签的动作会显示在预测视图中的「今天」一栏中。借着「ThisWeek」标签，预测视图成为了「本周待办」。结合它本身的日历视图，每天早上只需要查看一次预测视图，就能确定一天的工作与学习任务。

需要说明的是，OmniFocus 本身已经实现了通过类型和状态来分类任务，例如文件夹、项目、动作组和动作这一套，就是根据类型来分类。所以我只是用标签来补充。在下一章，我会介绍如何将 OmniFocus 自带的特性与这些标签相结合起来使用。

创建与分配标签

创建标签和创建项目类似，在标签视图的工具条下方有 + 按钮，用来添加新的标签。当然也可以像添加项目一样，在检查器中的上下文下拉菜单中搜索，如果没有则可以直接创建。

标签建立之后，可以通过拖动标签嵌套。在任务大纲栏中，可以查看每个标签里的动作。暂时没有被分配标签的动作，被归类在「无标签」一类中。在任务大纲栏，或者检查器的标签一栏中，可以给动作分配标签。

在分配标签这一环节，我采用的原则是：

• 单个维度内（尽量）只给动作分配一个标签；
• 每个维度都赋予动作一个标签；

怎么理解这两条原则呢？以「完成 OmniFocus 3 教程第三章」这个动作为例：

1. 地点维度：添加「家」标签；
2. 工具维度：添加「MacBook」标签；
3. 时机维度：添加「inPomo 」标签；
4. 状态维度：添加「This Week」标签；
5. 类型维度：添加「Task 」标签。

用标签我建立了五套分类任务的标准，每个维度内的标签应该是互斥的。比如地点的选择上，就只选择「家」，而不同时选择学校、家。这样做的目的在于明确完成这个动作的场景，到了相应的场景中就督促自己立刻执行。而不会出现到了学校想着「回家再去做吧」，回到了家想着「明天在学校有时间在做就行了」的拖延现场。

当然从逻辑上说，有些任务确实是能在一个维度内被分配多个标签的。写稿的工具既可以是 MacBook，也可以 iPad。所以我并不是在追求绝对还原现实，而是自己规定了一种使用方式。各位读者也可以按自己的习惯来设定标签。

而给动作赋予每个维度中的一个标签，则是尽可能厘清动作的属性，方便之后在标签视图中查看任务。当然更重要的是在自定义标签中筛选动作，我们会在第四章中讲到这方面的使用。

标签的状态

在标签视图中点击标签，可以在检查器中看到标签有三种状态：活跃、暂停、已丢弃。

默认情况下标签是活跃状态。当你暂时不使用某个标签，例如我在德国期间，可能就不会使用「国内」，就可以将它设置为暂停，标签下的动作也会变为暂停状态。在筛选动作时，标签和动作的状态会是很有用的筛选条件。「已丢弃」状态效果和删除类似，会立刻从标签视图中消失，所以要谨慎使用。只有当你确定不再使用这个标签时，再将它设为已丢弃。

给标签添加地理信息

对于标签很重要的一类应用实例，就是利用空间维度来筛选任务。说直白点，就是根据你所在的位置显示相关的动作。

添加地理信息

在 Mac 上只能用名字来表示位置，在 iPhone 则可以直接为这个上下文附上地理信息。在 iOS 版 OmniFocus 中，进入标签的编辑状态，就能看到「位置」选项。OmniFocus 一共提供六种方式来确定你想赋给上下文的地址:

1. 此处：通过定位获取即时地址
2. 任何地点：顾名思义，它意味无限制地点，动作处于任何地方都可以执行
3. 搜索：可以通过搜索获得地址。
4. 地址：直接输入精确地址
5. 联系人：获取系统通讯录应用中的联系人地址（如果有的话）
6. 大头针：像谷歌地图一样，在地图上用大头针确定地址

第一种方式是我最常用的确定地址的方式，用起来非常简单方便。搜索和输入地址这两种方式，当你不在想设定地址时可以使用，不过如果不是常去这个位置，其实也没必要单独给这个地方创建标签。第五六种方式不太常用，毕竟很少人会在通讯录中特意给联系人添加地址信息，大头针确定地址的方式也不够方便。

在 iOS 上不仅可以添加地理信息，更有专门的「附近」视图，所有有位置信息的标签，被赋予给动作之后，动作就会显示在「附近」中。

厘清任务的属性

所谓「属性」一词听上去玄之又玄，其实就是把任务放回生活实际中，去思考它何时完成（When）、在哪完成（Where）、分几步完成（How）等等这些常见的问题。当我们把这些问题想清楚了，也就做到了所谓的厘清。

其实仔细观察 OmniFocus 3 中的检查器，就知道对于一项任务，有哪些属性需要我们去厘清。其中的标题、附注、项目、标签我们已经完成。剩下就要对状态、日期、重复进行厘清。

厘清项目的类型

之前在项目视图中，我们都是将动作像一张真实的清单一样，平铺在任务大纲栏中。但其实 OmniFocus 中有更丰富的设置，对应现实中的项目类型。在项目的检查器可以看到，项目的类型被分为平行、顺序和单个动作列表。

平行项目最为常见，项目内的动作之间并没有严格的先后顺序，例如「回到佛罗伦萨去信仰之跃兼旅游」这个项目，其中的「预定酒店」和「在地图上标出要信仰之跃的景点」等事没有明确的先后，这个项目就应该被设置为平行。

而顺序项目故名思义，项目内的动作互相有关系，要按照一定的顺序来完成。同样是旅游，但是去英国旅游我就必须先预定机票和酒店，再去申请签证。这种项目就应该被设定为顺序项目，完成前一个动作后才显示下一个动作。

而单个动作列表其实更像是备忘录，动作之间互相没有关系，甚至不能称之为一个项目。最好的例子是我前文中提到过的「琐事」，例如买打印纸之类的，没法归类到特定项目中的动作，放进这样的单个动作列表其实更符合实际。

如果不是特定选择，新建的项目类型会被默认设置成「平行」，在「偏好设置 - 组织」中可以修改成「顺序」。

三种列表对应了实际生活中常见三种类型的事情，在 OmniFocus 中，三者的差别不仅体现在定义上，更重要的事三种列表显示动作的逻辑也不同，我们在下一章中会详细的介绍。

在创建时你可以直接创建三种不同类型的项目，也可以在检查器中修改项目的类型。

动作组的类型和项目基本一致，但是少了单个动作列表。动作组可以设定为顺序或者平行，并且能够和项目本身的类型不一致。还是前文中提到的去佛罗伦萨旅游的例子，项目为平行顺序，但「定境内火车票」这个动作组可以设定为顺序，先预定了前一个城市的火车票后，才能知道下一趟火车的行程时间。

厘清优先级

一项任务可以在不同维度中进行分类，那么在同一标签中，并列的几个动作该按什么顺序执行呢？这里我们就需要对动作的优先级进行设定。

在 OmniFocus 中，可以对动作进行「标注」，已标注的动作就会显示出橘色的旗帜标记。不同于其他任务管理应用可以对任务的优先级做多个级别的划分，OmniFocus 中的标记只有「已标注」和「未标注」两种状态，所以当某个动作相比同项目内的其他动作，是需要优先处理的，那么它就应该被标注起来。

那我们该如何挑选出应该标记的动作呢？非常出名的四象限法，将任务划分成了四类：

• 重要且紧急
• 重要不紧急
• 不重要但紧急
• 不重要也不紧急

重要且紧急的事不用过多讨论，难点在于，对「紧急不重要」和「重要不紧急」两类事合理排序。

紧急的事会带给人焦虑感，让人不得不想着赶紧处理掉，而有些重要的事，可能当前从时间维度上看，并不给人一种需要马上做的压迫感。所以很多人会错误地判断，应该先处理「紧急不重要」的事。

例如双十一或者黑五时，各类电商都有优惠活动。只有二十四小时，错过了要等下一年了。那是不是就说明「淘 XX 优惠商品/应用/游戏」就比「审核下周一例会的 PPT」要优先处理呢？

很明显不是的。「淘 XX 优惠商品/应用/游戏」作为一个消费动作，属于「紧急不重要」，而周五执行「审核下周一例会的 PPT」的时候，属于「重要不紧急」。

如果周五下午都再为周六的双十一刷各种优惠信息，把工作任务推倒周末，而周六又出门和朋友社交，这项任务到了周日就变成「重要且紧急」。很多时候我们就按这样错误的顺序去做事，最后让事情都变得紧急起来，陷入了越忙事越多，事越多越忙的怪圈。

所以我建议将「重要不紧急」标注起来，督促我们尽快完成它。「紧急不重要」通常会带有时间属性，OmniFocus 会通过其它方式来提醒你这类动作。

不仅在检查器中，在主大纲的也可以对动作进行标记。为了方便统一查看是否有哪些需要优先处理的动作或项目，在侧边栏中有专门的「已标注」界面，可以查看整个 OmniFocus 中被标注的任务。

厘清状态

这里的状态，指的是任务本身是否正在被执行。

动作的状态只有「活跃」和「已完成」，其实就是动作是否完成。一个活跃（未完成）的动作被打勾之后，状态会自动变为「已完成」。项目在此基础上还有「暂停」和「已丢弃」。

尽管我们在使用一款任务管理工具，但有不少项目或主动或被动的不能继续进行下去，需要等待一段时间后再决定是否继续进行。例如我每次放假回国期间，我都会将类似清理房间这样的项目设定为暂停，被暂停的项目中的动作就被变为不可用的状态。

而有的项目在暂停后决定不再进行下去，例如我在 Coursera 上选过一些课，但是实际上了一两周后发现课程内容和预想的不一样，又或者正好这段时间内没有空余时间，就会选择将项目设定为已丢弃。和直接删除项目不同，被丢弃的项目依然在 OmniFocus 的数据库中。

当项目中的所有动作都完成时，项目不会立刻消失，你需要手动勾选一下项目，将它标为已完成，以防有的时候项目只是暂时没有动作，而不是真的已经完成的情况。当然你也可以在项目属性中勾选「完成上一个动作时完成」（见上图中编号 2 处），这样当项目中没有动作时，项目自动被标为已完成。

厘清日期

除了地点，时间也是限制动作发生的重要因素，通常也是最明显的因素。

最常见的便是一个动作的截止时间，即在这个时间点前一定要完成。例如我给少数派写稿时设定的交稿时间，学习中交学期报告的时间，这些时间点都是被严格限制的，没出什么意外是不能越过的。在 OmniFocus 中的「截止」就与之对应。

而相对有着明确含义的截止时间，一个动作或者项目的开始时间则复杂的多。它既可以指动作「能够」开始被执行的时间，也可以指动作「必须」开始执行的时间。后者最常见的例子是某节课的时间或者会议进行的时间。但这种任务其实并不能被管理的，因为它不可能根据我们的安排而改变，这类任务应该被放进日历而不是任务管理工具。

而 OmniFocus 中的「推迟至」其实指的是动作「能够」开始被执行的时间。「推迟至」这个糟糕的翻译，加上本身开始时间这个概念就容易有歧义，让不少人一直顾名思义，产生了误解，以为它是在动作没有完成时，设定成下一个必须开始执行的时间。

我们用一个实例来理解「推迟至」这个设定。从 7 月 1 号到 8 月 31 号网上开放申请国家级科研项目，也就是说，7 月 1 号之前，类似「整理所要提交的材料列表」、「填写网上申请表格」这样的动作，都只能在 7 月 1 号之后才能开始执行，那么这些动作的开始日期，即 OmniFocus 中的推迟至应当被设定为 7 月 1 日。

粗看 OmniFocus 这样的设定起不到督促我们完成任务的效果，但实际上是更贴合现实的。

我们再多举几个例子来理解下 OmniFocus 中的「推迟至」时间：

• 今年春运火车票从 1 月 3 号开始预售，那么「买过年回家火车票」这个动作的推迟至时间就应该是 1 月 3 号。
• iPhone XS Max 的可预购时间是 9 月 27 日，「买 iPhone XS Max」只能在这个时间之后进行。
• 家里有老人需要定期上医院复查，一次检查完成后下一次「去医院检查」的推迟至时间应该是根据医嘱确定。

从这些例子中，希望大家再次体会到「动作能够开始被执行的时间」这一概念。

在 OmniFocus 中我们还可以预估动作的所需时间，保证在设定的时间段内（推迟至到截止时间）有充足的时间。例如预计两小时完成设计初稿的最后定稿，就可以在「预计持续时间」一栏填上两小时。

在检查器中还可以填写动作的完成时间，实际上当我们完成任务打勾时，应用会自动填写。

厘清重复

「重复」是一个特殊的动作属性，它某些动作完成后时，是否会重新出现。

OmniFocus 3 的一大改进就是优化了重复动作的设置方式，OmniFocus 2 中先选定重复类型，再进行设定重复间隔的交互让很多人十分茫然，不知道如何下手。而在 OmniFocus 3 中，重复属性的设置用一种「一问一答」的方式进行。

是否设置重复间隔？

如果这个动作是需要重复的，就可以勾选「重复间隔」选项。选中后会出现不同的间隔方式。

重复间隔是多久？

在 OmniFocus 3 中可以以小时、天、周、月和年为单位设置重复间隔。其中以小时、天、和年为单位时，设置方式比较简单，直接填写数字即可。而周和月为单位时，重复间隔可以设置的非常灵活。

将重复间隔设为「 周」后，下方面板的就会变成可选的状态，可以用一周中的某几天为单位为间隔。例如周三和周六早上为了运动我要带球鞋出门，这个动作就没有固定的时间间隔，将重复间隔选为周三和周六其实是最合理的。

将重复间隔设为「月」后，还可以选择「月中的一天」或者是「周中的一天」。「月中的一天」的用法类似「周」，指定一个月中的某几天重复。例如每月的前三个工作日是交房租的日子，「交房租」的这个动作的重复间隔为 1 个月，设置为 1 号。

而「周中的一天」则适合那些与周数相关的任务。例如我会在一个月的第一个周六统计上个月的生活开支，所以「规划月度开支」这个动作设为每月的第一个周六。这里的选择非常灵活，可以设置为任意一周的任意一天。

重复间隔什么时候生效？

其实前两个问题已经完成了对重复任务的设置，不过现实生活不会如此完美。如果一旦出现逾期（或提前）完成动作的情况，重复日期该如何计算呢？

在 OmniFocus 中有两种方式计算重复日期：完成和已分配日期。

「完成」意味着无论距上次设定的时间多久，下一次动作的日期，是在完成动作日期的基础上，加上间隔时间。例如「理发」的重复间隔被设定为三周，那么就是这个动作在完成时，再推迟三个星期。

「已分配日期」意味着下一次的日期设定是严格按间隔累加的。例如每周五下午我会填写工作时间表，于是给「填写工作时间表」这个任务重复间隔设定为一周，并且设定为周五。假设某周我周六才想起来填写时间表，勾选完成任务后，OmniFocus 依然会将日期设定为下周五，而不是在周六的基础上累加一周。

至此一个重复动作所需要的设计就完成了。值得一提的是，重复间隔的设定非常灵活，你可以通过多种方式来设定。

而动作被完成后，自动生成的动作会根据你的设定，修改「推迟至」时间或者「截至」时间。如果你只设置了其中的一项，则修改一项；如果两个时间都设定了，自然同时修改。

写在下一章之前

本章是教程中篇幅最长的一篇，也是新概念最多的一章。但回过头看，我相信这一章也是收获满满：

• 了解了如何用项目组织任务；
• 了解了如何用标签分类任务；
• 了解了如何在 OmniFocus 中设定动作、动作组、项目的属性。

搞明白了这三点，你就能对任务进行厘清整理，并明确了每个任务应该在体系中处于什么位置。

当然任务管理并不是安慰剂，我们不会止于将它们整理整齐。接下来，我们要将任务从 OmniFocus 中「拿出来」。

我们下一章见。