回望八年摸索路，效率之魂再出发｜年度征文

编注：本文是「少数派 2019 年度征文活动」的入围文章，本篇征文的投稿赛道为：效率有心得。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。

大多数人终究无法脱离工作和家庭而「独善其身」，我们需要正视一生中的各个阶段，在求学中接受考试，毕业后面临择业，工作中与团队为伍，生育后与孩子相处……

大学时期经历过「非典」，如今在「新冠」肆虐的「年假」中，已结婚育女的我也算是「见过世面」的人了。每个阶段都有着专属自己而又和身边的「大多数」相似的烦恼，但凡有点儿追求，我们都会希望自己能够从容应对。好在我们并不孤单，无数前辈在追求效率的道路上披荆斩棘，为我们探索出多种可能。

2012 年，正处在 GTD ¹ 折腾兴奋期的我，幸运地连续两篇文章² 入选褪墨年度最受欢迎名单，开启了我的疯狂折腾之路：逢人必推 GTD！在公司内开展了多次时间管理培训，手握 Palm、黑莓、安卓加 iPhone，在「工具误人」的道路上越走越远，现在看来，方向错误带来的影响居然持续了八年之久！

也许是近一个月的「特殊年假」给了我反思的机会，在充斥着揪心的疫况、勤奋的 DING、以及不满三岁女儿的缠绕下，我突然明白，好像这八年时间白折腾了。效率看起来是单纯的时间管理问题，实际属于一项系统性工程，在人生的不同阶段，需要不同的应对策略。请容我慢慢道来。

理解效率的本质

个人所理解的效率绝不仅仅是「单位时间内完成更多事」。

我所理解的效率是在自我满足的前提下有足够可自由支配的时间且不得不做的事尽可能的少。

首先，我们来谈一谈怎么才算「自我满足」，有的人容易满足，有的人志向高远。每个人都有自己的标准，甚至不同时期有不同的标准。也就是说，并不是可自由支配时间所占的比重越高越好，首先要满足自己的「生命品质」需要，然后再尽可能地增加可自由支配时间。

节省出的时间花费到哪儿好呢？我们不妨把时间当做投资，用在更有意义的地方，比如兴趣爱好、陪陪家人等，大前研一的《OFF 学，会玩才会成功》以及胜间和代的《时间投资法》这两本休闲读物³ 把时间「玩出了花儿」，可供我们参考一二。

亚伯拉罕·马斯洛的需求层次理论⁴ ，将人的五种不同层次的需求划分成三个等级：低层次需求（生理和安全需要）、中等层次需求（社会和尊重需要）和高层次需求（自我价值实现），我们可以借助这个模型梳理「自我满足」的标准，需要注意的是，需求层次理论只关注了需求之间的纵向联系，忽略了一个人在同一时间往往存在多种需求，梳理时要平衡各需求之间的关系。

无独有偶，弗雷德里克·赫茨伯格的双因素理论⁵ 也对工作场景下人的满意度影响因素有着深入的研究，这虽然属于人力资源管理的范畴，但对我们找到工作中不开心的源头非常有帮助。下图是相关调查结果的数据统计，下半部分为「保健」因素，上半部分为「激励」因素。

找到适合自己的那条路

俗话说，方向不对，努力白费。

我们已经大致了解了当前较为流行的两种衡量个人需求的模型，但很多时候我们并不知道自己真正需要什么，总是被时代的洪流裹挟前行。这时，我们可以先从「了解自己」开始。

盖洛普公司依托自身的咨询数据，编写了一本用于发现自身优势的参考指南《现在，发现你的优势》，书中把天赋称为才干（talents），才干是你天然产生并贯穿始终的思维、感觉或行为模式，才干、知识和技能合在一起就构成了你的优势。书内提供了优势识别器自测题（此处链接非官方提供，仅供参考），这是一套由180 道选择题组成的自动测试系统，填写完毕后，你会得到相对精准的优势主题（关键词）及改善建议，虽然给出的答案有一定机器翻译的味道，但足以帮助我们找到方向，进而通过发挥自身优势，打造出个人核心竞争力。

效率的基本功

了解需求，明确方向后，可能还是有些迷茫，这说明我们的基本功还没练到位，这时你可能会想要去得到、喜马拉雅之类的平台上寻找「速食补给包」，是的，人性就是喜欢速成。

只要你愿意追求本真，就会发现，其实改变自我真正需要的「外力」并不多，因为那些外力终究是别人消化吸收的结果，生搬硬套减疗效。毕竟我们不能指望通过一时半刻去弥补几十年积累下的不足。

调整好心理状态

焦虑低迷时，我们很难有什么作为。在尝试过多种方法后，我决定相信科学。「正念」作为一项提升个人心理健康和生活质量的技巧，市面上已有多部相关著作和训练课程，比如《正念的奇迹》《正念：此刻是一枝花》。

个人理解的正念是指「以开放的心态，专注体验当下的每一刻」。所谓开放的心态，是指不批判，包容地接纳不同的观点，求同存异。所谓专注，是指「认真」地对待当前正在做的事情，而不是在反复的「走神 -懊恼 - 收心 - 走神」的循环中煎熬。训练正念的核心在于慢下来，认真感受自己的呼吸等平时并不在意的地方，从而排除杂念。

当然，保持专注是有极限的，除了通过正念训练自己的专注力以外，可以使用番茄工作法⁶ 帮助自己调整好专注的「节奏」。我通常使用免费的 Just Focus 来实现，打开 App 后会自动开启一个番茄钟（每个番茄钟的时长不必局限于 25 分钟，可以根据自己习惯的精力状态设定），时间到了会进入锁屏状态，提醒你休息一下，如此往复，以帮助保持专注的状态。

图源：Just Focus 官网

调整好身体状态

健康的饮食和作息习惯是保持身体状态最重要的事，其次是根据自身特点养成日常健身的习惯。膳食营养以及健身已有非常成熟的方案，我们没必要重复造轮子，可以直接选取有资质的公司或个人提供的方案。

分享本人的成果：体重自大学毕业至现在的十几年间波动范围控制在 6 公斤，作为曾经的「手无缚鸡之力」人士，（曾）可以做到每天 90 个标准俯卧撑，每组做 30 个，中间间隔休息几分钟。不过，锻炼这件事，贵在坚持，如果停顿一段时间，成果还会原样还回去……

这里推荐一下平时收集的内容，方便需要的朋友参考：

膳食营养：微博 @营养师顾中一内容全面实用，输出稳定的营养师大 V（居然还是大龄青年心目中的女神高圆圆御用营养师），同时还是一位数码产品玩家。

医药健康：默沙东诊疗手册（网页版或手机 App），可以查询各种症状及药品的权威信息。

综合健身：主题：找到适合自己的健身方式。参考文章（来自少数派专业的作者们）：

偏胖人群：主题：减脂。参考文章：

偏瘦人群：主题：增肌。参考文章：不再当瘦猴——软件工程师 1 年的增肌经历

思维能力

我们常常说要独立思考，市面上也有极大丰富的思维训练类读物，内容良莠不齐。我读书少，自然没有全部看过，但通过实践也总结出了个人认为必备的几项思考能力（名字是自己起的，如有雷同实属巧合）：

思辨力：了解事物真相必备的能力，包括逻辑思考和批判性思考；
解决问题的能力：运用多元思维模型找到解决方案；
决策力：运用系统思考的方法在动态变化的环境中找到趋势和杠杆解。

思辨力

随着时代的发展，各种骗术、广告也在不断升级，这些“坑”也变得更加隐蔽、边界更加模糊，与有用的信息混杂在一起，难以辨别。就算没有遇到骗子，以当今营销人的水平，极易导致自己过早或过量的购买非必需品，说不定还会反过来感谢他们介绍给自己「这么好」的产品。

而逻辑思考和批判性思维能够让我们保持理性，避免虚假或低质量信息的骚扰。逻辑思考训练，推荐阅读《逻辑的力量》，与教科书相比，它更侧重于如何运用。对于掌握批判性思维能力，极力推荐阅读《学会提问》（原书第 10 版），一本足矣，提出好的问题，比得到答案更重要，当年在省图花了一个周末的时间抱着这本小书（当时还是原书第 7 版）一气读完，收获很多。

解决问题的能力

说起思维模型，相信很多人都会想到查理·芒格，比较流行的书籍是收集了查理·芒格公开演讲内容的《穷查理宝典》，里面包含了经典的二十多个的思维模型⁷ 。

个人理解这其实是披着思维模型外衣的「知识管理」用法，用一个个最佳实践指导我们解决问题。建议延伸阅读成甲的《好好思考》，其多元思维模型的核心是将各种具体问题抽象出通用的「基本问题」，借助不同行业解决问题的思路（思维模式），洞见事物的相似性并将得到的「跨界」知识纳入结构化的框架中以供使用。

系统思考

个人理解的系统思考，是以「整体」的视角看待问题，帮助你在动态环境下做出决策。彼得·圣吉的《第五项修炼》，丹尼斯·舍伍德的《系统思考》以及译者邱昭良博士的《系统思考实践篇》等著作是入门首选。

在学习系统思考的同时，建议配合使用相应的软件。Vensim PLE 是著名的系统动力学模拟软件的个人学习版，界面简陋但实用，可应用在系统思考实战中绘制各种「回路」，帮助找到杠杆点，以供决策参考。温馨提示：不要看到「系统动力学」就觉得高（难）大（入）上（门），实际配合系统思考方法使用起来非常简单，下图就是我在初学系统思考时做出的尝试：

再来看当时做的稍微复杂的图（年代久远难免有错漏，请见谅）：

是不是相对来说，更加容易找到关键点？

自我管理

自律即自由，有了良好的自我管理能力，才能够享受真正的自由。个人理解的自律，是指一个人在某个阶段有着强烈的动机去做一件事，自律就会自然形成，所以，请为自己设定伟大又合适的目标吧！

当然，方法还是要有的，具体可以参考《自控力》、《精力管理》这两本书。前者教给你科学地锻炼自己自控力的方法，后者通过纠正生活作息方式帮助你合理分配和保持自己宝贵的精力，还可以进一步阅读《高效能人士的七个习惯》（现在能买到的基本是重新包装涨价后的版本）。

知识管理

为什么我们必须掌握一定的知识管理技能呢？

因为，知识就是力量（笑）。当你遇到信息焦虑，学习效率低下，学过就忘，不会举一反三，高分低能等状况时，你会渴望问题得到解决，知识管理就是那把钥匙。而且，更重要的是，掌握知识管理技能，你能「持续地」节约大把的时间——这不正是效率的关键一环么？

知识管理分为企业知识管理和个人知识管理，在这里，只谈个人知识管理。首先分享一组比较容易令人迷惑的概念：「数据」「信息」「知识」。

数据：数字的字面意思，单纯数据不能表达意义；
信息：信息赋予了数据环境；
知识：经过实践证明的、可以用来决策和行动的信息；

它们三者之间的关系可以这么理解：没有信息，知识就无法发挥作用；没有知识参与判断，信息毫无作用；数据和信息相比知识而言，获取方式较简单。

在这里就不继续展开了，感兴趣的朋友可以从《你的知识需要管理》这本书入门。

关于信息管理，建议学习少数派的付费课程《高效信息管理术》（盲推，单看目录和试读就知道是一套好材料），惭愧如我，自己做了那么多年知识管理工作都没写出一套完整的内容来。

工作与生活中的效率

工作中的效率

工作与生活构成了大部分人的人生，工作中的效率也不容忽视。团队工作效率与个人效率有着诸多不同，下面就以一个小型团队为例，简要介绍如何提高工作中的效率。

打造高效团队有两个必要条件，个人精进与团队支持。个人精进是指团队成员能力要与团队需求相匹配；团队支持是指管理者要为团队提供必要的支持，包括：

团队目标管理：团队如果没有一致的目标，不可能高效运行。除了将公司目标逐级降维到个人层面外，还需要抓核心成员，主要流程是调整好个人状态 --> 通过启发式问题盘活思路 --> 重视总结对照与目标间的差异 --> 经常复盘。
员工激励：参考双因素理论中的「激励」因素，认可员工的成就，提供学习机会，放权给员工使其在责任中成长等；
制定工作规则：统一团队沟通的渠道，明确成果要求的标准等；例如，很多公司都会使用钉钉进行内部沟通，但如果非通知/「签收」类的一般信息都在大群中发出，就会有无数个「好的」刷屏，干扰正常工作中的同事，因此，团队管理者有必要设定完善的沟通规则，减少即时通讯软件的干扰。

举一个团队目标实现的小例子：每当年终总结时，我都会组织小伙伴们分头总结各自担负工作中的得失，并在总结会中分享交流。会后整合团队成员工作总结中的改进点和需求建议，形成团队新一年度待办事项清单并张贴在醒目位置，落实完成一项划掉一项，直至清空。这样可以使上一年度的总结发挥其最大价值，最终应用到新年度工作改进中。

生活中的效率

结束一天的工作回到家中，我们都希望能够做自己想做的事，比如追剧、游戏、折腾软件（其实是我），同时还需要陪伴家人孩子。

父母想要自由时间，孩子「需要」自主时间成长。那么，作为父母如何增加自己的自由时间呢？推给另一半或者老人？那是不负责任的表现。

两岁多的女儿每天都会缠着我，讲故事、摆积木、跳舞、骑马（我）、看电视、玩想象力游戏，我找来很多育儿书想要教育女儿学会自己玩，后来终于明白，作为新手父母的我们才是应该「被教育」的对象。我们总是要求孩子有责任心、能自理、会学习，不想让孩子养成坏习惯，但这些界线和分寸在我们身上体现了吗？想为孩子立界线，需要我们自己先有界线。

界线就是知道哪些是自己的责任，哪些是别人的责任。

陪伴孩子的过程，不应该是把时间花费在「孩子不听话」「没礼貌」等表面问题上，而应关注涉及责任感、专注力等关键问题上。虽然在实践初期会比做到「哄孩子睡觉」「哭立停」更难更繁琐，但却是值得的，一段时间以后，你就会感受到界线的魅力，届时你的「伪陪伴」时间将会减少，孩子也会拥有更多自主的时间用来实践他的探索、学习。

扩展阅读：亨利·克劳德和约翰·汤森德合著的《过犹不及》和《为孩子立界线》。

典型效率工作流

以上是改善「效率」的思路和方法，接下来，我们看一个「年度计划落实到每日行动」的具体例子，其中，每日计划主要借鉴了邹鑫在《只管去做》中提出的「4D 工作法」⁸ 。

从年度目标到每日计划

希望我们都不会遇到这种「套娃计划」：

2020 年计划中有 2019 年未完成的本打算在 2018 年完成的事情。

个人认为关键因素就是要把年度计划这种宏观的大计划，落实到每日这种具体的时间单位中去。制定完成年度计划后，需要将其分解为「项目」或「习惯」，最终细化成一步步行动。也就是说，每日计划中待办事项的来源就是从年度计划中分解的项目或习惯，以及后续临时添加的任务。

需要注意的是：每日计划中有且只有可控的变化，这样才能解放我们的大脑。

项目：有明确截止时间和目标的事项的集合；

习惯：你准备要改变（养成或去掉）的固定的行为模式；

可控的变化：通过做一些事情可避免发生；

不可控的变化：无论做什么都避免不了，比如临时通知开会。

假设我们用一张纸来做每日计划，应该是下图这样：左侧是固定的日程，右侧有四个区域，分别放着今天必须完成的任务、计划去做的任务、委派给他人做的事和尽量不做的事。其中，蓝色字体的任务是从我的年度计划中分解下来的。通过这张计划，我们可以非常直观地看到当天有哪些空闲时段，以及今天必须要完成的任务，还能看到类似「写作」这种项目的具体分解任务，避免因没有头绪而放弃去做的情况。