根据自身情况出发调整任务管理系统

编注:本文是「我的 2018 年度关键词」年度征文活动的第 18 篇入围文章,你可以 点此查看 完整获奖名单。

本文仅代表作者本人观点,少数派对标题和排版略作调整。


小时候的我,在记忆事情上一直是 7 秒记忆,如果不把学业上的事情记录在案,十有八九会忘记某一件或者某一些事,然后漏写作业,出现没办法按时交作业的尴尬的情况。所以从小开始就习惯性的将每天开始把每天要写的作业记在专门的本子上。后来这本本子开始逐渐拓展记录范围,开始记录我生活和记忆中的琐事,帮助我更好的记录各式各样的琐事,并在需要的时候进行统一整理。

等到后来从高中毕业以后,由于可以不间断的触碰到手机电脑等设备以后,逐渐将手写的本子抛弃掉,迁移到电子设备上;因为纸质很多时候再筛选和整理的时候并不方便,而大部分的软件能够以一个或者多个混合条件对既有的任务进行重新呈现。与此同时,首次接触到 GTD 这个概念的,不过本人一直对 GTD 概念一直不是很感冒,本人一直使用的是更符合个人直觉的管理方法。

在搭建个人任务系统中,也尝试了不少的软件,在充分了自己的使用习惯以后,最后选用了更为符合我习惯的 2Do。关于挑选的过程,可以读一下这篇文章。

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背景

在使用的时候,我遵循了「收集-完善任务-预分配任务-完成」;对于没办法在 2 分钟以内完成,实行收集机制。在预分配任务的时候通常会在晚上洗完澡后发生,查看明天以及未来一周的任务,并作调整。这套模式在我之前日常的使用过程中几乎一点问题都没有。

逐渐开始失控的任务

直到今年 11 月底到 12 月底这段时间。一方面,由于本人已经到了大三,处于毕业阶段,加上由于是设计专业的学生,毕业的部分总计有 2 部分,一个是毕业论文,一个是毕业设计。另一方面,加上外接的活所以被还有可能返稿,和少数派的兼职(相对的压力会小一点),导致整个人有一点超负荷运作,不过在 11 月份前中期还能因为预分配机制勉强完成在列表里的任务。但是在 11 月的尾期很不幸地被传染了感冒以后,感觉整个人脑袋被糊住,除了每日应有的两餐和下午茶,还有任务列表里的一些相对比较简单的任务。这样就导致了没有办法完成既定的任务,虽然生病从某种意义上来说是不可抗拒力,但是也意味着任务管理体系也相当于被「瓦解」了。这个时候我就意识到在病好以后势必要花费时间去重建并调整现在的固有的体系,而且由于距离初次答辩的时间非常紧迫,所以调整的时间非常短。下面我将分享我是怎么进行调整的。

第一步:调整心态

首先要了解到失控是怎么发生的。预分配机制的好处在于,专门花费一段时间进行细致缜密的思考以后再安排,会着重的调整好任务的先后关系以及紧急关系,任务无论多少都能相对「合理」的将任务分配给每一天。

但是这里我就出现了一个问题,认为任务相对少的日子里,这套体系不会给我带来极大的负担,而且总能分担到一些压力,同时任务多的时候也能适用。但是事实上,一旦任务超过一个数量级,这套机制却会反过来给人带来极大的负担。这套负担不仅会是出现在完成任务的时候,尤其是在下午偏晚一点的时候(晚上 6 点以后不进行工作),会有非常大的可能性出现走神、手中的事情停滞不前、焦躁的情况;同时对于心理上也会产生极大的负担:前一日可能会残留一些任务会被放到第二天,而本来第二天的任务就相对而言的比较多,这样不仅前一日入睡之前困扰着我,第二天起床以后依然会想着今天要做的事情非常多,给自己带来非常多的心理上的压力。一日复一日,从写这篇文章的时间点上来看,给自己的确带去了无穷且巨大的压力。

这件事情也同样让我发现,我一直以来针对长期项目管理上的问题。虽然针对长期项目而言,我从来不设定真正和现实任务一样的没有余地的截止日期,一般会提前的几天甚至 1 周左右的时间,以备不时之需。但是针对长期项目的控制却一样还是有心无力,有心无力体现在下列方面:

1. 初期只能想当然的设定单个任务的截止日期,有的时候甚至不能设定一个项目的开始日期,很多时候只能草草的打上个「待调整」的标签,放在 Inbox 中。 

2. 在项目进行的前期,过分自信,导致了错误得估计了后续项目的进度,导致在后续的过程中不断超过我预计的时间,这点同样也大幅的打击到了自己,进而使得在完成项目时候的我积极性不是非常高,结合前面变得越来越沉重的负担,形成了一种恶性循环 。

3. 最后也就是占了 30% 毕业成绩的初次答辩的到来,作为非常至关重要的一条截止日期,要准备的东西同样也非常多,从草稿到完成稿的整理,答辩时候用到的 PPT,前期资料组成的剪贴本等等也逐渐的充斥进入我的任务列表,这个都是在前期做规划的时候忽视了一点。

4. 对了,还忘记了很重要的一点,来自 2Do 的问题,由于手上既没有任何的 Android 平板或者 iPad,也同样没有 Mac,因此在调整任务的时候只能通过 iPhone 进行调整,由于多个项目的并行运行,所以在调整的时候需要反复的在多重列表中跳转,非常的繁琐,也没有很好的办法在日期之间快速确定哪天到底到底更合适一些。

我原本是打算在生病的时候,按照预定的安排进行工作的,无论是身体和心理都向我抗议,即使坐着什么都干不了也不想干,这个时候我才意识到心态上出了很严重的问题,如果不进行一个很好的调整,那么未来很有可能没有办法正常的进行任务管理和调节。于此同时,因为生病做不了什么,每天几乎就是在休息,所以身体和精神上的负担不是很大,而心理状况却是因为接二连三的打击而不能正常的感知到,初次发现这样情况的时候,我个人差点怀疑自己有轻微抑郁症的情况。通过网上的好友曾经有类似状况的 Jiahao 聊过以后,通过下面方法进行情绪上的调整的:

1. 进行免费的心理咨询,心理咨询一般国外是有公益组织免费提供的,如果没事的话或者问题不大,那么咨询师都会告诉你接下来应该怎么做。我很幸运的是,学校的心理咨询师约了第五天就能见面。咨询以后发现,只是因为生病和之前的负担比较大才导致了短暂持续的心情低落。虽然只见了两次面,但是整个人的心理状态确实能称得上改善了非常多。此外心理咨询师针对我这种的情况,给我建议是把自己放在一个普通人这个位置上(give yourself the permission to be human),别总指望着时刻都能像超级英雄一样永不知疲倦。还有需要注意到挫折有的时候并不一定是坏事,不妨多停留下看看为什么会这样。

2. 不要做任何互联网上的心理问卷测试,互联网上问卷的质量参差不齐不一定能够准确的评估你的心理状态,心理咨询的流程也是因人而异的。

3. 如果你暂时不想或者没办法做心理咨询,不妨试着记录下心情,虽然没有充分的证据能够证明心情能够帮助诊断心理问题,但是还是非常有助于帮助你了解到近期的情绪是怎样的发生变化的。

4. 深呼吸与冥想,在日常生活的间隙中多做几次深呼吸,有助于帮助你缓解各种紧张、害怕、焦虑等情绪,而且深呼吸也有助于整理自己的头脑,帮助自己重新审视当下的状况。而冥想作为一种长时间的正念练习,将注意力和意识转接到某类特定的物体中,实现减少压力、理清思维以及平复心态的作用,因此冥想期间是非常好的一段时间去思考这些问题。我之前那段生病的时候会选择在晚上做冥想,一方面是因为白天吃了药以后基本都处于困意十足的状态,想事情可能会卡壳;另一方面就是因为我一直有在临睡之前思考问题的「坏」习惯。为什么说临睡之前思考问题是「坏」习惯呢?因为这很容易让没有想完的任务打扰到睡眠,进而使得第二天起床以后精神不佳,影响第二天的工作与学习。

5. 按时三餐和进行运动。在英国由于没有午饭而是下午茶,但是因为下午茶的时间正好处于我头脑活跃的高峰期,所以一般喝杯红茶就结束了,这样就导致了到晚饭的时候我就会非常的饿,饿了以后脾气也会变得非常差,但是更严重的问题却是过度饥饿和晚饭以后的过度饱腹反而会使得胃变得不是那么的好。进行运动同样也是改善心情的方法,因为在运动以后人的体内也会产生内啡肽帮助我们改善心情,由于之前病没有好,所以我那段时间没有进行巨量的运动,只是从徒步购买一点东西而已。

第二步:调整任务安排的逻辑

真的说病到没办法专注的做东西的日子其实也不久,大概也只有 3 天,第四天起床的时候就感觉好的差不多了 (年轻真好),虽然只有短短的 3 天,但是累计的任务确实到达了一个令人恐惧的量,我自认为我没办法在原来的基础上全部完成,因此我打算按照重要程度适当的调整一下完成的逻辑。首先,由于少数派的兼职和接的外快都是可以在 11 月底完成手上所有的单子以后暂停的,所以我可以先把手上的东西全部做完以后直接忽视他们;剩下的就是手头的另的毕业论文和设计,进度上堆积比较多的也自然是他们。这一部分我是边在做心理治疗期间,一边进行的,更多的时候是听从心理咨询师的建议,别给自己太多压力。 

临时用的暂停标签

我先把手上所有和我毕业有关的任务打上暂停的标签,并将暂停的的任务选择不显示。这样我就能更加专注于兼职和外快,竭尽全力的完成他们。而在处理这一部分的任务的时候我还是选择预分配的方式,因为这一部分的任务很多已经不能接着拖欠了,需要尽早安排并完成;不过这里还遇到了一个问题,就是每天精力不是相同的,这不仅仅体现在是否生病,很多时候和身体与外部环境息息相关,这通常是不可控的,但是目前由于手上的任务较为紧急,所以决定暂时不调整。

等到手上的兼职和所有的外快结束以后,毕业论文和设计的工作量看起来就相对轻松许多。本来通过预先分配机制来完成设计工作的时候,很多时候为了完成当天的任务而完成任务。但是设计是一种感性的工作,如果灵感不到,那么设计工作很难进行。而预分配没办法知道在那天的灵感怎么样,到了任务完成的那天,如果又灵感还好,一旦没有灵感硬着头皮上,很多时候会反复返工,白白增加这项任务需要的时间,导致大幅超出预期的时间;其次即使那天灵感非常活跃,做出了众多的方案,而到了挑选的阶段反而因为时间不够而不能好好的挑选,匆匆定下方案,我想的是因为这个任务今天到期,而我又实在没精力了,不如就随便选一个好了,但是这种想法经常会导致我在后续项目进行的时候后悔不已,或是被老师否决。因此我觉得是时候尝试换种任务安排的逻辑,趁这次机会,来解决这一个由来已久的问题。

Planny

在看了不少的同类型以后其他软件,Microsoft To-Do 和 Planny 的任务安排逻辑吸引到了我,每天早上第一次打开他们都会问你今天你打算做哪些任务,无论是今天到期的,还是过期没有完成的,没有到期日期的,甚至是安排在未来的任务都会出现在建议(Microsoft To-Do) 或是计划你的今天中(Planny),每天早上相当于可以再次规划今天要做的任务。这样每天边吃早饭的时候还能根据今天具体的情况再次调整下今天要做的任务,将今天有能力的做的打上标签(My Day),通过列表筛选出来,进行完成;有些哪怕是今天会到期的,我也可以无负担的不给它打上标签,因为我一般都将任务的截止日期设定的比较靠前的时间,以免意外情况的出现,所以推迟 1-2 天并导致延期。而且在筛选的时候我还会格外注意有关联性的任务但不是今天到期的任务一并考虑,是否要今天一起完成,所以很多日后的任务反而会被先行完成,到期日是今天的任务反而会被推后。这样我在完成任务的时候自然变得游刃有余。

第三步:重建任务系统

这种完成任务的逻辑,在我到初次答辩之前一直在使用,整个人完成任务的时候都处于一种放松状态,某天提不起兴致的时候也可以顺利成章的挪到第二天,让自己没有负担的对某些任务进行拖延。在回国以后,我在忙完一次帮忙的事情以后,我就开始准备重建我的任务系统了。虽然原来预分配机制 + 再计划,已经很好的为我维持了较长的一段时间的了。

需要手动进入

这套看似完美的任务逻辑实际上仍有弊端,那就是带有 My Day 标签的任务并不会直接出现今天的智能筛选中,经常需要在今天和某个智能列表中来回跳转;而这在 Omnifocus 3 中则是恰恰可以做到的,在 Omnifocus 3 中可以将某个标签作为关键词,那么所有带有这个标签的任务都会出现在今天列表中。而说实话,自从预分配机制+再计划这套机制使用后,有些截止日期是今天的但我今天没有能力去做或是没有想法去做的任务仍会出现在今天列表里,导致视觉上的混乱。而通过 My Day 筛选出来任务,很多时候也不一定契合今天的时间。因此需要重新建立新的任务系统来帮助我专注于完成任务而不是管理任务。虽然 Omnifocus 3 中的「将某个标签被今天持续跟踪」这项功能真的让我很心水,虽然 Microsoft To-Do 和 Planny 直接内置这样的管理逻辑;但是 Omnifocus 3 不能很好的跟踪那些已经开始了,但是还没有完成的长期任务,而 Microsoft To-Do 和 Planny 没有开始日期。这样我还是会停留在 2Do 这套环境中。

首先,第一个要解决问题:如何用较小的精力去解决当天没办法完成任务?在早上在根据当天的情况筛选一次任务,给他们打上能今天做的标签,并将今天不能做的任务隐藏掉(这样不会导致视觉上的混乱)。这是在预分配基础上改良的办法。 

这样就引出了第二个要解决的问题,如何能够保证今天不能做的任务不会被遗忘并在日后做安排?对此我是这样解决的,我不在专注于完成今天列表中的任务,而是把今天当作一个筛选条件,配合每周一起筛选任务,把今天能做的给筛选出来,打上 My Day 这个标签。而每天就重于完成 My Day 这个筛选列表里的任务。不再隐藏那些今天没法做的任务,避免事后遗忘。而每天检查每周列表也能够在目前的任务体系中合理的避免错过任务。

但是我也不得不承认,设计这些专业的工作也的确是很难较为准确控制时间。所以,这也是我在新的任务系统中不在以一天作为专注的筛选项的主要原因;此外一天中的精力的分布,不同时间是不同,每天的精力总数也不是不同的,想要维持恒定统一的;转而使用周规划计划(这条灵感来自 从大项目到小任务,我如何一步步靠近目标)反而将注意力放在全局的掌控上。

后记

其实通过这次生病,不仅「引爆」一直以来隐藏在我个人的任务管理系统中的问题,还因此产生了程度非常轻的心理问题。不过还好在经过一系列调整以后,不仅脱离身体和心理上的问题,还找到解决任务系统中问题的对应解决方案。希望整个经历能够给大家有所帮助。


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