作为《OmniFocus 入门与进阶》的作者，经常会收到刚接触任务管理的读者提问:

项目中该怎么拆分成一个个动作？

每当我兴致冲冲地在 OmniFocus 中创建一个项目（Project），其实都是在心中立下的一个目标。若是项目时间跨度不大，或是自己较为熟悉，像是一次和父母的旅行，倒能仅在 OmniFocus 中，就安排妥当。

但遇上少数派的付费教程，或是一门专业课程，这样持续数月、过程复杂的项目，一个虚无缥缈的目标，如何变成一个个可执行的动作，就成了困扰我的一大难题。

OmniFocus 的无限层级动作组给了我自由，但却不能直接帮我们合理地列出可执行的动作。对项目的分割和进度管理，是 OmniFocus、Things 这类任务管理工具天生的弱项。

如果想有力地推进项目，实现自己心中的目标，就要在年、月、周这三个时间维度中，一步步将看似庞大的项目，化为切实可做的任务。

年：用甘特图把握全局

当我们立下一个目标时，最紧要的事是问自己三个问题 ：

1. 什么时候开始？
2. 什么时候结束？
3. 会经历哪几个阶段？

或主动或被动，我时刻都能感受到「时间是有限的资源」这句话有多么透彻。

对于单个项目而言，我永远不可能投入自己所有的时间。所以在立下目标之时，就要明确项目的开始日期与结束日期，保证它不会因为其他事情延期开始，也不会不断地拉长战线，一直结束不了。

就以即将更新的《OmniFocus 入门与进阶》为例。查看了日历上十一月的行程安排，和编辑文刀漢三商量之后，决定将教程上架时间设定为十一月下旬。

如果是商业项目，通常会有刚性的结束时间。比如一年一期的新 iPhone 的开发和量产，一定要在九月的发布会前完成，逾期就意味着项目失败。但是对于教程的更新来说，不存在硬性的结束日期，只要根据准备的内容按部就班的完成更新即可。

而项目的持续时间，就取决于它经历的每个阶段的长短。一口气将目标划分成单个可执行的动作，是非常有难度的。但是将项目所经历的阶段，大致地划分出来，相信每个人都可以做到。具体到新 OmniFocus 教程，它其实可以根据内容被封为正文的六章，加上前言与后记。而每一章就是一周时间。

想清楚项目的开始、结束日期以及其中的阶段后，就可以借助甘特图来帮助我直观地查看。甘特图是一种常用于项目、工程管理的工具，用来展示项目的时间计划和进度（如果你不了解甘特图，可以看看这篇文章）。而我习惯在 OmniPlan 中画甘特图。

绘制甘特图的过程，其实也是再次调整时间安排的机会。教程计划从十一月底开始更新，但是我已经计划好十一月上旬和父母出行旅游。这意味着，我必须在十一月之前就准备好教程的前三章，所以项目的开始时间相应地提前了两周。

对于一个持续数月的项目，我很难一步想清楚所有的任务，并列出清单。但通过甘特图，就能将一个大项目转换成几个清晰的小目标。

月：用日历视图梳理阶段中的任务

将项目切割成多个阶段，让之前只存在于豪言壮语中的目标变得现实了一些。而项目的一个阶段可能会持续数周，即使再向下切割，有可能也不是立即可做的动作。

在一次某门课程的写研究报告阶段，我照例用 OmniFocus 来分割任务。将「写学期报告」列成编好处理数据的脚本、制作图表、写数据分析文字稿、排版这四步。但实际上这每一步都不是一天之内就能完成的。而由于 Deadline 的存在，每一步最多能花的时间有限，我该怎么去组织它们呢？

在 OmniFocus 中对项目和动作都可以设置「推迟至」和「到期」日期，但如果动作不是真的有这两种时间属性，我非常不赞同使用这两项功能。推迟至日期会让动作「消失」在透视中¹ ，而虚设的到期日期会让我变得不在乎到期提醒，而且随意设置的到期日期，逾期后又要手动再调整一遍。

OmniFocus 注重聚集和提醒动作，想要对一连串任务进行排期，我想到了最常见，也最合适的日历。

日历上的事件应该是一定要发生的事情，如果在自己日常使用的日历中安排任务的日期，一旦出现延期，反而会让自己越来越不信赖日历。所以到我选择在 Notion 中插入一个行内日历。既能发挥日历视图的优势，又不会干扰到真正日历的使用。

在离交报告真正的 Deadline 之前，我有两个星期时间。刨去周末踢球、社交和做家务等琐事所占的时间，实际上我应该十天时间。当然这十天也不可能只做这件事，每一步的难度也有所不同。所以还要结合日历中的其他日程，对每一步规划出具体的时间。

相比在 OmniFocus 中设置推迟至和截止日来安排任务的执行时间，用日历更加直观，也更方便在出现变化时进行调整。

周：用 OmniFocus 列出「本周待办」

经过前面的两步，目标已经被细分为以天为单位的任务。其实此时才进入到 OmniFocus 擅长的任务管理阶段。

我自己并不推崇「今日待办」清单，因为一天内的日程安排偶然性太大，同事或者上司的一次谈话，可能就会让清单上的任务无法完成。但如果以周为单位，如果今天的事被耽误了，明后几天可以减少一些娱乐的时间，来补上意外事件带来的影响。所以我希望能有一个「本周待办」的清单。

在我的 OmniFocus 中，存放着所有目前正在进行的项目。它们都经过从年到月的进行了分割，不过汇集在 OmniFocus 中后，习惯以周为单位安排日程的我，却很难一下子挑出一周内要完成的任务。

而在 OmniFocus 3 中推出了标签系统，特别是预览视图中支持添加一个标签² ，用来显示带此标签的动作，让我的「本周待办」列表成为可能。

在每周日完成安排新一周任务时，给希望在下周完成的动作加上 ThisWeek 标签，这些动作就会出现在预览视图的「今天」当中。加上预览中本来就能显示的「推迟至今天」和「截止至今天」两类动作，组成了一张「本周待办」清单。

这张清单加上自己设定好的透视，我就能在每天的学习工作中，真正做到聚焦当下。

写在最后

对项目管理有经验的人一眼就能看出来，前文我提到的将目标划分为阶段，用日历展示项目进度，都是被普遍用于工程项目管理中的方法。它们弥补了任务管理不擅长的时间安排和进度展示，让 OmniFocus 有任务可管。

我每次面临一个新的项目时，都会觉得很难下手，不知如何开始。我想这种感觉，不大会随着时间就消失。但只要自己开始尝试，将它逐步按照不同的时间维度去切分，我就知道我一定可以靠近我的目标。即使再慢，也会前行。

预告

全新升级的 OmniFocus 3 教程将于明日（11.22）上线少数派付费栏目，之前购买过《OmniFocus 入门与进阶》教程的所有老读者，均可获得不同程度的优惠：

• 2018 年 5 月 23 日之后购买《OmniFocus 入门与进阶》的读者，都可以免费更新到 OmniFocus 3 教程；
  
• 2018 年 5 月 23 日之前购买的读者，都能以 3 折的优惠价格升级到 OmniFocus 3 的教程。
  

敬请期待。