DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（二）

拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（一）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（三）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（四）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（五）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（六）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（七）

为什么用 DEVONthink Pro Office 而不是传统文件夹管理文件？

近几年，「文件库、独立云同步」的兴起，人们使用传统文件夹管理文件的需求越来越少，不妨反过来想一下，「文件库和独立云同步」的弊端，在于文件存进去容易，取出来难，在 Evernote 中记录的图文笔记，在 Day one 写的某篇日记，在 Mindnode 中开展的结构分析等等，当你没有一个传统的文件管理器时，一个个应用中的文件就像一个个孤岛，彼此独立缺乏联系，这也是为什么苹果会在 iOS 系统中增加一个 File 应用，以应对传统的文件管理需求。

举个例子来说，一个 3 个月工程项目从前期立项、批复、图纸、开会、施工到完工，会产生大量的 Word、Excel、CAD、PDF、Photoshop、TXT、JPG、Mindnode、OmniPlan 等文件，你不可能把这些文件单独的留在各自 App 的文件库和独立云上，你会把所有这些文件集合在一起，新建一个文件夹，按照别类逻辑，最后整理放在 Dropbox 里面备份，以后谁要跟你找一份施工现场照片的时候，你会进入 Dropbox-XX 工程-照片-施工照片，找到具体照片，你不会打开 Photos 在千万张照片找，对吗？

好的文件逻辑位，是所有文件管理的起点，优秀的文件夹结构，某个文件即使隐藏的再深入，我们还是能一步步的找出来，相比之下，「标签」和「全文搜索」，都是辅助性的功能，帮助我们更好、更高效的找到目标文件，之前有一种言论就是，把所有的文件扔进 Evernote 中，通过「标签」和「全文搜索」来代替文件管理，这种想法显然稍微天真了一些，还是上面那个例子，某天巡视组要过来查台账，要求你提供这个工程的所有资料，如果你没有文件夹，你如何通过「标签」和「全文搜索」找到所有目标文件而保证不遗漏？肯定会有人说有方法可以办到，但是当初建个文件夹就能做到的事情，为什么要绕弯实现呢？

DEVONthink Pro Office 既有传统文件夹管理方式的逻辑性，又有更加灵活的「预览」、「收集」、「展示」、「搜索」、「关联」、「标签」，可以说是加强版的 Finder，不仅仅是文件管理，更是知识管理的利器。

依我的观念来看，使用 DEVONthink Pro Office 最好有个「主题」，比如「外汇交易」，使用 DEVONthink Pro Office 把「外汇交易」相关的文本、知识、材料、PDF、数据、网页等等全部集合在一起，方便我们进一步学习和创作（整理好后，随时会用，而且不断有新的材料进来），如果没有相关的主题，那么整理文件就是整理文件而已（整理好后，很少会用），我看过很多人的 Evernote 结构（还有 OmniFocus），里面什么东西都有，从「发票」到「美食」到「旅游」到「画画」等等，这些人说句不好听的，就是爱好太多而能力太小，整天瞎鸡鸡搞，把自己的时间都搞没了。

这个世界永远属于那些灰头土脸向前冲的人。

好了，继续说 DEVONthink Pro Office 的基本使用，并穿插我的工作流。

建立数据库

数据库的建立可以根据人生的重大领域区分，比如「本职工作」一个数据库，「Porn」一个数据库，「个人生活」一个数据库，这样做的好处是不容易分心，你也不想在专心工作的时候看到「Porn」吧？而且数据库可以在不用的时候关闭，进一步防止分心，只有当你虫虫上脑的时候，才需要打开「Porn」数据库。

「Web Server」中最小的分享单位也是数据库，所有如果你有协作需要的，可以单独建立一个共享数据库。

import & index

建立数据库后，我们就要进行数据导入了，DEVONthink Pro Office 提供了两种导入方法：import 和 index，import 是把原文件复制入数据库中，后期这个文件发生的任何变化都和原文件没有关系了，而 index 是索引了原文件的位置、名称等信息，后期这个文件发生的任何变化，原文件都会发生变化。（或者说原文件发生的任何变化，数据库 index 的文件也会发生变化）

index 的文件在文件名后有个小尾巴，以作区分。

除了从网络上「剪藏」下来的文件是使用 import 形式导入的（默认），其他只要储存在 Dropbox 上的文件（我所有的文件都放在 Dropbox 上），我统统使用 index 形式导入，这种方式实现了 Dropbox 和 DEVONthink Pro Office 的结构和内容的实时统一，同时如果 DEVONthink Pro Office 发生一些误删、同步错误，可以使用 Dropbox 的历史文件功能救回来。

值得注意的是，一个文件夹如果是 index 入 DEVONthink Pro Office 的，那么你在其中新建的内容，是不会自动加入原文件夹的，需要你右击 - Move to External Folder 才可以。

如果你的 DEVONthink Pro Office 是使用 Dropbox 同步的，而且你 index 的文件来源于 Dropbox，那么文件同步流程可能有点绕，听好了。

某个 Dropbox 中的文件夹，被 DEVONthink Pro Office index 后，如果你在 Dropbox 的这个文件夹中添加任何文件，都会被 DEVONthink Pro Office 自动捕获，如果有延后，我们可以在 File-Update Indexed items 中手动捕捉。