日历里的大学问(三):日历的 5 种进阶用法

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日历里的大学问(三)终于完成了,如果说之前的(一)和(二)主要是利用日历进行时间管理的「道法」,今天要讲的就是一些进阶的「术业」。 


「日历里的大学问」是一个关于日历 App 使用技巧的系列栏目,前期回顾:


很多人可能觉得日历嘛,无非就是新建一个日程,设置一下对应的标题、时间,再加个提醒时间、参与人、地点什么的。哎,所以说我们要谨记长者的教诲,图羊图森破啊!殊不知,这只是日历入门级的水平罢了。

什么!难道日历还能玩出什么花样?

认识日历中的「日历」

没错,今天要探讨的就是日历中的「日历」,咦,这句话怎么有点拗口,那么请掏出那只又长又弯又有点激凸的…… iPhone 6 Plus 啦!打开系统原生的「日历」应用,是不是发现正下方中间又有个「日历」?

事实上,你可以把整个日历应用理解成一个大的日历薄,其中又可以分为一个一个子日历,比如跟个人生活相关的事情可以放在一个子日历里,跟工作相关的可以放在一个子日历里……并且,大多数日历应用都支持对不同的子日历标记不同的颜色。当然这只是一种理解方法,通过对这些子日历赋予不同的概念和意义,日历也可以衍生出不同的用法和技巧,今天就向大家介绍这几种用法:

  • 刚柔表:顾名思义,刚性表中放置不得不做的事情和日程,而那些可做可不做,可赴约可爽约的,则可以放进柔性表中灵活安排;
  • 项目管理:通过将不同的人、资源放在不同的子日历中,很方便可以组合出一幅「甘特图」,方便我们追踪项目的进度和资源分配;
  • 目标管理:通过将目标设置为一段时间的全天日程,可以更好地督促我们完成自己的目标;
  • 多人共享:和家人、朋友、同事共享日历,方便了解对方的行程动态和时间安排;
  • 公共日历:订阅第三方日历,无论是球赛、电视剧,都可以在日历中一目了然;

用法一:刚柔表

很多人在使用子日历时,多以「生活」、「工作」等划分(事实上苹果和谷歌也是这样为用户默认设置的),然而,一个更好的方案可能是刚柔表。

刚柔表的概念其实很简单,你只需要划分出两个子日历,刚性表中放置不得不做的事情和日程,而那些可做可不做,可赴约可爽约的,则可以放进柔性表中灵活安排;这样,你在忙碌时只需要关注刚性表中有哪些事情必须要完成,在有空闲的情况下,再去看一看柔性表中有什么可以做的。

例如,你安排自己每周一、五去健康房锻炼,但每周这三天不一定有空,比如周一晚上加班了,你就可以在上图中左侧不勾选柔性表,专心好好工作啦。

用法二:项目管理

在工作中,经常会需要对一个项目进行管理,这就涉及到人员和资源的分配。当然你可以用专业的 Microsoft Project 或者 OmniPlan 等工具来管理,但其实用日历也可以做到哦。

将子日历设置为一个个具体的项目人员,然后设置他们在每一段时间内的事情,这样就可以很清楚地发现项目进度的瓶颈、项目人员的时间空闲情况等等。比如说现在我们掌管着一家娱乐集团,有多位知名大牌,通过给每位艺人创建一个子日历,可以直接一目了然每位艺人的工作安排,什么时候有空闲。同样的道理,你可以把这套方法用于日常的工作中,进行大大小小的项目管理。 

用法三:目标管理

我们经常会给自己设定阶段性的目标,比如每周跑步几次,一个月要读几本书……你可以设置一个日历,专门放置自己的这些目标。并且通过日历的重复功能,让这些事项以固定的频率出现,以督促自己不断完成目标。

iOS 及 Mac 自带的日历支持非常强大的日程重复设置,你可以按天、周、月、年来设置日程重复的频率,并支持诸如每个月第几天、第几周等之类非常复杂的选项。你完全可以设置每周一、三两天跑步,每个月的第二个周末专心读一本书,每年十一月的第二周完成一次马拉松长跑……

                             

用法四:多人共享

日历里的大学问(一)我们曾提到可以用日历来进行会议管理,事实上,得益于每个子日历都是可以和他们共享的,你可以邀请同事、朋友、家人互相共享日历,这样就可以方便了解对方的行程动态。例如你经常出差的话,你可以在自己的日程中标注好出差的天数、城市、往返的飞机,然后把这个日历共享给家人朋友,就可以很方便让别人知道你的动态了。

共享日程非常简单:你只需要在日历中找到你需要共享的那个子日历,选择添加给联系人,然后填写对方的邮件(iPhone 用户一般就是对方的 iCloud 账号),之后对方会收到邀请,只要确认一下就可以共享这个日历了。并且你作为邀请人,还可以控制是否允许对方可以编辑你的日程,或仅仅只能查看。

                             

用法五:公共日历

公共日历和上面的共享日历其实很像,不同的地方在于,公共日历是完全公开的,任何人都可以通过一个标准的协议链接去订阅这个日历。看看你手机里是不是默认订阅了「中国节假日」和「好友生日」?

其实,公共日历还有更多选择,无论是球赛、电视剧,都可以在日历中一网打尽。你可以通过使用一些第三方的日历软件,如 Sunrise(左图)、UpTo(右图) 等,它们都内置了丰富的第三方公共日历库,可供你直接点选订阅。特别是 UpTo,它将日历分为了几个不同的层级,第一层是你自己的日历事项,第二层是你订阅的电视剧、球赛等日期。

以上就是本期的全部内容啦,是不是发现原来一个小小的日历,其实也可以变出这么多用法和花样?相信喜欢本系列的你,在生活中也一定是一个不断探寻更好的效率方式的人,如果你有一些不错的时间管理小技巧,也非常欢迎在评论中或微博上和我一起探讨、分享。


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