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一件事情不压到最后一刻就是不做;无法在约定的时间内完成任务,总是寻找到借口推脱;忙忙碌碌一整天,却感觉没做什么有价值的事情。我们时常感觉时间不够用,却不知一天中有大量时间被我们白白浪费。造成这种结果最 ...


一件事情不压到最后一刻就是不做;无法在约定的时间内完成任务,总是寻找到借口推脱;忙忙碌碌一整天,却感觉没做什么有价值的事情。我们时常感觉时间不够用,却不知一天中有大量时间被我们白白浪费。

造成这种结果最主要的原因就是没有做好时间规划

怎么才能做好时间规划呢?除了践行各种任务管理、日程管理方法之外,还有另一个选择:践行时间记录。

时间记录的意义是合理规划时间

时间记录是一种时间管理的「笨办法」,它用一种近乎不用思考的方式,潜移默化培养着我们的时间意识,引导着我们一步一步规划自己的时间。

有别于任务管理、日程管理这种自上而下的时间管理方法,时间记录是自下而上一步一步优化时间分配。通过统计我们的任务执行情况,客观地跟自己任务优先级进行对比。

但同时,我们还是需要一些自上而下的思考。需要知道事情的优先次序,知道自己手头事项的紧急与否。正如柳比歇夫在《奇特的一生》书中所说:

如果每个人都能知道自己能干些什么,那生活会变得多么美好!因为每个人的能力都比他自己感觉到的大得多,也就不会有那么多的人感叹自己因能力有限而导致一事无成。

时间记录的美妙就在于此。通过一点一滴的记录强化时间管理,不追求能多完成几个任务,而在意时间规划的合理性,让一切都能按预期的方式进行。久而久之,势必带来巨大的改变,而这一切也要归功于合理规划时间。

柳比歇夫的时代主要依靠纸笔记录时间,而现在的我们完全可以将这个繁琐的事情简单化,让践行时间记录更轻松惬意。在尝试了诸如 Timetrack.io、Toggl track 这些时间记录工具后,我最终选择了 Timemator。

使用 Timemator 记录时间

Timemator 是一款 Mac、iOS 双平台的时间自动记录应用,它会自动捕获你在 Mac 上所做的一切,只需点击几下即可将这些活动分配到对应的任务上,极大提高时间记录的效率。

不同于其他时间记录工具,Timemator 是一个状态栏程序,它没有独立的主窗口界面,所有操作都通过点击状态栏图标弹出的小窗口实现。因此你可以在任何时候从状态栏快速操作它。

Timemator 的使用流程非常简单:你只需要点击左下角的「+」添加时间事项或文件夹,再点击事项左侧的开始按钮就可以启动计时。在积累了一些记录之后,点击界面底部的「Reports」按钮打开统计功能,即可查看自己的时间统计报告。

划定使用场景,设置时间事项

在开始记录之前,最重要的工作是设置自己的时间事项。

居家、工作、休闲娱乐、交通、吃饭、睡觉,这几类基本能涵盖大多数人一天所做了。而具体的设置,可以围绕这几类事项进行扩展,根据自己重点关注的事项进一步细化。

例如你比较关注吃饭的时间,可以在居家这个场景下,明确增加吃饭这个任务,其他不太关注的比如做家务、做饭,就可以直接用居家这个大类概括。这样做的好处是降低记录的频率,聚焦重点事项。

在 Timemator 中,提供了文件夹和任务的概念用于创建记录事项。这里分享我的事项设置作为参考:

  • 日常居家: 居家、吃饭、个人护理、家务、做饭洗碗、睡觉
  • 外出活动: 逛街购物、聚会、交通、医院就医
  • 工作:主工作、斜杠工作
  • 运动: 散步、跑步、其他运动
  • Better me:阅读、 学习探索、读书、学习、写作、复盘
  • 娱乐休闲:旅游游玩、电影电视、游戏、上网闲看、视频

需要说明的是,并非一开始就必须设置这么多事项,其中大部分是在记录过程中新添加的。比如医院就医,是因为去医院看病,没有合适的事项才增加医院就医这一项,平时也是使用频率非常低的一类。

所以只要几个能概括的大类和重点关注的方向就可以开始时间记录,之后过程中再根据实际需要逐渐细化,这会让开始的门槛变得更低。

当事项逐渐变多时,就可以用文件夹来整理。在 Timemator 中,每个文件夹都可以自定义颜色。设置颜色后这个文件夹下的所有的任务都会使用这个主题色,在时间轴中能直观看到时间消耗。利用这个特性,我们可以根据事项的不同特点为其设置不同的主题色:

  • 红色和橙色:想要避免的事项,例如娱乐休闲,打游戏
  • 紫色:不太关注的事项,例如睡觉(其实有灰色更好,但没有这个选项就有点遗憾)
  • 蓝色:日常需要关注的事项,例如工作、交通
  • 绿色:鼓励和提倡的事项,例如读书、家务、复盘

这是我一周的记录,可以一眼看到各类事项时间的分配。

最重要的核心功能——自动记录时间

在 Timemator for mac 中,最核心的一项功能是自动记录。它能自动记录我们在电脑上的所有操作,根据设定的规则自动匹配事项的时间。

Timemator 允许我们通过逻辑关系建立多个条件来匹配事项,设置也非常简单:只需要在主页事项右边的「闪电」按钮就可以进入,也可以在任务上右键选择「Edit Rules」。

它提供的选项几乎能涵盖任何电脑上的操作,甚至连浏览不同网页和不同文件也可以轻易区分。

它支持多种事件,包括:

  • 启动某个程序:当打开一个程序之后启动计时,如果之后没有触发其他规则将一直保持计时状态;
  • 激活某个程序的窗口:当前停留在某个程序界面时候启动计时,如果切换到其他程序则停止;
  • 打开某个文件:打开一个文件之后启动计时,如果切换到其他窗口则停止;
  • 打开某个文件夹下的文件:打开的文件属于指定的文件夹时启动计时,切换到其他窗口时停止;
  • 当前窗口的标题:当前程序窗口的标题符合规则时启动计时,如果切换到其他窗口则停止(但由于很多 app 并不能直接知道窗口的标题,所以可以在系统工具「活动监视器」中查找当前窗口的标题);
  • 打开指定网站 URL:在浏览器中浏览指定的网页地址时启动计时,切换到其他窗口时停止。

而这些事件还可以设置更精细的匹配规则,使规则设置更灵活,满足更多场景。例如打开指定网站 URL 的规则,可以设置包含关键词或者以某个关键词开头或结尾。

下图是创建一个浏览少数派网站的规则,为了能记录下所有少数派的页面,可以指定访问的 URL 包含「sspai」关键词,这样基本所有少数派相关的页面都能记录到。

如果某个事项可以被多个操作触发,则可以创建多条规则,只要满足其中一条,即可触发自动记录。这是我为主工作设置的匹配事项,当打开工作相关的程序、文件和网页时,都会启动计时。

网页和文件名都可以用「contains」 来表示包含某些关键词,还可以使用正则表达式来匹配文件名。很多时候工作文件都有相同的命名规则,Timemator 就能根据文件名判断现在是不是在工作。

是想要自动记录正常工作,需要给 Timemator 开启系统辅助功能的权限,在「系统偏好设置-安全性与隐私」中,找到辅助功能,勾选 Timemator 即可。首次开启自动记录,timemator 也会很人性化地引导我们开启这个权限。

一切设置好后,自动记录就会开始工作,不需要额外的点击或其他操作。

值得注意的是,如果当前手动开启了一个计时任务时,自动记录不会立刻开始。直到手动关闭当前的计时任务之后,Timemator 才会启动自动记录。

如果你想临时停止某个规则,则可以在其激活的时候手动暂停关闭它。

除了强大的匹配规则,自动记录的体验也设计的恰到好处。你会发现在规则触发并不是实时的,而是会等待几秒钟才触发,这个设计非常巧妙。

在触发和停止规则的前后都可以指定一个「安全时间」。在这个时间范围内依然会保持当前记录的事项。如果你正在编辑文档的时候收到了微信消息,那么短暂回复消息的几秒钟其实并没有必要记录,更不想因此打断当前的连续工作时间。所以 Timemator 会默认设置一个 10 秒的安全时间,这确实会让最终呈现出来的报告可读性更好。

在安全时间的范围内,状态栏会展示一个倒计时进度条,可以很直观了解当前的状态,同时也给我们一个提醒:不要轻易打断当前的工作。

开启自动记录后,Timemator 会默认将所有操作记录都保存下来,那些没有匹配到规则的操作也会被存储起来,这样如果我们增加了新的匹配规则,就可以很轻松地恢复当天的记录。

另外在单日报告中,对于占用时间较多的没有匹配的事项,鼠标悬停还会弹出分配到记录事项的提示,可以一键将时间分配到自己的记录事项中去,确实省心了不少。有了这个功能,更不用担心自己规则设置不完善了,完全可以放心记录,之后再补充匹配规则。

基础功能之上的撒手锏——自动计算工作薪酬

Timemator 支持自动计算按时间付费的工作报酬,可以对任务设定一个时薪,在报表中就会自动统计出报酬总额。除此之外还可以在统计报表中标记是否已支付,考虑得很周到。

例如我的业余工作是按小时计费的,那么我可以为它设置一个每小时30元的时薪,在任务上右键选择编辑即可打开设置。Timemator 的默认货币是美元,在设置中可以任意切换成其他货币,我已经提前设置为人民币了。

设置好时薪后,在统计报告中就能自动计算一段时间的总计收入。

如果想要计算哪些是已经支付过的话,切换到列表视图就可以对已经完成的工作进行标记,可以设置为已经出账或者已经支付,便于自己核对收入。

不过这种计算时薪的工作多在远程办公和兼职的场景出现,在国内会显得更小众一些。即便没有记时付费的工作,其实还可以利用这个功能算算自己浪费的时间价值。给那些被浪费的时间定个价,比如一小时 20 元,一个月之后看看自己白白浪费了多少价值,也算是对自己的一个反向激励。

移动端同步——和 iOS 端配合记录

除了 Mac 端之外,Timemator 同时支持 iOS 端,iOS 端的功能非常齐全,和 Mac 端几乎一致。它们的数据通过 iCloud 同步,在一端开启的计时也会及时同步到另一端。

不像 Mac 端可以对电脑操作进行自动记录,iOS 端就没有这个功能了,所有的计时操作都需要手动启动和停止。但使用移动端最大的好处,是不受地域限制随时记录。Mac 端更适合记录电脑上的工作,和 iOS 端结合就可以把一天24小时所有事情都记录下来,这对于养成时间记录的习惯来说至关重要。

并且移动端有一个美观的桌面小组件,放在主屏上的小组件不仅能显示当前记录的时间,也能避免我们忘记切换当前事项。

不只是记录——使用 Report 定期回顾

在记录一段时间之后,就可以查看我们记录的成果了。 Timemator 提供了完善的统计功能,支持导出 CSV 和 PDF 文件,便于分享和二次分析。

统计功能主要是围绕两个维度进行数据呈现,一个是时间,另一个则是事项。我们可以按天、周、月、年,甚至是自定义任意时间范围查看统计数据,也可以指定只查看某些事项的统计数据。围绕这两个维度,大部分的统计和分析需求都能满足。

通常我习惯按周回顾数据,每周一的早上都会抽时间查看上周的时间记录,Timemator 默认的周视图可以以一种非常直观的方式看到时间分配情况,由于前期对不同事项分配了颜色,几乎可以毫不费力的了解一整周的时间分配。

在右侧的事项列表可以查看每个事项的小时数,大部分情况下这些数据就足够了。在每天的柱图顶部还有比较小的文字显示当天累计记录的时间。

除了柱状图模式,还可以切换到列表模式查看具体事项的记录,不过这个功能我用的并不多,更多是在查看具体某一天的时间安排时会用到。

美中不足的就是 Timemator 没有提供饼图,不能很方便查看各事项的时间分配占比,但可以通过导出的 csv 自己在 Excel 中分析。

写在最后

Timemator 功能固然强大,但重要的是时间记录本身,我们更需要理解时间记录的意义和价值。

时间记录并不是时间管理中必不可少的一环,但它却能用最简单的方式,帮我们合理规划时间。一个好工具能让自己更享受记录的过程,时间记录的终极目标仍然是为了让自己变得更好,了解自己,成就更好的自己。

本文责编:@张奕源Nick
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大熊bear
大熊bear 极简实用主义的产品设计师。关注效率、时间管理、任务管理 体验「流星记事」(早期概念预览版):https://testflight.apple.com/join/ukP6MyYX
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