Pi Store
更多

关于任务管理这回事,听听 OmniFocus、Things 和 Sorted 的开发者怎么说 | 幕后 · 圆桌对谈

2019 年 06 月 26 日

[免费试读] 我们邀请了 Things、Sorted 和 OmniFocus 这三家从产品到文化都各具特色的开发者,一起探讨关于任务管理的五个问题。


前言

幕后」栏目三年多来,我们采访了几十位开发者,去了解产品背后所蕴含的思考,感受创造时的灵光。但遗憾的是,不同性格的开发者之间,还没有机会对同一个话题各抒己见,去碰撞思想的火花。

从产品的角度看,同一类别的产品,因为开发者思考的出发点不同,在设计与开发阶段,往往会做出不同的选择。这些选择最终造就了产品的质感。但对于使用者的我们来说,很难从成品中感受到开发过程中的选择。

为了更深入的理解工具间的差异,同时又能了解背后的产品哲学,我们特地做了幕后特别版——圆桌对谈。

第一期,我们邀请了 ThingsSorted 和 OmniFocus 这三家从产品到文化各具特色的开发者,一起探讨关于任务管理的五个问题。从如何开始任务管理,到如何通过任务管理真正提升效率。

不论你是刚刚接触「任务管理」这个概念,还是已经对它已经捻熟于心,希望都能对你的任务管理实践有所启发。

注:如果你还不太了解这三家团队和他们的产品,可以先阅读往期幕后。

我们为什么需要一款任务管理工具

也许你没听过任务管理这个概念,或者不赞同 GTD (Getting Thing Done)之类的方法论,但不可否认的是,任务管理这件事你每天都在做。

不论是在笔记本上把事情罗列出来,还是写在便签上贴在电脑屏幕上,把要做的事情记下来,然后让自己明白下一步要做什么,这个过程就算作任务管理。

既然拿张纸笔就能完成,为什么我们需要在手机上专门安装一款任务管理工具呢?对开发者来说,要如何说服用户开始尝试他们的应用呢?

OmniFocus 从「聚焦」这个词出发。产品经理 David Messent 解释说:

每个人的生活会非常复杂,会出现许多长长的清单。但是在 OmniFocus 里,你可以列出一张唯一的清单,那张唯一的列表会同时参考所有列表,让你追踪来自不同项目列表中的任务,查看不同地方的数据,并且还可以过滤和排序其中的内容。

一切的出发点在于,帮助你准确地追踪你所需要做的事,然后决定你当下需要完成什么事。

无论外观如何变化,任务管理工具的基本功能,就是把任务记下来,放进列表。

OmniFocus 中的「预测」、「项目」这些界面,就对应着一份列表。当这份列表变得越来越长,OmniFocus 就能发挥作用,通过过滤排序,将你想看到的任务挑出来。

OmniFocus 边栏上的「透视」

而 Sorted 更强调应用能提供更高效的日程安排操作,这正是纸笔的局限。Sorted 的开发者 Harry 说道:

 Sorted³ 是基于 Hyper-scheduling 概念的任务管理工具。为每一个任务安排时间及长度,并因应情况快速更新。什么叫 Hyper-scheduling 呢?它就是把最重要的任务,安排在现有行程的剩余时间里。

Hyper-scheduling 中的 Hyper 是「频密」的意思。生活中总是会有各种特殊事情发生,发生之后需要有一套方法,可以很频密地更新自己的日程,而且可以很快很轻松的操作,得到一个新的时间表,这就是 Hyper 的含义。

如果说 OmniFocus 是想帮你从长长的列表中挑出重要的事,Sorted 的魅力就在于,让你很清楚这一堆任务里谁先谁后,接下来自己要做什么。

要做到这一点不容易,任何一件突发事件就意味着计划被打乱,次数多了很容易心里就放弃了,想着「明天再好好安排吧」。Sorted 思考的出发点是:既然不能避免计划被打乱,那就尽可能减少重新安排花费的时间。于是时间尺和自动计划功能应运而生。

Sorted 的时间尺

Things 的开发者则反向思考。在保证应用能够快速编辑任务、调整清单优势的前提下,还要给用户提供媲美纸张的体验。来自 Things 的 Michael Payne 说:

白纸非常的简洁,对使用它的人没有任何干扰,你只需要一支笔,就能写下任何你想写的内容。如果你看到 Things3 的界面,就会发现我们试着让它就像一张白纸,这也是应用看上去是很白很整洁的原因。

我们尽一切可能,尽可能去掉视觉干扰和窗口,让它看起来很简洁,就像在邀请用户去使用它。

这个问题回答的背后,其实凸显的是开发者做这款产品的初心。

工具必须是为了解决问题而出现。OmniFocus 解决的是列表太多太杂的问题,Sorted 想让任务管理这件事更轻松,而 Things 考虑如何做出人性化的任务管理体验。

当后面聊到功能的设计和取舍时,总能回到这个起始点。

日历与任务管理该如何取舍

对绝大多数人而言,日历是我们更早接触到的工具。在开始使用任务管理工具后,一件事是放在日历里,还是任务管理工具中,成了必须解决的问题。

首先对于两者的不同,David 解释道:

日历很适合设定有指定开始和结束时间的事件,然后事件就会占据了这块时间。任务管理工具则很适合列出列表,记录一些相关的任务,例如我的购物清单。

Michael 则补充道:

日历事件是一件要在固定时间点发生的事,你没法改变它的时间。但认为如果你把所有的任务都设置了一天中固定时间,这种方式其实是会起到适得其反的作用。

也就是说,日历和任务管理工具其实针对的不同的事情。 如果一件事有固定开始和结束时间,那通常会放在日历中;相反,则应该放在任务管理工具中。

虽说两项工具各有不同,但其实开发者都在思考,如何同时解决这两个需求。其中最有特点的当属 Sorted。Harry 介绍说:

我们发现日历上的事件其实就是一种任务,很多人是一边用日历,一边用任务管理工具的。所以,为什么不把这两个工具结合起来,放在同一视图中呢?

在 Sorted 里,用户可以把日历事件和任务结合起来。他们不再需要来回的切换应用。除此之外,对于日历事件我们还可以像任务一样,在应用把它打勾,表示为已完成,自动移到最下面,不再影响用户。

在 Sorted 中对日程打勾

Things 与 OmniFocus 都可以在应用中显示自己的日历,不过它们不追求两项工具的结合,而是想帮助用户,理清当天的任务。Michael 说道:

在 Things 中,我们没有采用像日历一样的固定时间排列方式。我们有一个「今天」列表,它里面包含了所有你今天需要完成的事,但你不需要去把这些事都设定一个固定的时间。

而在 OmniFocus 3 的预测透视中,还可以显示一个标签的任务。你可以自己创建一个「今天」标签,就能达到和 Things 一样的效果。

左:Things 的今天 右:OmniFocus 预测界面中加入「今日」标签

如何把工具真正应用于生活

不同的工具往往有着不同的使用方式,但我们一开始往往会被复杂的界面给难住,不知从何下手,最后没有真正发挥工具的效果。作为普通用户,我们该如何在一天的生活中,去使用这些任务管理工具呢?

作为 Things 的核心功能,Michael 非常强调「今天」列表的使用:

Things 背后的整个理念是,当你准备做一些事的时候,我们有一个「今天」列表。它是一个任务的集合,其中的任务来自其他列表,把它们放在一起形成了一张列表。这张「今天」列表就是你当天的计划。

用户早上起来后,花大概十分钟的时候,一边喝咖啡一边坐下来,用 Things 安排出今天的计划。在「今天」列表底部,还可以划分一个单独区域,叫做「晚上」。这里可以放一些私人的事情。在「今天」列表的顶部,可以查看用户的日历事件。

「今天」是一张很明确的列表,用户不需要再思考他们需要做哪些工作,只需要专注于列表中的事情就可以了。

Sorted 的核心理念是 Hyper-scheduling,让用户可以不断的快速更新日程。在使用过程中,这自然是最核心的操作。Harry 说道:

首先每天在行程表上安排当天的任务及事件,也可以在这些项目中写上备注和细节。

然后在早上做一天计划,这时候的安排不需要完美,可先做大概的,因为当天还有很多机会微调。

重要的是你应该时刻更新计划,当不同事情发生时,根据实际情况作调整,以保持对整天安排的清晣了解。

其实可以发现,应用的界面往往是引导我们使用的线索。

Things 的「今天」「计划」「某天」等列表,是希望我们以日期为标准,去分类和安排任务;而 Sorted 的计划界面,就在暗示我们应该把任务和日程结合起来安排,发生变化后,再通过时间尺快速更新。

标签,分类任务的重要工具

明确了工具的使用方式,我们将话题放在工具的功能上来。

标签系统目前已经成为任务管理工具的标配,但对习惯用文件夹整理的用户来说,如何才能用好标签呢?开发者又是如何看待这项功能的呢?

首先最值得关注的是 OmniFocus,在去年更新的 OmniFocus 3 中,才真正提供了多标签系统。OmniFocus 内部是如何看待这个转变的呢?

在 OmniFocus 2 中,上下文是一个非常强大的工具,它能让你专注于思考你的任务。但是有些用户期望他们能够给任务加上额外的信息。例如地点或者精力状态,给任务加上这些信息是非常必要的。

按照这种使用标签的逻辑,我们让用户可以给动作加上多个标签,这能帮助你们去进一步细分动作,(在不同场景下)查看自己能执行哪些任务。总的来说,我们认为通过标签可以尽可能细的切分任务,帮助你专注于工具并且去完成它。

在记录任务时,它一定是默认在某个列表中的,但不一定一开始就带有标签。用户什么时候需要给任务加上标签呢?Harry 说道:

我们发现有一些用户,他们习惯把任务放在收件箱。那么什么时候他们会开始使用标签呢?就是当他们要管理不同类别任务的时候。不管是项目、列表还是标签,其实都是一种看待任务的维度。

标签可以提供附加信息,给组织任务增大了灵活性。标签可以是人、地、时、重要性、到期日、或者任何作分类的方式。

Michael 补充了标签的在搜索时的重要性:

标签是帮助用户分类和厘清待办任务类别的一种方式。而在搜索中也可以搜索标签,这提供了一种快速过滤列表并且专注于特定类型工作任务的方式。

三家的开发者回答都不约而同地提到,标签的作用一是能用于细分任务的属性,二是方便搜索,通过脑子一闪而过的关键词(标签)找到任务。

不止是管理任务,重要的是如何完成任务

不少用户对任务管理工具的失望,都来自使用了一段时间后,发现除了应用里堆满了没处理完的任务,生活并没什么实质的改变。

如何驱使用户去完成自己记录在应用里的任务,就成了在设计应用的使用流程时,开发者必须思考的问题。

对此,Michael 说道:

问题的根源在于,无论你怎样去设计应用,它也不会帮助使用应用的人去完成任务。用户必须自己有动力去完成这些事。

不过,这并不意味着开发者就不需要考虑这件事了,他继续说道:

我们一直居聚焦于解决一个能解决的问题,就是使任务管理变得有趣。我们花了很多时间去设计,让用户以最小的阻力去使用它。我们花了很大力气去思考用户的使用方式,以及每一个可能带给用户负面情绪的地方。

例如,在 iPhone 版中有一个「添加」按键,我们花了很多时间去设计这个在角落的按键,你可以把它拖动到列表中,放开就能添加一个新的任务。这个操作既有趣,又能解决实际问题。

Things 更新任务

Sorted 则意识到了更新任务对于用户来说是个负担。Harry 说道:

许多应用难以保留用户,究其原因为没有适当的系统协助用户处理任务,一般为难以更新其内容,旧的还未处理,新的已经继续添加。当任务不能反映最新情况,用户便减少依赖工具的协助,渐渐不再信任工具,一直下去便构成压力。

对这个痛点的解决方案,自然是 Sorted 核心的 Hyper-scheduling。

Sorted 的很多功能都是以时间线为核心进行考虑,例如时间尺。

这些工具的目的就是尽可能高效地帮你把任务映射到时间点上,让用户很快可以上手,把不同的任务分布到不同的时间点上。用户只需时刻根据这常规运作,并实时更新日程,便能自然地处理任务。由于没有过度累积工作任务,便可以轻松地完成

Sorted 与 Things 都希望给用户提供正反馈,让他们乐于去做这件事,而 OmniFocus 则再次强调了「聚焦」的重要。David 说:

OmniFocus 是一个为了实现 GTD 理念而设计的工具。GTD 的核心是聚焦在自己的视图和那些可以执行的工作上,让你真正可以把事情完成,而不是被一些无关的任务给淹没掉。所以很多内置的功能,都是在进行过滤的作用。

如果你花一些时间,创建一些视图,当你真正开始工作时,可以打开这些视图,去看哪些是最重要的任务。这是一张非常精炼的列表,所以你不会被过多的任务所淹没。你可以从列表中选出一些任务,然后开始执行。

这个问题的答案,恰好与第一个问题相互呼应。OmniFocus 的「聚焦」,Sorted 的「Hyper-scheduling」,Things 对体验的追求,不仅是开发者创造工具的初心,也是他们对现实问题思考的成果。

采访后记

这次采访的三家开发商中,OmniFocus 已经发布快十年,背后有着稳定的开发团队;Things 的团队大约在十人左右;而 Sorted 仅由 Harry 和他的合伙 Leo 而完成。

虽然有着不同的文化背景和开发历程,但在采访的过程中,他们对产品和任务管理同样的深度思考和追求,让我明白了他们为什么能脱颖而出。

而对于任务管理这件事,其实越聊越发现它的复杂,并且没有人的需求是完全一样。只有跳出了「谁是最好的任务管理工具」的思维误区,才能开始理解任务管理这件事。


会员专属文章,欢迎加入少数派会员。
优质内容
权益周边
会员社群
power+
评论区
精彩评论0
成为少数派会员方可评论,立即加入 。若已是少数派会员,点击登录
还没有评论,来发表第一个评论吧
期刊
精彩评论
还没有评论,来发表第一个评论吧
成为少数派会员方可评论,立即加入 。若已是少数派会员,点击登录
会员新功能
内容侧边栏
点击这里拉开侧边栏,即可查看会员内容列表,快速切换内容。