上一篇 《 Life OS！人生需要一套操作系统》讲了 Life OS 的各个部分，这篇文章来讲如何用Notion 搭建 Life OS，在生活和工作中真正运行这套系统。
1 为什么选择Notion？
毕业后就一直在用电脑软件记笔记，形成 Life OS（人生操作系统）的理论也有近5年了。
我一直反感过早地陷入各种笔记软件的选择，应该先形成笔记管理的方法论并选一个简单或者熟悉的软件开始实践，在生活和工作中真的先用起来。当软件的使用真的成为瓶颈时，才考虑选择替代软件。
之前经历了很多不同的笔记软件，包括文档、OneNote 、有道云笔记、印象笔记等。之前几年一直用的是印象笔记，它主要解决了两个问题：笔记检索和多设备同步的问题，我用它打造了个人的移动图书馆。
随着我对 Life OS 理论的打磨，我需要的不仅仅是做笔记，而是帮我管理好目标、项目、待办事项、复盘等等。也就是说，我需要这个软件帮我实现 OKR、GTD、番茄工作法、卡片盒笔记法、GRAI 复盘等系统。我一开始也尝试用印象笔记搭建起来了 Life OS ，但实际执行下来效率很低，比如月度复盘的时候，大概要花一个小时去统计这个月每个项目花费的时间…这让我感到恶心。
于是我开始迁移到 Notion。Notion CEO 说 Notion 的理念是乐高，Notion 提供一些积木「Block」，用户可以搭建出自己想要的系统。实际使用下来，可以把 Notion 想象成一个低代码平台，按自己的需求实现一个较复杂的软件或者网站，比如我的个人网站就是用 Notion 实现的。
以下是我认为Notion区别其他笔记软件的最大特色：
1）数据库「Database」和视图「View」
实际上，各种 App、软件、网站本质上就是对数据库的增删改查，然后以不同的 UI 样式展示。Notion 原生就提供了 Database 的功能，再配合各种展示样式: Board、List、Table、Calendar、Gallery ，这就是为啥基于 Notion 可以搭建看似很复杂且很美观的系统。
2）自动化和可编程
Notion 原生提供了 Automation 和 Formula 的功能，我经常用 Formula 写出一些很复杂的代码，有的时候看到写了上百行代码仿佛自己在开发一个产品需求一样…
同时，Notion 对外提供了 API ，让你有办法用编程的方式去操作 Notion 的内容。比如，现在Notion 可以自动算出我每个项目/每个任务的耗时，自动同步每天的微信阅读记录和播客收听记录到我的知识系统，这大大提高了我的效率：让自己专注于思考和执行任务，其他能自动化的都自动化。
3）可扩展「Connection」
Notion 的 Connection 可以让其他工具接入到 Notion 中，从而真正实现 All In One。
下文将讲解我是如何用 Notion 搭建 Life OS 的。
2 Life OS概览
整体分为6个板块。
包括Life OS的4个组成部分：「知识系统」、「目标系统」、「执行系统」、「复盘系统」。
「我是谁」板块，记录不断认识自我的过程。
「每日工作」「每周工作」「每月工作」是看板，记录每一天、每一周、每一个的自己是如何度过的，人生就是踏踏实实的过好每一天。
这些模块之间的逻辑如下图所示：
3 知识系统
3.1 概览
目前我的知识系统就是用 Notion 实现《卡片盒笔记法》提到的 4 种笔记，用它来管理日常的想法，吸收的知识写的文章，最终搭建个人知识体系。
这些笔记之间的关系如下图所示。
3.2 闪念笔记
闪念笔记追求的是便捷，能快速的记录随时冒出来的想法，看到的文字。因此实现上就是Notion 的一个普通的 Page ，可以直接在里面写文字，也可以新建一个 Page 。
目前仍然需要打开手机 Notion ，为了更快速的记录，未来会实现这样两个功能：
1）利用手机的快捷指令功能，双击手机背部快捷输入，自动同步到闪念笔记。
2）开发一个微信小程序，给这个小程序发文字，分享链接能自动同步到闪念笔记。
3.3 文献笔记
文献笔记用来管理我看过和想看的书籍、播客、访谈、电影、课程、新闻等，并记录我从中提取的重点。
我用 Notion 的 Database 功能来实现，把各种类型的文献都放到一起，并且由于 Notion 开放API，实现了两个自动同步的功能：
1）微信阅读：微信阅读的书架、阅读记录、笔记、划线自动同步到「文献笔记」中。
2）小宇宙：小宇宙的收听记录自动同步到「文献笔记」中。
基于 Notion API 实现这种自动同步的功能，让我第一次体会到 Notion Al In One 的快乐。
未来考虑增加的功能：
1）同步B站纪录片和知识视频的观看记录
2）利用AI大模型，对视频和播客进行自动摘要
3.4 永久笔记
永久笔记是所有笔记的精髓。
每一篇笔记都是自己思考的结果，用自己的话写下来的文章。这种笔记积累的越多，知识系统的作用就越大。我之前很多笔记都散落在其他笔记软件（ OneNote、印象笔记），目前在慢慢往 Notion 迁移。
永久笔记分为三种状态：构思中、进行中和已发布。
日常遇到的问题和闪念笔记中记录的有价值的想法，我会新增一个永久笔记进行跟踪。
比如最近管理团队遇到一些问题，我就会新建一个永久笔记《如何拥有领导力？》，此时笔记状态是「构思中」。日常看到一些和领导力相关的观点、书籍，都会摘要到这个笔记里，当我觉得已经积累了足够多的素材后，就会开始撰写这篇笔记，此时笔记的状态变成「进行中」。写完后，我会把这篇笔记发布到小红书、公众号、个人网站，这篇笔记就变成「永久笔记」。
我的每一篇「永久笔记」都会公开发表，这会倒逼你提高每篇笔记的质量。以教代学，这也是《费曼学习法》的核心。
3.5 项目笔记
很多刚接触卡片盒笔记法的人会对「永久笔记」和「项目笔记」的区别感到困惑。
在我看来，「永久笔记」是一个自下而上的过程，这些笔记的创建一般没有事先的规划。而「项目笔记」是一个自上而下的过程，他和你目前正在进行的一个项目挂钩。
把所有和这个项目相关的文献，想法，都放到项目笔记中。等项目结束后，这些笔记可以存入到「文献笔记」和「永久笔记」之中。比如我有一个项目叫【LLM Master】，里面就汇总了各种大模型相关的内容。
4 目标系统
4.1 概览
目标系统包括两个模块：「领域」和「OKR」
4.2 领域
领域是你人生中想有所成就的方向，一般 10 个左右。每年重点挑 3 到 4 个制定OKR，也就是今年重点发力的方向。
比如我今年就希望在 AI 和 IP 方向有所进步，这两个方向也是我将长期坚持的方向。
4.3 OKR
OKR又分为目标「Objective」和关键结果「Key results」。
OKR和KPI不太一样：
1）OKR 中的 O 描绘的通常是一个美好的愿景，也就是你希望达到的状态。这个愿景往往要足够吸引人，让你非常向往，并且一般要设置的有挑战一些。
2）OKR中的 KR 是用来衡量O是否达成的指标，比较像KPI。如果这些指标都达成了，那么 O 也就达成了。一个 O 一般可以拆解3~5个 KR。
OKR 其实就是制定目标和目标拆解的过程。OKR 写的好，会让你的方向感非常明确，每天早起都有了动力！
以我个人为例。在 IP 领域，我今年的目标是“把自媒体变成长期可依赖的事业，让我拥有不打工的底气”。这是一个非常美好的愿景，如果能达到，我会对今年非常满足。为了跟踪目标的完成情况，我拆解了两个 KR ，分别是粉丝数和盈利的具体指标。KR 一定要是可测量的，这样就能知道你离目标还差多远。可以看到，这两个KR我的完成度还差得远，要继续努力。
完成了 OKR 的制定，接下来就是执行了。每个 KR 关联一到两个项目，项目是执行系统里的概念了，下文讲解。
5 执行系统
5.1 概览
执行系统就是管理待办事项，由 5 个清单组成，这 5 个清单是都是 GTD 里的概念。另外，我把「习惯养成」也纳入到执行系统了，因为习惯的培养是非常考验执行力的。
执行系统的逻辑图如下所示
关于执行系统，我最满意的一点是把番茄工作法和 GTD 结合起来，这样可以衡量每个任务的耗时。我认为对一天 24 小时的花费全部计时是效率非常低下的事，你只需要记录一天完成了多少个番茄钟以及这些番茄钟分别在做什么就可以了。
5.2 项目清单
项目就是一系列任务的集合。我把项目分成重要和不重要两种类型。
重要项目就是 OKR 部分讲到的，被某个 KR 关联的项目。不重要的项目就是非 KR 关联的项目，比如临时插入的生活琐事，或者好奇心爆发做的某些探索。
每一个项目都计算出了总耗时，按照二八原理，重要项目的耗时应该占 80 %以上。看下图，我大部分的时间都在做重要项目。
5.3 执行清单
执行清单就是具体要做的任务「Task」，也就是待办事项，每个任务会归属于一个项目「Project」。执行清单和项目清单基于 Notion 官方的 Project-Task 模版进行开发，我进行了扩展，最主要的就是记录了每个任务的耗时，以番茄钟为单位。
执行清单在一个 Database 里管理了所有的任务，创建了不同的视图「View」来方便查看。我开发了按项目、按排期（本周任务、本月认为、以后）、按场景（在家、在电脑旁）等三大类视图。
「按项目」视图展示了一个项目具体要做的任务、耗时以及当前的状态。
「按排期」主要包括「本周待办」、「本月待办」、「以后待办」3个视图。
「按场景」主要包括「在家里」、「电脑旁」。
5.4 等待清单
等待清单存放的是需要别人做的事情，目前我这类事务不多，目前用一个 Page 实现。
5.5 也许清单
也许清单存放的是不是近期需要做的是，而是如果条件允许，未来想去做的事。比如去欧洲旅游，目前也用一个 Page 实现。
5.6 工作篮
工作篮是一个收集箱，存放之后要花时间做的事。工作篮需要足够简单，让你能随时随地快速的记录：突然冒出来的灵感和想法，别人请求你做的事，领导的新指示等等。
有人把工作篮称作「生肉库」，还是很形象的。工作篮里记得东西，需要进一步处理并分类到执行清单、等待清单、也许清单等。
工作篮需要定期清理，比如一天找个固定的时间清理，至少一周一次。
5.7 习惯养成
习惯养成追求的是习惯的执行情况，用一个Database实现。
我看有一些博主的习惯养成做的非常花哨，我目前采用的是一种朴素的做法，用一个表格，横坐标是要培养的习惯，纵坐标是日期，当日习惯打成就打个勾，伟大的富兰克林和曾国藩用的都是这种方法。
关于习惯养成，我的感受是同时追踪的习惯不要超过4个，不然很难达成。连续21天都打钩这个习惯就算养成了，其实很不容易。
我早睡早起的习惯追踪了快3年了，让然会因为各种插入的事情达不到。共勉。
6 复盘系统
6.1 概览
OKR 制定的是长期的目标，一般是一个季度或者一年。我的 OKR 制定的就是一年的计划。在实践过程过，我会把 KR 拆解成月度计划，确定每个月要做的事。
复盘的作用就是定期的检查目标的完成情况，如果未完成或者有风险，问题出在哪，需要做哪些改进？
我现在的复盘分为每日复盘、每周复盘和每月复盘。他们的作用和复盘内容都有些区别
6.2 每日复盘
主要复盘习惯项和番茄钟的完成情况。
我目前给自己制定的目标是每天完成 18 个番茄钟，如果每天的习惯都完成了并且番茄钟达到18个，说明我度过了非常充实的一天，今天的目标达成。否则，找出原因和改进项。
另外，我会给每天起一个标题，用一句话概括今天。这个灵感来源于看中外名著，每一个章节都会有一个标题。如果把人生当成一场戏，这个标题就概括了每场戏的内容。
6.3 每周复盘
主要复盘既定项目和任务的完成情况。
每周开始会根据月目标制定这周的任务，到下一周的开始来看任务完成情况。
6.4 每月复盘
主要复盘月度计划的完成情况。
每个月的开始会根据KR制定月计划，到下个月的开始来看月度计划。
7 看板
7.1 概览
有三个看板：每日工作、每周工作、每月工作。
7.2 每日工作
这是 Life OS 中我最喜欢的一个设计，它串联起来了 Life OS 中的其他系统：
1）「执行系统 - 执行清单」，记录每天要完成哪些任务以及实际完成哪些任务。
2）「执行系统 - 习惯养成」，记录每天习惯完成的如何。
3）「知识系统 - 文献笔记」，今天看了什么书？
4）「复盘系统 - 每日复盘」，对今天的总结
每一天都有一个单独的页面，未来可以来查看。
这个灵感来源于《晨间笔记的奇迹》，这么多年我一直在记每日日记，这个相当于是个高级版的日记。
每周工作和每月工作逻辑上类似，但页面会简单一些。
8 后记
本文介绍了如何用 Notion 搭建Life OS，如果需要模版评论区告诉我。
也可以在 小红书（ID：Easonlee成长笔记） 找到我，欢迎交流。
