将所有能想到的，要做的事收集起来
打开这篇文章的你，想必正计划着开始任务管理，或者是正在执行着任务管理。
为什么需要任务管理呢？
因为大脑中总想着许多要做的事，是该好好地把它们管理起来。
因此，我们要做的第一步就是把现在能想到的，将来要做的事，统统记录下来。
其中可能有鸡毛蒜皮的事，比如剪指甲，也有一些大项目，比如计划着考雅思，但是没关系，先统统把它们记录下来。
在 Omnifocus 中，「收件箱」就是用来收集想法的地方。
这里关键的是把所有事情记录下来，而不只是觉得重要的事，只有这样，omnifocus 才是可靠的，才不会在之后的使用中遗漏任务。
将所有想法整理
现在我们已经收集完所有的想法，这时「收件箱」里变得臃肿不堪，这样肯定是没法使用的，得把这些任务好好整理一下。
在「收件箱」里存放的任务都是潦草的想法，现在我们开始将它们一个一个重新包装一下。
这个任务计划从时候开始做？截止时间是什么时候？是一次性的还是需要重复做的？等等等等。
推迟至：什么时候开始做任务
当一件任务需要在未来某个时间才能开始做时，例如 9/30 早上 7 点要开一个会，你没法在这之前去做这个任务，那么就将它「推迟至」那个时刻。
在 Omnifocus 中，你可以通过使用下方的 +1 天、+1 周、+1 月，以当下时间为标准，快捷设定日期，也可以点击右方的日历图标点选日期。
通知：提醒我完成任务
在你设定了「推迟至」日期后，任务的「通知」栏就会自动设定一个该时间的通知，提醒你时侯已经来临，可以考虑去做任务了。
同时，你也能手动给任务添加通知，什么时候需要手动添加通知呢？
例如，设定了一个明天早上 10 点开会的任务，如果使用自动设定的 10 点的通知，当收到通知的时候就已经迟了，这时候就可以手动设定一个 9 点的通知，提醒自己准备开会了。
截止：任务的 deadline
「通知」除了会在任务可以开始做时提醒你，也会在任务的 deadline 即将到来时提醒你。
项目
包装完成后，将这个任务移出「收件箱」，避免它与其他潦草的想法混在一起。
任务移出「收件箱」后放在哪里呢？答案是放在「项目」里。
「项目」是你的所有任务存放的位置，就相当于 windows 的 D 盘、E 盘，或是 mac 里的 finder，通过文件夹的形式将任务组织起来。
为了激励我完成任务，我仿照游戏中的设定，将项目命名为主线任务、限时任务、挑战/支线任务和日常任务，你可以按照你喜欢的方式搭建结构。
虽然怎么搭建项目结构都可以，不过如果搭建的过程遵循这样一个原则，会更加方便你的使用。
这个原则是什么呢？那就是「一个任务能且只能存在于一个地方」。
举个例子，你创建了 A、B 两个文件夹，那么当你新建一个任务 a 时，这个任务只适合放在其中唯一一个文件夹，如果你感觉 a 适合放在文件夹 A，但放在文件夹 B 好像也不错，那么这个文件夹体系就是「不好的」，因为这会为你寻找任务增加负担和决策成本。
现在你应该多少能理解我把项目命名为主线任务、限时任务、挑战/支线任务和日常任务，生活中的任何一个任务，我都能轻易判断它该属于哪一类。
但有时候文件夹的结构并不能满足需求，因为文件夹是树状结构，也就是说，每个任务的入口是唯一的。
这时候可以通过给任务添加「标签」来解决，一个任务只能存在于项目中的一个地方，但一个任务可以有多个标签，因此，只要一个任务与其他任务有某一个共同特征，就可以给它们添加标签，日后当需要找到这个任务时，只要能想起该任务具有的一个标签（共同特征），就能找到该任务了。
例如，将任务以「难度」和「耗时」作为指标添加标签（虽然我并不推荐这么做）。
关于标签和文件夹的更多讨论，可以看我之前写的一篇文章 数字内容管理进阶｜标签、链接和文件夹。
预测：总览未来一段时间的任务
设定好截止日期后，你可以在「预测」视图中查看未来任务的大概情况。
（注：预测视图中不会显示未到「推迟至」日期的任务）
透视
透视的概念
在你为一个任务设定了未来的「推迟至」时间后，这个任务就会从 omnifocus 中隐身，直到时间来临。
omnifocus 区别于其他任务管理工具的一点是它具有强大的「透视」功能。
「透视」功能能帮你筛选出符合特定条件的任务，过滤掉那些不符合条件的，这就是为何 omnifocus 能够 focus 的原因。
在 Omnifocus 中，你可以将项目中的任务按以下四种情况筛选：
- 可用：当前可以去做的任务
- 首先可用：只显示每个项目的第一项
- 剩余：剩余的所有任务，包含暂停的任务和未到「推迟至」时间的任务
- 全部：全部任务，包括已经完成的
大多数情况下我们用的都是「可用」，即「当下能够去做的任务」。
注意，这与其他任务管理工具的「今日任务」是不同的，omnifocus 筛选的是你当下可以去做的任务，后者筛选的只是日期定在今日的任务。
那么什么任务是当下还不能去做的呢？
- 未到「推迟至」时间的任务。
- 顺序项目中，前置任务还未完成的任务。
顺序项目
让我来解释一下什么叫做顺序项目。
与顺序任务相对应的是平行项目，例如
- 填写表格
- 写文案
这两个任务之间并没有什么直接的联系，先完成哪一个都可以。
而对于顺序项目
- 收集数据
- 填写表格
- 提交表格
要提交表格，首先得填写表格，而要填写表格，首先得收集数据。
因此，当你还未完成「收集数据」这个任务时，omnifocus 将不会向你展示「填写表格」和「提交表格」这两个任务，让你能够专心把心思放在「收集数据」上。
自定义透视
显然，在任务量变得多了以后，这几种透视选项已经不能满足我们的需求，于是你可以开始自定义自己的透视，这也是 Omnifocus 最强大的功能。
如何自定义透视呢，首先在标题栏中找到「透视」-> 「显示透视」。
你就能看见这样一个界面。
在你的界面上不会看到「今天」这个透视，因为这是我自定义的。
放轻松！不必因为看到「自定义」而感到头疼，实际上创建一个自己想要的透视非常简单，只需要两步你也能学会。
无论怎样的过滤规则，都由两部分组成：规则群组和规则群组里的规则条件。
规则群组
在一个规则群组里，可以选择该群组下的成立条件。
即
- All：所有规则成立
- Any：任意规则成立
- None：没有规则成立
规则条件
一个规则条件可以选择这些内容：
再加上群组嵌套，你就可以创建出你心目中的透视。
例如，我定义的「今天」透视里可以筛选出所有「不在收件箱里」且「可用」的任务。
创建好自己的透视后，可以点击五角星标注，之后它就会出现在你 Omnifocus 的边栏上，并为其添加快捷键。
同时，你也可以看到，「已完成」、「已更改」其实也就是 Omnifocus 自带的透视，你可以点击查看它们的透视规则。
结语
至此，你已经学会了 Omnifocus 的大部分功能，还有一些功能例如利用脚本自动化我这里就不细讲了。
Omnifocus 并不是洪水猛兽，而是帮助我们进行任务管理的工具，希望你通过这篇文章能用 Omnifocus 更好地管理你的生活。