刚接触效率软件的朋友，经常会被两类软件弄混淆：

一类是清单/待办/Todo类软件，比如知名的滴答清单、极简待办、Reminder（苹果系统自带的提醒事项）、Microsoft to do、Things3、Sorted3、Todoist等等。

一类是日历类软件，比如苹果手机、华为手机系统自带的日历app，还有一些第三方的日历软件，比如Fantastical、Busycal、Google日历、Calendars等等。

这两类都能可以记录待办事项，进行时间上的规划，比如它们都能实现像「周三出差」、「5月3日购物」这样的日程提醒，但是二者又有很多不同之处，比如界面上的差异、使用方法上的差异等等。如果用更专业的术语来形容，这两类软件的目标也有显著的差别，前者主要进行任务（Tasks）管理，后者主要进行日程或时间（Time）管理，侧重点是不一样的。

这篇文章会从新手角度，聊一聊如何开启一段效率之旅。文章讲的内容比较浅显，一部分来自我这两年的探索，另一部分来自少数派友的分享。推荐大家读一读 @闲者时间_王掌柜君的文章（注意搜索之后选择「不限时间」，否则很容易错过早先的好文章），这篇文章也受到王掌柜 《术与道-聊聊我的时间管理》 这篇文章的启发，推荐大家阅读。

概念梳理

待办清单：侧重任务管理

第一类待办软件，顾名思义，就是以处理等待办理的事情，核心功能落在要做的「事件」上。

这类软件最简单的使用方法，就是在Inbox（收件箱）里输入一件待办事项。比如你想约几个老友抽空聚餐，只要在收件箱里记下这几个字，无需更多设置，等到你打开软件，看到这句话，就会起到提醒的作用。

如果你想要把这件事情规划得更详细，也可以为它设置各种属性，比如确定时间（约好在下周三晚8点），也可以预设提醒（前一天21:00提醒你，以提前安排出行），还可以设置标签（放到 #生活 这个标签下）、优先级（高，毕竟老朋友难得聚一次）、活动地址（有些软件可以关联导航添加定位）、备注（和谁、需要提前准备什么）等等属性。这样一来，约朋友吃饭这件事就不再只是个念头，而是一个时间、地点、关键信息兼具，还有软件提醒的「待办事项」了。

另外，待办类软件还可以用于单纯的记录信息，比如记录购物清单、想看的影单或书单、读书笔记、转瞬即逝的灵感等等，这些也可以利用待办/清单软件来完成。

常见的待办软件界面（以「极简待办」官方界面为例）

日历软件：侧重日程/时间管理

第二类日历软件，核心的功能则落在「时间」上。

日历软件最简单的功能，大家应该都用过，那就是看今天的几号、星期几。除此之外，每逢公共假期、重要节庆等日子，日历上还会注明像元旦、中秋、或国庆等信息，方便你查看。如果有朋友在通讯录里标注过父母或友人的生日，日历上也可以进行设置，提醒你这些重要的日子。

当然，日历的功能远远不止这些。我们可以采取更加主动方式，用它来管理我们的日程。比如，在日历上选定一个时间段（Time Block），比如今天下午3-5点，或是选定某一天或某几天，标注一下你要在这个时间完成什么事（出差、阅读、购物等），或者有什么重要的电视节目或比赛，需要为此预留出时间。另外，你也可以把日历当成一个事后的记录，比如每天睡觉前，把那个时间段做了什么事情备注在日历上，方便回顾。

当然，如果要对日程做更详细的说明，你还可以添加像备注（Notes）、地址、网页链接、标签、重复、提醒等等附加属性。

 

常见的日历界面（以Busycal官方界面为例）

相互兼容：All-in-one

当然，有些软件考虑到不同的用户需求，会兼具两者的核心功能。比如，老牌待办软件的滴答清单，其中也有强大的日历视图，除了输入待办事项之外，还可以在软件里面规划日程。

还有，像第三方的日历软件，如Fantastical、Busycal等，在提供传统的日历功能之外，也可以把待办事项集中列在一处，单独查看，不用提前设置时间属性，确定日程后可以随时拖拽到日历上。

总体上看，强大的待办软件和日历软件也有功能相互融合、相互影响的趋势，哪怕对于一些重度的使用者来说，一款软件也能很好地集成用户的需求，做到任务管理和日程管理All-in-one（当然这不是必须的）。

 

滴答清单的日历视图，很像日历软件的界面
日程软件Fantastical可以同时规划日程和任务

实际使用

各取所需：你适合什么方式

那有朋友可能会问了：那既然任务管理和日程管理有彼此关联、彼此重合的地方，我该使用哪一种方式来进行自己的日常安排呢？

比如说，你刚入门效率软件，只打算使用一种方式来规划自己的待办和日程，可以采取以下的判断标准：

  • 如果你是日程满满当当的商务人士，或者说你平时记录的事情都有比较明确时间段（如出差、上课、开部门会议、和朋友约会等），建议使用日程管理；
  • 如果你希望把所有的待办事项精确到每天特定的时间段完成（比如你在准备考研，希望每天早上9-11点复习政治、11-12点午饭、12-13点午休……），建议使用日程管理；
  • 如果你只是想简单记些事情，以免忘记（比如记得带伞、记得还钱），或者希望自己的时间安排比较灵活，不想限定在确定的时间完成（周三浇花，具体什么时候都无所谓），那就用任务管理。

当然，在你有一定的使用经验后，也完全可以尝试一款二者兼有的软件，比如上面推荐的功能强大的滴答清单，或者是具有任务管理功能的日历软件Fantastical、Busycal、Google Calendar（Tasks）。如果你还是个笔记软件达人，或是知识管理爱好者，还可以使用重任务管理的笔记软件Noteplan3、Agenda等，All-in-one地实现任务管理和日程管理。

Noteplan3一款非常优秀的笔记+日程+任务管理软件，除了贵（非常贵）

对于真正喜爱效率探索的玩家，则完全可以按照自己的喜好，组合几款软件（比如使用一到多款清单软件，配上一到多款日历，甚至还可以组合笔记管理软件，如Obsidian、Logseq、Craft等），组织自己生活、工作、学习等方方面面的事项。

 

软件推荐：你喜欢什么软件

我在任务和日程管理上也走过一些弯路（实际上就是爱折腾），用过不下几十个同类软件，目前我有比较好的工作流：因为我使用的是苹果全家桶，所以在此仅提供ios、mac端的软件推荐。我在任务管理上用Things3，非常简洁、美观的德系软件，一点多余的东西都没有；日程管理我用Fantastical3，主要是看它颜值，如不用它的日程+任务集成功能，免费的苹果系统日历就可以。二者各取所长，轻度管理。

 

日历软件

日历软件方面，产品不少，但分类比较简单。

一个就是系统自带的日历软件。以Apple Calendar（苹果日历）为例，其实功能上就够用了，还有很不错的自然语言输入功能，除了有些朋友觉得它丑以外，几乎是良心的了。

另外，需要特别指出的是，日历软件和日历数据——这是两件事，我太迟钝了，花了很久才意识到这个差别。Apple Calendar是个软件，它默认使用的是iCloud里存储的日历账户数据；其他超级互联网巨头，比如Microsoft和Google，也有自己的日历软件和日历数据。

Apple Calendar软件支持绑定多个账号，也就是说可以把你存在其他平台上的日历数据同步到软件里，不但能够显示，还支持编辑、修改。比如，你在Apple Calendar上就可以关联Microsoft的Outlook账户，Google的账户，然后把这些日历数据直接导入Apple Calendar里一起管理。当然了，这些日历你也可以直接用Microsoft的Outlook网页端、用Google Calendar查看和编辑修改。

Google Calendar&Tasks，刨除网络因素是非常好用的软件（挥泪告别）

实话实说，其实Outlook日历和Google日历都是非常好的日历应用，它们都有自己的客户端，最大的优势是，它们可以同时在苹果手机和安卓手机上使用，是免费以及全平台开放的。但……你懂的，在当下的环境下，你可能死活都打不开Google Calendar，里面的数据同步也会因为各种原因出现传输错误。所以最后，只能潸然告别。

 

另一类就是第三方日历软件。讲实话，大平台的日历软件做得已经非常良心了——据我所知，国外很多用户使用的都是Google Calendar。那第三方软件想要生存，就要增加很多其他的功能，比如：

  • 颜值——别笑，这个特别重要；
  • 集成日历和待办——苹果的日程和待办功能分别由Apple Calendar和Reminder这两个软件实现，如果需要一起管理，就需要第三方软件的集成；
  • 协作、天气、自然语言输入、一键设置线上会议等等附加功能

我关注的第三方日历软件大多是国外开发的，比如老牌的：

  • Fantastical3（自然语言输入起家，现在主打颜值）
  • Busycal（类似前者，各方面做得都比较均衡）
  • Calendars 5（老牌软件，跨平台做得很好）
  • Calendar366（老牌软件，买断制，比较中规中矩，前阵子还有朋友推荐过：https://sspai.com/post/73991）
  • Moleskine Timepage (主打颜值）

还有一些注重协作、简洁的新一代日历软件，比如：

  • Cron（还没有正式推出）
  • Daybridge、Amie……这些具体我都没有试用了，大家可以自行探索和尝试。

据我观察，对比国内和国外效率玩家。国内高频使用日历进行日程管理的朋友，相对国外博主较少。大家可能更喜欢用待办软件去「记事」，而国外有很多博主都是日历软件的重度使用者，包括如何在日历上通过规划时间块（Time Block）来进行时间管理，很多内容我都是靠国外博主的讲解来学习的。不知道这个观察是否准确，欢迎大家讨论。

 

待办软件

还有一些好用的清单/待办软件，都是我曾经深度使用过的。以下是我个人的一些使用感受，非常私人化，可能会有些偏颇，请感兴趣的朋友自行探索。

Things3官方宣传界面

Things3

  • 缺点：
    • 纯苹果软件，无安卓系统；
    • 贵，但好在一次买断；
    • iCloud同步有时会出问题（不完全是它的锅）
  • 优点：
    • 几乎完美，兼顾轻量与强大
    • 颜值在线
    • 可以显示系统日历的日程（但不能在Things内部修改）

 

滴答清单官方宣传界面

滴答清单

  • 缺点：
    • 订阅制，想用高级功能就要一直付费（个人比较喜欢买断制）；
    • 对有些用户来说，面面俱到的功能，反而会让人感到缺乏侧重
  • 优点：
    • 一句话，功能强大，几乎你能想到的功能都可以在里面实现，可以实现All-in-One
    • 全平台覆盖，手机、网页、电脑端、微信端都可以操作，同步也比较快
    • 提供丰富的日历视图、甘特图、看板视图等；自然语言功能强大

 

Sorted3官方宣传界面

Sorted3

  • 缺点：
    • 纯苹果软件，无安卓系统；
    • 没有细化到每天具体时间段的日历视图（只能看到某日），比较遗憾
  • 优点：
    • 高级功能买断制，价格合理；
    • 同时可以设置任务和日程，区分清晰，还可以直接修改、创建日程，和日历同步；
    • 如果某天设置了多个任务，可以一键帮你自动安排前后日程（我用得不多，但对一些朋友来说确实很方便）
Todoist官方宣传界面

Todoist

  • 缺点：
    • 不能同时设置任务开始时间和截止时间（Things可以，Sorted3可以通过日程实现，滴答清单付费版也可以实现）
    • 没有日历视图
  • 优点：
    • 协作功能强大
    • API丰富，可以和很多软件实现自动联动
    • 可以说Todoist把待办做到了极致，没去拓展日历管理的功能，略显遗憾
Omnifocus官方宣传界面

Omnifocus

  • 缺点：
    • 太过强大
    • 贵
  • 优点：
    • 极其强大
    • 忠实贯彻GTD理论

 

此外，像Any.do、2Do、Dayplanner等等待办软件都不错，因为用户群没有前几款庞大，所以在此不多赘述。另外，前面说的Noteplan3、Agenda按类别划分属于笔记类软件，大家可以自行探索，这里也不再多说。

 

细节补充：待办软件和苹果日历提醒的兼容问题

 

下面是一个细节讨论，不感兴趣的朋友可以直接忽略。

大家知道，由于产品设计的不同，不同的待办软件对系统日历数据的显示、编辑、修改等支持程度是不一样的；而且，像滴答清单这样的跨平台软件，既有苹果手机端，又有网页端，又有安卓端，可以在苹果手机上同步显示的系统日历数据就没有办法在网页端、安卓手机端同步显示。

由于我使用苹果系统自带的日历，所以非常关注待办软件和系统日历数据的兼容度：上面这些软件是如何支持Apple Calendar和Reminder里创建的日程和提醒的呢？以下是一个简单的调研，以供参考：

 

日程上，大多数主流Todo软件可以集成本机自带的日历，仅限app端，网页端不支持。 最明显的例子是像滴答清单这种全平台支持的软件，它能展示的只有设备里的自带日历，网页端则没有办法显示，更不能跨平台展示。

  • 滴答清单 ：（全平台使用）日历只能以订阅的方式展示，无法在软件内部修改、删除；软件自带日历视图，不过从软件内部添加到日历上的只是「清单」，即软件自带的内容，和系统日历分属于两个系统，没有关系。
  • Sorted3 ：（纯苹果端）能够在软件里创建、修改、删除日程，甚至打钩，同步速度很快
  • Things3 ：（纯苹果端）只显示，可以通过点击进入系统日历软件。
  • Todoist ：（全平台）没有任何日程相关的内容，纯TODO软件。

 

任务上，不同平台之间基本一致，都是在本软件里创建内容，属于软件内部独享数据。可以从苹果自带的Reminder导入进去，但创建的内容不能同时显示在Reminder里，基本上是单向的。

  • Agenda ：仅有 Agenda 是同时支持苹果的日历和提醒事项的。
  • Things3 ：通过手动操作将提醒的内容一键导入，导入后提醒即删除
  • Sorted3 ：可通过设置，自动将提醒导入，导入后提醒即删除
  • 其他都是无关的，独立的。

以上就是我对待办软件和日历软件的一些探讨，其中不少是实践中自己边摸索边整理出来的，希望能给感兴趣的新手朋友提供一些帮助。谢谢大家！