年度征文 | 2021 极简三部曲终章：用 Notion 重新管理人生

前言：长文警告
如标题所说，这篇文章是过去一年以 Notion 为中心对自己二十几年人生整个的重新思考和梳理。虽然主要是理念、思路和方法，可为了能承载这些内容，篇幅还是像第一篇那样朝不受控制的方向去了——全文 20000 多字。
但如果你和我一样，常年饱受「事情太多越忙越乱」「兴趣宽泛难以专注」「做事没有头绪不能深入」「文件资料长期杂乱无章」「一直重复造轮子」这类问题的折磨和困扰，花点时间和耐心读完本文，相信会对你有帮助和启发。
阅读全文至少需半小时，请合理安排时间。祝阅读愉快！

2021 是毕业后的第三年。第一年，从用 Markdown（Typora）列计划到初识 Notion，有了搭建体系的意识；第二年，在紧张与慌乱下探索极简中的边界与平衡；今年（2021），体系逐渐趋于成熟稳定，可以高效良好地运转。

回看过去这一年。2 ~ 6 月份，春节开工后，公司不停加班，无论是工作中项目管理的混乱，还是生活中个人资料的混乱，只让人感觉像无头苍蝇一样做事越来越没有头绪；6 月份有时间后本想简单整理一下，才发现已经混乱到根本不是一两个月就能整理完。

除此之外，2019、2020 养成的很多习惯如写周记月记在前半年也都没能继续——不是习惯丢了，而是发现之前的模式和方法已经难以承载，需要探索一套更好的体系。有打破，就意为着要重建。所以从半年前开始了这个旷日持久的庞大工程。

为什么要极简

自己是那种兴趣爱好比较杂，乱七八糟想法比较多的性格。好处是涉猎面相对广，选择较多不容易抑郁；但与此同时困扰也非常多，尤其到了人生的这个阶段，问题越来越严重明显：

因为兴趣爱好杂，做事东一榔头西一棒槌，需要并行的越来越多

在整理时发现，很多曾经想做的事都是做了一半而没有继续推进，或者曾经想看某些电影但一直没看，再或者几年前特别喜欢某个演员，心想一定要多关注 Ta 的作品，现在看到才想起来早已忘在了天边。

因为做事方向不定，在很多领域不能深入

就拿前端来说。前端的知识体系本来就很杂，面对越来越多的旧知识和新东西，很难不产生畏难情绪；再加上没时间，从来没有系统学习过。作为一项谋生技能，只停留在「能解决问题应付工作」的层面或许也能苟活，但要想成为专家和高手，系统学习是必经之路。

解决一些常见问题没有固定方案，一直在重复造轮子

事情本身往往就已经很困难，还要经常在「如何做事」这件事上浪费很多时间。不管是系统里的软件配置，还是工作上某个功能模块的实现，又或者某项生活技能的运用 ... 每次遇到都是打开 Google 搜索。如果恰巧又是完美主义者，当你研究完一圈方案，就已经失去了完成事情本身的精力和冲动。

由于想法太多，经常躺下后思维依然活跃，长期失眠

据说我们当代人存在睡眠问题的最主要原因是，每天要处理海量的信息。虽然躺在床上，但大脑仍在高速运转，结果就是越想越兴奋，感觉有 10000 个想法要去实现。恶性循环，长期失眠。

随着年龄增长，需要承担的责任越来越多，事情越来越多

社会责任和家庭责任的增多，意味着不受控制的事情会越来越多，自己的节奏和计划随时可能被打乱。现在或许还好，等到结婚生子后那种被动和无奈应该会更加强烈。

有时回想自己二十几年的人生，感觉活得很不明白，好像什么都没有留下。诚然，很羡慕那些几十年只做一件事可以长期专注的人。但无论是性格还是年龄原因，当下能做的只有——向内接纳自己的现状，向外借助工具和方法探索更好的自己。

如前边所说，没时间是一方面，最本质的问题还是没有一套长期、稳健、高效的个人工作生活体系。所以决定重头开始，重新管理自己的人生。可能每个人毕业后在社会上闯荡几年，都会有这么一次人生重建，而且可能是唯一一次。自此之后你的性格、价值观、做事方式都逐渐趋于稳定。套用营销号的话术就是，一生一次的人生重建。

极简到底是什么

开始之前，必须得先有一套方法论，否则还会再次掉入重复造轮子的怪圈。每个人有不同的方法，我的方法是极简。

之前已经说过好多遍，但两年过去有必要再啰嗦一次对极简的理解。

第一阶段：断舍离，实现数量上的少

这个阶段主要还是针对生活中的实体物品，相关资料也大多是在教你怎么扔东西和收纳。其实这是最简单的阶段。只要愿意花一点耐心、时间、精力和体力，把家里整理一遍就很容易做到。因为实体物品有最基本的两个属性：

有限：家里的物品再多也不可能突破房子的物理空间，即便很多也只需进行合理的收纳
具体：一件物品一定是独立存在，一定可以被划分到某一类

但在今天，传统的极简主义多少有点脱离现实。我们要面对的抽象虚拟的东西和实体物品完全不是一个量级——人际关系、繁杂事务、数字资料、网络信息 ...... 单靠所谓的「断舍离」很难做到极简。把不必要的扔完后依然有大量不能舍弃的东西，怎么办？而且不同于实体物品，数字世界的大多数东西之间相互关联，它可能既属于 A 也属于 B，牵一发而动全身。

你说，我就是要不顾一切断舍离，也不是不可以；但在真实生活里可能不切实际。去年的电影《就爱断舍离》中，女主为了极致的断舍离，和母亲发生争吵，扔掉过去的美好回忆，总觉着在舍本逐末。再比如，之前看到一个所谓的极简主义者，住在空无一物的房间，只穿固定的衣服，吃固定的一日三餐 ... 再一问没结婚生子。有多少人能一辈子孑然一身，只为自己活着呢。生活条件好一点和像苦行僧一样简单你更愿意选择哪个？（对了，极简主义者的家里都很整齐简单，敢不敢打开电脑让人看一下资料有多乱。）

所以极简不应该是一种结果，一种形式；而是一个过程，一种方法。

第二阶段：构建体系，高效管理

以数字世界里事物的体量和发展速度，根本不是手动整理就能实现简单、干净、有序的，因此就必须借助工具和软件，在一定方法论的基础上，进行结构化、体系化管理。

时间上，要从人生维度切分到当下，专注于最重要的事物，专注就是生产力；空间上，每个细分区块内都应该井井有条，同时又有序关联在一起，有序就是高效。这个阶段所做的一切工作表面上为了保持专注，提高效率，但其实还是为了回到第一阶段——否则又会走向简单事情复杂化的极端。

如何极简

理论基础

既然要站在人生的维度思考问题，就得跳出当下，纵观过去和将来。首先梳理了一下自己这些年关注的几个方面和理想中的行为模式，得到这么一张图。

它大致分为几个阶段：

在主观能动性的驱动下，产生闪念、灵感、梦想、目标、待办；
按照内容分类归集至资料库，它们总可以被划分到某个类别；
在时间维度向下进行「人生 - 年 - 季 - 月 - 周 - 日」的逐级分解，然后再向上进行层层复盘，如此形成一个人生闭环。

在重建体系之前，首先设定了几个目标和原则：

单一性：细分到某个最小单位的内容一定要简单，没有多余要素，且不能重复拷贝
主次分级：面对庞杂内容，想要实现第一点，就必须有主次，有取舍
统一性：相似内容的格式、框架和标准必须统一，不能杂乱无章
稳定性：内容、方法和模式在经过验证后必须扎实落地，不能飘忽不定，反复无常
灵活性：考虑到自身成长和外部变化，要可以灵活调整，且不能牵一发而动全身
自动化：自上而下要能自动拆解，由下向上要能自动复盘，重复操作要能自动化和批处理，不在机械化工作上浪费精力和时间

灵感到资料库的过程，已经介绍过很多次。如今依然在用「闪念胶囊 - HandShaker - Notion」这个模式。实体闪念胶囊按键所带来的效率和便捷，是软件无法比肩的。尤其晚上失眠灵感像开了水龙头一样迸发出来的时候，你只需要盲按说话，松手完事。第二天打开 HandShaker 自动同步，然后整理归档到 Notion。

所以理论基础之后主要谈「资料库管理」和「做事体系」两个阶段。

需求层次和八大方面

有了大体规划后，先回到了马斯洛需求层次。基于需求层次理论，将事情大致划分为了八个方面，创建数据库并通过序号制定优先级，并通过 🥇🥈 标记将层级视觉化。

缺失需求：🥇 01 生活需求、🥇 02 极简体系、🥇 03 工作事业、🥇 04 职业技能
高级需求：🥈 05 人生、🥈 06 兴趣爱好、🥈 07 学习阅读、🥈 08 其他事务

十四板块

八大方面是做事的依据，但在管理具体内容时，还需要进行更详细的划分。所以在八大方面的基础上，结合使用频率等实际情况，又详细拆分为了十四个板块，同样使用 🥇🥈🥉 图标进行视觉化。

首先是「极简体系」和「人生」板块，它们是体系底层最基础的两个板块，好比编程中的元数据，在视觉上也用不同的图标做了区分。

极简体系：存放理论基础、运行机制、软件配置等和体系运转相关的抽象内容
人生：存放人生经历、个人信息、人生数据库等和资料相关的具的内容

然后是需求层次中相对应的 4 个基础需求，以及 4 个一级爱好和 4 个二级爱好。

四个软件

过去都是基于文件和标签管理资料，但随着数量的增多和复杂度的提高，这种模式就逐渐捉襟见肘。通过梳理产生的数据发现，大致可以分为几类：图片、视频、文档等具体的文件；记录、条目、属性等抽象的信息；书签链接，以及信息来源。相对应的，分别适合用四个（或四类）工具进行管理：

Finder（网盘类工具）

本地文件的优点是读取快，缺点就是不易于描述关系和进行多维度管理。在抽象的数据层面，一个文件可能既属于 A 也属于 B，在 A 项目里它是一种角色和属性，在 B 项目里又是另外一种角色和属性。如果拷贝多份，又会数据重复，占用空间。

Notion（资料库类工具）

因此选择用 Notion 这样的工具进行管理，本地只做简单存储。在 Notion 里用到本地资源时，使用全局搜索快速查找文件。

Raindrop（书签管理类工具）

书签同样存在复杂的所属和关联关系。比如某个软件官网的书签，它既可以根据需求划分，也可以根据所支持的系统划分，还可以根据是否免费划分。尤其当你的数据量达到近万条时，浏览器自身的管理工具就难以承载这种复杂的需求；而 Raindrop 的多级目录、全局搜索、备注、标签、去重等功能很好地解决了这些问题。

Feedly（RSS 订阅类工具）

用 RSS 来管理一切信息输入。没错，一切：生活行政通知、科技新闻、独立博客、喜欢的设计师摄影师作品、喜欢的 YouTube 频道 ... 当然还有社交网络——社交网络不需要 RSS，碎片化的属性决定了它根本不适合沉淀内容，仅仅当做个消遣就好。

如你所见，在这四个软件内，目录分类基本保持了高度一致。因为一旦明确了十四板块，面对任何内容、任何形式都有章可循，总可以被细分到某一类。

人生待办

有了理论基础，首当其冲要解决的就是做事的问题。要想从时间维度实现「人生 - 年 - 季 - 月 - 日」的上下贯通，在 Notion 里就必须统一源头。所以首先创建了一个「人生待办」数据库。

对于一个待办事项，首先有一些基础字段：

类型
- 目标：需要拆分为多个计划才能实现，是相对抽象笼统的事情，比如「完成少数派征文」。
- 计划：可拆分到的最小单元，描述必须是某个具体可执行的动作，比如「梳理征文灵感」「列出征文大纲」。
八大方面
每件事总可以被划分到具体的某一类，因此创建到「八大方面」数据库的关联（Relation），比如「写征文」就可以划分到「2.0 极简体系」分类。
优先级
以前做事存在一个矛盾点：又想做这件事，又没有分配给它时间——这是不可能完成的。究其原因，还是事情太多，互相冲突，时间被挤占。因此具体到某个分类下还得横向比较继续划分，在这里按照「紧急 > 重要 > 一般」顺序进行分级，并用颜色视觉化。
完成状态
在一件事的完整周期里，从开始到结束分别对应着「待处理」「进行中」「已暂停」「已完成」「未完成」等不同状态。
时段
支撑一件事完成的两个客观资源就是时间和精力，精力难以被量化，但是时间可以，通过梳理自己的作息大致可以分为几类：
- 日常：指睡眠、健身、玩手机之类的日常起居活动
- 工作日：周一至周五白天和晚上的整块时间，主要用来完成工作事业
- 周六、周日：周末两天用来进行社交娱乐、卫生清洁、兴趣爱好、整理归档等比较放松的任务
计划年、季、月、周
一般情况下，一件待办事项产生时同时伴随着计划时间，依次从上至下进行选择。当然有的任务可能不会拆分到特别细，所以每个字段除了常规的时间选择还有留空（不确定具体时间）和 -（跨多个周期）两个选择，比如下图中的目标没有拆分到具体周数，表明这个是一月份一整个月要完成的任务。
同时，有些事情可能只是当下产生了这么一个想法，由于能力和资源的限制，也不知道什么时间能完成。因此在这里还用图标对字段进行了分组：📌 表示必填字段，🔹 表示可以临时不填的必填字段。

事情有大有小，「目标」和「计划」之间就有父子关系。在下方的内容部分放了一张「人生待办」数据库自身的连接数据库（Linked Database），新建「父任务」关联字段，并使用过滤器（Filter）关联到当前任务。

这样，通过模板新建一个「目标」类型的待办事项，就会自动关联出当前任务下的子任务表——每增加一个事项都是当前目标的子任务。当然，下面的子任务类型除了是最小单元的「计划」也可以是「目标」，以此类推，向下层层拆分。

随着时间的推进，「人生待办」里的数据会越来越多。由于每条数据都有多个属性字段，分类维度也很多，不可能每次都进来这里进行管理。还记得之前的十四板块吗？以「开发」板块为例。

在「开发」板块的页面中，建立一个「人生待办」的连接数据库（Linked Database）。使用过滤器（Filter）将开发有关的事项筛选出来，同时也对状态字段进行「待处理」筛选。这样，每次想到一个开发相关的待办事项，直接在这里自动新增为「开发」方面下的一个待办项。同时还可以再次追加视图，调整过滤器，直接展开查看所有开发相关事项。

以此类推，将所有事项全部划分到其他不同的板块中。待办项产生时，找到所属板块进行操作。不再去操作原始的「人生待办」大数据库。

人生项目

到目前为止，创建的事项都是单独或零碎的。而在实际工作生活中，我们所做的事往往都共同属于某个项目，互相作用推进某件更大的事情。它们的所属关系应该是「项目 > 目标 > 计划」。

所以再创建一个「人生项目」数据库。并与刚才的「人生待办」数据库建立关联（Relation）。这样，新增事项又可以再次细分到某个项目。还拿之前的例子，「完成少数派征文」这个目标和「梳理征文灵感」「列出征文大纲」这两个计划都属于「年度复盘」这个项目，同时前者是后两者的父任务。

反过来，可以在项目中创建「人生待办」的连接数据库（Linked Database）。这里以「极简体系优化」项目为例。

首先，可以根据任务类型划分为「目标」和「计划」，这样就能知道哪些是笼统目标，哪些是具体动作。然后，事项之间的差别仅剩「优先级」「完成状态」「计划时间」「八大方面」几个字段。一般我们比较关注未完事项，所以使用过滤器（Filter）再次筛选「进行中」和「待处理」，并进行分组（Group）。

现在我们看到的是当前项目下的所有目标，也就是「人生」维度。在「计划年」字段选择年份标签，首先可以分配至当前年，紧接着使用排序（Sort）让今年的计划靠前。以此类推，追加新视图（View），调整过滤器（Filter）并基于子周期分组（Group），按照「年 - 季 - 月」逐层往下拆分。

比如在「2022 & 未结束」年视图中，可以看到四个季度各自的目标；在「2022Q1 & 未结束」季度视图中可以看到三个月各自的目标；在「2022-01 & 未结束」月视图中可以看到每周的目标。

再回到项目本身。每个项目也都有一些属性：「项目类型」「优先级」「项目状态」「开始时间」... 同样的，一个项目也属于「八大方面」中的某一类，再次进行关联。

和「人生待办」数据库同样的套路，所有项目又可以划分至不同板块。在板块页面中建立连接数据库（Linked Database），筛选出对应方面的项目，然后还可以按照项目状态、项目类型进一步细分。无论「人生项目」数据库中有多少，在对应板块里只需要关心当前几个。

好了，现在当一件待办事项产生时：如果属于某个特定项目，就在右侧项目中添加；如果是零散的，就在左侧「目标和计划」中添加。

向下拆分和向上复盘

前边两块是从内容维度横向对任务进行收集和分类。有了待办，接下来要做的就是从时间维度纵向进行分解，把事情一件一件做完。

首先开始「人生 → 年」的拆解。每年年初，综合考虑当下的时间、精力、能力、资源等因素，依板块或项目从所有未完事项中分配到年。这样就筛选出了本年待办事项。

然后依次类推：每季度初，从本年待办事项中选择分配至本季度，当然，可以同时分配到其他季度；每月初，从本季度待办事项中选择分配至本月或其他月；每周，从本月待办事项中选择分配至本周。接下来，以周为例看一下如何分解和复盘。

如前文所述，梳理作息后将时段大致分为了日常、工作日、周末三类，所以这里也相应分成了三块（还有一块「财务消费」由于其结构比较特殊，单拎了出来，此处不谈）。

日常

在设计体系时，总结了一下行为模式，发现基本都可以概括为「目标 - 执行 - 复盘」三段，所以在每个部分下创建了三个 Callout 区域，并用不同颜色区分。

在这次整理时，回看了一下自己的生活习惯，发现影响状态和效率的最大问题在于——不能自律。自律的最高段位是养成习惯，印刻在肌肉或思维记忆里；但如果习惯很难养成或很容易打破，就需要外界约束。

目标阶段首先列出了每周约束，如晚上几点睡、早上几点起、每天玩手机时长 ... 。当一个阶段的约束结束时，它又变成了历史记录。希望从开始到结束能上下贯通，所以继续在「人生待办」数据库上追加。首先新增「约束」类型，然后「计划周」字段再新增一个「每周」，表明它是一个周期性事项。你应该已经注意到了，这些约束也都属于不同项目，比如优质睡眠、日常健身、远离手机，随后可以按项目回顾。下边的「本月 & 目标、计划」则继承自本月的目标和计划。

来到执行阶段。如果一个约束的周期跨度很长，在实际情况中可能很难保持，比如「坚持一个月如何如何」。因此要切分到合适的周期，一般来讲一周刚刚好。在每周一做计划时，复制继承之前的「每周约束」，调整「计划周」字段分配给当前周。这样即便这周的约束没有完成，下周重开，不会被之前的状态所影响——这个状态是说人的状态。每周做一次清零，更好地面对未来。

约束的目的是让我们更加自律，它是一种记录更是一种提醒，同时又不能矫枉过正成为一种负担和焦虑——如果脑子里时刻担心这个约束没完成，还生活不生活了？所以在制定约束时也留出了一定的空间。

就拿玩手机来说，不约束总时长，而是约束天数：如果约束「一周玩手机不超过 12 小时」，某三天一共玩了 2 小时，其余四天每天都狂玩 2.5 个小时，这也不好，我们要的是一种良好的节奏，而不是数据；改成「每天玩手机不超过 2 小时，保证至少 5 天」，一周只要有 5 天是较好状态即可。

一周的约束最终由每天的日常构成。就像前边所说，约束是一种记录和提醒。在这里以「起居注」方式进行：与本周的约束一一对应，每天早上做计划前先回顾一下昨天。

当然，有很多习惯养成和记录类的 App，但觉着在这件事上任何 App 都不够「智能」—— App 能记录的只是客观数据，实际情况往往更复杂和主观——看似自动记录可以偷个懒，但数据可能没有多少真正的参考价值；而且最大的问题是又得多装几个工具。手动记录一方面可以统一完整地回顾前一天，另外针对具体情况还可以灵活调整。

同样的，继续在「人生待办」数据库上追加。通过设置过滤器（Filter），实现每次新增自动填充固定字段，只需要手动填充「完成评价」「实际用时」「完成值」这三个不同字段。这里相比之前又多了几个带有 ✅ 标记的字段，它表示这是完成阶段的字段。

用「完成评价」字段对日常事项进行主观评价；「日程次序」字段即可记录时间点和时间段，又可将日程按时间顺序排序。「完成值」「量换单位」将指标量化，后期配合「目标值」用公式进行复盘。

每天记录一次起居注，一周结束来到复盘阶段。按照次序逐个查看本周记录，将底部统计值填充至约束「完成值」，自动计算完成比。根据完成比，修改约束完成状态。再按完成状态分组（Group），可以清晰地知道哪些完成得较好，哪些需要改进。最后，再基于完成数据进行抽象总结，记录在本周期的外层属性上，方便随后周期之间横向对比。

工作日

相比日常生活，工作事业部分则有所不同，主要体现在：

日常生活通常按时间顺序推进；工作事业往往按项目推进
日常生活的作息相对固定；工作事业的任务可能随着情况经常调整

但思路大同小异。同样分三部分，同样有每周的周期性任务。但除了「约束」，这里又多了每周「目标」和「计划」。工作中有些事情需要每周都做，比如每周总结和计划、客户的日常维护。

在目标阶段，考虑到工作事项要经常调整，所以要上探到一整月的目标和计划。本周情况一旦发生调整，可能就会影响到未来几周安排。同时，对于目标还可以分为月度目标和周度目标。另外，对于多项目并行，还得按项目分组（Group），依次针对项目调整。当然，为了专注要控制并行项目尽可能少，一般不超过 2 - 3 个。

在具体项目中，建立「完成状态」「完成度」「优先级」多重排序规则：

进行中事项 > 待处理事项：先处理已经开始的，处理好这些之前不要去开新坑
紧急 > 重要 > 一般：先做最要紧的，再做次要紧的，最后做不要紧的
完成度高 > 完成度低：先把即将要完的快速收尾

做周计划时，基于以上规则，将月度目标拆解至本周，在周度目标和计划中选择靠前的分配至本周。

拿到了本周要完成的目标，就来到了执行阶段。因为每周的可支配时间有限，所以首先要对目标的预计用时进行配额。我对工作日的约束是每周工作时长不低于 40 小时，所以预计用时总计控制在 40 小时左右。

有了配额还要细化到每一个可执行动作，也就是计划。对于计划，有的在制定目标时已经自上而下进行过拆分，所以有父任务；而有的是平时想到的零碎事项。这一步就要将没有父任务的零散计划与目标进行父子关联。这么做是为了保证做的每一件事都尽量在规划内，是在推动一个更大目标；不再没有头绪地东一榔头西一棒槌。

到现在计划基本做完了，还剩最后一步。上一步对计划进行了按项目分组（Group），但具体执行时可能会交叉进行，因此再复制创建「执行记录」视图，指定优先级并排序，调整为按完成状态分组。数据没变，但做事的顺序更加合理。当你看着「待处理」分组中的事情一点一点慢慢转移到「已完成」分组时，就能感受到 Get Things Done 带来的满足感和成就感。

然后，每天早上做计划时只需要从本周待办列表中选择靠前事项摘取到 HandShaker。第二天早上对前一天复盘：记录实际完成情况、完成时段、实际用时和完成状态，完成一件事的闭环。

在复盘阶段，结合完成度这样目标导向指标，和已完计划这样的过程导向指标，填写「工作总结」；根据实际用时的统计数据，结合公式计算得到本周工作效率。如此完成天到周的复盘。不同于日常部分可量化指标用「完成值 / 目标值」来计算完成比；工作中的事项难以量化，因此用 Rollup 关联查询已完子任务数量来粗略衡量完成度。

复盘一方面是为了总结过去，更重要的是指导将来。理想是美好的，但现实往往有所出入——周计划最后可能并不能一板一眼全部完成——可能是预期管理出了问题，也可能是突发事情占用了工作时间。

所以，在周总结时还要来一个本周回顾。还记得日常部分的「日程次序」字段吗，工作同样有日程次序。按照我的个人习惯，一般在每天上午的 8:00-12:00、下午 2:00-6:00、晚上 8:00-10:00 这三个时段做事，分别对应日程次序的 02、04、06 编号。

在「本周回顾」中以日历视图呈现，按照日程次序排序，发生了神奇的一幕：过去一周七天所有动作按时间顺序整整齐齐一一排布。之前对睡眠、玩手机这些日常活动的主观评价在这里也体现出了作用。借助绿色、黄色、红色这样的视觉化区分，可以一目了然地看出来哪天状态好，哪天问题出在何处。

比如之前的一段时间，发现工作效率怎么都上不去，一周 40 小时的工作约束，有时连 30 小时都达不到。通过「本周回顾」发现，直接原因是每天上午的时间没有被充分利用，计划的 4 个小时基本只能利用一半。继续本质，观察到「早上起床」和「玩手机」这两件日常的完成评价是一片红。就知道了问题出在哪里。通过调整作息、删除易沉迷 App 等方法，情况得到改善，工作时长终于能维持在 40 小时左右。

最后，同日常部分的生活总结一样，再把工作日部分的「工作总结」「工作未完原因」以及「下一阶段改进」写入本阶段的外层属性。

周末

了解完日常和工作日部分，「目标 - 拆解 - 执行 - 复盘」这个套路应该已经轻车熟路。但在这里也有一些差别。

首先，对日常进行约束是为了更加自律，保持节奏；对工作日进行约束是为了完成工作，创造价值；但周末就应该休闲放松，调整复盘，如果也安排得严丝合缝只会适得其反。

所以这里取消了「目标」，不给周末设限，只留下零散记录的「计划」。但放松不是丢掉节奏，仍然要有日程规划，只是不像平时那样紧张，完全取决于状态和心情。今天心情好就多做点事情；今天状态不佳，躺着发呆什么都不做也行。总之就是没有目标，没有节点，没有死线，这周末没做完的事就下周末再做。当然，也有一个用来记录的约束——是给投入在兴趣爱好上的时间画一条线，也不能过度沉迷。

就像再漂亮的房间也需要收拾，再完美的体系也得定期整理。不同于「目标」「计划」类型的事项，它们作为计划的同时还有记录作用，所以之前每周的目标和计划要复制一份，为的就是结束后让它们停留在对应时间；但这里的事项都是固定每周进行一次，结束就清零，没做就没做，下周再重来。

因此又追加了「习惯」和「待办」两个类型，以开关形态存在。「习惯」是卫生清洁、整理归档、调整复盘这些需要大块时间才能完成的事，「待办」则是具体事项合在一起的清单，比如归档本周壁纸、电影、相册。

周总结时和日常及工作日部分一样，把兴趣爱好总结、投入时长以及下一阶段改进记录在本周的外层属性字段，便于。另外，再把「习惯」和「待办」列表中的「完成状态」「完成日期」「实际用时」复位，方便下周重新使用。

每周复盘时总结原因、思考改进的目的是指导下周更好地生活工作。但如果只把下周改进放在字段里不经常看，复盘结束的同时它也被抛在了脑后。最后，再把「下一阶段改进」的内容写在便利贴上，放在眼前，经常提醒自己。

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以上，就是每周从计划到复盘的完整闭环。总结一下：用过滤器（Filter）筛选时间进行向下分解，用多重排序（Sort）决定做事的主次顺序，用分组（Group）一目了然地划分不同项目和状态，并通过引用「人生待办」这个大数据库实现自上而下、由下向上的彻底贯通。

以此类推，每月、每季度、每年的结构和方法一样，都是「日常」「工作日」「周末」三部分，都是「目标 - 执行 - 复盘」三段式。只需要根据实际情况做些微调，比如一个月的天数和周数不是严格对应等等，这里不再赘述。

做事和做计划本质上是一个祛魅和发现自己的过程。不止外界诱惑，哪怕光自己的兴趣爱好诱惑也很多。比如看到人人都在做播客你也想做，如果像经常听到的鸡汤那样想到什么就马上去做，到头来可能只会顾此失彼；但当你把它列入人生计划表中并列对比才会发现，在一万件想做的事里有更重要的事情等着你。

而且经过时间的沉淀，过一段时间再看现在的想法和冲动，你才会意识到此刻的认知是多么幼稚，当下的知识储备是多么欠缺。经过岁月洗涤留下的东西，才真正值得你为之投入精力和时间。如此长期训练，你的心智和行为模式也会变得愈加成熟和高效。

如果用一个模型来描述这个，应该就是下图这样。事情是一个个散点，而你的时间精力都极其有限。我们要做的就是让点正确地排列组合，逐个编织，以点成线，再由线组成人生的平面。

从十月份左右这套做事体系逐步稳定，运转到今天有显著效果。客观上，工作时长和效率有大幅提高，维持在 40 个小时是家常便饭；周末也可以有条不紊地在兴趣爱好上投入更多时间，并行推进曾经搁置许久的项目。主观上，看着事情一件件勾掉做完，逐层向上推动一个更大目标的完成，会产生长期的愉悦和持续的满足感；而且再也不会为还没做的事焦虑失眠，睡眠质量也得到了极大改善，因为你知道它就在那，当下只需要专注于眼前。

人生资料库

现在我们知道了如何有条理、有节奏、有计划地安排什么时候做什么事，接下来再聚焦到事情本身。

做事是个相对复杂的过程，尤其你还想把一件事做好。从输入输出上来讲，它既有学习、查阅、请教这样的输入过程，也有梳理、整合、创作这样输出过程；从资源上来讲，它既需要时间、精力、能力，也需要外部工具、方法、技巧。如果说之前的重点是明确做事的优先级，那这部分的重点就是尽可能提高效率。

整理了一下这些年积攒的资料，结合自己的知识体系，将它们分为了五类：

解决方案：关于如何做事、选择工具、处理问题的资料，解决「如何做」的问题
百科妙招：关于某个知识、事物、理论的资料，解决「是什么」的问题
经验教训：通过实际操作得到验证和反馈，记录下来提醒自己今后要避的坑
思考感悟：受他人的案例启发和自我思考得出的结果
摘抄精选：从外界获取的，对自己有帮助的，可以激励自己前进的理论或鸡汤

借助「人生待办」的思路，要想解决资料乱七八糟的问题，就得全部归集到一处。所以，这里也新建一个大的「人生资料库」数据库。

对应上边五类，创建「类型」字段；为了按照内容分类，再次关联至「八大方面」；创建「关键词」字段方便通过关键词快速检索；当然，还有「研究状态」字段表明当前资料的研究程度——待处理、可优化、较完善，并用颜色视觉化。

此处要特别说一下研究状态。在体系的初级阶段，产生研究某项内容的想法时总是先放到「人生待办」；但后来意识到，研究是个过程，最终目的还是为了产出结论。所以不再将「研究 XXX」使用这样的动作描述，而是直接放在「人生资料库」中以「关于 XXX」「如何 XXX」这样的名词描述存在。

相应地，又增加了「研究优先级」字段。另外，为了能快速地了解某条资料，还有个「一句话」字段——用来简明扼要地概括当前资料。因为之前已经研究过，有时不需要再细看一遍，要的只是一点提示带出脑海里的记忆。

再着重说一下「解决方案」。在这次整理过程中意识到一个问题，日常工作生活中的很多问题都可以套用「需求 - 解决方案」这个公式。比如：

哪个截图 App 的功能和体验最好——截图标注方案
看电影时去找哪些平台或网站——电影片源方案
买菜时实体店和线上哪个质量最好价格最优——生鲜购买方案
处理旧衣服哪个平台服务更好更划算——旧衣处理方案
......

我们用到的工具、平台、软件，一定是为了解决问题从某个具体需求出发的；并且在众多选择中一定有个孰优孰劣。这样就彻底转变了思考问题的方式。

尤其对于数字生活，我们收藏夹里的各种神器、工具、软件，绝大多数来自曾经遇到的某个具体问题。因此，果断抛弃了以前按照类别和平台分类的模式，大刀阔斧地改为基于需求分类。

在 Raindrop 中，首先基于「十四板块」分类，在子目录中再将工具类网站按照需求分类。而像平台（Web、Mac、Win ...）、是否付费这些属性通过标签来管理。另外，在具体需求下，再将多种选择方案按优劣程度进划分——最优方案、次优方案、较差方案，并且再一次用 🥇🥈🥉 进行视觉区分。

经过这样的调整，再次遇到问题不需要重新造轮子。无论从 Notion 中还是收藏夹里，针对某个需求你总能快速找到最佳解决方案。人生苦短，让我们把时间多花在解决问题本身上，尽量少在「如何解决问题」这件事上浪费时间。

哦对了，你可能会问：较差的方案也需要保留吗？没错，在研究了几个方案后发现，知道哪些不好和知道哪些好同样重要。软件行业里，某个细分领域下几乎每天都有新的软件和工具出现；但只有全部放在一起，从 UI 美观性、功能性、交互便捷性等方面横向比较才会发现——真正优质的软件其实凤毛麟角。

一旦你对每个需求的解决方案有了全方位了解，再有新工具出现，就不会被吸引和迷惑。尤其像各种营销号（比如某设），每天推荐各种效率神器，如果只是不停收藏从来不用，那再多的神器也不过是信息垃圾，除了增加负担没有任何实际意义。更讽刺的是，以效率为出发点的推荐，九张长图里几十个网站，需要你一个个手动输入打开，在你想提高效率之前就先制造了一个大麻烦。

所以，如果相比现有的最佳方案，新工具没有绝对的优势或从本质上解决新问题，做得再花里胡哨、吹得再好也得靠边站。当哪天现有最佳方案不足以满足新需求时，再把它算入备选。使用工具是为了解决问题，不是为了使用最新最时髦的工具。

最后，还有两个「人生信息输入」和「人生创作输出」字段。听我稍作解释。

人生信息输入

研究某项内容时，通常会涉及到许多外部引用的资料，以前是直接将链接粘贴在底部，类似论文的参考文献；但后来发现其实这样存在很大的问题——研究内容和参考资料并非简单的一对一关系。

一方面是整体间的关系。假如有多个研究内容 A1、A2，同时还有多个参考资料 B1、B2。在实际情况中，研究内容 A1 可能同时引用了 B1 和 B2，资料 B1 也可能同时被 A1 和 A2 引用。如果按照之前的模式，一个资料的引用就可能在多个地方重复出现。

另一方面是子项之间的关系。一项研究内容和参考资料往往不是单一整体，而可以拆分成很多块。比如研究内容 A1 下的多条知识 b1.1、b2.1 分别来自资料 B1 和 B2，而 B1 内的知识 b1.1、b1.2 又分别被研究内容 A1 和 A2 引用。也就是说两者之间的相互关联引用存在复杂的多对多关系。

此外还有输入来源的问题。参考资料一部分是在研究某项内容时检索查找，从相对广的渠道主动获得的；还有一部分可能是在日常浏览时，从关注的微博博主、博客网站等固定渠道被动采集的。

想要捋清这种复杂关系，就得保证各自的原始、独立和完整，摒弃之前各处粘贴资料的模式。因此，在「人生资料库」之外又单独创建了一个大的「人生信息输入」数据库。这个数据库主要存放从固定渠道采集到的信息。

对于每条输入信息，除了「发布时间」「关键词」这些基础字段，再一次关联到「八大方面」进行分类。为了保证资料的独立，在内部先对其原始内容进行一次研究，分解，提炼，相应地就得有「研究状态」「研究优先级」字段。然后再与「人生资料库」中相关的研究项进行一对一或多对多关联——这样就实现了即建立了两者之间的对应关系，又保留了输入资料的原汁原味。

这里只是一条条的碎片信息，它们又来自不同的信息源。因此再创建一个「信息输入来源」关联数据库。这样，每个信息源内的每条资料，按时间或内容组成完整系列，同时又可以被各处灵活引用。

同时，每个信息源又依附于不同的平台：意见领袖可能多聚集于微博这样的社交网络，视频博主可能以哔哩哔哩、YouTube 这样的视频网站为主，而设计师、摄影师又多活跃于 Dribbble、Flickr 这样的社区 ... 所以，再创建一个「信息输入平台」数据库关联。顺手解决了网站多、结构杂、不便于管理等问题，在 Notion 里统一格式，统一结构，统一标准。

最后，每个平台又针对不同的内容形式，图文、文章、音频、视频，还可以再次创建关联进行划分。总而言之一句话：在一对一的交互层面可能只是我们点个关注、加个收藏这么简单；但对于一个完整的个体来说，在人生层面的知识体系要复杂得多的多。

信息简化

经过上面这一通整理发现——原来自己要面对的信息源有这么多——看数字的话已经达到了 100 多个，就这还没有梳理完。显然，这个量对于大多数人来说都属于信息过载。在信息获取这件事上，我们的理念是：减少数量，提高质量。

如果将信息输入分为主动输入和被动输入，信息简化的第一步就是减少被动输入，提高主动输入。

先说被动输入。被动输入里，除了因为生活工作关系从社交途径不得不接受的信息；其实最大的一部分来自这两年大火的各种推荐算法。说到推荐算法，怎能不提抖音呢？

曾几何时，自己也每天沉迷抖音两三个小时。最可怕不是你关注的那些账号，关注的那些无论如何都有限；最可怕的是根据你的口味不停推荐给你的、新鲜的、无穷无尽的东西。但完全不看也不现实，它确实传递了很多美好：远方的家人亲友、毕业多年的同学、旅行美食、宠物萌娃；但也确实不想被推荐算法绑架。直到后来有一次看 YouTube 上 Daily Dose of Internet 这个频道得到两点启发：

碎片化内容不一定碎片化地看，可以攒一段时间集中看，其实一直以来就是这样用微博的；
要想跳出推荐算法的怪圈，就必须变被动为主动，掌握信息获取的主动权。

相应地，做出两点调整：

周一到周五删除抖音，只在周末两天可以看；
把一切 RSS 化。

到目前为止，第一点调整尝试了一个多月，有显著效果。工作日的玩手机时长基本都能控制在一小时左右，相应地工作时间也变长了。刚开始一两周还有积攒一段时间大量输入信息的快感，但后来慢慢感觉每周看一次也没什么意思。可能短视频这种形式就从客观上决定了大多数内容只能是重复、聒噪、低级趣味、迎合观众这种风格。

当然工具也很重要。无论抖音还是微博，App 中的各种浮窗、组件、推荐都在想法设法抓住你的注意力。之前看到一个说法：在互联网上情绪和注意力这两样东西最重要，谁能掌握这两样东西就能玩转互联网，否则只剩下被玩。

在获取信息时，不需要那些乱七八糟的东西，只想要一个简单干净的界面。所以，刷微博用 H5 版，时间线正常还不花里胡哨；管理收藏微博用网页版，能用标签分组，且还可以自己写脚本插件；哦对了，抖音，也有网页版。总之，拥抱 Web，慎用 App。

第一轮优化，通过「碎片内容集中看」的方法，首先可以脱离被动输入的困境。但即便只留下主动输入来源，其实数量依然很庞大。这么说很抽象，我们用数据说话：微博关注博主将近 600 个、Instagram 关注账号也有 500 多个、YouTube 订阅频道大约 350 个、抖音将近 300 个、Twitter 100 多个、哔哩哔哩 60 多个 ...

如果用一个模型来模拟信息获取，大概就像金字塔：一个人能承载的信息总量是有限的，而在网络世界里，每个领域的信息源都是无限的。但不管有多少，几乎都符合二八定律——真正的优质内容创作者凤毛麟角。我们要做的就是向上升级，获取塔尖的优质信息。达到这个目标的过程就是：建立评级，按需筛选。

在之前的「人生信息输入来源」数据库中，就有一个「评级」字段，同样用 🥇🥈🥉进行视觉区分；在 YouTube 中，借助 PocketTube 插件先按照「十四板块」分组，再通过 RSS 订阅到 Feedly 中，同样用 🥇🥈🥉 标记；在抖音中，用关注列表的置顶功能把优质博主提前，每周先看最想看。

微博、Twitter 这样的社交网络，本质上也是一种订阅；但在管理上信息流设计不像 RSS 那样有相对多的主动权。之前我的一个朋友说，也得主动摄取一些其他信息，避免信息茧房。放心吧，在今天的社交网络上这是一个伪命题，90% 或更多的内容其实都和你的生活工作无关。

这时候可能想到了取关。但你是否想过为什么会关注 Ta 。就是因为你们关注的领域有交集，对方曾经发布过你感兴趣的内容才会关注。取关可以，但不出意外的话未来某天 Ta 偶尔发布了一条优质内容还会再次进入你的视野。如此往复，一直重复「心动 - 关注 - 新鲜感褪去 - 厌倦 - 取关」的死循环。

Twitter 的「隐藏」功能启发了我该如何跳出这个循环。在微博中也能实现隐藏，用「屏蔽」功能仅屏蔽对方的微博；在 YouTube 里打上标签做标记；Instagram 和抖音不能隐藏，那就只好拉黑，总之果断和低质信息源说再见。

你的品味经过长时间训练，关注列表里的信息源相互之间有很大交集。当某天在他人转发中再次看到，点进去发现已经关注或拉黑，就意识到过去已经进行了隐藏。如果现在质量变好，那就取消隐藏；否则我们还各自安好。而对于那些偶尔会发优质内容，但又喜欢分享「今天吃了什么」「今天心情如何」的博主，则在其他平台找到相应的账号用 RSS 订阅。其实更关心你的作品，不怎么关心你每天的碎碎念和牢骚。

基于此，久而久之也形成一个非常不客观的评价标准：看一个内容创作者是否优秀，就看 Ta 使用社交网络的程度——不是不可以使用社交网络；但如果重视自己的创作，不会只用社交网络这种不易于梳理的碎片化载体来发布自己的作品。

第二轮优化，用「隐藏」功能将信息源降到了相对少的数量。但到了最终一环才会发现仍然不少，信息源下的一条条信息才是真正要处理的最小单元。这么说可能很抽象，我们来举个例子。最近 Newsletter 火了起来，一时间好像每个人都有自己的周刊。而对阅读者来说，假如你只订阅了 3 个设计相关的优质周刊，每个周刊里都会推荐几篇「本周必读」，算下来一周就有十几篇「必读」。这还只是一个领域，假如你也做技术，再订阅一些前端周刊。以此类推，每周要处理的信息量可想而知。

试问，这一周把时间都用来阅读，还做不做事情了。之所以有如此多的信息要处理，是因为在当下时间环境的某个具体周刊里，你对某几篇文章有非常强烈的阅读欲望；但把它们放在人生的维度去比较，发现还有更重要的要看。

在社交网络上总能听到「阅读时不要带有功利性，要多做一些没有目的的阅读」这样的声音。要警惕这种说法，关键还是看你处在人生的什么阶段。如果你二十几岁，正是知识欠缺需要大量针对性学习的阶段，难道这边让知识欠缺着那边花时间去接受离当下现实很远的所谓「非功利性阅读」吗？可如果已经人到中老年，人生阅历和社会经验相对丰富，可以在那基础上进行漫无目的的扩展。诗和远方固然重要，但别忘了过好当下生活永远排在它之前。所以，当接受到一个信息时要看说话人的年龄、身份、地位，以及他思考问题的角度。

有的朋友想杠一句了，信息过载不关注不就完了，还搞得这么麻烦。不可以。还是那句话，看你处在人生的什么阶段，在高速成长阶段从外界学习输入是一个非常重要的途径。这就触发了开头的那个问题——断舍离后仍然有很庞大的数量，怎么办？这是就需要下一步的过滤。

按照以前的模式，在 Feedly 里有 RSS 订阅的稍后阅读，在微博收藏里微博的稍后阅读，公众号里有推送的稍后阅读，在 Pocket 里又有其他渠道的稍后阅读 ... 乱是首要问题，更严重的是没有优先级。这一次，全部整合到了 Raindrop 中。再次套用「十四板块」进行分类，且在每个板块下再进行「重要」「一般」的二次分级。

第三轮优化，通过统一归集和对比分级，才能分辩哪些信息真正与自己相关、对自己重要。也不再会为那些优先级较低的信息焦虑，因为你清楚地知道它离当下的生活工作很远。

其他同理，把散落在 YouTube、哔哩哔哩、微博等各处的视频统一归集到「稍后观看」列表里；把收藏的各种教程课程统一归集到「稍后学习」列表里；把要研究归档的信息统一归集到「稍后归档」列表里 ... 让 Raindrop 作为一个缓冲池，信息先在这里进行一次分级筛选，经过消化吸收后再整理归档至 Notion 中。

经过这三轮优化，面对再多信息都心中有数，不会焦虑慌乱。首先，碎片化信息集中看，逃离频繁的算法推荐，拒绝垃圾信息；其次，变被动为主动，剔除或隐藏低质信息，用 RSS 和优质信息形成紧密关联；最后，待处理信息统一归集，分类评级，有条不紊地逐一摄取。

人生创作输出

弄明白了信息输入，创作输出其实大同小异。

之前整理和规划内容按照平台或主题来弄，比如公众号要发哪些推送，视频网站要做哪些视频，这段时间想写个什么系列。但站在人生维度来看，如果输入的终点是我们这个唯一的个体，那输出的起点也应该只有自己这一个来源。

因此和之前一样，创建一个「人生创作输出」大数据库。除了「开始时间」「结束时间」「状态」「归档」这些基础字段，再向前与「人生资料库」关联，基于某项内容的研究进行输出；向后与公众号、知识星球、哔哩哔哩等平台关联，基于创作输出进行内容分发。

之所以要和资料库进行关联，是因为内容研究和内容输出本质上是两码事。内容研究的目的是，尽可能全面深入地吃透内容，梳理结构，将研究结论成果化；而内容输出的目的是，用通俗易懂的方式深入浅出地对内容进行文本化或视觉化呈现，让读者和观众低成本地获取内容所表达的信息。

这从本质上决定了两者的不同：

内容研究既要有广度，也要有深度；而内容输出则要有主题，有侧重和取舍
内容研究要客观理性，结构严谨；而内容输出则要美化润色，张弛有度
内容研究形式可以简单随意，不拘小节；而内容输出必须精心排版，关注细节

比如研究内容时为了条理整齐，可能会用很多折叠和列表，但如果直接呈现可能会让读者迷惑；再比如你平时习惯用 Dark Mode 和英文系统，但再喜欢也不应该将这样不适合阅读的高对比度截图呈现给以中文为主要语言的读者群体。内容研究的受众是自己；而内容输出的受众是读者和观众。

一项合格的内容输出一定有两个版本：一个给自己看，一个为读者呈现。

单体数据库

套用之前「人生待办」和「人生项目」的方法，可以再次用过滤器把「人生资料库」「人生信息输入」和「人生创作输出」再细分至十四板块。但在实际情况中，每个板块的内容特点各不相同，需要的字段和属性也千差万别。一个大数据库并不能满足所有场景，所以还需要一些单体数据库。

接下来以三个板块为例，看一下如何管理更复杂信息。

消费计划和物品管理

创建一个大的「消费计划和品类」数据库，容纳所有消费相关事项。首先关联到「八大方面」进行方面分类，然后再创建「优先级」字段——二者形成多重优先级规则。将消费冲动进行对比和冷静，才能知道哪一项要先进行。

接下来创建计划年、季、月、周字段，结合已经发生的消费情况和「预算」字段，定期将消费项划分到具体时间。最后，每个品类下可能对应着多种选择，或者已经有种草的产品，所以再关联至物品数据库。在选购时横向研究对比，选择最优方案。

同时，对于已购买物品，也可以记录在案。通过「购买时间」字段和公式可以对保质期和新旧程度排序；通过「评价」字段提醒哪些物品可以复购，哪些要避免二次踩坑。

当然，每个物品还可以关联到品牌库。在品牌库里记录喜欢程度和店铺链接，而不是直接在电商平台里关注，也避免了不断收到商家的店铺推送。

这样一通操作下来，消费思路就变得非常清晰：产生一个消费计划或购物冲动时，先记录至「消费计划和品类」数据库，紧接着横向对比划分优先级，然后结合实际消费情况和预算规划到具体时间，最后对比内部的多种选择确定最优方案。

厨房饮食

「从今天开始，关心粮食和蔬菜」，这句话可能听了或说了无数遍，但落到行动上似乎就有点难。在 2021 经历了爷爷奶奶的离世后，决定开始健身，关心饮食，做出改变。

同样的，首先创建一个大的「食物」数据库。用「喜欢程度」字段对食物进行评级排序；用「推荐时段」字段标记早中晚何时吃最好；用「加工制作」字段方便不同情况下从即食、低加工、外卖、烹饪中进行筛选；用「应季」字段保证每个月都吃新鲜果蔬；用「甜度」「热量」字段提醒注意健康饮食。

除此之外，还有许多关联（Relation）。创建「营养分类」数据库关联，将食物与人体所需营养素相互对应；创建「食物种类」数据库关联，将食物划分为主食、蔬菜、肉蛋奶等；创建「菜系」数据库关联将食物再按菜系划分；创建与「食物」数据库自身的关联，梳理出菜品包含哪些食材，在学习或准备时有确切清单。

最后，和物品管理同理，再创建「线上购买」和「线下店铺」关联，记录一种食物有哪些电商购买途径和线下餐馆。同时在「线上购买」和「线下店铺」数据库中再创建「评分」「备注」等字段，提醒自己哪些店铺品质稳定，哪些要避免踩坑，方便择优挑选。

电影剧集

这次整理时发现，以前攒的很多电影几年过去了都还没看，同时新电影越积越多。再一次，新建一个大的「电影库」数据库。

除了「上映日期」「参考链接」「分钟」这些基础字段，最重要的是「想看度」字段——通过按想看、一般、不看排序，可以清楚地知道应该先看哪些。你可能会有疑问，不想看的也要记录吗？没错，知道哪些不想看和知道哪些想看一样重要。这样才能在烂片偶然出现对你产生诱惑时，明确知道曾经已经进行过标记，无需再浪费时间。

同样的，看电影这件事其实也有复杂的关联。有时你就想看某个导演或演员的作品，所以创建「电影人」数据库关联；有时你就想看喜剧或科幻片，再创建「影视类型」数据库关联按类型划分；有时可能喜欢某个出品方的风格，所以还有一个「影视出品公司」数据库关联；当然还有「国家地区」数据库关联；不少电影都组成系列或翻拍，再创建「电影系列」数据库关联，按系列集中看片。除了将电影进行不同分类，还可以在关联数据库中按单个电影人、类型或出品方进行汇总研究。

另外，每一年都会有计划和记录，再来一个「电影年份」数据库。但这个不进行关联，而是创建「电影库」的连接数据库（Linked Database）。结合过滤器（Filter）和排序（Sort），筛选出本年待看、已上映、已定档、未定档等等，年终回顾时也会自动呈现本年已看。

你可能会问，为什么不用豆瓣呢？这正是我想说的。每次遇到想看的电影打个标记，经年累月待看数量越来越多，然后呢？标记是为了看，不是为了标记。几千部电影，先从哪个看起？倒是也有排序，但按上映时间、评分、标题排序更像是摆设，真正的观影优先级排序因素特别多。豆瓣可能不怎么关心「先看哪些电影」这件事，或许社交才是它更多的侧重点。只能说，人生苦短，及时看片。

数字生活与现实世界

终于快要接近尾声了，总结一下。如果你熟悉 Notion 就能看出，整个体系里基本没什么高超复杂的技巧，都是 Notion 最基本最简单功能的应用。

首先，把所有内容纳入「人生待办」「人生项目」「人生资料库」「人生信息输入」「人生创作输出」5 个数据库，实现了人生维度格式和容器的统一性。前两者构成你的做事体系，后三者构成你的知识体系。做事体系和知识体系组成了完整的你。

通过探索「八大方面」和「十四板块」，实现了人生维度分类的统一性。「八大方面」对事情进行分类，「十四板块」对内容进行分类。无论 Notion 资料库，还是本地文件管理，又或者是书签收藏夹，以及将来可能面对的各种形式，让你对自己所关心的领域有了更清晰准确的认识。

用「紧急」「重要」「一般」等标签和 🥇🥈🥉 视觉化标记，配合其他属性组成多重优先级排序规则（Sort），实现了主次分级。无论事情还是资料，让你在面对大量内容时从容不迫、心中有数，知道哪些重要，哪些不急。

借助过滤器（Filter），在内容维度将事情和资料拆解到每一个分类，在时间维度实现了自上而下的逐级分解和由下向上的层层复盘。在每个时间维度又通过「目标 - 执行 - 复盘」的三段式结构保证行为模式的统一。

关联字段（Relation）和连接数据库（Linked Database）在「人生信息输入」「人生资料库」「人产生创作输出」等各处的应用，捋清了事务之间错综复杂的关联关系，向外互相关联的同时，又保证了各自向内的单一、独立和完整和，同时避免了数据重复。另外，相比下拉选择（Select），关联（Relation）还可随时调整，所有引用同步更新，也满足了灵活性。

通过「习惯」和「待办」这样的周期性任务，定期对内容整理归档，避免破窗效应，让体系长期保持良好稳定的运转。

最后，还有自动化。体系中的很多步骤其实都可以借助工具来完成，比如保存图片等网页内容时可以通过油猴脚本一键下载并统一命名规则；再比如可以用 Notion API 实现豆瓣条目等网页内容自动填充数据库字段。年前通过一个 Demo 初步验证了 Notion API 的可行性，这是接下来一年的优化重点。

乔布斯说，每个人都应该学习编程。对这句话一直没有深刻理解，直到进行了这次人生整理。其实我们日常用到的一切网站、平台、应用、工具的底层数据库本质上都是对现实世界复杂关系的描述，但为了将内容以漂亮直观的图形化界面呈现，必然要对数据进行封装处理，这个过程的代价就是损失了数据关系和结构的工整性。

而 Notion 以一种简单朴素的姿态在两者之间找到了一个平衡点，通过视图（View）、过滤器（Filter）、排序（Sort）、分组（Group）这些功能实现对数据的增删改查——既在用户层面保留了图形界面的直观和易用；让关联字段（Relation）对应数据库的外键，Rollup 对应数据库的关联查询——也在数据层面保留了结构的条理和工整。

当你使用习惯 Notion 后，就会发现这才是合理正确的管理方法，事情本来就应该以结构化数据的方式呈现全貌，同时也能细分到最小单位单点深入，收放自如，可大可小。在工作中也遇到很多客户有这样的需求。

而且它会反过来启发你产生灵感。一直知道 Finder 的智能文件夹，但从来没使用场景，这次终于用了起来，它不就是 Notion 的连接数据库（Linked Database）加过滤器（Filter）么。再比如，本地文件也全部放在了根目录下的一个大目录里，基于「十四板块」进行分类，真正的文件都存放于这个大目录里，其他位置只需放一个替身，从此避免了误删原文件——这不就是 Notion 的链接至页面（Link to page）么。

表面上在借助 Notion 整理资料，其实是在调整自己的思维模式。接下来就准备将自己从出生到现在的所有人生经历重新梳理一遍：用一张大数据库按时间排序，再按类型划分为教育经历、工作经历、感情经历、社会经历、失败经历 ... 一切都对了。

经过这半年的人生整理，能真实感受到从此开始一切都很通透。不再有复杂的工作流，不再有堆积如山的文件，不再有应接不暇的信息。万物基于 Notion：做事用 Notion 和闪念胶囊，资料库用 Notion 和 Raindrop，信息获取用 Notion 和 Feedly ... 对人生的每个角落都了如指掌。不出意外的话，这套体系很长一段时间都不会有大变动。接下来终于能摆脱束缚，甩开膀子，全心全意地专注于具体事情和内容。

复杂与简单

如果你坚持看到了这里，一定会有不少质疑，最大的一个可能就是：搞这么复杂，不累么——这也是很多人看到各种复杂 Notion 时的第一反应。其实在整理过程中，也产生过多次自我怀疑，这真的极简么？但随着整理的深入和体系的完善，逐渐想明白了整件事。

人脑的能力非常有限，不仅要处理生活工作中错综复杂的关系，还要面对参差不齐的海量信息。而 Notion 就相当于第二大脑，帮助人记录庞杂数据，梳理复杂关系。这样我们大脑的负担就能少一点，面对问题时也能轻松一点，把更多时间精力放在内容本身上，而不是每天疲于如何管理复杂的内容。人脑里装尽可能少的信息的同时，又保证信息的完整和条理。

花点时间，梳理一下你生活中的方方面面，一定会发现有很多地方杂乱不堪且已经长久遗忘。远的不用说，现在就打开微信看看你的订阅号消息列表，看看最下边的一条推送是什么时间，那么多从来不看的订阅号，为什么还一直关注着，关注的公众号里那些对你是重要的，哪些可以不看？

所以，不是把 Notion 用复杂，而是生活本身就很复杂，人只要活着就很累。那些一辈子只做一件事的工匠，也得处理复杂的资料和关系，只不过我们没有看到罢了。如果只停留于表面简单所带来的惰性满足，不用思考和行动去探究其本质，可能任何事都无法深入。Notion 里的复杂是为了让现实世界不再复杂。

而复杂与简单，可能从来不是一对反义词。简单的外表下往往有着复杂的设计和体系；而复杂的体系由简单的理念所驱动。通过一些技巧和方法，我们让两者有序转化，互相制约的同时又和谐共生。

这，应该就是所谓的大道至简。

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「极简」三部曲之二：《2020 极简中的边界与平衡》