前言

在接下来的几篇文章中，我将会总结一些关于效率提升方面的方法论。写这些文章的目的，一方面是想理清自己的思路，另一方面是想和读者交流讨论、持续改进。

首先我会分享几个关于效率提升的通用思维。这些思维的学习成本较低，可以应用在“任务管理”“信息管理”等不同领域，在日常实践中极大地提升了我的效率。本文要分享的内容是：

  1. 学习方法论的两个建议
    • 适合自己的方法论，需要在实践中摸索与迭代
    • 奥卡姆剃刀原则：如非必要，勿增实体
  2. 「收件箱」思想

💡如果你经常使用微信的文件传输助手来随手记录待办、灵感等任何内容，那么你已经在不知不觉中使用「收件箱」思想了 —— 文件传输助手就是一个收件箱。阅读这篇文章，你可能会有更多的共鸣。

学习方法论的两个建议

什么是方法论？简单来说，方法论是解决某种问题的一套特定的做法。按照百度百科的定义：

方法论是一种以解决问题为目标的通用理论体系，通常涉及对问题各方面的论述，包括环境、阶段、任务、目标、工具、方法、技巧等。通过一系列具体的分析研究、系统总结并最终总结出较为一般性的通用原则。

方法论的特点是一般性、通用。学习方法论的目的，在于复用、提高效率。当我们掌握某种问题的方法论后，我们做事就有一套固定的范式和思维方式可以遵循，能够举一反三、降低思考成本。

在生活和工作的实践中，我发现许多领域都有其适用的方法论：

  • 目标管理：如何设定长期、短期的目标和结果？方法论有 OKR、KPI 等。
  • 任务管理：如何管理待办事项？方法论有 GTD、ZTD、FTF (要事第一)、四象限工作法(艾森豪威尔法则)、看板等。
  • 时间管理：如何分配每日时间、管理日程？方法论有番茄时间法等。
  • 信息管理：在碎片化的时代，如何收集、整理、输出和组织信息？
  • 写作：从有一个想法，到输出一篇文章所采用的流程和工具。
  • …

当我第一次接触到 GTD、OKR 这些理念、和 Things、OmniFocus、Trello 这些工具的时候，我感到十分新奇与激动。我迫不及待地学习和尝试它们，希望能在短期内掌握这些提升效率的思维 / 工具，以运用到生活中。

但是事实恰好相反。这些方法论都比较复杂，学习成本高。以 GTD 为例，这本书的中文版有足足 257 页，我第一次只看了一半就坚持不下去了，第二次也累计花了几十个小时才看完。

学习完 GTD，我不仅没有获得显著的效率提升，反而有了沉重的心智负担 —— 我需要学习 GTD 软件的使用、进行一系列的配置；每一项待办任务都要按照 GTD 的规则去收集和处理，结果整理待办事项反而成为我一天中耗时最多的工作；总担心自己操作不当，导致错过某些重要事项，于是需要经常查看 TODO List…

最后我放弃了 GTD，只使用最简单的工具、最随心的处理模式。我不再遵循 GTD 的约定，而是遵循我的心流。

这段时间里，我也在不断摸索、总结适合自己的实践经验。当我一年后再次温习 GTD 的时候，我惊讶的发现，自己总结的一些经验居然和 GTD 的理念不谋而合。这时再看 GTD，终于不再是枯燥的理论，而是深深的共鸣。

这也让我对方法论有了新的认知。纵然他人总结了许多规范的、通用的方法论，我们也不能只是简单地复制过来 —— 就好像许多成功学的理论，如果如此简单就能复刻，那为什么成功的人还这么少呢？实践才能出真知。他人的经验对我们来说更多的是参考价值，可以指导我们进行改进，而我们需要：

在实际工作中不断摸索、持续迭代，才能沉淀出适合自己的方法论。

这也是我对学习方法论的第一个建议。

我的第二个建议是：

奥卡姆剃刀原则：如非必要，勿增实体。

具体包含以下几点：

  • 简化流程。对于新的理念或方法论，过于复杂的流程会加重认知负担。初次尝试时，应该简化流程，取其最重要的几个步骤。
  • 每次只专注养成一项习惯。复杂的思维模式通常有较为陡峭的学习曲线，可以每段时间只专注于一项习惯的养成，然后再继续学习新的思维。
  • 形成正确的理念，比玩弄花哨的工具更重要。以任务管理为例，前期我们应当更关注如何执行任务，尽可能使用简单的 TODO 列表，不要尝试复杂的系统或新工具，以免时间上的浪费。

收件箱 (Inbox)

这一小节主要描述「收件箱」思想在任务管理领域的应用。

随手收集

「收件箱」的灵感来自于任务管理领域的知名方法论 GTD，它也是 GTD 的核心思想之一。

我们在处理待办事项的时候，大致都遵循以下五个步骤：

  • 收集：记录所有要做的事情。
  • 处理：思考这件事情是什么、需要做些什么、应该在什么时间开始。
  • 组织：分类整理所有要做的事情，分配优先级。
  • 行动：付诸实施，完成任务。
  • 回顾：全面回顾所有待办事项，重新处理与组织 (更新 or 丢弃)。

但很多时候，我们习惯于将前三个步骤合并在一起完成。比如当我们在认真工作时，同事找过来说要新增一个需求。这时候我们会放下手头的工作，先将他的需求加入到需求池中 —— 新增一个条目、描述需求内容、指定对接人和优先级、设定截止日期、归类到所属模块 —— 然后再回来继续工作。

这个过程并没有什么问题，但是它会打断我们的心流。当处理完这个待办事项、再回到工作中之后，我们需要很长一段时间才能进入深度工作状态。这样的场景一天内可能发生很多次，我们的工作时间也总是被划分为一片又一片。即使我们并没有执行这些待办事项，但光是处理和组织它们的过程，也明显影响了我们的工作效率。

GTD 的核心思想之一，就是使用「收件箱」来临时放置所有新增的待办事项。当一个待办事项到来时，我们只需要简单的将其记录在收件箱中 (用一句话描述)。在每天的某个特定时间，我们再去统一处理收件箱中的所有待办事项，为其添加更多的细节 (需要做什么、什么时间开始、属于哪个项目等)。

收件箱是所有待办事项的缓冲区。

收件箱可以是任何形式，比如一张纸质的便签、电脑上的记事本、手机上的提醒事项 App 等。许多 GTD 工具如 Things、OmniFocus，也都包含「收件箱」这个特殊的列表。

收件箱思想的优点，在于将“收集”从后续的步骤中拆分出来，使我们能够专注于眼前的事，不必分神考虑还没有做的事，从而减少中断带来的影响。

在上面工作的案例中，我们可以这样操作：

  • 收到新增的需求后，先简单地将其记录在收件箱中 —— 可以是实体的便签，也可以是某个软件。用一句话简单描述下需求的内容，只要稍后能回想起来即可。这个过程耗时不超过 30s。
  • 然后继续进行手头的工作。
  • 在某个时刻，统一处理收件箱中的所有待办事项，为其添加更多细节，并移出收件箱。这个过程耗时较久，可以放在午饭前后、番茄钟休息等暂停工作的时间完成。

收件箱一定要放在触手可得的位置。“收集”的核心要义在于操作快、时间短、无需思考。“收集”的时间越短，分神的概率就越小。许多 GTD 工具如 Things、OmniFocus，都将「收件箱」放在了最醒目的位置，甚至提供了全局快捷键，无需打开应用窗口，就可以随时记录待办事项。

无论你正在使用哪个提醒事项 App，现在就创建一个单独的「收件箱」列表吧！

image-20210810002919612

图：OmniFocus 操作界面

请记住：形成正确的理念，比玩弄花哨的工具更重要。桌面上固定一个便签 / 记事本作为收件箱，同样可以达到触手可得、随时记录的效果。盲目地尝试新工具，可能会增加认知负担，或者增加收集步骤的耗时，这反而会适得其反。

定期整理

使用「收件箱」时，我们必须树立一个认知：

我稍晚一些会整理、清空我的收件箱。

如果没有这个认知，那么即使我们将任务丢到了收件箱，心里也总是会想：“我真的把所有要做的事情都放到收件箱了吗？我有没有忘记一些事情？我要不要就把它们都安排好？”在这种情况下，我们要么总是分神，想去检查下收件箱；要么会频繁地整理收件箱，收件箱也失去了作为缓冲区的意义。

而当我们树立这个认知后，我们就可以大胆地把任务丢到收件箱，并且可以放心地清空大脑 —— 因为我们心里知道，“所有任务都放在了收件箱里，我稍后有时间也会认真整理和安排。”

Tips：前期，我们也可以使用提醒事项 App 来帮助自己养成这个习惯，比如在每天的特定时刻 (中午 or 晚上) 提醒自己整理收件箱。

在整理收件箱的时候，我们需要 (1) 为每项任务添加更多细节；(2) 将其移出收件箱。

移出收件箱也是一个十分重要的步骤。如果所有任务都堆在收件箱中，已经处理过的任务和未处理的任务混在一起，那么每次整理收件箱的时间会越来越长，我们也无法直接通过收件箱的任务数量来判断是否有未处理的任务。

收件箱在其他领域的应用

信息管理

收件箱思想主要包含两个方面：

  • 收集：所有事情，一股脑丢到收件箱，不作任何处理。
  • 整理：处理收件箱内的项目，并移出收件箱。

它适用于所有需要“收集 - 处理”的场景。除了「任务管理」外，「信息管理」领域同样适合使用收件箱思想。

信息是指声音、文字、图片、链接等描述某种事物的内容。无论是上网冲浪、还是与人交流，我们都会接触到无数的信息。比如我在工作中，会遇到许多信息：名词解释、概念说明、业务逻辑等。这些信息的特点是碎片化：往往只有一两句简单的描述、却分散在各个文档、网页或聊天窗口中…

毫无疑问，这些信息对我以后的工作 / 学习有参考价值，但是记录和整理它们的成本太高 —— 无论是分类整理这些信息、把它们放到正确的文档，还是查找相关资料、丰富文档的内容，对我而言都有很大的思维负担和时间成本。

因此一开始，我并不整理这些碎片信息，而是在要用的时候才去搜索。但是搜索也比较耗费时间。于是，我开始尝试用收件箱思想来改进这个流程。

首先是收集阶段。只要遇到可能有用的信息，就都粘贴到一篇文档中 (收件箱)。不需要过多整理，最多是将相同主题的内容放在一起，再增加一个小标题便于区分。这样要查找内容时，只需要在一个地方按 Ctrl + F 就可以了。收件箱文档同样需要放在触手可得的位置，便于记录。你可以选择自己喜欢的工具作为信息的收件箱，比如印象笔记、OneNote、Bear 的一个名为“Inbox”的笔记本。

💡这里推荐一个浏览器插件 Web Clipper，可以和许多笔记工具配合，快速收集网页上的有用信息，连打开笔记软件粘贴的步骤都省下了。它有点像印象笔记的剪藏插件，不过速度更快、扩展性更好。

然后是整理阶段。当某个主题下收集的零碎笔记较多时，可以考虑将其整理到一篇单独的文档中，并补充更详细的背景和扩展知识。这个阶段可能耗时较久，但是会对这个主题有更系统、深刻的理解，这也是信息管理的最终目的 —— 实现信息的「为我所用」。我们需要定期整理这些收件箱，可以设置一个重复型提醒事项。

推荐一些信息的收件箱：

  • Drafts：支持 Mac + iOS 的随手记工具，支持 Markdown、JavaScript 脚本，但不支持插入图片。
  • 印象笔记：剪藏功能支持从浏览器、微信等任意来源收集信息。但我觉得这个工具太“重”，所以没有使用。
  • 👍 macOS Monterey 新增的「快速备忘录」功能，快捷键 Fn + Q。
  • 👍 MWeb：在非工作场景下 (学习、生活)，我会使用 MWeb 的“快速笔记”功能，直接点击状态栏图标就可以记录笔记 (状态栏弹出的输入框，可以拖动到屏幕的任何位置)：
image-20210811002732697

生成的笔记，我设置为按天保存在“收件箱”目录中：

image-20210811002821733
  • Typora + Alfred + 一个 .md 文件：Typora 是一个很轻量、快速的 markdown 编辑器。我在 Alfred 中配置了一个全局快捷键 Alt + Shift + I(nbox) 来打开一个特定的 .md 文件，可以随手记录任何信息。
  • Simplenote、nvALT：介绍文章。

写作

这里主要讨论一个特定的写作场景：如何为一个自己并不了解的问题写一篇文章，以让自己、读者能够对该问题有一个全面的了解？

这里的「问题」可以有多种定义：可以是一道面试题，例如「数据库的存储引擎」「两台主机的通信过程」等；也可以是一项工作，例如我们在交接他人工作时，需要熟悉工作背景、设计思路、实现细节等，并产出一篇工作交接文档。

起初，我的写作流程很简单：一边阅读各种参考资料、一边写文章。每当我在一份资料中看到有用的内容，我就把它整理到草稿中，同时调整文章结构和句子表达，以保证行文流畅、逻辑通顺。但是由于我对要回答的问题缺乏全面的了解，所以总是会频繁地调整文章。实践下来，我觉得效率很低。

后来我逐渐意识到，写作也是一个需要“收集 - 处理”的场景。写作的收集阶段，其含义是：

阅读各种参考资料、提取其中的有用信息。

处理阶段，其含义是：

梳理所有零碎的内容之间的关系，写出一篇内容完整、逻辑通顺的文章。

在收集阶段，我们不需要作过多整理，只需要把有用的内容通通丢到一份草稿中，这就是写作过程中的「收件箱」。当然，为了后续处理时更方便，我们也可以将相关内容放在一起，再添加一个小标题，这并不会花费多少时间。

在处理阶段，由于我们已经阅读过很多参考资料，对要回答的内容也有了一个大致的了解，此时就可以按照文章的大纲，润色每个片段，最终将零碎的笔记输出为一篇系统条理的文章了。

这个过程中，我们可以使用任何软件作为收件箱 (收集) 或写作工具 (处理)。以我个人为例，我习惯用思维导图作为收件箱，用 Markdown 写作。思维导图在添加内容和调整顺序时十分方便，很适合作为草稿记录信息，以及帮助整理思路。Markdown 语法使我在写作时可以专注于文字内容而不是排版样式。我的博客文章大部分都是按照这个流程写的。

工作中的实践

最近刚入职，我需要和其他同学交接两项工作。这两项工作都已经持续了一年左右，相关文档散落在各个地方，没有一个系统的介绍，我感觉无从下手。

于是我采用上述方法写了两篇工作交接文档：

  1. 先海量收集所有能找到的相关文档、聊天记录等，把有用的信息放到思维导图中。
  2. 然后根据思维导图写文档。已经写到文档中的内容，就从思维导图中删掉。

这很好地帮助我理清了整个工作的细节。

阅读

当我刷手机时遇到一篇有趣的文章，往往只能耐着性子读几百字，然后就快速略读到结尾。这样阅读过的文章基本都是走马观花，对自己没有什么实质性的帮助。主要原因是大部分场景下都是利用碎片时间刷手机，比如通勤路上、工作间隙等，这些时候其实没有足够的心思和时间去深入阅读。

我们的注意力和时间有限，想读的东西又太多。因此，将发现内容和消费内容两个步骤分开非常重要。合理的做法，应该是先将感兴趣的文章收藏起来，然后留出一个专门的时间去阅读。这正是一个“收集 - 处理”的过程，存放文章的地方就是一个「收件箱」。

许多软件都提供了稍后阅读的功能：

  • Cubox (推荐)、Pocket、Instapaper 等稍后阅读工具
  • Chrome：收藏书签时，可以选择将网页”添加到阅读清单“
  • Safari：将当前页面保存到阅读列表
  • 微信：将网页收在浮窗里

其他场景

文件管理

没来得及分类整理的文件，通通丢到一个收件箱中，然后每隔一段分类整理、清空收件箱。

收件箱可以是现实中的一个文件袋，或者电脑上一个名为 Inbox 的文件夹。

文档管理

日常生活中，我们更习惯用一个单独的软件来管理自己的文档 (或者笔记)，比如飞书云文档、MWeb、OneNote、印象笔记等。

这里和文件管理的思路相同。不管使用什么软件，都可以创建一个 Inbox 文件夹，来收集所有新建的笔记 ，隔一段时间再整理、分类。

image-20210815011251578

聊天工具

将聊天工具的会话列表作为收件箱，只展示待处理的会话。处理完的、用不着的、不重要的会话通通隐藏起来。

如果你的办公沟通工具是飞书，你应该很熟悉这种操作。飞书可以直接点击对勾 (桌面端) 或者右滑 (移动端) 来将一个会话收到“已完成”列表中 (查看动图)。事实上，飞书最初就是参考 GTD 的思想设计的，甚至将默认的会话列表命名为了“收件箱” (下图左下角)。

image-20210812204931552

图源：飞书：无压聊天的艺术 - Bestony

微信也有类似的功能，可以“不显示”某个对话。

在工作场景中，这是一种很好的降低信噪比的方法。展示在会话列表中的都是需要我们关心和处理的信息，而当会话列表变空时，也就代表我们已经把所有事项都处理完了。

由于微信没有“会话盒子”功能，所以我们通常无法把会话列表 (主要是群聊) 清理得干干净净。但是把一些不重要的会话隐藏起来，至少可以在一定程度上帮助我们聚焦更重要的信息。

微信最近上线了“折叠群聊”功能。我们可以将不重要的群聊折叠起来，避免这些群聊占据前 8 个会话的重要位置；定期清空其中的未读消息即可。

邮箱

邮箱天生就自带了收件箱功能。建议及时清空邮箱的收件箱：

  • 所有未读邮件，默认保存在收件箱中。
  • 已读的邮件，如果无需后续处理，则将其移出收件箱，例如删除或归档；如果需要后续处理，则暂时存放在收件箱中，处理完后再移出收件箱。

这样便可以直接根据收件箱的邮件数量，判断是否需要查看邮箱：收件箱不为空时，表示目前有未读或待处理的邮件；收件箱为空时，表示所有邮件都已处理完毕。

想法

平时脑海中会冒出很多想法，比如：

  • 奇奇怪怪的 idea
  • 乱七八糟的碎碎念
  • 对某件事的复盘与反思
  • 心里想：“以后要……”

当我有任何想法的时候，我习惯于用手边最近的“收件箱”来收集 —— 提醒事项、文件传输助手等任何能记录文字或语音的工具。之后在整理这些收件箱的时候，我就可以顺便把这些想法也整理到备忘录中。你也可以尝试使用 flomo。

Tips：对这些想法而言，更重要的是定期回顾。

通知

iPhone 的通知可以有三个位置展示：横幅、锁定屏幕、通知中心。对于不重要的应用通知，我设置为只在通知中心展示，而横幅和锁屏只展示重要的时效性通知，例如微信、短信、飞书等。这样可以显著降低工作期间被通知打断的频率，提高信噪比。

手机的通知中心，其实就是一个收件箱。我会定期处理通知中心的内容，处理完的通知，应当及时删除。

最近 iOS 15 新增了定时通知摘要功能，会在每天的特定时间推送通知，可以减少干扰，在方便时快速回顾。这是「收件箱」和「定期回顾」思想的典型应用。

杂项

  • 浏览器标签页：使用一个单独的窗口，存放所有新打开的网页。网页需要定期清理：将无用的网页及时关闭；与某项工作相关的页面 —— 特别是需要长期打开的参考页面 —— 移动至单独的标签页组中 (③ 工作区思维)；剩下的未关闭的标签页表示需要处理 (例如：待阅读的文档、待填写的表单、待审批的工单等)。
  • 文件传输助手：因为每天都在使用微信，所以我把文件传输助手作为一个万能收件箱，对话框常年置顶，所有要做的事、要看的文章、突然冒出来的想法等，都可以丢给它。在之后整理的过程中，我会把相应的聊天记录删除，这也对应了“清空收件箱”的过程。
  • 记账工具：有一个“Inbox”类别，作为默认分类。每花一笔钱就随手记录，晚上再整理当日开销，将每项支出移动到具体的类别。

💡 尝试发现每个场景下，收集、处理的过程分别是什么。

总结

学习方法论的建议：

  • 学习方法论的目的，在于复用。当我们掌握某种问题的方法论后，我们做事就有一套固定的范式和思维方式可以遵循，甚至不需要思考，直接靠惯性就可以完成。
  • 适合别人的方法论，不一定适合自己。别人的经验只能作为参考，我们要在实践中摸索属于自己的方法论。
  • 简化流程，每次只专注养成一项习惯，然后再学习新的内容。
  • 形成正确的理念，比玩弄花哨的工具更重要。优秀的工具可以引导我们养成良好的习惯，过于复杂的工具则会加重我们的学习负担。选择最适合自己、最得心应手的工具。

收件箱思维：

  • 「收件箱」是一个很通用的思维，适用于所有需要“收集 - 处理”的场景，比如任务管理、信息管理、写作、阅读、甚至聊天等。
  • 收件箱的作用是充当一个缓冲区，将处理的步骤推迟到之后的某个时间点，防止我们当下的工作流 / 心流被打断。
  • 收件箱一定要放在触手可得的位置，减少收集阶段的操作成本。
  • 收件箱一定要定期整理，防止其中的内容越堆越多，也防止自己遗忘。整理完的项目一定要移出收件箱。

效率提升方法论系列