Word 用户对样式功能应该都不陌生。但在大多数人的印象中，「样式」就是一组固定格式设置的集合，是一种方便重复套用格式的手段。

这么说固然不算错，但并没有抓住样式的实质。样式与其说是格式，不如说是一种标签。

正如我们会在实体文档上用便利贴、荧光笔标记重点内容和结构层次一样，样式的核心目的也在于标识文档中的不同内容——「这是标题」「这是列举项」「这里很重要」。相比之下，设置格式反而只是这种标识功能的衍生结果。

反映在 Word 文件结构上，手动设置的格式（例如选中段落后加粗）会直接记录在相应元素的内部。相反，给一个元素设置样式时，样式中定义的格式并不会成为元素的一部分；这个元素只会被打上一个标签w:pStyle，其中记录了样式的名称。读取文件时，Word 会根据这个标签的指示，在源文件中的样式定义部分（word/styles.xml）查找具体的样式定义，应用到元素上。

以下图为例，当我们在 Word 中给「标题」字样所在段落加上一级标题样式时，在底层，主文档部件中的对应段落也就被打上了「Heading 1」样式的标签，但「Heading 1」对应的格式（加粗、大号字体等）并没有被写入这个段落，而是另外存放在样式定义部件中。

一旦理解了样式的实质，就不难明白：设置样式不只是一种节约时间的技巧，而是排版工作不可或缺的有机部分。

定义和应用样式的过程，实际上也是梳理排版需求、整理文档结构的过程。

如果说手动设置格式是祈使句——「把这段话加上编号和加粗」，那么设置样式就是三段论——「小标题要有编号和加粗；这段话是小标题，所以需要编号和加粗。」显然，后者更加灵活和普适。正所谓：

循规蹈矩（format）只能解决一时一处的问题，紧随潮流（style）才能以不变应万变。

样式的类型和应用层次

根据应用对象的不同，样式可分为段落样式、字符样式、链接样式、编号样式和表格样式（后两种样式将在后续关于列表和表格的文章中单独讨论）。

段落样式

其中，段落样式是最常见、最实用的样式类型。上文提到的各种段落格式，都可以通过段落样式来定义。

要对一个段落应用样式，将光标置于段落中任意位置（注意不能只选中局部文本），直接点击样式窗格中的样式名称即可（查看官网 演示视频）。

几种内置样式还有预设快捷键：

此外，当前光标所在段落的样式，会在样式窗格中用粗线框指示。点击样式名称右侧的箭头，可以批量选中所有相同样式的段落、修改或删除样式，以及按选中文本为准更新样式定义。

字符样式

另一方面，适用于段落内部文本的字符样式，效果上似乎跟手动设置格式没有什么区别，操作上还更麻烦，因此常常被人忽视。但正如上文所说，样式的核心功能在于标记。当我们给某个词语设置加粗或高亮时，这些格式本身并不是目的，而是用来实现突出强调的手段。

随着排版工作的深入或者需求的变化，我们可能需要通过下划线、更换字体等其他手段来表达强调。这时，使用样式的优势就体现出来了：只要修改字符样式的格式设置，就能一次性将被强调文本统一为新的格式。此外，如果排版需求涉及调整两种或以上的文字格式，通过字符样式实现也是更便捷的。

例如，在下图的段落中，所有的人名都通过「专名」字符样式加上了着重号。如果我们事后需要换用专名号标明人名，只要修改字符样式就可以很快完成。

链接样式

至于链接样式，它实际上是段落样式和字符样式的缝合，具体应用效果取决于应用的对象：如果应用于段落，则只有其中的段落格式会生效，反之亦然。原理上，链接样式在 Word 源文件中仍然是两个互相引用的段落和字符样式，只是在界面上显示成同一个。由于链接样式在识别时容易造成混淆，实际使用中的价值有限，倒不如从一开始就分别定义两种样式。

不同样式的优先级

既然样式的种类如此之多，一个很自然的问题是：如果一个元素同时受多个样式影响，或者在套用样式的同时又手动设置了格式，最终显示效果以什么为准呢？

答案是：按照文档默认样式—表格样式—列表样式—段落样式—字符样式—手动格式设置的顺序依次适用，如果存在冲突，顺次在后的格式取代顺次在前的样式。

可以将这个流程想象为一座瀑布，水流从顶部到底部的旅程中，每下落一级台阶，都会将这一层山石中的物质带往下一层；由此，瀑布底部的水中就积累了来自高处各层的物质。（如果对于网页技术有所了解，不难联想到定义网页样式的 CSS（Cascading Style Sheets，层叠样式表）格式正是使用了 类似的机制。

例如，下图展示了一个位于表格中的编号段落：

其中，「高亮」二字依次应用的样式包括：

1. 文档默认样式：字体为宋体，文本语言为简体中文等；
2. 表格样式：首列文字加粗；
3. 列表样式：数字编号，悬挂缩进；
4. 段落样式：首行缩进；
5. 手动格式：文字高亮。

注意到，在上述各级样式中，有的格式被先后设置了两次（例如缩进），根据上述原则，最终适用的是更下层的样式（例如这里适用段落样式中的首行缩进）；有的格式只在上层样式中被设置（例如字体），因此被原样继承下来。最终，「高亮」二字就显示为上述各层样式的汇总：宋体、加粗、数字编号、首行缩进和高亮。

理解样式的这种瀑布式的应用层次，对我们的启示在于：设置格式时，应当「自上而下」，优先通过调整高层级的样式来实现效果，从而节省操作步骤、提高文档统一性。

相反，检查格式时，则应「自下而上」，优先检查低层级的样式，既能更全面彻底地排查问题，也有助于避免为了修复一处的格式影响到文档全局。

样式的创建

创建样式的步骤本身很简单，具体可以参看 官方的说明。概括而言，既可以通过「新建样式」按钮从头定义一个样式的全部格式，也可以选中一段已经排版好的文本、直接将其格式指定为新样式。

其中，后一种方法虽然更为简单，但也容易将无关的格式设置带入新样式的定义中，因此要谨慎使用。

此外，样式设置中有两个看似无关紧要，但实际上会对样式的使用效果造成很大影响的两个选项。

样式基准

是指新样式所基于的现有样式。新样式中没有专门设置的格式会从基准样式继承，基准样式的更新也会反映在基于其创建的新样式上。

样式基准在大多数时候能减轻工作量——我们并不想每次都把所有格式从头设置一遍，但它也会成为麻烦的根源。例如，如果基于「正文」样式创建了「标题」样式，事后因为需要段首空两格，给正文样式加上了首行缩进，就会导致所有标题也变成段首空两格。

要避免这种情况，就应注意在新建样式时选择合适的基准样式（例如对于标题这种具有明显个性的样式，可以选择「无」，即不基于任何样式），或者在样式定义中单独设置重要的格式（例如将标题样式明确指定为无缩进）。

后续段落样式

是指在当前段落后新增的段落会自动套用的样式。

在这个设置上最容易「翻车」的是列表段落的后续段落样式。Word 默认会将列表段落的后续段落也设为列表段落，但对于很多长文而言，「第 5 节」这样的带编号小标题之后大多是正文才对。很多用户没有注意将这种小标题样式的后续段落指定为正文样式，每次都手动删除标题后回车产生的多余编号（而不是将其改为正文样式），不仅麻烦，还会造成文档中充斥着大量看似是正文、实则还是编号项的段落，给识别和排版造成很多不便。

样式的检查

当然，我们并不是所有场合都有条件从头创建一套规整的样式。例如，在修订别人发来的文件时，经常会发现里面的样式编排设置是一团乱麻，很微小的调整就会导致全文格式面目全非，仿佛身处一片雷区。这时，比起设置样式，更重要的是如何检查样式，找出导致格式混乱的罪魁祸首。

所幸，Word 也提供了相关的工具，但在 Windows 和 Mac 版中的功能和操作有所区别。

在 Mac 版 Word 中，样式窗格的顶部有一个小的信息条。选中任何文本，就可以从这里看到以「基础样式 + 手动设置的格式」的方式列明的样式和格式信息。

例如，上文提到的常见问题——看似是正文段落的列表段落——就很容易通过样式窗格检查出来。在下图中，后两个段落并不是真正的正文段落，而是删除编号、手动去除缩进后的列表段落。因此，它们的间距并不服从于正文样式的设置，而是默认无间距。找出成因后，将它们改回正文样式即可解决问题。

Windows 版 Word 没有这个信息条，而是提供了一个单独的样式检查器窗口，可以通过在样式窗格中点击底部的「样式检查器」按钮打开。

与 Mac 版类似，Windows 版的样式检查器显示的也是选中部分的样式和格式信息，但在视觉上进一步区分了基础样式（显示在白底框中）和手动格式（显示在灰底框中），并且可以单独清除其中一种（点击相应位置的橡皮擦）或全部（点击底部的「全部清除按钮」）。

在样式检查器中进一步点击「显示格式」按钮，就可以打开一个更为详细的显示格式窗格，其中完整列出了所选文字应用的所有格式信息。显示格式窗格还有两个实用的功能。

其一，如果你需要确保文档中两个部分的格式统一，可以在选择一个部分后勾选「与其他内容比较」，然后选择另一个部分，即可在下方看出两者是否存在「貌合神离」的情况。其二，如果你在排版时遇到格式不听使唤的情况，可以勾选「区分样式源」，就能清楚找出问题的根源。

可惜的是，样式检查器和显示格式窗格只存在于 Windows 版 Word 中，Mac 版 Word 没有样式检查器，只有一个缩水版的「显示格式」功能。通过「视图」>「显示格式」启用后，用鼠标点击要检查样式的文本，Word 就会以浮窗形式显示相应文本适用的样式和格式设置。

小结

延续上篇对段落的讨论，本文介绍了设置 Word 文档段落格式的最高效工具——样式功能的原理和使用。

本文先从样式的功能出发，指出样式的本质是标记文本结构和功能的「标签」。在此基础上，文章说明了样式类似于「瀑布」的层级式适用顺序，并结合实例说明了创建和检查样式的不同方法步骤，及其各自适用的场景。

掌握了段落和样式已经足以帮助我们做出整洁、清晰的文档。但很多时候，我们还需要更加清晰的视觉提示来展示信息的层次，这就需要编号和列表的帮助了；我们将在下一篇文章中讨论。