先回想一下,当我们打开空白的 PowerPoint,我们是怎么开始,一页页完成幻灯片的呢?肯定是整理手边的讲稿、文件、数据,或者网上查到的数据,依照讲述的框架排好顺序,再一一填入 PPT 中。

在这个过程中,不管你做的是数据型的工作汇报,或是观点式的演讲内容,多数情况下,这份 PPT 里面的幻灯片,还是文字描述的页面居多的。这是因为大多数信息的载体,都是以文字为主。

既然最初的幻灯片内容,都是文字为主,那如何依据整体的逻辑框架,做好大段文字的排版设计,进而突出重点信息,就显得特别重要了。而这,就是「结构化」。

有些人可能会问,既然都做幻灯片了,为什么还要「结构化」,做大段文字的排版呢?为什么不直接「图像化」呢?这其中主要有「内容」和「使用情境」两方面的考虑。

首先在「内容」方面。「结构化」让我们先梳理文字信息,找到内容背后的逻辑关系,同时精炼出重点信息与关键词,而这正是「图像化」前必须有的准备工作。如果没做好内容的梳理,你很可能找到与重点关系不大、甚至是图文不符的图像。这样的「图像化」不但没有帮助听众理解信息,反而会增加噪声。

至于「使用情境」方面。非常现实的问题是,很多时候我们只能做纯文本的页面。比如我们的情境是「省时」,那肯定是因为剩余能做PPT的时间不多,没太多工夫再去找合适的图像。这时,优先梳理好每一页幻灯片中的文字,聚焦重点信息,效果绝对比时间都花在找一两张图更好。这也是上一篇文章提到的「效率思维」。

如果我们的情境是「领导(甲方)要求」,可能他们作为讲者,就是想要幻灯片中有很多文字来显示内容丰富,或者干脆就是想照着读稿。这时,与他们争辩幻灯片不要塞太多字,是不必要的。如何在放出大段文字的情况下,确保重点信息足够突出,才是我们需要考虑的问题。

因此,无论是从哪方面来考虑,先做好「结构化」这件事,肯定是不会错的。不但能照顾到不同情境的需求,也能为你之后的「图像化」甚至「场景化」打下坚实的基础。这是为什么我们一开始得先做好「结构化」。

既然「结构化」这么重要,那具体该怎么做呢?延续上一篇的「设计思维」,我们还是从「信息」角度来展开讨论。