编注:本文为 sainho 的个人专栏「一步一步做时间管理」系列连载。把时间管理分解成简单的步骤,你会发现它如此有用且易学。
在《不起眼的日历,是入门时间管理最好的选择》一文中,我们完成了时间管理的第一阶段,利用日历,弄清自己的时间都去哪了、还剩多少有效时间。随之而来的问题就是:我该如何去利用这些时间呢?
如果把时间比作本金,那待完成的任务就是各类理财产品。时间管理的第二阶段——任务管理——就是要将时间(本金)合理地分配到任务(理财产品)上去,保证自己的时间得到充分的利用。
但怎么算得上「时间得到充分地利用」呢?
各种工具(各类待办事项类应用)和方法论(如 GTD、四象限法则)层出不穷,利用各种眼花缭乱的功能或者理论,将自己与「提高生产力」画上了等号。反而使得我们容易淹没在工具的选择和对比中,忘记了使用它们的目的;或者觉得「任务管理」是被神话的概念,进而嗤之以鼻。
这一篇我们不去单一地评判任务管理工具和方法,而是跳出对比的视角,以复盘的心态,看看任务管理到底能做些什么,又做不到什么。
开始任务管理的时机
想象一下,如果你是一名中学的学生,你的一天行程就是课程表,任务就是上课和完成当天作业,此时的你只需要用好日历,就能让自己的时间井井有条。上了大学之后,开始参加社团,有了更多时间做自己的业余兴趣,发现有些事情没有明确的开始和结束时间,有时候需要修改事情的时间安排。这时候,日历开始逐渐不能满足你的需求。毕业开始工作之后,工作也不像坐在教室上课那样简单,需要同时面对多个项目、多位客户。此时单纯靠大脑的记忆和日历,变得力不从心,于是你开始进行任务管理。
对多数人来说,是在工作后意识到了任务管理的必要性,这个现象该如何解释呢?论任务数量,中学和大学学生未必比工作的人轻松;论可支配的自由时间,上班又介于大学和中学之间。
其实从中学、大学到工作,核心的变化在于我们在逐渐地面对多线程的生活。
什么叫「多线程生活」?在中学时代,我们有着单一的角色——学生,在学校和家里都只用应对课业。所以无论任务数量多少,只需要的线性地应对,抓紧时间完成作业即可算得上成功。大学时期我们的生活复杂度上了一层,需要应对社团或者实习,但我们的时间线仍然是线性的,只是在不同的场景中需要转换自己的角色。而进入社会后,则开始要学会在很短时间内,随时准备切换自己的角色,去应对来自生活、工作方方面面的事情。
有一派观点认为,人是没法多线程处理任务的,因为人不可能把注意力放在两件事上。这在生物学上无疑是正确的,但是从现实来说,我们切换角色的频率是如此之高,一条钉钉或者微信消息,就能把家中的你立刻拉进工作状态,这难道不能称之为「多线程生活」吗?
多线程生活,首先考验的就是我们大脑的记忆能力。美国认知心理学家乔治·A·米勒的论文《神奇的数字:7±2》,揭示了大脑的短期记忆容量是有限,同时艾宾浩斯遗忘曲线告诉我们,短期记忆不加以巩固,绝大部分在几个小时内就会忘掉。如果你没有良好的任务管理习惯,随时记下自己在某个场景下的任务, 当你快速经历「工作-生活-工作」这样的转换时,就可能遗忘上个场景中的任务。
多线程生活也让大脑的组织能力受到挑战。学生时只考虑完成课业,面对多线程的生活,我们必须几乎「并行」处理各项事务,但在实践中,我们确实只能将注意力集中在一件事上。问题也就随之而来:如何判断任务的先后顺序呢?
由此看来,任何任务管理工具或方法论都必须回答:如何记录和组织任务,以应对多线程生活。
任务管理的两种模式
正如投资里分为价值投资与趋势投资两种思路,虽然都是「如何记录和组织任务」这个核心课题,但不同的任务管理工具也给出了不同的解答。
待办清单型任务管理
在《不起眼的日历,是入门时间管理最好的选择》文中提到,我们时常会遇到那些不适合在日历中管理的任务,而待办清单类的任务管理工具就是最直接的解决方案。
使用待办清单的思路十分直接:大脑记不住的,写在纸上;要应对不同的场景,就多列几张不同的清单。Apple 的「提醒事项」,微软的「Microsoft Todo」,就是典型的待办事项应用。
而提到待办清单,就不得不提到 Getting Things Done(GTD)。GTD 提供了一套简明且完整的待办事项处理流程:
- 收集
- 厘清
- 组织
- 回顾
- 执行
这套流程直接指导了许多任务管理应用的设计,其中最典型的就是 OminFocus。OmniFocus 官网的介绍中,就写明它是「The to-do app built for pros.」。默认的收件箱、项目、检查透视,就是与 GTD 流程进行对应,使得用户在使用过程中,其实就是在实践 GTD。类似的应用还有 Todoist 和 2Do,虽然功能上各有千秋,但本质形态上,它们都属于增强型待办清单这一大类。
当然开发者也并不拘泥于 GTD,标签的引入,使得在厘清和组织任务上,可以不局限于「一个项目/场景一张清单」的设计,配合上过滤、筛选功能,让过用户可以随自己的需求生成待办清单。
受 GTD 影响的任务管理应用如此流行,使得不少人将 GTD 与任务管理,甚至时间管理划上等号,其实是高估了它的作用。GTD 是任务管理的一种思路,但并不是唯一解,更谈不上等同于时间管理。GTD 自然也有其短板,每个使用待办清单应用的人都会面临一个问题:清单有了,却不知道从哪开始执行。
其实在 GTD 的「执行阶段:选择最合适的行动」这一章中,介绍了不少给任务排序的方法。例如「四标准法」:
- 情境
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性
还有「三分类法」:
- 执行事先安排好的工作
- 处理突发事件
- 安排自己的工作
除了书中介绍的,比较知名还有艾森豪威尔法则(四象限法则),它将任务分为四类,按优先级分为:
- 重要且紧急
- 重要不紧急
- 紧急不重要
- 不紧急不重要
其实无论具体的分类方式如何变化,归根到底都是延续了史蒂芬·柯维提出的「要事第一」原则,追求对任务的「完美排序」。这就带来了两个新难题:
- 一套分类体系需要时间去理解和掌握;
- 对任务进行事无巨细地分类本身就耗费时间。
我们暂且不去讨论如何解决这两个问题,但是它们的出现就让我们反思:它们为什么会出现?
其实问题出在待办清单过于重视对任务的记录,反倒忘了任务管理最基本的问题:我该如何去利用这些时间呢?
待办清单可以将我们的大脑从纷繁的事项中解救出来,但没能跟我们的时间挂上钩。使用待办清单暗含的逻辑是:有了清单,排好了顺序,你就照着它开始做吧。这不能说是一种错误的思路,但起码是一种对人的意志力考验比较大的思路。
时间轴型任务管理
待办清单应用的基本逻辑是:日历做不了的,我们来做。而时间轴型任务管理的思路则是:日历目前做不了的,我们通过改进日历让它能做。
典型的时间轴型任务管理应用有 Sorted、Things 3 和 Fantastical。在讨论日历的文章中说到过,日历早就不是一个独立的应用,而是嵌入到邮件、待办清单等各类应用中,Todoist 和 OmniFocus 中都有日历视图,并且可以显示外部日历中的行程。反过来看,Sorted 或 Things 3 等应用也有「项目-任务」的分类层级,也可以给任务分配标签或者开始、截止时间。这两种任务管理有什么不同呢?
与待办清单应用相比,时间轴型任务管理更看重如何分配任务到具体时间。
Sorted 中关键的交互操作都在它的时间轴界面完成。只要给任务填上了日期,就会像日历事项一样显示出来。亮点功能「Hyper-scheduling」也是为了快速调整日历视图中项目。Fantastical 自不用说,本身的设计和使用逻辑都是脱胎于日历。而 Things 虽然没有日历视图,但是默认的「今天」、「计划」、「随时」和「某天」列表,其实就是在暗示要以时间为线索,去安排自己的项目。
在时间轴型任务管理中,更看重中对任务的组织,而且是以时间为线索去组织,对任务属性的分类只是铺垫。从结果上来看,OmniFocus、Todoist 等应用的最后产出是待办清单,而 Sorted、Things 则是被合理组织的日历。相比之下,无疑后者是更直观地解决了「合理地给任务分配时间」这个需求。
但这种任务管理思路也并不是完美无缺的。将任务列在时间轴上,还是会遇到和使用日历时一样的问题:遇到一次计划变更就需要修改一次。为了应对这个问题,Sorted 提供了「自动计划」功能,而且 Sorted、Things 可以通过筛选标签,实现类似自定义待办清单的效果,但终究不如 OmniFocus、Todoist 那种「一个场景一张清单」的逻辑来得简单。
如果说待办清单类应用的麻烦之处在于分类任务时繁琐,时间轴型任务管理的问题就在于,使用过程中需要不断修改。
我适合哪种任务管理?
目前市面上的任务管理工具,大抵逃不过待办清单与时间轴两种思路。作为使用者,我们又该如何挑选呢?
想选择一款适合自己的任务管理工具, 最终还是要回到之前文章中讨论到的问题:
- 我的一天是什么样的?
- 我的任务是什么类型的?
对于桥型工作者来说,任务可能来源于不同的项目,时间安排可能随时调整。待办清单能让你随时保持专注,聚焦于眼下的任务;而对于岛型工作者来说,工作节奏和时间安排相对有序,不会面临太多更改,使用时间轴任务管理可以最大化地利用时间,让自己一天的安排变得条理分明。
而对于需要处理目的地型任务的人来说,任务本身很难被完美地分类到某个清单中,甚至去划分任务本身就有难度,此时选择时间轴型的任务管理,关注处理任务的时间而非如何分类任何,无疑是更合理的选择;而对于路径型的任务来说,任务本身比较规律,分类清晰,通过待办清单的整理、分类和组织,就能实现批量处理的效果,最大化节省时间。
就像投资时你需要根据本金来考虑自己的投资策略,无论是哪种任务管理思路,都要考虑时间本金的限制。你安排的任务预计所需的时间,无论如何不应该超过自己一天的可用时间。否则任务管理就没有可行性,变成了一种空谈。
任务管理的「能」与「不能」
对任务管理的需求诞生自多线程生活,我们身处其中,每个人都必须回答「我该如何利用我的时间」。
面对这个问题,不同的人给出不同的答案。待办清单型应用希望将多线程生活的复杂度降低,拆解成一张张清单,你只需照着清单去执行,遵循「要事第一」原则,自然不会浪费自己的时间。时间轴型应用则关注时间对我们的影响,将我们的生活重新降维成线性的单线程生活,从而化解了多线程生活的压力。
只要是能与自己的实际情况相结合起来运用,这两种思路,都是实践者对「合理利用时间」的有力回答。通过这两种思路,每个人都可以形成了自己对待时间的模式。
但「合理利用时间」之后呢?如果说
工作成果 = 工作效率 X 有效工作时间
这个等式成立,通过任务管理,我们能尽可能提升有效工作时间,但对提高工作效率本身,是起不到任何作用的。无论你的清单列的多么合理,时间安排的多么合适,任务管理终究不能提高你的专业技能,帮你做出工作上的选择。这便是任务管理的局限。
做好任务管理之后,为了提高等式中的另一项乘数——工作效率,我们将进入时间管理的第三阶段:精力管理。
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