时间管理的失败,往往不是因为方法,或者工具本身的失败,而是用了一种不适合自己的时间管理方式。 

很多人(包括我自己)在开始接触时间管理时,以为这项技能就像练俯卧撑,照着一套科学的训练方法,假以时日就一定能一分钟突破 60 个。带着这种心态,会发现各种流行的时间管理方法有不少毛病:

  • 番茄工作法太死板,同事或者上司一打断就要重来;
  • GTD 应用容易沦为记事板,任务记进去了但迟迟不执行;
  • 遇到临时事情时,手帐或者日程表修改起来非常麻烦。

其实每一种方法都有自己的目的和使用场景。David Allen 的 GTD 强调对任务的组织,番茄工作法侧重对时间的利用,还有《自控力》和《让大脑自由》等方法论,是从心智锻炼的角度出发。

对于我们普通人来说,与其去追求「最好的时间管理方法」,不如问问自己:对自己来说,哪种方法是能满足我的需求,帮助我充分利用时间的?如果你一下子没法回答,不妨先好好想想这三个问题:

  1. 我的一天是什么样的?
  2. 我的任务是什么类型的?
  3. 我的生活方式是怎么样的?

我的一天是什么样的?

不同岗位的人所度过的一天是完全不同的。根据工作中与他人的联系模式不同,大致可以分为「岛型」与「桥型」的工作者。

在工作中,有一些岗位需要与其他人非常高频率地保持联系,才能有效地推进自己的工作。例如管理、销售、或者市场人员。他们的职责就是像一座桥一样,连接客户和公司内部的研发人员。

而岛型工作者则不同,虽然工作中的沟通协调是必不可少的,但是他们的主要产出,是在一段不受打扰的工作时间中完成的。比较典型的就是研发技术人员、研究学者或者设计人员。以程序员为例,虽然现在流行敏捷开发、站立会议这类工作方式,非常看重团员间的协作。但不能忽略的是,程序员需要拥有不受打扰的工作时间,已经成为了共识。

当然,这并不是一个绝对的分类,许多工作处于两者之间。例如记者的工作,很可能是上午需要外出采访,不断与人沟通,下午则需要专心编辑稿件,很难说他们属于哪一类。但无论是从事何种职业,都能在两者之间确定自己更偏向哪种类型。

之所以要去区分两种工作类型,是因为它决定了你的一天有多少时间是独自工作,有多少时间花在沟通上

可以想象,桥型工作者的时间表,会有许多没法固定时间的会议或会面,甚至于办公地点,也多是不固定的。此外,桥型工作者也要面临更多的突发任务,因此也会更频繁地调整计划。而岛型工作者会有相对长的独立工作时间,行程也规律的多,抛开必不可少的会议和沟通,他们拥有更多可控的时间

当你认识到自己(更多地)属于哪一类型的人,就知道哪些方法更符合自己的需求。

对于岛型工作者来说,日程表、番茄时钟和深度工作等方法显然更实用。因为有规律的工作时间和地点,可以通过充分的利用时间,来高效地处理事情。而对于同时参与多个项目的桥型工作者来说,他们的时间通常会切得很碎,要更频繁地调整工作内容。GTD 这类强调任务的时间管理方式,更能灵活应对这些复杂的场景。

忽视工作类型选择时间管理方法,往往会造成南橘北枳的后果。推特创始人杰克·多西同时作为推特和移动支付公司 Square 的 CEO 时,每天要参加两家公司的会议,因此他不少工作都是在会议间隙完成,他也非常欢迎其他人在会议间来和他商谈。而「深度工作」非常反对这种工作模式,认为这会让人无法专注于高效产出。我们能借由杰克·多西的例子,说「深度工作」是没有意义的方法吗?

可以看出,杰克·多西是典型的桥型工作者,这意味着他不受打扰的工作时间非常少,而《深度工作》书中所举的例子,多是大学教授、作家等,因此「深度工作」针对的更多是岛型工作者,而非多西一样的桥型工作者。

我的任务是什么类型的?

在《用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统》教程的读者提问中,我收到过这样一个问题:

本人是做建筑工程的,我有必须携带的工具和工序的清单。当这个工作需要了,我就一个个勾选动作列表来检查用。这样的事情需要放进 OmniFocus 吗?

这个问题让我意识到:任务的类型,也会影响时间管理方法的践行

现实中非常多的工作任务,就像草地中的小路,是有规范可循的。少数派作者 Janner Chang 从事法官的工作,借助 OmniFocus 的模版和脚本特性,可谓将 OmniFocus 的作用发挥到了极致。从他的分享中可以看出来,他的工作流程是规律且严格执行的。对于他来说,OmniFocus 这类待办清单类工具,的确能显著地提高工作效率。

然而还有许多人的工作,不是像 Janner Chang 一样的路径型,更多的时候需要自己依据项目不同,发挥自己的创意。就像是在驾驶船只驶向目的地,期间并没有绝对正确的路径。

这类人最典型的就是内容创造者,或者公司中的管理人员。对于这类人来说,工作的最终目标是明确的,但很难对任务进行不断细分。相应地,也很难践行 GTD 等方法论,因为在 OmniFocus 或者 Things 这类工具中,清晰地分割任务是有效执行的基础。

因此,认识自己的任务类型,也是时间管理中关键的一部分。

相较路径型的任务,《创造时间》一书中提到的时间管理的四个步骤:

《创造时间》的核心步骤

更适用于后一类灯塔型的任务。这类工作往往有一个明确的目标(或者需求)。我们能做的,就是尽力保障自己有足够多的时间去做这件事。对于作家来说,最好的时间管理方式,就是保障他每天都有足够多的时间,能坐在桌子前安静地写作。

相应地,如果你的工作任务多是有规章可循,步骤和任务都比较清晰地,使用待办清单一类工具,就能帮助自己去梳理大大小小的项目中的任务,这样既不会担心自己会忘记某件事,也能确保眼下的工作井井有条。

我的生活方式是怎么样的?

很多人想通过时间管理来改善自己的生活方式,但其实开始时间管理之前,应该好好观察下自己的生活习惯:你在生活中是何时休息,又是在什么时间工作呢?

My Morning Routine 这个网站专门采访从早上起床后,到开始工作前这段时间内人们的生活习惯。被采访的 343 个人中,起床时间从 3 点到 9 点不定,入睡时间则从晚上 8 点横跨到凌晨 3 点。可以看出来,即使是这样一个小群体的样本调查,也能发现每个人休息的时间段都不同。

Morning Routine 对起床和入寝时间的统计

「早睡早起」这个概念其实已经过时了,并不是所有人都需要早起,才能保证工作效率。在 My Morning Routine 采访的人中,如果将晚于 8 点定义为晚起,会发现这些人大多从事 freelance、创业、记者或者设计师这类职业。因为他们不需要早起按时去公司打卡,他们的生活习性自然而然的更符合自己自身的需求。

但对于需要早起去公司上班打卡,但自己其实是晚起型的人,是不是就天然地处于劣势呢?其实并不是,两种睡眠类型的人的起床时间,其实总体上只相差两小时,并且会随着年龄、身体状态有所改变。最重要的是,晚起的人会更晚地感到疲劳,这意味着他们可能在下午或晚上的工作状态更佳。

于是你的睡眠习惯,会直接影响到你的最佳工作时间。可能会多人没有意识到,早上昏昏沉沉、晚上活力满满的夜猫子,并不是需要纠正的错误生活习性,而只是自己的身体习性。如果是这样的人,将重要的、需要注意力和创意的工作挪到下午或者晚上,是不是比强迫自己早上灌咖啡来提神更容易呢?

开始时间管理吧!

思考完这三个问题,其实你是思考了一遍自己的可用时间、任务类型和精力分配。这其实也是所有时间管理方法论和工具试图改善的地方。

行程表、日历等工具负责的是行程规划,OmniFocus、Todoist 处理的是任务的管理,《番茄工作法》、《自控力》、《注意力》等书琢磨的其实是如何提高我们的精力水平。三者融合起来,就组成了一个完整的时间管理方式。

对于我们来说,需要做的不是偏颇地吹捧或是贬低某一种方法或者工具,而是先想清楚关于时间管理的三个问题,根据自己的情况,找到符合自己需求的时间管理方法。

后记

《SET 法则:过好每一天的时间管理之道》一文中,我介绍了自己的时间管理方式,但关于时间管理这个话题,我还有很多想说的,没来得及在文章里展开。

因此,我想用 3-4 篇文章的篇幅,来好好聊聊时间管理中的原则、方法和工具使用。阐述我自己的观点的同时,也希望读者能看得懂,用得上。

经过这一篇,我希望能帮助你理清自己的需求,明白从哪种方式开始时间管理。下一篇,来聊聊行程与日历在时间管理中如何使用。

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