前言

之前已经讲述了——我的桌面管理
这一次是关于——我的文件管理


我对文件管理的要求如下:

  1. 统一性——归类遵循MECE原则。
  2. 便利性
    1. 所有文档归为一窝,u盘随插随走。
    2. 方便查找。

我的工作文档管理

我的工作文档分为四个部分:
  1. 我的软件库
  2. 我的项目库
  3. 我的资源库
  4. 公司必备

一、我的软件库

我的软件库分为四个部分:
  1. 工作软件
  2. 生活软件
  3. 学习软件
  4. 兴趣爱好软件

1、工作软件

我的工作软件分为两个部分:专业软件和通用软件

专业软件放置:CAD、天正、skechup、lumion、PS等等,一些专业才要用到的软件(你可以理解为转行就用不着的办公软件)

通用软件放置:Adobe AcrobatXI、WPS、腾讯会议等软件(转行也要用的办公软件)

2、生活软件

我的生活软件放置:不管哪个领域都要用到的软件、系统软件、所有无法明确区分用途的软件
例如:系统类——腾讯电脑管家、geek、bandizip、listary等等
          生活健康——电脑端没有,手机上是keep、月记、下厨房之类的

3、学习软件

通常学习要用到的软件,我都放在这里

例如:Anki,Onenote,Notion,百度翻译

4、兴趣爱好软件

我感兴趣的内容

例如:知乎、百度贴吧、知识星球、微信读书、多看阅读、晋江小说阅读


以下命名方式是为了方便listary直接搜索

二、我的项目库

项目库整理

我的项目库放置着我每年做的项目
我整理后的命名方式:项目名称+开始年月
利用系统自带的按时间排布,就可以整理得井然有序
例如:XX项目-2020.04.21

项目内容

固定模板为:
01-FROM
02-MAKE
03-SEND
04-LAST
05-BACKUP
需要注意的是:
01-FROM和03-SEND只放文件,绝对不做改动,为了方便,一般直接进去建立文件夹表明接收内容即可
所有要做修改的文件,都复制到02MAKE里面修改

可下载xtool——批量重命名神器,然后批量添加前缀、后缀或修改内容,节省时间,方便快捷

01-FROM

01-FROM是收件箱——收到的文件都放到这里
内部命名规则为:项目名称-发件人称呼-收到的内容-时间(可加可不加)
例如:XX项目-王工-原始地形图-2020.04.21
    或:XX项目-王工-原始地形图

时间这个可加可不加,因为放进去之后绝对不会改动,上面显示的时间会是你放到里面的时间(为的是防止你哪次一不小心动了,时间发生变动你也会知道;二是方便直接查看最新文件)

02-MAKE

02-MAKE是工作台——INBOX(所有要用到的文件,都复制一份到这里做)
内部文件命名规则为:项目名称-M-文件名称-时间
例如:XX项目-M-模型制作-2020.04.21
如果文件很多要分类的话,
按照你工作流程来做,类似看板的形式。
我的是按初稿、CAD、模型、文本等等。。。看项目情况划分
如果过程很简短的话,按上面命名,可以不用分类。
但结束项目后MAKE文件夹务必清空。

03-SEND

03-SEND是发件箱——发给每个人做记录,以后出问题就有证据了;不要以为qq、微信就很安全。。。项目多了,时间长了,你清理了信息。。。都很难找着。
我的放置方式:
  1. 第一层是收件人姓名
  2. 第二层是文件夹,一般命名方式为:
    1. 一为:项目名称-收件人-发送内容-时间
      1. 优点:发给对方很ok
      2. 缺点:改名要时间(xtool可解决名称修改麻烦的问题);强迫症hold不住不整齐的命名;检索花时间。
    2. 二为:不改,直接发送
      1. 优点:节省时间
      2. 缺点:不能通过listary搜索,只能一层一层的进去找
    3. 三为:项目名称-S-收件人-发送内容-时间
      1. 优点:方便后期检索(Listary)
      2. 缺点:改名要时间(powertoys出来的话,文件多也不怕);别人收到文件可能???
我现在是用第一种
三种方式影响不大,因为是备份,一般都不会用到,个人感觉没必要listary搜索。

04-LAST

04-LAST是最终成果收纳箱——项目完成后,成果都放这里
内部文件命名规则为:项目名称-L-文件名称-时间
PS:我一般会全改时间和名称(make完之后改时间成就满满),因为有批量更名的小工具,不花时间又整齐。

05-BACKUP

05-BACKUP是档案备份库——把最初版本、2.0版本、3.0版本。。。。绝对不改版本都放这里,万一哪天甲方爸爸又改主意觉得最初版本好。。。。还有就是除了成果之外,过程文件,也放这里。。。。如果要修改,有过程文件就方便了。
内部文件命名规则为:项目名称-BU-文件名称-时间(写B也行,我个人习惯BU)
例如:XX项目-BU-总文件V4.0-2020.04.21

尤其是过程文件,因为04LAST里面只放要发给甲方爸爸的完成版,所以过程文件很尴尬,放make里面的话,你很难晓得他是哪个版本的
如果和完成的总文件一起打包放到05-BACKUP的话,就很方便了
而且等到完成后,看着这里面的流程机制,总结流程就比较轻松,
且如果有变动要原来的档次的话,你也很容易找到。

三、我的资源库

公司内的我的资源库放置着我的工作素材
这个比较简单,首先,用MECE原则,分公建和居建
公建有学校、商业综合体、医院等等。。。
住宅基本就是高层住宅、别墅。。。



然后就结束了吗?


当然不是,然后就是你值得拥有的神器——taglyst


按照文件类型,文本啊、项目视频啊、软件教程啊、图片啊。。。需要啥标签打啥标签即可。

四、公司必备

放置内容如下:
  • 某些协同软件安装包
  • 公司流程文件
  • 公司规定
  • 等等