文件管理是个老生常谈的话题。乱糟糟的桌面，是不是也让你感到困扰？

先不说其他的，像上面这样把图片、PDF 以及各种格式文件全堆在一起的桌面，只需要看一眼，就能让人工作积极性大打折扣，还可能带来接二连三的麻烦：

• 踏破铁鞋找文件：要在这样的桌面上找到文件可不是件轻松的事情，难度堪比在塞爆的衣柜里找一双袜子。
• 一叶障目寻不得：某些重要的文件明明我们眼皮之下，却惨遭前方文件的图标遮挡，让人瞪着眼睛扫上好几圈也找不到。
• 不请自来惹人烦：偶尔有同事凑过来讨论事情，你的第一反应可能不是打开所需的 PPT，而是急忙藏起在桌面上搁了好几天的私人照片。
• ……

光是一个杂乱的桌面，就能够对工作产生负面影响。

从杂乱到有序

但是，我们身边也有一些可以把文件打理整齐的人。他可能是你的同事，总是能够在工作交接时拿出有序的档案，让接替工作的人员得以很快接手他的工作，不用浪费时间在文件整理上；他也可能是你的学长学姐，每次活动时下发一个文件夹，无需多费口舌，就能让大家「秒懂」其中各个文件的用途。

如果你打开他们的电脑，或者只是看一眼他们留下的交接文件夹，就会发现里面的文件按照一定标准被归类得妥妥贴贴：也许是按年月日归档的往期项目，或者是按时间、地点分类的活动照片，也可能是依照主题、风格收纳的设计素材。浏览他们文件夹，仿佛漫步在一间大学图书馆一样让人舒服。

无论具体分类方法是什么，体系化都是这些优秀文件整理案例的共通点。有体系的电脑文件方法给使用者提供了一张地图，就算是职场新手或校园新生拿到这些管理高手的文件，也能在很短时间里摸清分类规律，找到自己要用的那部分。

从有序到自动

不过，道理都懂，却不一定做得到。因为：

长期手动整理实在太累了！

在通常的印象里，体系化就意味着大量的手动操作——重命名、移动文件，等等——不仅如此，在第一次整理完成以后，我们仍然需要定期整理，重复这些操作，不能偷懒。这也恰恰是很多人没能把文件管理坚持下来的原因。

难道说我们非得不停地手动整理不可吗？当然不是！

其实，当你在第一次整理文件，建立好自己的文件体系后，就可以利用自动化工具摆脱日后的手动操作。让自动化工具帮你自动维护文件系统，实现一次整理、长期整洁。比如，原本随手攒着的下载文件，就能瞬间按种类分类存放，以后新加入的文件也会对号入座：

通过本教程后半部分的内容，希望能达到这样的效果：每次你用完一个文件，自动化工具都会帮你做好类似上面的整理工作。

从杂乱无章到构建体系，进而步入自动化，可以说是文件管理的 3 个代表性阶段。在最初，我们的文件往往都是杂乱无章的；面对这些文件，我们进行归类整理，逐渐摸索出自己的文件系统；在文件系统慢慢成立之后，我们再建立起一套自动化体系。

希望大家在阅读本教程后，都能够进入后两个阶段。