关于任务管理这回事，听听 OmniFocus、Things 和 Sorted 的开发者怎么说

前言

「幕后」栏目三年多来，我们采访了几十位开发者，去了解产品背后所蕴含的思考，感受创造时的灵光。但遗憾的是，不同性格的开发者之间，还没有机会对同一个话题各抒己见，去碰撞思想的火花。

从产品的角度看，同一类别的产品，因为开发者思考的出发点不同，在设计与开发阶段，往往会做出不同的选择。这些选择最终造就了产品的质感。但对于使用者的我们来说，很难从成品中感受到开发过程中的选择。

为了更深入的理解工具间的差异，同时又能了解背后的产品哲学，我们特地做了幕后特别版——圆桌对谈。

第一期，我们邀请了 Things、Sorted 和 OmniFocus 这三家从产品到文化各具特色的开发者，一起探讨关于任务管理的五个问题。从如何开始任务管理，到如何通过任务管理真正提升效率。

不论你是刚刚接触「任务管理」这个概念，还是已经对它已经捻熟于心，希望都能对你的任务管理实践有所启发。

注：如果你还不太了解这三家团队和他们的产品，可以先阅读往期幕后。

我们为什么需要一款任务管理工具

也许你没听过任务管理这个概念，或者不赞同 GTD （Getting Thing Done）之类的方法论，但不可否认的是，任务管理这件事你每天都在做。

不论是在笔记本上把事情罗列出来，还是写在便签上贴在电脑屏幕上，把要做的事情记下来，然后让自己明白下一步要做什么，这个过程就算作任务管理。

既然拿张纸笔就能完成，为什么我们需要在手机上专门安装一款任务管理工具呢？对开发者来说，要如何说服用户开始尝试他们的应用呢？

OmniFocus 从「聚焦」这个词出发。产品经理 David Messent 解释说：

每个人的生活会非常复杂，会出现许多长长的清单。但是在 OmniFocus 里，你可以列出一张唯一的清单，那张唯一的列表会同时参考所有列表，让你追踪来自不同项目列表中的任务，查看不同地方的数据，并且还可以过滤和排序其中的内容。
一切的出发点在于，帮助你准确地追踪你所需要做的事，然后决定你当下需要完成什么事。

无论外观如何变化，任务管理工具的基本功能，就是把任务记下来，放进列表。

OmniFocus 中的「预测」、「项目」这些界面，就对应着一份列表。当这份列表变得越来越长，OmniFocus 就能发挥作用，通过过滤排序，将你想看到的任务挑出来。

而 Sorted 更强调应用能提供更高效的日程安排操作，这正是纸笔的局限。Sorted 的开发者 Harry 说道：

Sorted³ 是基于 Hyper-scheduling 概念的任务管理工具。为每一个任务安排时间及长度，并因应情况快速更新。什么叫 Hyper-scheduling 呢？它就是把最重要的任务，安排在现有行程的剩余时间里。
Hyper-scheduling 中的 Hyper 是「频密」的意思。生活中总是会有各种特殊事情发生，发生之后需要有一套方法，可以很频密地更新自己的日程，而且可以很快很轻松的操作，得到一个新的时间表，这就是 Hyper 的含义。

如果说 OmniFocus 是想帮你从长长的列表中挑出重要的事，Sorted 的魅力就在于，让你很清楚这一堆任务里谁先谁后，接下来自己要做什么。

要做到这一点不容易，任何一件突发事件就意味着计划被打乱，次数多了很容易心里就放弃了，想着「明天再好好安排吧」。Sorted 思考的出发点是：既然不能避免计划被打乱，那就尽可能减少重新安排花费的时间。于是时间尺和自动计划功能应运而生。

Things 的开发者则反向思考。在保证应用能够快速编辑任务、调整清单优势的前提下，还要给用户提供媲美纸张的体验。来自 Things 的 Michael Payne 说：

白纸非常的简洁，对使用它的人没有任何干扰，你只需要一支笔，就能写下任何你想写的内容。如果你看到 Things3 的界面，就会发现我们试着让它就像一张白纸，这也是应用看上去是很白很整洁的原因。
我们尽一切可能，尽可能去掉视觉干扰和窗口，让它看起来很简洁，就像在邀请用户去使用它。

这个问题回答的背后，其实凸显的是开发者做这款产品的初心。

工具必须是为了解决问题而出现。OmniFocus 解决的是列表太多太杂的问题，Sorted 想让任务管理这件事更轻松，而 Things 考虑如何做出人性化的任务管理体验。

当后面聊到功能的设计和取舍时，总能回到这个起始点。

日历与任务管理该如何取舍

对绝大多数人而言，日历是我们更早接触到的工具。在开始使用任务管理工具后，一件事是放在日历里，还是任务管理工具中，成了必须解决的问题。

首先对于两者的不同，David 解释道：

日历很适合设定有指定开始和结束时间的事件，然后事件就会占据了这块时间。任务管理工具则很适合列出列表，记录一些相关的任务，例如我的购物清单。

Michael 则补充道：

日历事件是一件要在固定时间点发生的事，你没法改变它的时间。但认为如果你把所有的任务都设置了一天中固定时间，这种方式其实是会起到适得其反的作用。

也就是说，日历和任务管理工具其实针对的不同的事情。如果一件事有固定开始和结束时间，那通常会放在日历中；相反，则应该放在任务管理工具中。

虽说两项工具各有不同，但其实开发者都在思考，如何同时解决这两个需求。其中最有特点的当属 Sorted。Harry 介绍说：

我们发现日历上的事件其实就是一种任务，很多人是一边用日历，一边用任务管理工具的。所以，为什么不把这两个工具结合起来，放在同一视图中呢？
在 Sorted 里，用户可以把日历事件和任务结合起来。他们不再需要来回的切换应用。除此之外，对于日历事件我们还可以像任务一样，在应用把它打勾，表示为已完成，自动移到最下面，不再影响用户。

Things 与 OmniFocus 都可以在应用中显示自己的日历，不过它们不追求两项工具的结合，而是想帮助用户，理清当天的任务。Michael 说道：

在 Things 中，我们没有采用像日历一样的固定时间排列方式。我们有一个「今天」列表，它里面包含了所有你今天需要完成的事，但你不需要去把这些事都设定一个固定的时间。

而在 OmniFocus 3 的预测透视中，还可以显示一个标签的任务。你可以自己创建一个「今天」标签，就能达到和 Things 一样的效果。

如何把工具真正应用于生活

不同的工具往往有着不同的使用方式，但我们一开始往往会被复杂的界面给难住，不知从何下手，最后没有真正发挥工具的效果。作为普通用户，我们该如何在一天的生活中，去使用这些任务管理工具呢？

作为 Things 的核心功能，Michael 非常强调「今天」列表的使用：

Things 背后的整个理念是，当你准备做一些事的时候，我们有一个「今天」列表。它是一个任务的集合，其中的任务来自其他列表，把它们放在一起形成了一张列表。这张「今天」列表就是你当天的计划。
用户早上起来后，花大概十分钟的时候，一边喝咖啡一边坐下来，用 Things 安排出今天的计划。在「今天」列表底部，还可以划分一个单独区域，叫做「晚上」。这里可以放一些私人的事情。在「今天」列表的顶部，可以查看用户的日历事件。
「今天」是一张很明确的列表，用户不需要再思考他们需要做哪些工作，只需要专注于列表中的事情就可以了。

Sorted 的核心理念是 Hyper-scheduling，让用户可以不断的快速更新日程。在使用过程中，这自然是最核心的操作。Harry 说道：

首先每天在行程表上安排当天的任务及事件，也可以在这些项目中写上备注和细节。
然后在早上做一天计划，这时候的安排不需要完美，可先做大概的，因为当天还有很多机会微调。
重要的是你应该时刻更新计划，当不同事情发生时，根据实际情况作调整，以保持对整天安排的清晣了解。

其实可以发现，应用的界面往往是引导我们使用的线索。

Things 的「今天」「计划」「某天」等列表，是希望我们以日期为标准，去分类和安排任务；而 Sorted 的计划界面，就在暗示我们应该把任务和日程结合起来安排，发生变化后，再通过时间尺快速更新。

标签，分类任务的重要工具

明确了工具的使用方式，我们将话题放在工具的功能上来。

标签系统目前已经成为任务管理工具的标配，但对习惯用文件夹整理的用户来说，如何才能用好标签呢？开发者又是如何看待这项功能的呢？

首先最值得关注的是 OmniFocus，在去年更新的 OmniFocus 3 中，才真正提供了多标签系统。OmniFocus 内部是如何看待这个转变的呢？

在 OmniFocus 2 中，上下文是一个非常强大的工具，它能让你专注于思考你的任务。但是有些用户期望他们能够给任务加上额外的信息。例如地点或者精力状态，给任务加上这些信息是非常必要的。
按照这种使用标签的逻辑，我们让用户可以给动作加上多个标签，这能帮助你们去进一步细分动作，（在不同场景下）查看自己能执行哪些任务。总的来说，我们认为通过标签可以尽可能细的切分任务，帮助你专注于工具并且去完成它。

在记录任务时，它一定是默认在某个列表中的，但不一定一开始就带有标签。用户什么时候需要给任务加上标签呢？Harry 说道：

我们发现有一些用户，他们习惯把任务放在收件箱。那么什么时候他们会开始使用标签呢？就是当他们要管理不同类别任务的时候。不管是项目、列表还是标签，其实都是一种看待任务的维度。
标签可以提供附加信息，给组织任务增大了灵活性。标签可以是人、地、时、重要性、到期日、或者任何作分类的方式。

Michael 补充了标签的在搜索时的重要性：

标签是帮助用户分类和厘清待办任务类别的一种方式。而在搜索中也可以搜索标签，这提供了一种快速过滤列表并且专注于特定类型工作任务的方式。

三家的开发者回答都不约而同地提到，标签的作用一是能用于细分任务的属性，二是方便搜索，通过脑子一闪而过的关键词（标签）找到任务。

不止是管理任务，重要的是如何完成任务

不少用户对任务管理工具的失望，都来自使用了一段时间后，发现除了应用里堆满了没处理完的任务，生活并没什么实质的改变。

如何驱使用户去完成自己记录在应用里的任务，就成了在设计应用的使用流程时，开发者必须思考的问题。

对此，Michael 说道：

问题的根源在于，无论你怎样去设计应用，它也不会帮助使用应用的人去完成任务。用户必须自己有动力去完成这些事。

不过，这并不意味着开发者就不需要考虑这件事了，他继续说道：

我们一直居聚焦于解决一个能解决的问题，就是使任务管理变得有趣。我们花了很多时间去设计，让用户以最小的阻力去使用它。我们花了很大力气去思考用户的使用方式，以及每一个可能带给用户负面情绪的地方。
例如，在 iPhone 版中有一个「添加」按键，我们花了很多时间去设计这个在角落的按键，你可以把它拖动到列表中，放开就能添加一个新的任务。这个操作既有趣，又能解决实际问题。

Sorted 则意识到了更新任务对于用户来说是个负担。Harry 说道：

许多应用难以保留用户，究其原因为没有适当的系统协助用户处理任务，一般为难以更新其内容，旧的还未处理，新的已经继续添加。当任务不能反映最新情况，用户便减少依赖工具的协助，渐渐不再信任工具，一直下去便构成压力。

对这个痛点的解决方案，自然是 Sorted 核心的 Hyper-scheduling。

Sorted 的很多功能都是以时间线为核心进行考虑，例如时间尺。
这些工具的目的就是尽可能高效地帮你把任务映射到时间点上，让用户很快可以上手，把不同的任务分布到不同的时间点上。用户只需时刻根据这常规运作，并实时更新日程，便能自然地处理任务。由于没有过度累积工作任务，便可以轻松地完成

Sorted 与 Things 都希望给用户提供正反馈，让他们乐于去做这件事，而 OmniFocus 则再次强调了「聚焦」的重要。David 说：

OmniFocus 是一个为了实现 GTD 理念而设计的工具。GTD 的核心是聚焦在自己的视图和那些可以执行的工作上，让你真正可以把事情完成，而不是被一些无关的任务给淹没掉。所以很多内置的功能，都是在进行过滤的作用。
如果你花一些时间，创建一些视图，当你真正开始工作时，可以打开这些视图，去看哪些是最重要的任务。这是一张非常精炼的列表，所以你不会被过多的任务所淹没。你可以从列表中选出一些任务，然后开始执行。

这个问题的答案，恰好与第一个问题相互呼应。OmniFocus 的「聚焦」，Sorted 的「Hyper-scheduling」，Things 对体验的追求，不仅是开发者创造工具的初心，也是他们对现实问题思考的成果。

采访后记

这次采访的三家开发商中，OmniFocus 已经发布快十年，背后有着稳定的开发团队；Things 的团队大约在十人左右；而 Sorted 仅由 Harry 和他的合伙 Leo 而完成。

虽然有着不同的文化背景和开发历程，但在采访的过程中，他们对产品和任务管理同样的深度思考和追求，让我明白了他们为什么能脱颖而出。

而对于任务管理这件事，其实越聊越发现它的复杂，并且没有人的需求是完全一样。只有跳出了「谁是最好的任务管理工具」的思维误区，才能开始理解任务管理这件事。