如何建立个人体系的防崩溃机制

首先,例行说明:本文的目标对象以及可能从文中受益的潜在读者应该为已经具有完整个人体系的群体。我会在文中适当的地方介绍一些使用实例,尽管因为连带是基于语境的需要,文中不能完整阐释整个个人体系的建立逻辑,但涉及防崩溃机制的逻辑我将尽力条分缕析地说明,使每一位阅读本文的对象都能够有所启发而获得自适应的调整方法。

一个判定自己有没有个人体系的方法就是看看自己知不知道现在应该做什么,平时会不会经常忘记做某件事情或别人交代的工作能不能及时完成。个人体系就是按时按质完成工作学习任务的方式和能⼒。这个判断不在乎记录的手段和工具,有的人能力足够强只需纸笔也能做好规划,有的人任务繁冗需要借助 GTD 工具才能统筹生活。

我要讲的是体系一旦建立,在受到微扰和强压的情况下,应该怎么调整任务体系才能保持生活规律一致,体系不至于突然停转而致使全身心都必须完全投入到补救后果的下场。写作本文的灵感来源附在文末参考链接中,并在此对热心分享经验的作者表示感谢。

从建立方法找崩溃漏洞

我们先说说大家通常建立个人体系的思路,两个方向。

从上到下

我们且把这种方法称为目录法。列目录的方法,通常用于目标已知的情况。如果大家看书有这种习惯,拿到一本新书时先看目录和序言,就会发现一般不消十五分钟的时间就可以掌握本书的思路和概要、作者写作的原因和理解内容的逻辑,甚至有时作者会给出阅读指导,比如某些章节可以给能力较强的读者补充使用而不需照单全收。

应用到大型策划案的例子,比如开办一场大型汇报演出,需要分为场务、财务和宣传等各方面工作,类别之下再细分,比如宣传分为设计海报和宣传单,联系广告合作等,最后策划人再把任务分散到各个负责人处由负责人对自己的任务补充和完成。可以发现,它们要求策划人对这个目标实施掌握较多信息和经验,目标明确是这个方法的关键,而且目标和任务之间的关系也要明确。比如完成海报和宣传单设计并完成了广告投放等就意味着宣传工作已经全部完成,线性的1 

那么,目录法的适用困难主要体现在两个方面。

首先,我们能并非对自己要实现的目标都有明确的实施步骤,尽管我们可以尝试使用拆解。目标:把大象放进冰箱。任务一:打开冰箱;任务二:把大象放入;任务三:把冰箱门关上。

然而仔细检查你的人生目标,是否所有处于个人体系中的目标都有明确的规划?假设目标是找到一份好工作,能不能真的拆解成可实现的步骤序列?有很多目标,他们具有实现的价值,但是具体实现的步骤需要收集很多信息、吸取许多经验才能够拆解2 

其次,我们还不能合理评估自己完成任务的能力。这一点出现的频率或许比第一点还要高。举个例子3 ,中小学假期是孩子们最轻松的时光,在经历了几次逍遥过头导致放假尾巴通宵写完一两个月作业的痛苦折磨后,我就会在假期开头先计划好这个假期怎么写完作业,用小学除法平均分配,然后每天按量完成页数。但是实际操作情况是,我每天写个两三页就觉得烦死人了,然后想想反正还有这么多天假期才结束我明天多写几页今天先去玩再说。

你不能拿个人体系要求一个孩子严格执行,但是看看在非假期时间我们完成每日作业的质量有多高就知道,如果孩子们真的能合理地每日按量完成是能够实现最终目标的。(如果你觉得这个例子不贴近生活,想想看你的任务列表里有没有堆积着你觉得明天空闲时间再完成的任务,或者你的阅读清单中囤有多少数字标记?)如果是由教师布置的作业,基于多年教学经验的积累,他们对于孩子每日能完成的作业量具有合理的估计。反观这些鲁莽地使用小学除法的孩子们,他们单纯觉得只要完成了今天的,也完成明天的,再过三十天就一定能完成,这种想法显然忽略了执行者的行动力、毅力和体系的灵活性4 

从下到上

我们且把这种方法称为金鱼法,金鱼法就是无论想到什么事情,第一时间把它放进收件箱,而不考虑它是为了实现什么目标而设置的(尽管并不只适用于金鱼人5 )。实际上,由于我们时而需要全情投入而忘乎所以,我们不得不将凡人琐事移交其他系统处理,而注意力的转移导致我们有时只得到一个悬而未决的感觉而不是具体的任务。使用金鱼法的情况并不唯一,除了灵光一现以外,有的时候还取决于外部条件。比如老板突然发送一份文件让你审核完以后下班前提交给他,通常情况下这件事情就会强行跻身进入我们的个人体系内。是的,它会成为我们防崩溃机制的需要提防的其中一份子。

从下至上的方法用来收集可以做得面面俱到,实现大脑清空,但整理起来并不容易。最普遍的做法是像垃圾分类一样把它们投到已有的箱子里,不同的是我们或许需要建立一个新项目来装这个分类下的所有事项。有趣的是,并非所有的事情都能够被归类,所以我们常常见到诸如「琐事」、「其他」等模糊不清的类别。

金鱼法的特点就在于它出现情况突然。我们再把它们分成两类,一类是主体的灵光一现(且称灵感),另一类是外部条件提供的临时任务(且称临时任务)。灵感通常会被个人体系收集起来,集中到特定情况下统一处理,比如分类标号打标签填充细节确定截止日期或是作废;而临时任务通常会被立即执行,或提高至第一优先级在截止日期前优先执行。灵感有很大比例会被抛弃和浪费,我们且不考虑它对体系的影响6 ;临时任务则不然,它们像是粗鲁的巨人强行闯进个人体系中,我们将在下一小节继续说明。

从体系结构找崩溃漏洞

就像我们建立知识脑图的时候,知识点和知识块的组合存在一定的逻辑方式,体系的结构也存在很多种,但最普遍的(就我观察到的情况而言)结构是模块。如果把一天清醒的 16 小时当作一个面积固定的方框,我们每一项目就像是往方框中放入小方块,我们的管理就像是处理一个简单的贴瓷砖问题。我们把时间和面积等比例对换,就能发现只用填方块的方法困难点在于:

  • 方块的大小并不一致,所花时间有的项目长有的项目短;

  • 方块和它周围的方块之间存在联系,比如当我完成今日的阅读计划以后我可能写一份读书报告并总结到日记中,阅读任务和总结日记之间就是顺承关系了;

  • 方块之间只有一种组织结构就是并列。联想这个小故事,一个瓶子如果只装水则无法装下其他成分,但是如果先装大石头再装沙子再装水,就能够容纳下更多种类的东西。如果我们想要在一个周期内完成更多项目,而不是全身心投入到单一项目中7 ,方块间的关系就需要从并列修改成嵌套或者其它方式;

  • 一个正常的个人体系绝不会是单一项目的,项目总是体系的组分。

然而,我们也总不能把瓶子装满。一旦瓶子装满,遇到临时任务的时候,就不得不把原来的大石头拿出来,再把半路杀出的新任务放进去。通常来说,优先级低的任务会被取代,但是它们有可能由于体系不具有灵活性而不断被取代导致最后成为紧急任务或不得不失去行动效力。

从执行情况找崩溃漏洞

接下来我们再观察体系的执行情况。

个人对于任务处理的优先级不同,处理任务的精力分配也不一样。如果长时间处理高注意度的任务,大脑状态会从兴奋转为疲倦8 。对于一天中不同的时间段,精力的阈值也不一样,即使能够同样以最快速度地进入状态(也就是达到精力的阈值),持续工作的时间也不一样。

检视也是维持个人管理体系持续运转非常重要的一环,但由于我们通常都是在遇到系统卡顿或停转的时候才触发的检视机制,我们常常没有勇气去面对检视之后的结果,并最终导致对检视行为的抵触。检视除了包括检查任务和项目的完成情况,还应该包括对精力持续时长和工作效率的评估。

根据以上产生漏洞的不同归因,我们可以提出不同的解决方案,作为个人体系的兜底,使得体系不会总是因为外部刺激或强压而崩溃,导致重新设计一个新的体系。

评估执行能力,调整任务分配

在目录法中,我们发现一旦我们对自己的执行力和持续力没有清楚的认知,我们容易陷入意识骗局,认为今天的任务可以暂时迁移到之后的某一天执行。解决方案首先需要我们了解执行能力。借助时间统计工具例如 Toggl 来评估自己分配在不同事项中的时间比例,利用 Life Cycle 记录位置分布以实现半自动化统计精力分配,利用屏幕使用时间统计得到有效利用的时间,利用 个人精力记录模版 来观察每日精力的分布。在获得工具输出的报表之后再进行个人精力的评估,分析精力变化动态,例如高峰常出现在工作开始半小时后,而低谷常出现在饭后或空腹期等等。

总之,无论使用何种工具,了解自己的精力状况,再根据精力状况分配任务,比如审核、草拟、计算等需要集中注意力的任务调整到高精力时间段,而背诵、摘录或总结等低精力任务可以放在精神难以集中的时间段完成,具体分配当然取决于个人。如果读者有兴趣,我可以在以后仔细说明如何通过这些工具记录实现评估和调整,另外也可以转到文末的参考链接 1 中9 

左图:Toggl 右图:Life Cycle

完善任务环节,调整收集机制

结合目录法和金鱼法能让我们更好实现「收集」和「整理」两个 GTD 关键步骤。我们面对的困难是项目难以展开,没有细节变成空头司令;任务过于琐碎,堆积如山不知如何下手。我们要做的是把两种方法结合起来,避免任务过多或过少导致个人体系完全失去运转能力。(在评估了执行力的基础上,也就是说,你总要经过一定的摸索阶段才知道怎样安排任务最适合自己)将大目标切碎到动作最小而执行力能够实现的最大单位。

比如申请一个新项目的经费,需要填写申报表和草拟项目说明书,如果这两项任务发生的场景相同而申报表和项目说明书中对于项目的概要介绍之间具有很大的重叠部分,这两个任务应该合并起来同时进行,不拆成两件事避免间隔时间过长引起的回忆浪费时间。目录法如果在树形延伸时做得太细,会引起已经完成的错觉,在结束计划后往往长舒一口气,结果却因为过于具体而调整困难。

对于太琐碎的任务,在「琐事」或「其他」门类中,也要把它们像正常项目一样集中时间统一处理,从开始日期完成而不是以截止日期为开始。避免添加过多项目,尤其避免为每一个新任务建立新项目的行为。尝试每天都安排一段时间按照优先级完成琐事中的任务。琐事的定位很巧妙,它是最容易被移出和代替的任务集合,但是它往往区分生活和品质生活的关键,根据自己的习惯确定任务的优先级对于琐事的执行来说很重要。

另外一点,有的人会把习惯养成当成任务执行。然而习惯养成是比较特殊的一类任务,在项目初期通常具有很低的执行力,要克服比较大的心理压力才能完成,一旦不能按照计划周期进行,主体往往会丧失信心而逐渐放弃养成。建议不要把习惯当成任务并设定截止期限,而是使用奖励作为旁系出现,可以利用重复提醒也可以打勾(打勾能给完成行为带来成就感)但不应作为责任处理。

改变体系结构,增加模块弹性

我们把之前说的项目方块称为模块,并想象我们的个人体系是模块化的拼接。我们要改变的首先就是放弃单一的拼接模式,比如引入顺承关系,如果做完一件事再做另一件事比直接开始它效率高,比如先背 50 个单词再读外文小说读得更顺利的话,就把两个任务安排在一起;或者引入嵌套,除了之前提到的一个瓶子装石头沙子水的例子,也可以考虑小学数学里说的五个锅煎五个饼所需的时间并非煎五个饼的时间相加,利用同样的逻辑,对于可以同时执行的任务考虑并行(multitask),比如背单词 50 个是每日目标,但阅读外文书籍出现的生词如果查阅并记忆同样也可以并入背诵的 50 个单词中。

一个典型的建立个人体系的误区,就是野心勃勃地把时间划分到分甚至秒来安排任务。以我个人为例,我曾经计算从上完课到走到图书馆需要 12 分钟的时间,我可以用这 12 分钟来完成一部分今天收集素材的任务。但实际情况是上完课之后一般处在消化知识的阶段,如果突然切换到另一知识吸收频道,不仅吸收能力极大降低,甚至有可能导致消化不良而遗忘课上的知识。

除了执行力的因素,我们同样要考虑体系需要多大的灵活性来抵消任务切换带来的精力损耗。除此之外,灵活性意味着能够包含一定的调整空间,吸纳一些可以暂停的项目(比如之前提到的集中处理的琐事),而转以应对临时任务的能力。这个宽容度当然由自己把握,如果宽容度低,执行量大但是崩溃风险也大;宽容度高,宏观执行效率降低但是能够维持体系稳定。

重视检视功能,实现体系更新

如果检视行为是当体系崩溃时,作为体系的保险丝的必然触发,它永远伴随着无法承担后果的疑惧和懊悔,这种负面心理驱动下的检视可能会引发更加严苛的任务规划,导致完成度越来越低。观察这时检视的触发机制,我们会发现它通常是由系统故障引起的,属于外部因素触发,也就是说这种触发具有不可控不可抗的特征。为了实现体系的良好运转,我们首先需要改变检视行为的触发机制------自主触发,再进一步考虑时间触发和情景触发等方式。

通常的检视行为,发生在周期衔接处10。在周期结束前进行检视能够保证任务不遗漏,在周期开始前检视能够更好地分配下一周期的任务,这些在衔接处的检视能够帮助我们回顾自己的执行能力并调整下一周期的分配使其更适应自己的节奏和展望新周期的任务对完成度有总体把握。

时间触发的检视能够分层级,调整观察体系的重点。比如短周期适当提高工作效率提高工作量增大,关注的是执行力和执行情况;但长期以往还是适当降低工作速度缓和心情,关注的是身心健康和累积效应等等。打个比方,我的文章总是以小节为单位检查行文流畅性和语法语句的规范,但全文写完后还会反复通读确定前后逻辑合理,这样作出的文章比较成体系,可以拿来就用。

除了时间触发以外,还可以考虑情景触发。情景触发相较于前者来说具有更大的灵活性。正如我在前一段脚注等说明内容所述,周期性是没有开头和结尾的,但是我们总会有状态的切换。最简单的例子是以星期做周期,我们可以把周日当作一周的开头而周一亦可,这取决于个人习惯。然而我们大多数人会在周五的时候结束一周的工作,个人状态从高能切换到低能。我们可以把状态切换作为检视的触发,比如在高强度工作后的切换时检视这一阶段的工作绩效是否达到目标设定的期望,从而进行进一步的调整。实际上,除了检视行为以外,任务的开始也可以通过情景触发而不是全部由时间控制,这一点在给任务打标签的时候有所反映。

显然地,如果只有检视没有调整,那么检视行为最多只能引起没有完成的罪恶感或是对体系的不信任感,我们同时需要对检视的结果进行分析、修补和改善,检视的结果可以成为总结日志,当然也没有必要真的这么死板,只要有所调整和提高检视都是有效的。在明确目标的基础上,可以检视体系的流畅度、持久力、工作效率、联动和逻辑、保险机制(或是防崩溃机制)等等,然后联系个体的执行力、执行效率和执行结果改善和提升。

本文很长,是我在建立个人体系的经验总结和对各个成熟体系的学习归纳,如果各位有优秀的建立防崩溃机制的解决方案也可在评论区中与我讨论,我将会尽我所能进行分析和吸收。关于建立个人体系的内容,欢迎参考本站相关文章。本文或许文字生涩,对于理解模糊的地方尽管与我讨论;如果觉得分析不当的地方也欢迎以和平理性的方式共同交流和补充,感谢阅读!

参考链接

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