去年一整年，我思考得最多的问题就是任务管理。这个问题曾经非常困扰我，每天都在抱怨自己工作很忙，但手头上的项目却推进很慢。所谓「瞎忙活」，可能说的就是我曾经的状态。
除了任务管理的问题，我对工具的看法也发生了很大的改变。虽然常泡在应用堆里，但我对工具的使用早已形成习惯，常用的工具不会轻易改变，慢慢地会发现自己丧失了好奇心和折腾的劲。以前掌握的那些工具知识，遇到新的需求时也不再适用。
做 Power+ 1.0 的这一年，改变了很多我的想法。常年和 Power User 们打交道，你可以从他们身上学到很多东西。不仅是对工具的看法，还有他们的思维习惯，和看问题的角度。
对这两个问题的新认识，都是从「工具重不重要」这个讨论开始的。
工具到底重不重要？
不论是在 Power+ 里，还是在少数派社区中，有一个话题是经常被讨论到的，那就是「工具到底重不重要」。上一季 Power+ 的最后一篇文章，Hum 已经就此为话题写了《方向与工具之争》，表达了他的观点。恰好我对此也有一些亲身体会，所以想对这个讨论做一些补充。
我们很多人，包括我自己，常常对工具有一种执念，似乎总得找到最合适的工具，调整到最舒服的状态，才愿意开始动手。比如写作前，编辑器要挑选趁手的，语法得支持 Markdown，主题得支持改字体和改配色……一通调整下来，文章还没开始写，时间已经过去一半了。
Power+ 的一大部分内容都与工具相关，因为我们明白工具的重要性，所以我们很注重挖掘工具和钻研工具用法。我在工作上的搭档，还有平时接触到的作者们，应该算得上是中文互联网里最喜欢折腾工具的人群之一，对工具领域的发展尤其关注。但是与他们深入交流之后，我注意到他们有时候其实并不那么挑剔工具。
比如我一直是稍后读工具 Instapaper 的拥趸，不喜欢它的同类竞争品 Pocket。原因在我看来也很理所应当——Instapaper 的排版调整选项更多，整体 App 的美感也比 Pocket 高一个层级1 。所以当时我的判断是，作为用来阅读的应用，排版更优美的 Instapaper 最优，Pocket 则次之。
但我发现写了一系列在线阅读流程文章2 的 Hum，居然一直是 Pocket 的用户。我们也曾就此讨论过 Instapaper 和 Pocket 的优劣，他很清楚 Instapaper 的体验比 Pocket 好，但他更看重 Pocket 的标签功能，所以便一直用的 Pocket。可是站在我的角度，我觉得阅读体验之于稍后读工具，是重中之重。所以我一度很困惑，当有一个更好的选择 Instapaper 摆在面前时，他是怎么忍受 Pocket 的阅读体验的？
可是事实是什么呢，Hum 的阅读量明显比我高得多，从我们的选题会就能看得出来。我们平时会从读过的文章里发现选题素材，他每次提交的选题数量，通常都是我的两到三倍。所以说，一个阅读工具的阅读体验没那么好时，其实并没有影响 Hum ，他反而还是读得那么多。
子不语在写《金数据：用表单做高效数据收集》这份教程的时候，用的是 Quip 这款在线协作工具。因为写稿过程中他需要和我进行协作，具体流程是他写完初稿，我这边提修改意见，他再修改，最后我再检查细节并排版发布。
如果我们用挑剔的眼光审视一下 Quip 的话，会发现 Quip 其实很难符合我们对一款编辑器的标准。它不能本地编辑，写作时需要依赖网络，没有纯正的 Markdown 语法，页面也没有传统的 Markdown 编辑器简洁，整体的写作体验都不算是高水平的。
所以即使是 Quip 这样的写作体验，子不语已经把一份 4 万多字的教程写下来了。我知道他平时自己写作时肯定不是用的 Quip，但为了团队协作，他可以选择写作体验没那么好的工具。
还有一个例子，最开始 Hum 说要在少数派团队里用 Todoist，我是有些抵触的。现在回过头去看，当时抵触的点非常奇怪。我不想用 Todoist，是因为觉得 Todoist 的 Mac 版做得不好，是一个基于网页的套壳应用，没有使用 macOS 原生控件进行开发。这和我的当时在用的、非常原生的老牌 GTD 工具 OmniFocus 相比，简直天差地别。
当然事实证明我是错的。用了 Todoist 之后的少数派，每天的排稿任务都变得更加清晰，今天要发什么文章，明天要发什么文章，每周固定要发什么文章，我们还剩哪些存稿，都一清二楚。也正是因为 Todoist 的团队协作功能，让我的任务数量开始暴增，我也真正开始理解了任务管理工具的过滤功能的意义3 。
即使软件阅读体验不好，依然能读很多文章；即使软件写作体验不好，依然能写很多文章；即使软件使用体验不好，依然能高效完成任务。这些经历，都教给了我一个很简单、却感触很深的道理，那就是先把事情做了，然后再在意软件体验。
要看到工具更大的优点
你可能认为我想说的是，既然他们不论用什么工具，都能把事情完成，那么工具是不是没那么重要？
不是这样的。
如果你是长期关注少数派和 Power+ 的读者，应该会发现，Hum 和子不语都不是忽视工具的人，他们反而很在意工具。在和他们的持续交流中，我慢慢了解到了更深层次的原因，他们其实是看到了工具更大的优点，忽略了不影响任务完成质量的细节。
Quip 更大的优点在哪？是在线协作的便利性。Quip 会记录下每位用户针对文档的修改记录，并且会显示修改人、修改内容的前后对比、修改时间等详细信息，还能随时撤回修改。对文本进行高亮和标注修改意见等功能，也更贴合我们的审稿流程。
Pocket 更大的优点在哪？是标签功能的灵活。它不仅仅是一个普通的分类方式，它还是一个可以一以贯之使用的分类系统。标签作为分类属性，会一直跟着文章，不会随文章的已读、未读、归档等状态发生变化，而 Instapaper 文件夹属性一旦进行归档，就会消失；标签和其它服务的连通性更强，它可以从阅读端的 Pocket，同步到标注和整理端的 Evernote、DEVONthink、Pinboard 等服务；面对文章这种量大，并且分类庞杂的内容，用标签进行分类更灵活，一篇文章可以对应多个标签，而文件夹只能一对一。
Todoist 更大的优点在哪？除了前面提到的团队协作，还有它的简单和服务属性。
先来说 Todoist 的简单。你也许会发现，使用 Todoist 是没什么压力的，你不需要先懂得什么任务管理理论才能上手 Todoist，它就是一个简单的列表工具。而 OmniFocus 和 Things 则像是两位自带理论的武林高手，学习招式前，你得先学那个门派的内功。比如 OmniFocus 的项目类型为什么分成三种？「推迟至」是任务开始执行的时间吗？为什么要回顾任务？Things 的「计划」和「随时」是什么意思？「区域」和「项目」的区别是什么？……这些都需要你想明白它们背后的原因和理论才能开始上手，换句话说，OmniFocus 和 Things 的部分功能，都带着「正确答案式」的用法，你一旦想换种方式，就会异常别扭。
这就是 Todoist 厉害的地方，功能上做得足够简单，不需要任何理论就能上手，而且在面对更复杂的任务体系时，Todoist 的标签 + 过滤系统也不比其它两者差。
然后我们再来说 Todoist 的服务属性。GTD 理论里有一条很重要的原则是，收集任务的时候要快，并且要收集得全。Todoist 的服务属性，可以让我们在收集任务时，借助自动化节省操作步骤，达到更快；也可以借助和其它服务的联动，在更多的场景收集任务，达到更全。
比如我们前面提到的稍后读工具 Pocket，我们可以借助 IFTTT，将它和 Todoist 串联到一起，当我们对文章打一个特定标签，就进入到对应的任务列表。如果使用传统的添加方式，则至少要多点两三下。
又比如我们在 Slack 进行工作沟通时，可能会产生一些任务。这个时候，直接在对话框里输入 /todosit 任务内容 就能直接添加到 Todoist。这是服务型工具才特有的属性，我们可以看到 OmniFocus 也在慢慢往这方面靠拢，比如最近他们也公布了网页版的订阅计划。
我们对 App 体验的不满，往往是不满 App 的构造和细节不够满足整理欲。过于在意细节，容易让我们把眼界闭塞在软件体验、界面设计上，从而忽略了我们要完成的事情本身。
细节的作用，是提升体验。但促成我们把事情完成的，是这些更大的优点。
通过方向看到工具更大的优点
我曾经一度也很迷茫，折腾工具会给我带来满足感，但也很容易陷进去，忽略了要完成的事情本身。这些更大的优点，我总是看不到。
其实，它跟我们要完成的事情紧密相关，你得理解为什么要做这件事，促成我们完成这件事更重要的因素是什么。你的方向确定了，选择工具的时候自然就会有重点。
那什么是方向呢？比如 Hum 在《方向与工具之争》里提到的长期的、中期的、短期的人生规划，按照规划去判断和划分出任务的轻重缓急，就是方向。以我自己为例子，我每天的工作都有很多零散的、琐碎的小任务，这些小任务做起来相对轻松，不需要投入很多精力。但工作中如果总是在处理这样的琐碎任务，会带来两个坏处：
- 它会蚕食你的注意力。你会习惯这种不断转换注意力的工作节奏，当遇到需要你投入大量注意力的项目时，容易有畏难情绪。
- 它会占用最宝贵的时间。正是因为琐碎任务做起来简单，所以我们容易变成，一上班就不断做琐碎任务，而把真正重要的任务留到最后。当你开始处理重要任务时，已不是精力饱满的最佳状态。
曾经让我困惑的地方就在于，我以为自己要处理的任务都很重要，并不断地让它们蚕食我的注意力和最宝贵的时间。判断它们优先级，有一个很简单的方法，问自己两个问题就好：
- 这件事我做得再好，换成其他人能不能做到？
- 这件事我做得再好，会不会对我的职业生涯发展有什么帮助？
这么一筛选，很多任务都能筛掉了，你会发现剩下的重要任务所剩无几，把你最宝贵的时间都留给这些任务。对于这些被筛下来的，不重要的任务，我处理的方法是，安排在「垃圾时间」和「切换任务的间隙」。
「垃圾时间」指的是，你在一天当中容易感到疲惫的时间段。这个时间段对每个人来说可能都不太一样。就拿我来说，早上刚到公司后，是精力最充沛的时候，这个时间应该把最重要的任务先完成。到了上午 11 点半左右，肚子饿再加上临近中午（我有午睡的习惯），所以会开始犯困，这个时间段，就是我的「垃圾时间」，可以用来处理不需要怎么思考、不需要投入大量注意力的零碎任务。
「切换任务的间隙」指的是，重要任务由于难度较大，往往不能一蹴而就，可能会分成几个时间段完成，所以我们在一天当中，会有切换任务状态的间隙。你可以把零碎任务当成休息和喘气的机会，填在这些间隙当中。
一旦大的方向确定了，目标也就锁定了。工具是为了我要完成的重要任务而服务的，为了保证重要任务顺利完成，你自然而然就不会束缚在细枝末节里。
「工具不重要」是说给懂工具的人听的
那我们是不是只要关注方向就行了，工具不用太在意？好像把工具玩得很转的人，也时不时会提到「工具不重要」这句话。在我看来，这句话其实是说给懂工具的人听的，告诫他们善用自己掌握的工具知识，不要执着于无关紧要的细节。如果听的人本就不懂得工具的用法，那他反而会理解成不使用工具都行，容易耽误了事情。
理解这句话的人，是有工具思维的人。他们掌握了一定的工具知识，在面对不同的问题时，能立刻从工具库里找到最合适的工具进行解决。他们也不会被禁锢在现有的工具框架里，如果有需要，随时能根据需求切换到别的工具。
我们在做「聪明工作」课程时，子不语负责的是其中的邮件管理两节课。因为考虑要和网易云课堂对接，我们二话不说就换到了国内的石墨文档，确保对方不使用代理网络也能顺畅访问。
遇到一些网站用 Pocket 抓取不力时（如哈佛商业评论，从 RSS 发送到 Pocket 后不显示文章标题），Hum 会换成 Evernote 抓取全文，并直接跳到他的阅读流程的下一个环节，进行精读和批注。
又比如少数派每天会记录后台投稿文章的状态，包括「投稿日期」「文章标题」「链接」「作者」「是否联系修改」「修改建议」「负责人」「联系进度」「改后阅读量」等等。每个数据也有多个属性，比如联系状态可以是「未联系」「已联系」「修改中」「已修改」「待发布」。你应该能看出，像这样的数据量，是很难放到任务管理软件里面的。当时 Hum 也立刻就想到了用在线表格工具来管理4 ，每个任务的数据都平铺在表格上，不容易遗漏。
慢慢地我们团队也学会了这个思路，一旦遇到需要大量储存数据，并且需要详细记录元数据的任务，都会考虑往表格里挪。
所以他们都不是固守现有工具流程的人，他们脑中的工具库其实装着很多武器，随时能根据目标掏出最合适的那一把。如果脑袋里没有工具库，那就只能拿着一把小匕首去冲锋陷阵了。
怎么掌握工具思维
工具思维是建立在你对某个领域的工具比较熟悉时，才能获得的整体性视角。那么，如何才能掌握工具思维？为了掌握工具思维，我得不断尝试各种工具吗？
我的经历可能跟很多人都很类似：最开始我对工具充满好奇，不断尝试和钻研工具的用法。慢慢地，我找到了最适合自己的工具，并稳定下来。由于长期固定的习惯，我不愿再轻易尝试新工具，逐渐失去好奇心，进而，能力不再增长，旧有的工具思维也逐渐不再适用。
近几年，手机和平板的形态每年都在发生变化，iOS 系统和 Android 系统每年也都在进化，移动平台的工具发展节奏非常快。比如任务管理工具，就经历了从纸笔，到电子化，再到服务化。如果不保持学习，很快就会被抛下。对于我来说，钻研工具和自动化是兴趣所向，也是职业需要，所以我会不断精进。但是对于大家来说，理论上是没有必要一直换工具的。因为尝试的过程，是重新开始的过程，会降低效率和消耗时间，而且投入产出还不一定成正比。
那有没有更节省时间的办法？有，让别人浪费时间，帮你节省时间。
什么意思呢？比如我们平时读大量的资讯，收集整理各路小道消息，写 App 奏折，写 Best Of 栏目，就是在浪费我们的时间，帮大家节省时间。时间成本转移到了我们身上，读的人只需要从里面了解最精华的内容和结论就行。读一篇文章，比你亲自尝试新工具，改变工作流程，要省时省力得多。
那有的人可能会问：我自己尝试可以了解到更全面的信息。从别人那里了解，肯定会有部分的信息被损耗了。就好比我们常说的，「读书要读原著」嘛。
但是，我想说的是，如果不是对你人生规划有重大推进作用的核心领域，不一定要从零开始系统性地学习。这是我在和 Louiscard 沟通他筹备中的「信息管理」教程的过程中学到的，他说：
在这个时代，很多领域知识产生的速度已经不允许我们按照传统的方去缓慢地整合吸收信息了。从另外一个维度来讲，本来大多数信息，你就没必要从原始形态开始，比如关于什么是幽默的本质、如何避免跟陌生人聊天时尴尬、如何像程序员一样思考，真的有必要去买一本 《论戏剧》，看 300 多页的《语言逻辑学》、零基础学习一门编程语言吗？
所以说，像我这样有强烈兴趣爱好的、有职业需要的，可以用自己的时间去了解工具，学会工具思维。对于大家来说，可以从他人整理的信息里获取有用的内容，并纳为己用，同样也能掌握工具思维。为大家提供应用和工具信息，这其实也是 Power+ 存在的意义之一。
结语
找对方向，发现工具更大的优点，让工具为自己服务；面对不同的场景，运用工具思维，找到合适的工具灵活解决。这是 Power+ 和一年来接触的各位 Power User 让我懂得的两个道理。
这篇文章，是我对方向、工具这两个问题的阶段性思考和总结。思考的引子，是和 Hum 的多次交流以及他在 Power+ 第一季结尾写的《方向与工具之争》。思考的结果，是我明白了方向的重要性和重新理解了工具的意义。
但即使我在写完之后，也仍觉得还有很多可讨论的空间，我的思考也可能有纰漏之处，如果大家有不同的想法，欢迎在评论区与 Power+ 会员群里和我们讨论。希望这篇文章能让大家有所启发，减少探索工具时所走的弯路。
