本文档大约 7000 个字，阅读约为 20 分钟。将详细介绍这套「时间管理档案簿」的使用方式。
📢📢📢2025年的视图已更新完成，模板地址：2025 All-in-one 时间管理档案簿🧩
一、与飞书多维表格的故事
1、设计初衷
2023年3月份以前，小编在工作中一直都是『日报→月报→季度报』的形式进行复盘，使用的是『飞书文档』的形式。
久而久之，连续多个月的手动填充数据，到周五、月底或者季度末要复盘的时候，会感觉非常的繁琐和麻烦，『心智负担』也变得越来越重。
理论上，复盘是一件好事才是，结果因为流程繁琐，而让自己害怕起来，这怎么讲看着都是非常本末倒置的。
基于这个背景下，也就有了这套模板。这套模板结合了小编日常的计划管理、时间管理和复盘管理，以『多合一、数据联动』的思路，让计划制定和复盘变得不再繁琐，只需简单的数据填充，即可高效管理个人的时间和精力。
2、模板升级
在此之后，基本每年年初都会根据当年的实践做一些调整。那在即将到来的2025年，小编同样也对这套模板做了新的升级。根据前面两年的实践和使用心得，增加一些新的可行性，比如增加「梦想 · 金字塔模型」来做年度计划，增加主题月的概念；同时，也减少一些过度冗余的设计，比如「每日计划表」的视图由原来的14个视图变为5个视图等等。
与此同时，在新的这套模板里面，也融合了大量新的时间管理方法，进一步有效减少日常工作中会遇到拖延症等问题之类的情况发生。
3、模板先知晓
首先先附上模板地址👇🏻： 2025 All-in-one 时间管理档案簿🧩 。
下面将依据上面这套模板，讲解具体的使用方法~
二、模板使用指南说明
1、日期数据仓库
在拿到表的第一时间，首先看「💬日期数据仓库」表。这张表会存放一整年的时间数据源，包含季度、月份、周数、周范围等数据。在其他数据表中，都将会引用到这张表的数据，这样设计主要考虑到以下因素：
把日期的数据统一存放到一张表里面，这样等以后到2025、2026、2027年的时候，修改数据时，就只需要改一张表的数据即可，而不用到处定位数据源，然后还得修修整整、删删补补。
不同的小伙伴对周开始和周结束的定位不一样。周一在设计的时候，如果当前月份最后还剩下4天，就算是这个月的。如果不足4天，就算是下个月的。那有一些小伙伴可能不这么考虑，所以可以依据自身的想法，直接修改具体的时间和所属周数即可。
在设计第一版的时候，周一发现「周度计划表」的月份和所属周数经常得手动填充，有时候计划写着写着就会漏掉这部分的数据操作。所以现在这个问题也解决啦！「周度计划表」的月份和周数只需填写一次，然后配置日期范围的查找引用，每次就可以自动填充对应的月份和周数。
2、计划管理
（1）Year🍻年度计划
前面几年用OKR做年度计划，总感觉实践起来还是不太和谐。于是小编又去世面上搜刮了很多时间管理相关的方法，想把年度计划的设定变得更有方法可循。
在一波搜刮之后，找到了一个很好用的模型，「梦想 · 金字塔模型」。所以在今年的这套模板中，采用「梦想 · 金字塔模型」来进行年度计划的制定。
还不了解金字塔模型的小伙伴，可以戳下面这两条笔记先复习下👇🏻：
年度计划采取「梦想 · 金字塔模型」的方式，制定方式如下👇🏻：
🗓先在「终极目标O」这一列填写年度的目标；
🗓在「金字塔位置📍」填写每个O对应金字塔所处的位置；
🗓在「相关性」这一列给每个O打上标签。
年度计划的制定相对比较宏观些，一般也会跟随着一整年的事情不断做调整，所以这里在制定的时候，可以用SMART法则，去做一些可能性的预估，之后再阶段性来回顾。
（2）Quarter🍹季度计划
基于「Year🍻年度计划」数据表，制定季度OKR。方式如下👇🏻：
🗒在「季度目标Objective」属性中填写每个季度的目标，填写完成后，针对每个目标O，在「季度关键结果-KeyResult」属性中，填写O背后相应的KR（一般一个目标对应3~5个KR）。
🗒季度里的每个目标都会去对应到年度里面的KR，做双向关联，方便及时查看季度目标是否对应上年度计划，及时暴露风险。
🗒同时，每个季度的目标也会关联到「月度目标表」，这么映射的目的是为了及时制定和查看「每个月的月度计划」。
（3）Month🍷月度计划
基于「Quarter🍹季度计划」数据表，制定月度计划。方式如下👇🏻：
📆在每个月的月末或者月中旬，提前「制定下个月的计划」，方便在阶段性任务完成后，及时查看下一阶段的计划。
📆在小编的工作计划中，包括①需求迭代、②基础建设和③快速提升三大部分。那么在计划制定时，每一列就可以写上 3-4 项计划。
细心的小伙伴可能已经发现，还有两列没有讲到，那就是「主题月🚏」和「主题月时间支票💵」这两列没有讲到。
这个概念可以说是今年这套模板最心水的设计之一！！「主题月生活法」第一次接触也是来源于小红书🍠。对这个不太清楚的小伙伴，可以先看这两篇笔记：
看完之后，相信你「主题月」应该已经有了个概念。那在月度计划表里面，前面洋洋洒洒写了那么多计划，一般每个月都会干不完。那接下来主题月的概念，就是核心要解决你的拖延问题。
思考一下，在前面的主题中，是不是肯定有一个，是你这个月非常核心并且想完成的目标。比如你这个月要提升产品迭代的能力，那你就可以在「主题月🚏」这一列，写下「产品迭代月」五个大字。
又比如你这个月想提升下自己的阅读能力，那就可以写下
接下来，就是对这个主题，分时间。正所谓，我们每天内心总有很多OS：总感觉自己干了很多事情，但又不知道自己在忙些什么。
试想一下，假如你现在拥有了一张时间钞票，你把它设定为一天30min，那你一个月就拥有了900min。那在接下来的这个月里面，你务必把这张钞票花掉，毕竟，这可是实打实的💰。
好，接下来，我们讲讲怎么花？
（4）Topic 🥥 主题月Yeah
接下来这张表，是今年重大的改版之一。上面我们在做月度计划的时候，就已经为这个月设计了对应的主题和时间钞票。
接下来我们要做的是，在「Topic 🥥 主题月Yeah」这张表，把我们攒下来的💰，给花掉啦！
首先先说说为什么图标用的🥥，在设计的时候，思考了下，月的谐音是yue、ye，所以对标椰子。当然另外一个寓意是，在主题月破壳而出，实现yeah的目标！！hh
不太懂会不会过度设计，不过至少这种心理暗示对我还是蛮有用的👻
然后呢，如何使用？比如我们设置为2025年1月是健身运动月，并且你的时间钞票是900min，那么每天就可以花掉30min。
注意，这个时间一定要足够实际，写太多会让自己压力变大，所以你可以写一个觉得比较好接受的时间。
然后呢，你就可以在这个地方，去把自己的时间支票用掉。首先先设置筛选条件👇🏻：
然后写下每天针对主题干了些啥👇🏻：
那这样，有的小伙伴可能会觉得说，每天那么忙，哪有时间来做这个。注意，这个主题生活法，我们要学会抽离其他被浪费掉的时间。
比如，一天通勤30-60min的时间是不是可以利用起来，晚上睡前少玩30min手机，或者午休起床后的时间是不是也可以利用起来，刷朋友圈的时间，是不是也可以把朋友圈入口关闭了，给利用起来捏。
就是这些很碎片的时间，会让我们觉得好像每天都很忙，但是不知道在忙什么的罪魁祸首。一旦被懂洞察到，并利用起来了，有没有感觉好像薅到了时间的羊毛！
当然，个别很忙碌的日子，我们也可以学会先完善再完美。比如当天加班到10点半，实在很累，那你可以在下楼的时候，把「坐电梯」变成「爬楼梯」，那这样是不是也属于运动的一种方式。
OK，下面我们再来看看主题月这张表的另外一些小设计。首先是这四个字段：
其次是时间货币的使用情况：
最后是结合金融投资的涨跌颜色来设计：
上面这两张图的设计，主要包含：
颜色上 —— 红色表示已完成，灰色表示还在进行中，绿色表示还没开始。
视图上 —— 用了「AI字段捷径」，自动更新字段颜色，方便时间支票可以更直观的看到完成完成情况。
OKK！到这里，主题月的设计介绍讲解就结束啦！期待你的实践和评论😉
（5）Weekly🍸周度计划
月度计划的制定，是为了更好的安排周计划，周计划可以说是所有计划中最好把控的一种计划了。它没有每日计划那么琐碎，又比每月计划更好掌控一些。在「Weekly🍸周度计划」数据表中，包含以下设计👇🏻：
🔭重点工作：一定要打赢的仗
🔭特别安排：会议/拜访/调研/应酬等
🔭自我提升：从工作中学习/自学/培训等
🔭其他事务：紧急工作/帮助他人/杂事等
🔭下周关注：下周要关注哪些事务
在每周的周末，可以花上5-10min的时间，用上面的这个范例，去制定下一周的计划。
这里今年多了一个小设计，来自于社群里小伙伴提出的金点子，所以给一起加上啦。就是针对单任务的时长统计：
至于怎么统计，待会会在下一张表里面讲到。
（6）Days🧃每日TODO
有了周度计划以后，就可以围绕周度计划，来制定「每日计划」啦！具体方式如下：
🧗每日计划采用的是四象限法则。
🧗在去年的视图中，分别设置1-12月的单独窗口，方便追溯每个月做的事儿。那在2025年以后，这部分的内容就去掉了，过去两年实践下来使用频率感觉较低，去掉后也更聚焦一些，同时也减少一些心智负担。
🧗同时，还设置「昨天、今天、明天和本周」四个窗口，方便每天整理近一周要干的活，让自己制定变得更加有秩序。
🧗与此同时，增加日历视图，且用四种颜色区分四象限规则。分别为：①P0 重要且紧急🔴；②P1 重要不紧急🟣；③P2 不重要但紧急🔵；④P3 不重要也不紧急🟢。
🧗除此之外，还设置将TODO移动到今天和明天的功能，只需触发列表里的按钮，即可将对应事项移动到对应的日期。
🧗值得注意的是，今年还增加了时长统计的功能。来看看怎么设计：
不过这个时长统计比较适合针对特定时间特定任务的情况，可以有效降低心智负担和减少一些不确定性。
btw……如果你的工作安排是比较不规则的，比如完全有可能被同事或者老板打断你的某项计划。那就写下具体的每日TODO以及打下优先级就好啦，时间这个完全可以直接抛弃使用掉。
Remind……计划是为了做决策和行动，切记不能为了计划而计划，只要取出对自己有切实有用的部分即可。
浅浅估下……这个东西大概率J人会喜欢，P人可能不太喜欢🕵
3、复盘管理
前面的计划管理终于讲完了！接下来继续讲解复盘管理~
（1）周度复盘Weekly🏂
在周中的某一个时刻，有时候或多或少会遇到些困难。在困难解决后，需要反思哪里做得好、哪里做的不好。因此，周度复盘所涉及的表「周度复盘Weekly🏂」来啦！
此数据表包含以下内容：
📍周度评分Score：将每周所有实现的完成度按百分制进行打分，一颗星代表20%，这样如果低于4颗星的时候，可以即时预警下。
📍本周整体反思Replay：对每周的实现进行整体的评估和复盘，只要每周的完成度在80%左右，那总体就算是不错的。 保持20%的灵活度去迎接未知，迎接挑战。 保证完成的事情里面，是对自己最重要的事情。
📍处理不确定事宜Analysis：整理本周重要，但是悬而未决的事情。 很多时候，一周结束了，有些事情我们并没有按照预期取得结果，但是对这些事情又投入了很多的精力。以每周为一个单位，将未产生结果的事情罗列出来，单独整理出来，可以帮助我们更好的往下追踪，或者去解决。 我们对自己投入的每一份精力，都应该负责，所以每一件事情它都应该有一个结果，无论是好的结果还是不好的结果。如果这件事情无法解决，我们更应该给它画上句话；如果这件事情还有价值，还有做下去的必要，就把它安排进下周的事项，努力完成它。
这套复盘方法采用的是SRA法则，市面上也有GRAI、KPT等法则，可以参考并挑选出最适合自己的即可。
（2）月度复盘Month🏄
双向关联「周度复盘Weekly🎹」表，整合后做月度复盘。基于过去4-5周，复盘本月。「月度复盘Month🏄」表采用的是PATH四格法（PATH Quadrant Method），该思维方法的解释如下：
P（Positives）：收获
A（Areas for Improvement）：遗憾
T（Tasks Ahead）：行动
H（Hunches）：碎碎念
解释：PATH象征着路径，帮助规划未来的道路。
下面解释下「月度复盘Month🏄」表的具体使用方式，如下👇🏻：
🧩本月收获清单： ①带来多巴胺的事件，是你前进的动力； ②具体事件，为什么让你有成就感。
🧩 本月遗憾清单： ①人生需要承受失败，下一个惊喜才会出现，学会接受自己的错误才能遇见更好的自己； ②具体事件，为什么让你有遗憾。
🧩本月行动反思： ①基于过去的经历，提升时间管理能力。
🧩碎碎念： 放一些闲杂的又无关的内容，可能是附件、材料、备注之类的。临时性脑袋突然间想到啥，但是又跟前面没关系的，都可以写到这里。
（3）季度复盘Quarter🎿
季度复盘，对齐月度复盘和月度计划，对过去三个月所做的事情进行整体总结，对整个季度进行OKR Review。具体包括：
🖇是否符合预期：①比预期差；②符合预期；③超出预期。
🖇Good：哪些方面取得显著进展，可复制经验有哪些？
🖇Not Good：哪些方面进展不好？根本原因是什么？后续应对举措？
🖇风险：风险预警、待决策项、其他关键信息同步。
4、不确定管理
（1）未来待办🎬
日常工作中，总会遇到一些不确定的事宜。比如：在社区里面看到一个很感兴趣的视频（视频时长2h+），但是现在没时间看，自己也不确定能安排在什么时间段来观看这个视频。因此，就需要找个地方，把这些事情先丢进去，减少我们去思考它的负担。而这个地方，就是「未来待办表」。数据表的使用如下：
填写相关的未确定事件，以及事件所涉及的一些信息来源，把它们记下来，减少心智负担；
同时，先预计下预计哪个月份哪一周回去做这个事情，也把它们填充进表里面；
填写对应的待办日期是为了把它映射到我们的「周度计划表」里面，方便我们在做周度计划时，可以直接查看待决清单📌。
（2）压力管理👾
日常工作中，每隔一段时间总会遇到或大或小的工作压力。压力如果不及时分解，很容易会造成大型拖延现场。严重时，可能还会造成内耗和焦虑。因此，遇到压力时，要及时分析和列出行动清单，减少拖延事件的发生。「压力管理👾」数据表使用方式如下：
step1：什么压力？
• 写下具体的事件
• 其实压力是由一件件事累积而成的
• 平时要多注意管理
• 每天记录让自己觉得有压力的事
step2：感受如何？
• 写下此刻的情绪感受
• 所以自由表达坏情绪
• 真实表达自己的情绪也是积极的表现
step3：如何处理？
• 列出具体的行动清单
• 面对压力，你可以集思广益，想想目前有什么事可以做
• 尽自己所能更多的去尝试
压力表的内容也会关联到「月度复盘Month🏄表」中，方便月度和季度总结时追溯和查看。
三、实践感悟录
1、一些最佳实践
新手刚用的时候，先从每日TODO和周度计划开始，之后一段时间后，月度计划和季度计划可以挑一个写。
小编是因为单位有季度性的OKR和OKR Review，才会每个季度都写。大部分情况下，季度性的目标是一个比较泛、比较抽象的概念，实际实践起来，都会和原先的计划多多少少有一点出入。
同时，从过往其他小伙伴的实践经历来看，如果单位没有说要制定季度性的目标和季度性的review，这张表写起来都说不太好写，因为3个月的进度不太好把控。但是如果变成一个月一个月来写的话，就只需要关注当前月份所对应的4个星期即可。在这种情况下，我们会比较好把控接下来1个月要做些什么事情。
这套模板在刚开始熟悉的时候会花一点时间，但这些是为了熟悉以后能够毫不费力地直接来这个时间管理档案馆找到你想要的数据。如果你在记录的时候是持续性地觉得很麻烦，那么建议即时停止，去找寻更方便、并且能够减少你心智的方法。
记住，计划的制定是为了行动！当发现写计划都让你感觉很有负担的时候，说明这个方法此刻大概率不适合你，需要及时调整然后去找到自己合适的方法。
Maybe……感觉这套模板J人用起来应该会比较顺手，如果有P人使用的话，欢迎留言。感觉可以出个P人版本，做下相关类别的删减。
2、碎碎念随笔
实践这套多维表累计21个月+，发现心智负担降了不少。让我不再把精力放在周末月末的搬运和填写上，而是把精力放在数据上。简单填写后，等到需要相关某个模块的数据时，再打开相关的数据表来查找生产数据，即可快速对自己的工作内容进行回溯和总结。
真正做到了：把琐碎的事情交给多维表格，让自己能够把所有时间和精力都投入到重要的思考上，而不再是繁琐的搬运和填写。
祝你使用和探索愉快~🍻
3、TODO施工中
目前整个数据表还有一些未来TODO，敬请期待。TODO如下👻：
彩蛋One More Things
Zelina的数字卡片：https://pzfqk98jn1.feishu.cn/wiki/wikcnTijikVNdkWdBEKzQpiA6ie
