按：本文是付费栏目《生产力超频：OmniFocus 4 高效管理日程》的限时免费试读文章。这是现有栏目《用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统》的后续版本，针对 OmniFocus 最新版撰写。1 月 14 日前上架优惠中，欢迎选购。

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在开始使用 OmniFocus 之前，我们再次需要声明任务管理的最终目的是：帮助我们专注于当下最适合的任务。在明确目的后，接下来要解决的问题是如何 OmniFocus 。

只不过 OmniFocus 这款「任务管理」应用还不是你的「私人助理」，还不能主动帮助你获取任务，所以他还依赖我们将任务「放进去」，而这一过程我们称作是「收集」， 所以任务管理的第一步就是建立一个任务收集的机制，将需要管理的任务给「放进去」。

什么事项才是需要收集的「任务」？

其实并非所有的事项都是需要收集的「任务」——换言之能称作是「任务」的事项是具有一定的属性范围的。

比如说我今年的目标是学会如何使用 ChatGPT，这个目标看似是一个「任务」，实在不然，因为他只是一个愿景但是没有实操的想法。这个就不能称作是「任务」。

但是，我们将这个目标具体化后，他就有可能成为「任务」，比如说我们具体到 3 月1日，我要理解 GPT 的原理、现状与前景；3月3日，我要学会 GPT 的注册订阅以及对话；3月10日我要学会如何给 GPT 提供素材……这些都是学会使用 ChatGPT 的具体步骤，但都将目标进行了具体化，就变得具有实操性，所以可以被记录的任务在我看来都具有如下几个属性：

  • 有明确具体的要求；
  • 有具体的实现时间、地点；
  • 可以着手去做并完成；
  • 有完成的标准。

只要事项具有如下属性，那么这个事项就可以被称作是「任务」，也就是可以作为 OmniFocus 被收集起来。

那么这些可以被收集的任务的时机是？这里建议是先判断是不是「顺手任务」，如果不是就立刻收集，而这也是很多朋友比较迷惑的地方，因为我们会遇到两种类型的任务：

  • 由项目管理延伸出来的任务计划，比如你要完成一项工程时，为了实现工程的目标（里程碑）会创建一项项任务，只有根据这些任务一步步的完成，项目才可以实现。且需要考虑项目完成的细节，例如工时、资源等等。
  • 顺手就可以立即完成的任务，这种任务几乎可以在几分钟内完成。
  • 临时性的任务，并且并非是项目中的计划任务，而是需要立刻完成的任务。

而 OmniFocus 这种任务管理应用则主要针对第三种任务，也就是说它主要将对无法计划的任务进行管理，代替大脑去「记住」这些琐碎无规律的事项。

而我们需要「立即收集」就是前文说到的第三种任务，收集到任务之后我们才可以进行后续的整理和管理，而在这个阶段可以不用考虑优先级和时间，因为只有放进去才是后续管理的基础。

从收件箱开始学习收集任务

在明确了收集任务的范围和动机之后，那么接下来我们就需要把这些任务存储在 OmniFocus，而用于承接这些收集而来任务的就是 OmniFocus 中的「收件箱」。

任务，在 OmniFocus 中被称作动作，也是 OmniFocus 里的基本单位。

点击 OmniFocus 顶部任务栏上的「+」图标，然后在收件箱中就会看到一个等待完成填写的无标题项目， 给这个无标题项目填写好标题后，就完成整个任务的收集了。至于这个项目的状态、标签、推迟至、截止等信息都不用在这里填写，因为这些项目属性需要到会在后面的管理操作时才会处理。

所以你可以逐步养成快速收集的习惯，即当遇到临时性的任务时立刻打开 OmniFocus 的收件箱（快捷键 Command+1），或者直接随时创建并收集任务。

收集任务的标题建议

在创建收集任务的时候往往我们会遇到一个「小难题」——怎么快速的给自己的任务拟定标题，这里我的建议是具体的动作标题+名词。

举例来说，如果我打算利用工作日晚上的业余时间用电子阅读器阅读一本书，如果只是叫做「晚间阅读」就显得很宽泛，即没有说明阅读的是哪本书，也没说明任务的目的，很有可能你当时记录下来的时候还清晰的记得自己的目标，但是等需要明确任务的时候就会把目标忘却了，所以最好的方式就是尽可能的描述的具体一些，比如你可以这样记录：

从 Apple 官网下载 macOS 15 的 IPSW 系统安装包到自己的 Mac 电脑中。

这样的任务标题就显得很明确了，包含了你具体要做的事情是什么，需要达到什么目标，即便后面进行任务的整理和安排时也会简单许多。

而除了标题之外，在附注部分也最好可以在收集任务的时候第一时间也加上，一方面可以作为任务标题的补充，另一方面可以方便你后续快速的完成任务做好铺垫，比如我在接到少数派责任编辑的约稿时，往往就会在进行任务收集时同步将参考的应用或者服务的资料记录在附注部分，从而让我在写作阶段可以快速打开之前收集好的素材。

在 macOS 中收集动作

在收件箱内添加动作可以算是最为基础的收集方式，其实在 OmniFocus 里有更多的方式来实现添加的动作，比如通过自动化的方式进行收集，但这里为了方便我们上手实操就暂时不展开说明。

点击「新建动作」按钮添加

在 OmniFocus 的工具栏中点击「新建动作」按钮（或者按下快捷键 Command+N）后，就会立刻在当前主大纲界面中添加一项「空动作」。

如果你当前在「收件箱」下，那么这个空动作就直接会添加到收件箱；如果你正好打开了一个项目，那么空动作会自动添加到这个项目里面。

点击「快速入口」添加动作

除了上面提到的「新建动作」之外，OmniFocus 的工具栏旁边还有个「快速入口」按钮同样可以添加动作，相比于「新建动作」直接创建一个「空动作」，「快速入口」则更适合需要进行详细记录动作的场景。

点击「快速入口」按钮（或者按下 Control+Option+空格键）会直接弹出一个创建动作的对话框，你可以详细的录入任务项目的名称，标签、时间等信息。

在 iOS 中进行收集动作

在 iOS 上也可以方便的通过 OmniFocus 来收集动作。

在 iOS 应用内收集动作

在 OmniFocus 的 iOS 应用中切换到收集箱视图，然后点击右下角的+按钮，就可以直接新增动作，这里形式上很像 Mac 上的「快捷入口」后的新建动作，可以非常详细的记录这个「空动作」的信息，包括项目的名称、项目、标签、截止日期以及添加的备注信息等等。

项目视图里，点击右下角同样的+ 按钮后，会直接创建一个归属当前项目的「空动作」。

当你创建好的一个新动作后，系统会自动保存并完成创建动作。当你需要继续创建新动作时只需要继续点击右下角的+ 按钮，则会继续延续当前项目下创建新动作，操作上要比以往直观许多。

利用长按图标菜单收集动作

长按图标可以在不点击进入到应用时，通过快捷菜单完成一系列的动作。

长按 OmniFocus 在桌面的图标，在弹出的快捷菜单中点击「快速入口」，就会弹出创建新动作的对话框，只不过这里依旧是跳转到应用内的来创建，因此可以对新的动作做一系列的详细录入。

利用桌面小部件做快速录入

OmniFocus 4 也推出了诸多各种形式的小部件来方便我们快速录入。

比如这种直接添加到动作的小部件，点击后就可以直接打开创建新动作的对话框；至于收件箱小部件，则包含两个动作，点击收集箱会打开应用中的收件箱视图，而创建新的动作则需要点击小部件右下角的添加按钮。

通过锁屏页实现收集动作

有时候我们希望在还没解锁 iPhone 就实现收集动作，那么这就需要对 iPhone 的锁屏进行编辑，在锁屏添加小组件的编辑入口中选择 OmniFocus - Quick Entry，然后 Quick Entry 图标拖拽到锁屏组件框中。

这样当你需要「立刻」收集动作时，则可以在不解锁 iPhone 的时候，直接点击锁屏上的 Quick Entry 打开应用内的创建新动作的对话框，实现快速的收集动作。

利用 Siri 实现动作收集

Siri 以及快捷指令可以算是 iOS 中最为独特的效率工具，我们只需动动嘴就可以完成动作收集，目前通过 Siri 操作 OmniFocus 有以下两种方式：

  • 和 Siri 对话添加动作；
  • 和 Siri 对话，通过「提醒事项捕捉」添加动作；

前者看起来最为直接，只不过因为中英文混杂，Siri 辨别不清楚，我基本上只能让起打开 OmniFocus 应用，至于后续的添加动作几乎属于「听不懂」的状态，因此为了「提醒事项捕捉」就非常管用了。

这里在 OmniFocus 的 iOS 中打开「设置」-「自动化」-「提醒事项捕捉」，通过将事项记录在 iOS 的 「提醒事项」中然后同步添加到 OmniFocus 的收件箱中，从而更好的实现动作的添加。而将提醒添加到 iOS 上的提醒事项中，和 Siri 可以这么说：

「Siri，记得……」

比如对着 Siri 说：「Siri，记得提醒我 15分钟中去开产品设计会」，这时候 iOS 的「提醒事项」就会记录下这个提醒事项，并且会直接将该提醒项目同步到 OmniFocus 的收件箱中。

利用捷径添加动作

通过捷径完成各种自动化动作一直以来都是在 iOS /macOS 非常实用的效率工具，通过捷径可以将多种使用场景串联起来，目前捷径和 OmniFocus 的配合也分为两种方式：

  • 应用内设置个性化短语；
  • 在捷径中制作 OmniFocus 操作。

这里我们首先打开 iOS 上的 OmniFocus，找到「设置」-「自动化」-「Siri Shortcuts」，然后选择需要创建捷径动作的视图，这里我直接点击「收件箱」，点击完成后就可以在捷径中找到创建的这个快捷指令了。

在捷径中执行这个创建的快捷指令你会发现，他只能做到打开「收件箱」，至于添加动作是无法完成的，因此这里我们需要对这条快捷指令「加工下」，比如我们可以尝试在项目里面添加新的项目，具体方法就是：

  • 新建一个快捷指令，动作选择为在「App」中选择「OmniFocus」-「添加项」，在项目中选择一个当前已知的项目名；
  • 点击完成保存，将该快捷指令发送到桌面；
  • 点击运行该快捷指令，会直接打开 OmniFocus 并询问你需要添加的项的名字，输入后就会在默认的这个项目中添加一个新的动作。

捷径可以算是更为高阶的用法，这里我就不过多赘述了，后面的章节中我们会详细提到高阶的用法。

在 OmniFocus for Web 中收集动作

除了 iOS 和 macOS 之外，如果你手里正好没有 Apple 的设备但又需要新建动作，那么则可以通过浏览器在 OmniFocus For web 中收集。

而创建新的动作其实也非常简单，点击右上角的+按键则可以在当前项目位置下面直接添加新的项，类似 Mac 上的「新建动作」的效果。

而如果你先详细填写新项目的方式创建新动作，那么就需要点击+ 右侧的添加按键，这样你可以可以详细填写新项的名称、所属项目、截止时间以及相关的截止日期。

更多收集动作的方式

上面提到的都是基于 OmniFocus 这个应用/服务进行的新动作添加，当然我们还可以通过一些别的办法来实现更为丰富的动作添加方式。

通过 iOS/macOS 的共享菜单添加

有时候很多任务都是在进行阅读资料或者浏览网页的时候突然想起的，而任务本身可能就是基于某个网页内容，这时候通过共享菜单就可以非常方便的快速创建新动作。

首先是在系统共享菜单里面添加 OmniFocus：

  • macOS 上，在「系统设置」-「隐私与安全性」-「扩展」-「共享」里，勾选上 「OmniFocus」；
  • 在 iOS 上，应用中打开共享，在活动中「更多」中找到 OmniFocus 并添加到发送列表中。

通过共享菜单添加动作会将网页链接作为附注放在收集的动作里面，当然有关新创建的动作的标题还是需要自己拟定的。

在 macOS 的 Safari 中会直接把分享菜单放到工具栏上，其他第三方浏览器就不是那么直观，比如 Chrome 是藏在 「文件」-「分享」这个菜单下面的。

使用 Save to OmniFocus 浏览器扩展添加

对于 Safari 以外的浏览器，还有浏览器扩展来实现收集动作，比如 Chromium 内核的浏览器，可以通过在 Chrome 应用商店安装这款名为 Save to OmniFocus 的非官方扩展来实现收集动作。

整个扩展原理也很直观——打开需要收集的网页后，点击 Save to OmniFocus 扩展图标，扩展会直接打开 OmniFocus 应用的创建动作对话框，对话框中会将当前网页标题作为动作的标题，网页的网址则作会被放入当下这个动作的备注中。点击「存储」即可完成收集动作。

通过剪辑添加

如果你希望的是将网页、文档中某些文本段落作为动作的标题进行添加，那么最好的办法就是通过剪辑功能进行添加。

首先我们需要对 OmniFocus 里面进行设置：

  • 打开 OmniFocus 的偏好设置 - 「通用」，找到剪辑快捷键的设置。
  • 点击「设置快捷键」后，在打开的系统快捷键中设置中，定位到「服务」-「文本」-「OmniFocus 4：发送到收件箱」，然后双击后面的快捷键编辑框，按下需要设置的键盘快捷键后，点击完成。

这时候当你在阅读文档或者网页时，选中某段文本后按下快捷键，就会出现「快捷入口」的对话框，选中的文本就会默认填充为默认的动作标题。

使用 Mail Drop 添加

如果你的工作中大量使用邮件交流，或多或少会遇到需要将邮件转换成工作任务的场景，虽然你可以手动编辑添加基于邮件的任务，但借助自动化的方式会更有效率。比如说使用 OmniFocus 提供 Mail Drop （也叫邮件捕捉）来实现通过邮件转发添加动作的功能。

要想使用这个功能首先需要进行一系列的设置：

  • 登录到 Sync Server Web 界面，点击最下方的 Mail Drop to Inbox 中的「ADD AN ADDRESS」来生成一个接收新动作的邮件地址；
  • 将需要创建为动作的邮件转发到这个生成的电子邮件。

发送完毕后你可以在收件箱中看到这个由邮件创建的新动作，原来邮件的主题行会成为动作的标题，邮件内容成为附注，如果邮件内容里有附件，也会被一并放进附注。

通过丰富的备注完善新创建的任务

在收集完动作以后，我们还可以添加「备注」，备注其实就是对当下这个任务的附加描述，这个描述可以是文本文字，也可以是附件内容。

比如你现在在 Mac 上的 OmniFocus 中选中某个动作，在右侧侧栏中就可以看到添加备注以及添加附件的入口。比如点击附件上传后，在文件选择框中会有两个提示：

  • 已将文件嵌入文稿：直接上传文件并且进行文件同步；
  • 创建文件的链接：可以创建一个文件链接，iOS 端同步过去后就只能看到文件链接。

这两种方式适用于不同的场景，考虑到附件大小会影响同步的速度，因此对于体积较大的文件，可以通过存储在 iCloud 并创建文件链接的方式；至于小的文档类文件，则可以选择文件嵌入文稿，这样无论是在 Mac 还是 iOS上都可以快速查看动作和对应的附件内容。

对于备注部分，你还可其中的文本进行格式调整（字体、文本大小、颜色以及下划线），从而让文本备注看上去更为醒目。

而在 iOS 端，在一个动作中添加附件的选择则受制于类型，只有部分特定类型的附件可以添加。你可以直接添加文件、拍摄照片、在照片库选择、扫描文档以及录制音频，其中图片和音频文件可以直接在 Mac 端直接预览。

写在下章之前

通过本章我们以及如何将任务放在 OmniFocus 中——实现了任务的收集，那么下一章就是如何更好的管理我们收集上来的这一些任务，让他真正的形成一个成体系的任务管理系统。