在企业的采购管理中，传统的采购方式往往存在诸多弊端，给企业带来了一系列的问题。例如，
- 采购流程不透明，信息传递不及时，导致各部门之间沟通不畅，协作困难；
- 采购数据分散，难以进行有效的分析和统计，无法为决策提供准确依据；
- 供应商管理缺乏系统性，难以评估和选择优质供应商，可能面临供应风险和质量问题；
- 采购订单跟踪困难，无法实时掌握订单进度，容易出现延误和错误。
这些问题不仅影响了采购效率，还增加了企业的成本和风险，于是许多企业都想推行采购管理系统，希望采购管理系统能够有效地解决传统采购管理中的痛点问题，提升企业的采购管理水平。然而，许多人却不了解采购管理系统有哪些基础的功能，今天我就以公司正在使用的简道云采购管理系统来给大家介绍一下。
一、采购管理系统的不同版本
简道云作为零代码产品，最大的特征即是个性化搭建、修改应用，以适配不同行业、类型、规模企业的需求；因此简道云场景组提供 3 套 采购管理 场景应用模板以供选择，大家可以通过下面三个版本的对比图对采购管理系统的功能有个大致的了解。文中用到的采购管理系统>>https://www.jiandaoyun.com/index/solution_center/app/21795/?utm_src=fazxcgglsspseo
同时，简道云采购管理系统拥有采购核心业务流功能，aPaas能力更深度满足企业个性化的供应商信息库、采购需求汇集、合并采购、订单-线上化协同流程（企业互联）、采购执行进度状态跟踪、批次管理、财务核算/收付款流程、采购成本/价格管理、订单交期/库存预警、实时库存管理、库存/应付账款期初期末管理、自定义业务经营数据分析，帮助企业解决采购全流程核心痛点
业务流程
下面就以三个版本中的“采购管理”系统模板为例，给大家详细介绍，它的业务流程图如下：
二、供应商管理
供应商注册系统提供供应商注册功能，方便企业对供应商信息进行统一管理。供应商可以通过系统提交注册申请，企业可以对这些申请进行审核和处理。
供应商准入流程与条例系统明确了供应商准入流程和相关条例。企业可以依据这些规定，对供应商进行严格的准入审核，确保只有符合企业要求的供应商才能进入合作体系。通过规范供应商准入，企业可以降低供应风险，提高采购产品的质量。
供应商档案系统会为每个供应商建立详细的档案。档案中包含供应商的基本信息、联系方式、产品或服务范围、过往合作记录、质量评估结果等内容。通过供应商档案，企业可以全面了解供应商的情况，为采购决策提供有力支持。
供应商送货信息系统记录供应商的送货信息，包括送货地址、联系人、送货时间等。这有助于企业合理安排接收工作，确保货物能够及时、准确地送达。
产品价格表系统维护一份产品价格表，详细记录了不同供应商提供的产品价格信息。企业可以通过对比价格表，选择性价比最高的供应商和产品，实现采购成本的优化。
三、采购管理
采购申请企业内部员工可以通过系统提交采购申请。采购申请应包含所需物品的详细信息，如名称、规格、数量、用途等。系统会对采购申请进行记录和跟踪，确保申请流程的规范和透明。
采购需求池系统设置采购需求池，用于收集和汇总企业内部的采购需求。采购部门可以从需求池中获取需求信息，并根据需求的优先级和紧急程度进行采购安排。
采购询报价系统支持采购询报价功能。采购部门可以通过系统向供应商发送询价信息，供应商可以在系统中回复报价。系统会对询报价信息进行记录和整理，方便企业进行价格比较和决策。
采购订单系统用于生成和管理采购订单。采购订单包含订单编号、供应商信息、产品信息、数量、价格、交货期等关键内容。企业可以通过系统对采购订单进行跟踪和管理，确保订单能够按时、按质、按量完成。
供应商送货单系统记录供应商送货单的相关信息。送货单应与采购订单相对应，包含货物的名称、规格、数量、送货日期等内容。通过送货单的记录，企业可以对货物的接收情况进行核对和验证。
采购入库系统对采购入库进行管理。当货物到达企业并验收合格后，相关人员可以通过系统记录入库信息，包括入库日期、仓库名称、验收人员等。采购入库信息的准确记录有助于企业掌握库存情况。
采购退货系统支持采购退货功能。如果采购的货物存在质量问题或不符合企业要求，企业可以通过系统发起退货流程。退货流程应明确退货原因、退货数量、退货方式等内容，确保退货过程的规范和合理。
四、库存管理
期初库存导入系统允许企业导入期初库存信息。企业可以将现有的库存数据导入系统，以便系统能够准确地计算库存数量和价值。
库存调拨系统支持库存调拨功能。企业可以根据实际需要，在不同仓库之间调拨库存。库存调拨信息应包括调拨日期、调出仓库、调入仓库、调拨数量等内容。
库存盘点所介绍的采购管理系统支持库存盘点功能。企业可以定期或不定期地对库存进行盘点，通过系统记录盘点结果，包括盘点日期、盘点人员、实际库存数量等。库存盘点有助于企业发现库存管理中的问题，如盘盈、盘亏等。
五、财务管理
进项发票录入系统提供进项发票录入功能。企业可以将采购过程中收到的进项发票信息录入系统，包括发票号码、开票日期、金额、税率等内容。进项发票录入有助于企业进行财务核算和税务申报。
付款单系统用于生成和管理付款单。付款单应包含付款日期、供应商名称、付款金额、付款方式等内容。企业可以通过系统对付款单进行跟踪和管理，确保付款过程的规范和准确。
费用报销系统支持费用报销功能。企业员工可以通过系统提交费用报销申请，报销申请应包含报销事由、金额、票据等内容。系统会对费用报销申请进行审核和处理，确保报销过程的规范和合理。
收款单系统用于生成和管理收款单。收款单应包含收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等内容。企业可以通过系统对收款单进行跟踪和管理，确保收款过程的规范和准确。
资金账户管理系统支持资金账户管理功能。企业可以通过系统对资金账户进行设置、查询、转账等操作，确保资金的安全和合理使用。
六、业务经营分析
采购需求统计系统能够对采购需求进行统计分析。企业可以通过系统了解不同部门、不同时间段的采购需求情况，为采购计划的制定提供依据。
采购经营统计系统可以对采购经营情况进行统计分析。例如，统计采购金额、采购数量、采购成本等信息，帮助企业了解采购业务的运营状况。
采购订单执行进度跟踪系统对采购订单执行进度进行跟踪。企业可以通过系统实时了解订单的执行情况，包括订单是否已发货、是否已到货、是否已入库等。采购订单执行进度跟踪有助于企业及时发现订单执行过程中的问题，并采取相应的措施加以解决。
产品成本汇算系统支持产品成本汇算功能。企业可以通过系统计算产品的成本，包括采购成本、生产成本、销售成本等。产品成本汇算有助于企业了解产品的利润空间，为定价决策提供依据。
库存期初期末系统可以对库存期初期末情况进行统计分析。企业可以通过系统了解库存的变化情况，包括库存数量、库存价值等。库存期初期末统计有助于企业制定合理的库存管理策略。
收支数据分析系统对收支数据进行分析。企业可以通过系统了解收入和支出的情况，包括采购支出、销售收入、费用报销等。收支数据分析有助于企业了解财务状况，制定合理的财务策略。
财务账户流水所介绍的采购管理系统支持财务账户流水的查看和分析。企业可以通过系统了解资金的流入和流出情况，包括付款金额、收款金额等。财务账户流水有助于企业监控资金的使用情况，确保资金的安全和合理使用。
常见问题
问题一：如何确保采购管理系统中的数据准确性？
- 数据录入规范：建立明确的数据录入标准和流程，要求所有操作人员严格按照规定填写信息。例如，在采购订单录入时，明确规定产品名称、规格、数量、价格等字段的填写要求和格式。
- 数据验证机制：系统应具备数据验证功能，对录入的数据进行实时校验。如检查采购数量是否为正整数，价格是否在合理范围内等。对于不符合要求的数据，系统应及时提示操作人员进行修正。
- 定期数据审核：安排专人定期对系统中的数据进行审核。审核人员可以根据业务规则和实际情况，检查数据的完整性和准确性。例如，核对采购入库数量与采购订单数量是否一致，供应商信息是否准确无误等。发现错误及时纠正，并追溯错误产生的原因，以避免类似问题再次出现。
问题二：采购管理系统如何适应企业不断变化的采购需求？
- 系统灵活性：选择具有较高灵活性的采购管理系统，其应具备可配置的业务流程和功能模块。例如，企业可以根据自身采购流程的特点，对采购申请、审批、订单生成等环节进行自定义设置，以适应不同采购业务的需求。
- 持续升级与优化：采购管理系统供应商应定期对系统进行升级和优化，增加新的功能和特性，以满足企业不断发展和变化的采购需求。企业自身也应积极关注系统的更新情况，并及时与供应商沟通，反馈自身的需求和问题，促使系统不断完善。
- 与其他系统集成：确保采购管理系统能够与企业内部的其他关键系统（如 ERP 系统、财务系统等）进行集成。通过系统集成，可以实现数据的共享和交互，使采购管理系统能够更好地适应企业整体业务流程的变化。例如，采购订单信息可以自动同步到财务系统中，便于财务人员进行账务处理。
问题三：如何保障采购管理系统的安全性？
- 用户权限管理：建立严格的用户权限管理机制，根据用户的岗位和职责，为不同用户分配不同的系统访问权限和操作权限。例如，采购人员可以进行采购订单的创建和修改，财务人员可以进行付款单的处理和查看财务数据，而普通员工可能只有查看采购信息的权限。
- 数据加密：采用先进的数据加密技术，对系统中的重要数据（如供应商信息、采购价格、合同文件等）进行加密处理。无论是在数据传输过程中还是存储在系统数据库中，都要确保数据的安全性，防止数据泄露和被非法获取。
- 安全审计与监控：系统应具备安全审计和监控功能，记录用户的操作行为和系统的运行状态。通过安全审计，可以及时发现异常的操作行为和安全事件，并采取相应的措施进行处理。例如，如果发现有用户频繁尝试登录系统但失败，系统可以及时发出警报，并采取限制登录等措施。同时，定期对系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复潜在的安全隐患。
