想必企业深知无法留住所有人才，但可以留住所有的知识这一道理。然而，企业在文件档案管理方面却面临着诸多痛点，这些痛点严重影响了知识的有效留存和利用。
- 文件分散存储是一个普遍问题。企业内部各个部门、各个员工可能会将文件存储在本地电脑、移动硬盘，甚至是个人云盘上。这种分散的存储方式导致文件难以集中管理和查找，当需要某份关键文件时，可能需要耗费大量时间在不同设备和存储位置中搜索，严重影响工作效率。
- 文件版本管理混乱也是常见痛点。随着业务的发展和项目的推进，文件会不断更新和修改，但缺乏有效的版本管理机制，使得员工难以确定哪个版本是最新、最准确的。这不仅可能导致工作重复，还可能因使用错误版本的文件而产生错误决策，给企业带来损失。
- 文件安全和权限设置不合理也是不容忽视的问题。企业的一些重要文件可能包含敏感信息，如商业机密、客户资料等，如果没有严格的安全措施和合理的权限设置，文件可能会被泄露或误删除，给企业造成严重的安全隐患。
鉴于这些痛点，一个高效的文件档案管理系统对于企业来说至关重要。那么文档管理系统究竟有什么用呢？今天我就结合具体案例给大家介绍一下。
本文案例中用到的文档管理系统是简道云知识库文档管理系统，可以参考：https://s.fanruan.com/yasfv
一、文档管理系统简介
文档管理系统具有文档上传、下载、分类存储、全文检索、版本控制、权限设置等功能。支持多人在线协作编辑文档，可设置不同用户对文档的访问和操作权限。
人人可用的简道云知识库：
为每个岗位解决知识管理问题
简道云中可以创建多个知识库，便于企业成员有针对性的查看企业知识，进行合理的权限管理，知识库管理用于对单个文档的设置，包含四部分内容：基础设置、权限设置、文档管理以及文档回收站。
应用场景：企业根据不同的部门、团队、地区或职能可以创建不同的知识库
丰富的页面元素
- 可以插入表格、图片、文件、待办等常规元素;
- 支持插入指标图、透视表、折线图、柱形图、条形图、甘特图等分析图表，图表随着后台数据的变化而变化，可用于决策分析。
二、如何助力企业管理
1.解决文件分散存储问题
集中管理
文档管理系统提供了一个集中的存储平台，如简道云知识库文档管理系统，企业内部各个部门和员工可以将文件上传到该系统中。这样就避免了文件分散在本地电脑、移动硬盘和个人云盘等多个位置，方便企业对文件进行统一管理。
便捷查找
系统具备全文检索功能，员工在需要查找文件时，只需输入关键词，就能快速定位到相关文件。例如，员工需要查找一份关于某项目的报告，通过检索功能可以迅速找到该报告，无需在各个设备和存储位置中耗费大量时间搜索，提高了工作效率。
2.解决文件版本管理混乱问题
版本控制
文档管理系统具有版本控制功能，每次文件更新和修改都会记录版本信息。员工可以清晰地看到文件的历史版本，确定哪个版本是最新、最准确的。例如，在项目推进过程中，对于一份项目计划书，不同阶段有不同的修改，通过版本控制，团队成员能够准确获取最新版本，避免因使用错误版本而导致工作重复或错误决策。
更新通知
当文件有更新时，系统可以及时通知相关人员。这样团队成员能够及时了解文件的变化情况，确保使用的是最新版本的文件，保证工作的准确性和连贯性。
在知识库中，可以使用@功能提醒企业成员及时阅读需要查看的文档，以免错过重要通知。
应用场景：
- 部分成员的阅读积极性不高，而部分重要文档又需要成员及时查阅了解，主动提醒其阅读；
- 重要文档需要全员阅读时，设置提醒督促成员查看。
功能展示：
有评论权限的成员点击文档上方的「@提醒」选择被提醒人并填写提醒内容，提醒成员查看。
@提醒后，成员就可以通过系统消息、钉钉、微信公众号、邮件等方式接收消息提醒。点击查看详情，即可进入设置提醒的文档页面。
3.解决文件安全和权限设置不合理问题
安全保障
文档管理系统通过设置严格的安全措施，如加密技术、访问控制等，保护企业文件的安全。对于包含敏感信息的重要文件，如商业机密、客户资料等，只有具有相应权限的人员才能访问和操作。例如，简道云知识库文档管理系统可以设置不同用户对文档的访问和操作权限，防止文件被泄露或误删除，避免企业遭受安全隐患。
权限管理
企业可以根据自身需求，灵活设置不同用户、部门对文件的权限。例如，部门经理可以对本部门的文件具有编辑和管理权限，而普通员工只有查看权限。这样可以确保文件的使用和管理符合企业的层级和业务流程，保障企业信息的安全和有序管理。
4.促进知识共享和传承
打造内部百科
老员工可以将知识与经验分享在文档管理系统中，形成企业内部的知识库。新员工可以通过系统快速查找和学习这些知识，加快新员工的成长速度，促进企业知识的传承。
促进项目协作
在项目进行过程中，文档管理系统可以透明化任务当前进展，并沉淀任务相关资料。团队成员可以通过系统了解项目的整体情况和自己的任务进度，同时可以方便地获取和共享与项目相关的文件，提高项目协作的效率。
5.支持企业的组织架构和业务流程
结构化展示
文档管理系统以结构化的方式展示文件：
- 每个部门拥有相对独立的知识库空间；
- 每个空间以结构化的页面树方式展示；
- 每篇文档自动生成目录，可快速触达。
这种结构化展示方式符合企业的组织架构，方便不同部门的员工查找和使用本部门相关的文件。
应用场景定制
企业可以根据不同的部门、团队、地区或职能创建不同的知识库，如埃夫特公司根据自身集团制管理的特点，针对公司的体系文件和审核管控，设置了包括公司级文件管理、部门级文件管理等多个应用模块。通过这种方式，文档管理系统能够更好地适应企业的业务流程和管理需求，提高企业管理的效率和规范性。
三、公司级文件管理
案例背景
埃夫特作为中国智能制造百强企业、中国工业机器人行业第一梯队企业，为客户和合作伙伴提供工业机器人以及跨行业智能制造解决方案，在全球有19家子公司，分布在亚洲的中国、印度，欧洲的意大利、德国、法国、波兰以及南美的巴西等，并在意大利成立智能喷涂机器人研发中心和智能机器人应用中心。埃夫特先后牵头承担国家工信部、科技部、发改委等多个部委机器人项目，参与制定多项机器人行业国家标准。
场景业务
针对公司的体系文件和审核管控，埃夫特单独设置了一个应用模块，其中包括公司级文件管理，部门级文件管理，文件审核批准流程，体系培训资料，审核管理系统（内/外部）以及监控仪表板。
因为埃夫特是集团制管理，每个部门都有体系审核员。部门的文件编制有体系和审核员完成，在经过审批后，更新到系统中。避免文件在区域网中保存和更新的不准确和不及时性。当内外部人员进行审核后，审核的问题也按照标准的模板录入到系统中，通过系统流程进行问题的追踪和管控。而不是通过线下跑腿的形式解决，更高效。同时，关于体系的标准，培训资料，审核模板也放入此模块，一站式管理。
通过简道云的知识库，模块的更新内容，企业文化，制度等都可以整理放在此，当文档更新时，大家也都能收到通知，随时查阅。
