前言
你要思考你做这件事的目标是什么？你为什么要做这件事？
上述的台词是不是很熟悉。这就是传统时间管理方法常常倡导自上而下规划，也就是先设定远大目标，然后将其分解为具体行动。但这种方式对资源紧张、时间受限的普通人来说，往往是行不通的。
比如在一次部门会议上，董事长鼓励员工们说：“你们应该利用业余时间多学习多阅读，这对未来发展很有帮助。”一名员工无奈地表示：“工作已经占据了我们大部分时间，实在抽不出空。”
董事长生气地说道：“我每天要处理那么多重要事务，都能坚持阅读一小时，你们为什么不行？”
但是他可能没有考虑到，他自身有着丰富的资源，并且能自由分配时间。而我们作为一个普通的员工，时间早就卖给了老板，还常常加班，高强度的工作任务把时间塞得满满的。下班后整个人都筋疲力尽，根本没有精力、时间去学习和阅读。
GTD方法论
相比之下，GTD 采用了自下而上的方法，强调先处理眼前具体任务，从手头任务做起，逐层清理障碍，这种方式更能适应现实生活中的时间管理挑战。
在日常工作中，我们常被琐碎杂事包围，难以专注个人成长，GTD 凭借一套科学流程解决了这一难题。它帮助我们高效处理日常任务，释放出时间与精力，为自我提升创造条件。
GTD 是由美国著名的效率管理专家戴维·艾伦在《搞定1》中提出的，其核心包括五个步骤：收集、理清、组织、回顾和行动。这一系统化流程旨在帮助用户全面掌控个人事务，从信息收集到执行，每一步都旨在减轻负担，提升效率与生活质量。
全面收集
GTD方法中的第一步是全面收集——确保记下所有待办事项，其目的是释放你的大脑，使之能更高效地工作。
许多人构建的收集系统失败的根源在于忽视了及时的记录灵感和任务的重要性，这可能是看似微不足道的事情。这些未记录的事务会持续占用大脑资源，影响其处理其他事务的能力。
在日常生活中，我们常有突然想到某事但未记下，随后就忘记了的情况。然而，这些所谓的“忘记”实际上还在无形中占据着我们的大脑资源。
想象一下，如果把人脑比作电脑的话，那些你认为已忘记的事项其实并未真正消失，它们仍在后台运行，占用资源。过多的后台任务最终可能导致系统崩溃蓝屏。
朴拉马·库马里斯曾指出：
悬而未决的事务存在两个地方，即任务所处的实际位置和你的大脑。大脑中的未竟之事会折磨你的心志，从而分散你的注意力。
这种持续的分心和压力还会导致你对收集系统失去信任。如果这个系统不能可靠地帮助你追踪任务，你可能就会放弃使用它。
如同与他人的合作，若某人频繁失误误事，随着时间的推移，你自然不再愿意继续与他合作。因此，培养良好的收集习惯，配合合适的工具，是确保系统有效运行的关键。
理清与组织
GTD方法中，“理清”是判断与归类事务的关键步骤，它依据一套清晰的逻辑流程，帮助我们高效处理各类事务。初期可能需要借助流程图辅助理解，但随着实践深入，大脑将自然形成快速反应机制。那让我们来看一下整个流程图是怎么样的。
流程图中的第一个元素是“材料”，它包括所有引起我们注意但尚未明确如何具体处理的事项。它们是未经整理的信息，等待被分类和具体操作。
它覆盖的范围广泛，从日常物品、办公用品到突发的想法及任务。为了处理这些“材料”，我们需要自问两个问题：这是什么？我需要对它采取行动吗？
首先，判断其性质——是单纯信息还是待办事项；其次，决定是否需要立即处理。对于不再需要关注或行动的信息，将其标记为「垃圾」。对于暂时不用但可能在未来有用的信息，存入「将来可能」清单。对于参考资料，单独归档以备不时之需。
针对需要行动的“材料”，继续追问“下一步行动是什么？”根据答案，如果是需要多个步骤才能完成的或者是属于某个项目的存入「项目」清单
此时，引入“两分钟原则”：如果能在两分钟内完成，立即执行；否则，考虑是否可以委派他人——即你自己不是完成任务的最佳人选，如果可以，移至「等待」清单；否则，根据具体情况，将其放入「日程表」或「下一步行动」清单。
“两分钟原则”是GTD方法中非常重要的一个概念，书中对它的定义是对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说，这是一条提高效率的捷径。如果一件事情根本不值得你去完成，那么就把它丢入垃圾桶；但只要这件事情是你早晚要做的，那就需要考虑到“效率”这个因素。
在GTD实践中，“理清”与“组织”往往相辅相成，尽管对初学者而言可能存在学习顺序，但最终目标是实现两者无缝对接。通过“理清”这一流程，我们可以在“组织”步骤中清晰划分出七大核心清单
- 项目清单
- 项目的辅助资料
- 记录的「日程表」中的行动和信息（以下叫做日程表）
- 「下一步行动」清单（以下叫做行动清单）
- 「等待」清单
- 参考资料
- 「将来/也许」清单（以下叫做将来可能）
“理清”和“组织”的意义在于让某个事项所处的位置与其意义相匹配。这样的系统可以让大脑摆脱那些低层次的思维，把精力投入到更重要的事情中，并且不会留下任何未经处理的事务来分散你的精力。
“理清”和“组织”的过程就像收到一堆快递，起初不知是什么。拆开后依物品属性分类存放。比如，近期要用的参考书放书桌旁，这是「参考资料」；暂不用但未来可能装饰房间的精致饰品摆件放储物箱标「将来可能」；朋友寄的特产美食想分享给同事，因没时间送请顺路同事捎带，这类似委托他人的「等待」清单。于是，原本混乱的快递经整理各归其位，需要时能迅速找到使用。这正如 GTD 体系中对各类事务的理清和组织，让生活和工作高效有序。
回顾
在实施GDT（Getting Things Done）过程中，确保系统高效运作的关键在于建立一个合理的回顾机制。这一机制可以细分为两大类：知识回顾和事务回顾。
- 事务回顾：这个类别又可以进一步细分为事前回顾和事后回顾。事前回顾的目的是确认任务的所有细节，以防止任何遗漏。而事后回顾则专注于评估任务的完成情况，并考虑是否需要调整后续计划，如延期或重新安排。这样的回顾机制能确保每一项事务都得到妥善处理。
- 知识回顾：这是一种任务驱动的知识探索过程。在开始任何任务之前，我们需要主动查阅个人知识库，确保已经掌握了完成任务所需的所有信息和技能。这个过程是知识和任务融合的关键节点，对于提高执行效率至关重要。
很多人在日常工作中会出现丢三落四、粗心大意的情况，或者未能有效利用收集的信息和记录的知识，这往往是因为他们缺乏一个合理的回顾机制。通过建立并遵循上述回顾机制，我们可以显著提高工作效率，减少错误和遗漏。
行动
确保任务清单无遗漏之后，我们便可以开始执行阶段。执行阶段的核心在于——在适当的时间与地点开展适宜的工作，这看似简单却往往充满挑战。为了有效执行，我们可以借鉴戴维·艾伦提出的“四标准法”来决定具体行动的时机，这四个标准分别是：
- 情境：指行动应发生的特定地点，如办公室、家中、外出途中或超市等；
- 有多少时间：评估当前可供分配的时间是否充足以完成某项工作；
- 有多少精力：根据个人当前的精力状态选择工作的难度，精力充沛时可承担更需思考的任务，状态欠佳时则处理些简单的事务；
- 重要性：这一标准待会结合“时间管理矩阵”的概念再分享。
比如你现在在家中，有一小时的空闲时间，且感到精力充沛。根据“四标准法”，最适合的选择可能是看书或者学习，而不是躺在沙发上刷短视频。这样才能充分利用了时间和精力
刚开始实践“四标准法”时，肯定会遇到各种问题，毕竟习惯的形成需要时间。给自己一点耐心，逐渐适应这个过程。随着时间的推移，你会发现，自己越来越能自如地在正确的时机做正确的事情，从而大幅提升效率和满意度。
在收集阶段，要以快速且低成本的方式收集引起注意的材料，接着理清并组织这些材料，判断其属性和归属。通过回顾，检查有无遗漏，并结合积累的知识去执行。执行之后还需进行事后回顾，形成一个循环。
网上有一张能够直观展示 GTD 全流程的图片，分享给大家。若是想深入探究 GTD，推荐阅读《搞定 1》这本书。
GTD实践
“工欲善其事，必先利其器”，这句话对于想要将 GTD 理念落地生根的我们来说，十分贴切。现在我将分享个人基于 GTD 原则构建的任务管理系统心得，希望能给你寻找合适工具与方法带来启发。
首先，我们来看一下目录结构，它主要分为收集、组织、行动和回顾这四个步骤。需要说明的是，由于“理清”与“组织”往往相辅相成，所以我将两者合并为组织一个步骤了。
收集
在收集这一步，我们要做的是尽可能低成本、快速的收集各种信息。如果收集的过程非常麻烦，那么我们大概率是不太想用的。
因此，我会使用FlowUs的微信剪藏功能，这样我们在日常生活工作时收集起来才是最方便的。当然为了更方便我们日常的收集，你可以把FlowUs的微信剪藏添加到桌面，这样我们一点击就能跳转至输入页面。具体操作如下：
- 在微信中找到FlowUs的微信剪藏；
- 点击右上角的三个点，然后点击左上角FlowUs的logo；
- 再次点击右上角的三个点，选择“添加到桌面”。
为了让收集系统更好地运行，我精心制作了一个收集流程图。现在为你详细介绍在日常使用中，通过手机和电脑操作时，文章、文字、图片、资料和视频这 5 种不同类型信息的收集方式。
首先是手机端的收集方式：
- 文章：将文章分享到 FlowUs 的微信剪藏，就能自动同步至剪藏页面；
- 文字：在 FlowUs 的微信剪藏中输入即可，就能自动同步至剪藏页面；
- 图片：把图片分享到 FlowUs App ，就能自动同步至剪藏页面；
- 视频和资料：这两类文件的收集会复杂一些，需要在 FlowUs 的 App 中进行上传。
接下来是电脑端收集方式：
- 文章：可以通过浏览器插件「简悦」来剪藏页面，像某乎、某书和网上的文章都能剪藏；
- 文字：在收集页面自行输入，任务信息写在任务列表，知识、想法信息写在信息列表；
- 图片：直接把图片拖进收集页面的暂存文件，等待后续处理；
- 视频：先通过浏览器插件「猫抓」下载，然后放在剪藏列表，如小破站，某书等；
- 资料：存放在信息列表中。
但有个问题是，我们剪藏的信息是到剪藏列表里面的，需要我们后续再进行整理。任务信息归属任务列表，知识信息归属于信息列表，不过这也满足了我们快速收集的目的。
理清与组织
在完成收集工作之后，接下来便是“理清”和“组织”这两个关键步骤，它们都是在组织页面中进行的。
组织页面包含了事务列表、日程表和人际任务。其中，事务列表汇集了我们在收集页面获取的事务信息；日程表能够帮助我们清晰查看自身的日程安排，有效规避任务安排时的时间冲突。
至于人际任务，无需在收集阶段操作，待时机成熟时再统筹安排。比如我今天需要对某位用户进行回访，了解其使用系统的情况。
接下来探讨一下一个任务所涵盖的信息类别。
这里将其主要分为四大类：基础信息、任务资源、更多信息和项目信息。
基础信息中的开始时间、截止时间、延期/完成时间以及归档（代表完成）这些字段，从字面上理解较为直观，在此不过多阐述。
重点关注“状态”这个字段，它包含了进行中、将来可能、等待、跟进中、延期、待复盘、搁置等不同状态。
事务的状态是事务流转的核心要素，通过它来确定事务归属的清单。具体而言，进行中、延期、待复盘这几种状态对应的是「行动」清单，会在行动页面展示，均是需要完成；将来可能状态对应的是「将来可能」清单，会在组织页面的“将来可能”区域展示，后续需再次理清与组织；等待和跟进中这两种状态对应的则是「等待」清单，会在行动页面的等待事项中呈现，虽无需立刻处理，但仍要跟进其完成情况。
此外，项目清单是通过项目和子任务来承载的，不过这并非此次分享的重点，有关目标设定与项目管理的内容会在下个视频中介绍。日程表对应的是行动页面的日程表，而项目的辅助资料和参考资料则通过“信息”这部分来承载。
知识回顾
综上所述，以上便是系统与 GTD 中“理清”和“组织”的对应关系。在实际的组织页面事务安排中，除了填写基础的时间、优先级等字段外，还得考虑任务资源。这其实对应着回顾过程中的知识回顾环节。
这一环节至关重要，许多人在进行知识管理或事务管理时，常将两者的信息分离开来，使用不同的软件来管理，这导致了信息割裂，难以有效运用积累的信息和知识。
当我们回顾后确认没有任何问题或者遗漏的时候，就给这个事务设置对应的状态，事务就能按照设定的状态转移到不同的清单里。举个例子，如果把事务的开始时间设成今天、截止时间定在明天、优先级为空，状态设成进行中，那么这个事务就会出现在行动页面“时间管理四象限”中“紧急不重要”的象限。
行动（时间管理矩阵）
在行动环节会在执行页面通过时间管理矩阵来承载，时间管理矩阵通常指“时间管理四象限法则”，它是由美国管理学家史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》一书提出来的。
该法则把事务按照重要和紧急两个不同的程度划分为四个“象限”：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。
理论上，我们应该尽量避免去做第三和第四象限的事务，因为这类事务虽紧急，却对我们来说不重要，对个人成长与目标实现帮助甚微甚至有副作用。
在实际生活中，却存在诸多状况。比如我们往往面临重要但不紧急的事务占据大量的时间，还常被重要且紧急的事务压得不堪重负，匆忙处理以致漏洞百出。这种糟糕的循环，让我们在工作生活中常选择第四象限的事务来舒缓压抑情绪。
就拿工作来说，我们经常得处理上级突然下派的紧急任务，重要且紧急的项目临近截止日期时，只能加班加点去完成。以至于深夜回家后，已精疲力竭，无精力学习提升，只能靠刷手机来放松。
不得不说，大部分领导皆是 GTD（时间管理）的高手，他们会把大量对自己来说紧急但不重要的事务安排给下属，以便自己能专注处理重要且紧急的事务。
由此可清晰看出，对于大多数普通人而言，常常深陷在“重要且紧急”和“不重要但紧急”这两个象限之中，难以脱身。
其原因在于：第一和第三象限的事务很多时候不受个人控制，而第二和第四象限的事务则在我们的掌控范围之内。所以，我们需要在可控的事情上做好自我管理。
所以我始终认为，娱乐是不可或缺的但是需要适度，倘若沉迷于不必要的娱乐（第四象限），往往会致使个人成长停滞（第二象限），最终可能会追悔莫及，如抱怨“为啥以前没有好好读书”“为啥以前没有怎样怎样”。
我们可以借助时间管理矩阵的四个象限，明确自身哪些事务必须抓紧处理，哪些与个人成长相关，哪些属于无意义的娱乐。然后结合 GTD 理论，使自己保持高效状态，从而迅速搞定重要且紧急、紧急但不重要的事务，为重要但不紧急的事务争取更多时间。
那么回到系统中，我是利用优先级表示任务的重要性，用截止时间表示紧急程度，那么四个象限的的判断条件是：
- 第一象限“重要且紧急”：优先级不为空且截止时间位于本周；
- 第二象限“重要但不紧急”：优先级不为空且截止时间为空或在本月内；
- 第三象限“紧急但不重要”：优先级为空且截止时间位于本周；
- 第四象限“不重要且不紧急”：优先级为空且截止时间为空或在本月内。
回顾
行动之后进行回顾，这是一个关键环节，能使我们的大脑从紧张的工作状态中获得放松，让大脑清晰知道哪些事情已经做完，哪些还需明日处理，从而做到心里有底，让大脑安心休息。
这里的回顾并非一种单调活动，而是依据时间跨度加以区分，包含日回顾、周回顾、月回顾，它们各自具有侧重点：
- 日回顾：每日结束时，花几分钟时间回顾当天的任务完成情况。这不仅是对自我承诺的兑现，也是为第二天设定清晰计划的起点。
- 周回顾：每周固定时间，深入审视一周内的关键成果和项目进展。这是调整计划、优化计划的绝佳时机，确保长期目标与短期行动一致。
- 月回顾：每月一次的目标回顾，关注整体平衡和习惯养成。这是自我反思的时刻，评估个人成长路径，调整生活方式，确保健康与工作的和谐共存。
复盘属于深度反思的方式，它超出了日常回顾的范畴，聚焦于特定事件或项目的整个流程分析。能助力我们从失败中获取教训，从成功中提炼经验，是推动个人成长进步的强大助力。虽然也重要，但非本次重点，后续有机会再做分享。
由于日回顾是我们最常用的，所以我们首先进入的就是日回顾页面。像下面的习惯打卡、信息回顾、知识回顾等，虽然也重要，但非本次重点，后续有机会再做分享。
在实际操作过程中，通常我会在每天晚上迅速回顾当天工作，早上制定崭新的计划，接着实施，晚上再复盘。如此便构建起了一个 PDCA 循环，这种方式有助于更有效地管理时间，显著提升工作效率。
总结
GTD 乍一看似乎颇为复杂，《搞定1》书也比较厚，但实际上真正实践起来，并没有我们想象中那么困难。当遇到问题时，你可以把书籍当作使用手册来读，那个步骤有问题读哪里。
对于 GTD 而言，其方法论并非只能依托于特定的载体，像 FlowUs、滴答清单、锤子便签等工具都可以运用。关键在于拥有一套科学完整的流程，从而指导我们处理那些引起关注的信息。
今天的内容就到这里，我是如卷青年——天翊，一个硬核笔记探索者和知识管理践行者，期待我们下期再见，假如再也见不到你，祝你早安，午安，晚安！
