前言
我第一次接触 GTD 大约在 8 年前，这 8 年里不断在各种工具和 App 选择上反复横跳，也尝试过各种任务分类方式，始终无法找到最合适自己。导致 GTD 的实践断断续续。直到去年自己终于总结出了一套适合自己的 GTD 的实践方法，并在实践了半年后写下本文。
什么是 GTD？
GTD 代表"Getting Things Done"，是一种时间管理和生产力提高方法，由大卫·艾伦（David Allen）在他的书籍《井然有序的人生》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）中提出。GTD 方法旨在帮助人们有效地组织和处理任务、项目和信息，以减轻压力、提高工作效率和实现目标。
GTD 方法的核心理念是将所有的任务和想法从大脑中转移到一个外部的信任系统中，这样就可以避免遗漏和分散注意力。这一方法的步骤包括：
- 捕捉：将所有想法、任务和承诺记录下来，不论大小。可以使用笔记本、手机应用程序或任何其他工具来收集这些信息。
- 清理：对收集到的任务和信息进行处理，分为以下几类：完成、删除、委派、将其变成一个具体的下一步行动，或者将其归档为参考材料。
- 组织：将清理阶段中确定的下一步行动安排到合适的上下文和时间，以便在适当的时候提醒自己。
- 回顾：定期回顾任务列表和项目清单，以确保所有的任务都得到适当的处理和跟进。
- 执行：按照计划执行下一步行动，专注于当前任务，避免分心和拖延。
工具选择
“工欲善其事，必先利其器”，好的工具可以让你事半功倍。我的工具选择之路也是极其漫长：纸笔->doit.im -> any.do -> Wunderlist -> Todoist -> Microsoft ToDo -> Todoist -> 滴答清单 -> Todoist。其中 Todoist、Microsoft ToDo 和滴答清单使用的时间最长。下面我评判 GTD 工具的几个维度：
| 特性 | 对比 |
|---|---|
| 界面美观，交互简洁 | Microsoft ToDo = Todoist > 滴答清单 |
| 跨平台（Mac+iOS+Web） | 三款都是基于 Web 技术，所以都是全平台 |
| 任务多层级管理 | Todoist = 滴答清单 > Microsoft ToDo |
| 软件价格 | Todoist（付费）> 滴答清单（付费） > Microsoft ToDo = Todoist(免费) = 滴答清单（免费） |
| 生态集成 | Todoist > 滴答清单 > Microsoft ToDo |
| 支持优先级和标签 | 都支持 |
通过横评 Todoist 基本上就是我心中完美的 Todoist 工具，唯一的缺点估计就是贵了，一年 278。最终还是选择回归了 Todoist 且付费（不过我最近也在考虑是否直接使用免费版的 Todoist）。
我也简单评价下 Microsoft ToDo 和滴答清单：
- Microsoft ToDo 是微软收购了 Wunderlist 后推出的待办软件，整体还是保留了 Wunderlist 的简洁。尤其是 My Today 功能用于规划你今天的工作，堪称我的最爱，如果和现在的 AI 再结合下估计能非常出彩。
- 滴答清单是非常难得的国产 App 精品，但也有很多国产 App 的毛病 - 功能太多了，交互复杂，UI 样式老旧。在核心功能上都比 Todoist 差点意思，好在订阅便宜一年 100 多。
常规任务组织：领域式 vs 项目式 vs 时间式
任务组织讲道理是因人而异的，不过不外乎是三类：
- 领域式：把任务分为个人、工作、学习、生活等不同领域。
- 项目式：把任务根据项目来划分，比如 XXX 项目，XXX 购物清单等
- 时间式：把任务分为今天，接下来 7 天，本月，今年等不同时间维度，代表人物 Carl Pullein
领域式 vs 项目式 vs 时间式
| 组织方式 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|
| 领域式 | 简单，创建的任务总是可以找到一个分类进行放置 | 人非常容易成为一个任务分类的工具，也不方便我们整体做计划，到底哪些是当前需要关注的，哪些是可以推迟的 |
| 项目式 | 目的明确，完成后清单销毁 | 对于一些执行力不够的同学，可能会有非常多的项目在进行中或者未完成 |
| 时间式 | 计划感会非常强，更方便任务的聚焦和执行 | 需要更多的时间进行任务整理和计划] |
我的任务组织方式
所以有没有办法将常规的三种任务组织方式结合起来呢？实际上是可以的，通过我自己学习和实践总结出来下面的任务组织方式：
- Inbox：无论任务大小都先丢入 Inbox，然后等待任务的组织和扩充。
- One-Off Task：用于管理目标和执行时间明确的一次性的任务，然后执行。比如说从淘宝上买本《Getting Things Done》。
- Projects：对于一些可预见的复杂任务或者随着任务执行的进行可能会不断产生新的任务出来的这类任务。比如房屋装修，拟定计划，签合同，买材料等等，都是没法一次性完全规划好的，会随着任务进行而不断产生新的任务，但是最后也会全部完成。
- Recurring：针对一些周期性任务，比如说归还信用卡
- Someday/Maybe：放置一些当前无法直接开始或者无法继续下去的任务。可以理解为是一个 Backlog，为了方便管理可以添加不同的 Area，例如 Someday/Maybe - Personal 和 Someday/Maybe - Work
- Miscellaneous：这类主要放置一些长期持续更新且分类明确任务清单，比如说书单，想看的电影等。
接下来我结合 GTD 的工作流介绍下我的任务工作流：
仅有这些分类在实际的日常使用时是不够的，所以我会额外引入标签系统：
- 优先级的标签：P1、P2、P3 和 P4
- 任务状态的标签：in_progress、pending 和 delegated
- 任务执行场所：home、office、computer 和 mobile
- 特定任务标签：blog_writing
最后
GTD 的工具和实践方式因人而异，找到自己最好方式后，do it now！
关于作者：核动力蜗牛（微信公众号：yidooxyz，博客：http://www.yidoo.xyz）
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