记账app的痛点

我是一个记账app的重度用户。几年之前,我开始使用MoneyWiz管理我的个人支出。MoneyWiz是一款老牌的记账app,它功能十分丰富,支持所有常用的记账功能。但是渐渐地,我开始意识到,记账应该是简单、快速且无感的。你不应该花费太多时间去定制化你的app,比如研究各种收支分类、确保各个账户上的余额始终正确等等。相反,记账是一种习惯,但是习惯的养成阶段如果成本过高,那很容易就放弃了。照着这个思路,后来我也使用过其他更简洁的记账app,比如钱迹,iCost。但始终感觉没有那么完美。于是,我决定舍弃这些付费订阅,自己动手制作一款风格极简、记账快速直接且涵盖了基本用法的记账workflow。

需求分析

我对记账的基本要求是:

  1. 过程简单快速
  2. 满足常用需求

除此之外的功能都可以舍弃。于是我想到了Notion Database。它可以很轻松地添加条目、统计收支,还可以按时间或分类查看具体的收支内容

那如何实现过程的简单快速呢?我们可以看一下主流记账app的工作流程:

打开app ➡️ 点击新建 ➡️ 选择分类(如果分类不常用还需要寻找分类的位置)➡️ 输入金额与备注 ➡️ 点击确认

其实这个流程在熟练后并不会花费太多时间。但是毕竟需要一系列的点击与输入,日积月累也会消耗很多时间。如果你刚开始上手,那很容易就会萌生退意,从而失去记账这个优秀的习惯。

简化流程

  1. 简化记账操作
    那就在此基础上开始简化:
  • 完全不用点击各种按钮,直接语音输入。在不方便说话的场合,可以直接输入自然语言
  • 除此之外便不再有任何操作,等待完成即可。

一个很自然的想法就是使用ChatGPT来解析输入,并发送给Notion Database。这些过程可以用Apple快捷指令来连接,达到效率最大化。
2. 简化记账分类
记账app的分类非常繁多,很多记账教程上也说,分类要尽可能细致,这样复盘的时候才能对自己的财务状况有准确的了解。但是根据我的经验和网上的一些资料,分类完全不用太细致,只需要粗略地涵盖日常收支的具体类型即可。在统计复盘时,使用分类+备注来进行检索是完全够用的。在此基础上,我将所有收支分为6大类:

日常:小额随机收支。比如吃饭,日常购物,加油,寄快递...
大件:低频开支。比如买家具,电子产品,健身卡...
固定:周期性必须开支。比如水电费,物业费,房租...
娱乐:娱乐开支。比如看电影,听音乐会...
社交:人情往来开支。比如送礼,社交活动...
其他:都不符合上述描述的收支。比如工资收入等。
3. 简化检索流程
记账app都支持丰富的检索/可视化选项。但是绝大部分使用频率都很低。那些好看的图表其实并不是必需品。所以我完全使用Notion databse里的搜索和分类功能,将收支按天、月和收支类别分类。并且利用事件名和备注来完成检索。 这样完全能满足日常的检索和复盘需求。

具体实现

  1. 我的环境:IOS/IpadOS17, ChatGPT app (有Plus订阅),Notion网页版或app。
  2. 首先,打开ChatGPT app,点击左上角菜单➡️下方账户名➡️Custom instructions➡️How would you like ChatGPT to respond?➡️输入下面的Prompt:
    如果接收到的输入为账单事件,自动转化为智能记账机器人,以下为触发的输入示例与具体要求。输入示例:{1}{2}{3}{4},其中{1}为事件,{2}为与花费或收入相关的动词,是可选项,举例:“退款”是代表收入的动词,以此类推。{3}为金额,{4}为备注,是可选项。具体要求:如果接收到指定格式输入转化为智能记账机器人后,你需要从我提供的自然语言输入中四个要素:事件、事件分类、金额和备注,并按照指定格式输出。事件:提取输入中的主要活动。事件分类:根据输入内容,从以下分类中选择一个最合适的:大件、娱乐、社交、固定、日常和其他。其中,“日常”指小额随机开销(吃饭,日常购物等),“固定”指周期性必须开支(水电,物业费,房租等),“大件”指非经常性大额消费(买家具,买电器等),“娱乐”指娱乐开支(看电影,听音乐会等),社交指人情往来开支(送礼,社交活动等)。如果都不符合上述分类,则归为"其他"。金额:提取数额并以阿拉伯数字表示,忽略货币单位,如果不是整数则保留两位小数。如果输入中动词是花费类则输出负数,如果动词是收入类则输出正数。备注:如果输入中包含“备注”字样,提取其后的内容;如果没有,则只输出一个逗号做结尾。输出格式应为:事件,事件分类,花费,备注。请不要使用引号或换行。我会把你的输出全部放进账本,所以不要输出与上面4个内容无关的任何字符。示例,输入“送礼用了1000” 应输出为:“送礼,社交,-1000,”
  3. 打开Notion,复制我制作的财务管理模板
  4. 获取这个database,请参考Notion官方文档
  5. 使用我制作的快捷指令,用Safari浏览器打开链接。
  6. 将如图所示“文本”中的"database_id"替换为你的database ID。
替换database id

  7. 大功告成,开始使用。使用语音或文字输入,并核对分类是否正确,然后上传Notion database。

备注

  1. 不一定需要GPT-4,但是如果使用GPT-3的话,你需要好好调试Prompt,然后总体流程按照上面的介绍即可。
  2. 国内访问ChatGPT需要魔法上网。请根据自己的网络环境,在快捷指令中添加魔法。