在 Windows 上「复刻」出 Things3：飞书多维表格

Matrix 首页推荐

Matrix 是少数派的写作社区，我们主张分享真实的产品体验，有实用价值的经验与思考。我们会不定期挑选 Matrix 最优质的文章，展示来自用户的最真实的体验和观点。

文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

写在前面

尝试过许多 GTD 软件，Things 3 能在百花丛中获得我的独宠，在使用体验和界面观感上有着绝对的优势。它在以下几点设计上深得我心：

使用项目做待办事项的归集，避免 To-do 散乱无章；
还没有想好放在哪里的 To-do，可以暂存在 Inbox 里；
已完成的待办事项可以在所属项目下存档，方便回顾；
具备「今日视图」和「未来视图」，在一定时间范围内做到心中有数；
灵活的待办态度，今天没有完成的任务不会显示标红过期，而是自动转入第二天的日程，直至完成；
赏心悦目的UI设计，采用拖动方式轻松管理待办事项。

在本科和研究生阶段，Things 3 都帮助我分解了大大小小的生活、学习、就业项目，通过 GTD¹管理着秩序。进入工作岗位后，我当然也希望复用 Things 3 来进行工作任务的管理，却非常无奈地发现 Things 3 并无适配 Windows 系统的官方版本，而公司采购的工作机无一例外都是 Windows 系统。

我做过一些听起来有些本末倒置的尝试，比如购买虫洞，通过在电脑上操作手机来实现在工作机用上 Things 3；比如搜寻各类能够满足我的诉求的 Windows 端 GTD 应用，诸如微软的网页版 To-do、飞书自带的任务工作台等，却始终不得劲儿。

因为一直在用飞书的多维表格管理项目，有一天我想：是不是可以稍微改造一下飞书的多维表格，使其也能为 GTD 所用？虽然多维表格的模版库中已经有团队和个人的待办事项管理模版，但是团队版本不适用于那些非全范围使用飞书的组织，个人版本做得比较简单，无法满足我的项目导向诉求。

在与工作实践的磨合中，目前已经探索出一个比较完善的模版可供分享——Things 3 我也依旧在 iOS 生态中使用，将生活相关的项目放在 Things 3，将工作相关的项目放在飞书多维表格，刻意的「物理隔离」其实也是为了更好地划清工作与生活的界限。在这种安排之下，all in one 的同步对我来说就没有必要了。

示例模版与具体用法

接下来会根据已成型的多维表格来介绍具体用法，并在文末获取模版链接。目前的多维表格主要由三张数据表构成，构建基础数据并建立表与表之间关联。

组织架构数据表

面对初始的模版，首先在组织架构数据表中，置入工作往来较频繁的公司、部门或项目组。在此数据表中，可以以部门为单位持续增加需要的字段，比如部门属性、合作意向、部门职能等。

合作伙伴数据表

然后在合作伙伴数据表中，置入工作往来较频繁的人员，包括但不限于同事、领导、供应商、客户等等；在选择部门或项目组时，通过选择组织架构中的记录来实现双向关联，并自动带出所在公司；可协作场景可自定义，随时添加多个标签。

双向关联意味着此时组织架构数据表中，也会自动带出该部门内的合作伙伴。

任务列表数据表

任务列表中共包含7个视图，但是视图中的数据都是同步变化的，这意味着你可以在任何一个视图添加、编辑、修改、完成待办事项，其他视图也会同步更新。

待办

在待办视图中，我们可以在原有的项目组中增加待办事项，并可以对较大的任务进行分解，但是分解的层数有限，最多分解两次。对于每一个子任务，都可以为其添加执行日期、约定时间、协同方。

「协作日期」默认设置为日期格式，此处仅精确到日期，因为有很多小任务没有具体的时间，又或者是约定了时间段而不是时间点；如有明确约定的时间点或时间段，可在「约定时间」处标注为以下格式，如 AM 9:00-11:00，或使用 AM 来代表上午，此设置是为了在「今日视图」里能够将上午下午所需办事项作一下排序，此处也可以不填写。

此处以外部培训项目组为例，演示待办事项的添加与子任务的分解——

当有一些临时任务或暂时未想好该分到哪个项目组中去的事项，可直接放于此处，相当于 Things 3 中的 Inbox。

如果出现了新的项目，可以点击「新建分组」进行新建，并且拖拽事项到该项目中。

另外，由于该视图希望专注于未完成的事项，已完成的事项将会在该视图中被过滤；全部任务将会在最后的「全览」视图中进行回顾复盘。

待办（日历视图）

日历视图主要用于直观查看待办事项的时间分布，比较常用的使用场景是通过简单拖拽来调整任务时间，其次就是对未来的任务量一目了然，当有其他任务想要加塞时，你可以使用该视图来进行优先级的判断，从而拒绝加塞任务或将加塞任务放到不那么忙的一天中。

Today（项目视角）&（协同视角）

在 Today 视图中，仅会展示「执行日期」为今天的事项，当一个新的工作日开始，你可以专注于这一视图进行待办事项的完成。项目视角使用「项目组」作为分组依据，可以清楚看到今天所完成的任务主要作用于哪几个项目。此处待办会根据「约定时间」进行排序，从早到晚进行排列。

当完成待办事项，你可以直接点击复选框，也可以点击卡片，进入详情页面对任务的细节进行补充，比如填写具体反馈、上传相关附件。此处的细节补充和注意事项，可以使得一个需要复用的项目完成后，在「全览」视图中能生成一个简易版的 SOP 留存或交接给其他同事。

协同视角则采用「协同方」作为分组依据，这意味着你找一位合作伙伴进行工作协同或汇报时，即使有多个跨项目的任务与他相关，你也能了然于心，并集中时间找他处理。未分类的待办事项，则是可独立完成的事项。

Tomorrow 与自动化设置

「明日视图」与「今日视图」唯一的配置区别就是执行日期为「明天」，可以在临下班前点击该视图浏览第二天的工作分布，根据实际情况进行微调或增补。

另外，仿照 Things 3 的待办未完成设计逻辑，今天未完成的任务，会自动在当天 24:00 后转为第二天的任务，减少了手动调整的繁琐，也能自动顺延并跟进未完成的事项。自动化配置如下图所示：

如果想将 24:00 改为下班时间，点击右上角的「自动化」，修改「顺延任务」流程的内置时间即可。

全览&全览（日历视图）

顾名思义，全览视图旨在让一切已完成和未完成的事项都以项目作为组进行聚合，便于从整体角度进行复盘与创建新的待办。在工作中常常会出现一种疲乏感，就是做了非常多散点而忙碌的事情，最后写总结汇报的时候却仿佛失忆了一般一件都想不起来，但如果每做一件事情就整体复盘一次，又会因为过于冗杂的过程而丧失耐心。全览视图则能实现「做完了=记录了=多维度可回顾了」。

依旧以外部培训为例，当完成 C 机构的培训后，过往的待办事项就会成为流程本身，为下一次 D 机构的培训作参考和复用；回顾 C 机构的培训过程，也能通过执行日期、协同方、具体反馈、相关附件的信息，对时间周期、要找谁帮忙、什么值得注意、什么表格要填，做到系统性存档。

通过左侧的三角标可以自如缩放各个子项，折叠子项后，又可以从「参与过什么培训」来回顾自己在「外部培训」这一大项目中的历史记录。