面对工作生活中大大小小的事情，如何做到忙而不乱，同时又内心平静？
如何做到不忘记下周要交的作业、回复邮箱和微信里的一堆消息、妈妈的生日、取快递等各类大大小小的事情，同时又不被困扰，可以心如止水的专注当下？
很多书籍和文章会告诉你，要着眼大局，理清目标和价值观，分轻重缓急等等。这都没错，道理我们都懂，但没什么用。因为这只是「道」而不是「术」。它没告诉你究竟该怎么处理堆积如山的事情，从哪里开始，如何分出轻重缓急。只有「道」，没有「术」，就是纸上谈兵。这就是为什么知道了很多道理，依然过不好这一生。
「术」是具体的方法、步骤、工具。当然，每个人面对的事情不同，也不可能有一套方法论告诉你该如何处理每一件具体的事情。但在大道理和做每件具体的事之间，有一套组织和管理个人事务的方法和工具，能够帮助我们实现忙而不乱、内心平静的目标。一切事情，工作的、生活的，小到组织一次会议，大到登陆火星项目，都可以纳入其中。然后，你获得了那种「一切尽在掌握」的感觉。
这套方法名叫GTD，工具就是OmniFocus，接下来我会分别介绍两者，然后根据我的实践经验，介绍如何将两者结合。
GTD，即Getting Things Done的首字母缩写。是戴维·艾伦（David Allen）所写的同名书中所构建的个人生产力系统的方法论。这本书的中译本名为《搞定》。
在这本书之后，作者又续写了两本，《搞定 II》和《搞定 III》。一般人要掌握GTD方法，只需要读第一本的前10章就够了。
GTD并没有限定用什么工具来实现，纸质笔记本、或者各类软件都可以。我用的OmniFocus是一款专业级个人事务管理软件，也是本文的主角。它有macOS/iOS/iPadOS/Web版本。建议平时的管理在Mac上进行，适合精细化操作，而iOS版只用来随时收集和查看。
如果同时使用电脑端和手机端，注意开启OmniFocus的同步功能，在多个端之间自动同步数据：
我在实践GTD的过程中走过弯路，一开始并没有读原著，只是看了网上的一些文章，对GTD有了一些粗浅的理解，然后就上手OmniFocus软件。按照自己对GTD的一知半解摸索着用，虽然形成了一些方法，也确实提高了工作效率，但总觉得没有达到GTD所推崇的「大脑清空」的效果。
后来我读了GTD原著，比网上的那些文章清楚很多，深感读得太晚了。OmniFocus虽然号称是按照GTD方法构建的软件，确实该有的功能都有了，但是它的默认状态并不完全符合GTD流程，是需要调教和设置的。读完后我用原著介绍的方法重新设置了OmniFocus，摸索出了一套自己的工作流，效果非常好。本文就是介绍我按照对原著的理解，在OmniFocus软件上实现的GTD工作流。
所以，建议有兴趣实践GTD的各位，请先花一些时间至少读完原著前10章，再开始建立自己的GTD体系。包括我的这篇文章，也是给看过原著并且想用OmniFocus的人参考的。
在书中作者提出了GTD的工作流的五个步骤（或称五个阶段）：
- 收集
- 理清
- 组织整理
- 回顾
- 执行
以下介绍这些步骤以及GTD的一些概念，并逐个与OmniFocus的实际操作和概念相结合。
第一步 收集
收集一切需要你注意的事物，无论大小、轻重缓急，都把它们放到一个「存储器」中，而不要留在大脑中。有时候我们的大脑中会萦绕着一些事情，似乎需要引起注意，而你又觉得暂时不着急。这类事情，会给大脑造成负担，你总是不自觉的想起它，即便是一件无足轻重的小事，它依然试图引起你的注意，干扰正在进行的思考。而你只要把它写下来，存储在某个地方，你的大脑就会卸下这些负担，「我已经记下来不用担心忘记啦」，大脑就放下包袱，兴高采烈的专注于当前该干的事了。这是认知科学、心理学证实过的结论。把所有需要关注的事情写下来收集起来，把大脑清空，这是达到最终忙而不乱、心如止水效果的第一步。
这个存储器是什么？在GTD原著中，是一个放着各类文件、便笺的工作篮。在OmniFocus中，就是收件箱。
收件箱是OmniFocus默认提供的几个透视之一，它就是用来收集的。而所谓「透视」，是OmniFocus特有的概念。是数据的各种不同的呈现方式，用于不同的场景。
收集的时候不用纠结准确性，不需要整理归类（这是下一步的事情），只是简单的在收件箱中添加一条条内容即可。跟某人交谈时产生的一个想法、微信聊天的一句话、邮件的标题、某个网页的一段文字、一张照片、一个文件，只要能让你想起这是个什么事，都添加到收件箱。很显然，用手机收集是最合适的，为此我用iOS的「快捷指令」App做了一个收集的指令，把此指令添加到手机桌面。从任何地方复制一段文字，再点击桌面的图标，即可一键收集到OmniFocus的收件箱。
有人会说，我有堆积如山的微信消息和邮件，难道都要收集到OmniFocus收件箱吗？
有一种做法是把邮件的收件箱也作为第二个收集的存储器，后续的步骤中把清空邮件收件箱也作为目标，这是可行的。但是微信消息就没办法也这么做，任由消息堆积肯定不行，到最后就无从清理了。可以把某条微信消息设置提醒，但是又没有一个地方集中查看；把消息收藏，或者转发给文件传输助手，也就是把微信收藏夹或文件传输助手作为收集的存储器，也是一种做法。但是既然都花了几秒钟点击收藏或转发了，何不用这几秒钟，把消息发送到OmniFocus收件箱呢？
另外，收集工具的数量越少越好，如果你有OmniFocus收件箱、邮件收件箱、微信文件传输助手三个地方需要查看，下一步的收集工作就会花更多时间。所以我只坚持只用OmniFocus收件箱一种存储器，我的处理方式是这样的：收到微信消息或邮件时，简单扫一眼，如果跟自己半毛钱关系都没有，就直接忽略；如果与自己有关，有时间就立即回复，如果没时间立即处理，无论是需要仔细阅读、回复、还是需要后续行动，或者无法立即判断的，都收集到OmniFocus收件箱，等待后续处理。这样似乎很麻烦，但我觉得是值得的，因为它帮助你卸掉了大脑中「好像还有一个消息没回复」的负担。一旦养成这个习惯，在收集上多花不了很多时间，带来的是「我已经收集了所以肯定不会忘」的确定感。
第二步 理清
对收集到的每一项内容逐个审视，进行分门别类，就是理清。注意只是分门别类，并不一定要真的去完成这些工作。此时思考的关键问题是，对这项内容，我需要采取什么行动？下图是GTD原著中理清阶段的流程图。
我根据以上流程图，OmniFocus的特点以及自己的实践，把分类结果归纳为7种，在上图中用数字标注。
❶ 垃圾箱
收集的时候觉得也许有用，现在经思考，确定是没用且与我无关的东西，也不需要保留，直接从OmniFocus收件箱删除即可。
❷ 将来/也许
目前还不需要采取行动，将来也许有行动，例如一本想看的书、想试用一款新的软件、想学习一项新的技能、想去某地旅游一次，这些都不需要立即采取行动，但是终有一天，你会付诸实施（或者放弃）。这些内容需要被保留，但又要放在一个不碍事儿的地方，不需要每天看到它们。这就是「将来/也许」清单。
在GTD原著中，它是一个物理的文件夹或文件篮。在OmniFocus中，我建立了一个名为「将来/也许」的项目。所以，对于想放在「将来/也许」清单中的内容，在OmniFocus中的操作就是把它移动到「将来/也许」项目中。
写到这里，需要解释一下OmniFocus的几个概念：项目，动作，文件夹。
OmniFocus和GTD的项目（Project）概念基本一致，即：项目是一个需要多个步骤才能完成的任务。项目可大可小，大到开发一个新产品，小到组织一次团建，都是一个项目。这里的关键是：项目一定是多步骤的。项目的命名一般使用名词。在OmniFocus中，一切内容都属于某个项目，甚至连收件箱也可以算作一个项目。
项目中的每个步骤，也就是OmniFocus项目下的每个条目，称为动作（Action）。在一个比较复杂的项目中，有时会出现某个步骤需要再细分的情况，OmniFocus提供了这种可能性，它允许在一个动作下面添加子动作，并且可以无限嵌套。最终，每个动作（不再细分的）一定是不需要过多思考的、可执行的。动作的命名我一般使用动宾结构，例如「签发许可证」、「填写考评表」等。
OmniFocus的文件夹就是用来把同一类项目组织在一起。每个人可以根据自己的情况建立文件夹，如果项目较少也可以不用文件夹。我建立了两个文件夹：工作、个人，分别存放工作相关的和个人家庭相关的项目。
回到「将来/也许」项目，我实际上是在工作和个人文件夹中建立了两个名称一样的项目。我还建立了一个同名的透视：
上图中过滤规则第二条，包含的两个项目就是分别在两个文件夹中的「将来/也许」项目。这样，在这个透视中，就只能看到这两个项目的内容，不会看到别的项目。
这里再解释一下OmniFocus透视和项目的关系。OmniFocus默认提供的6个透视中，「项目」透视最特殊，它实际上是个全集，包含了所有的项目，我把它理解为后台数据库，当你需要翻箱倒柜找东西的时候，就来到「项目」透视，因为它的内容是最全的，但是它不适合用来进行日常操作。而其它的透视，都是在特定情景下只展示部分数据，类似在后台数据库之上建立的应用程序界面，它把你目前不需要关心的东西过滤掉，只呈现出你当前需要的内容。
我在读GTD原著之前，一直是「项目」透视中进行日常工作的，现在看其实这是很愚蠢的。因为这就相当于在没有程序界面的情况下，直接操作数据库做业务。
我们日常更多使用的应该是OmniFocus提供的各种透视，包括自定义透视。除了上面的「将来/也许」透视，本文会接下来还会创建好几个自定义透视。
❸ 参考资料
参考资料是不需要采取什么行动的内容，但又具有某种潜在价值，不能扔掉。例如一份抄送给我的会议记录、一份电器说明书等。这类东西可以放到你习惯的地方，比如电脑的硬盘中、或者各类云盘中。然后把收件箱中的这一项勾选完成即可。
❹ 立即执行
需要采取的行动是明确的，并且能够在两分钟内完成，那么你就应该立即完成它。例如回复一封简单的邮件、审批一个流程、更换家里一个坏掉的灯泡等、网上下单买日用品等。因为你已经在做理清工作了，说明你是有时间的，那么对于在两分钟内能完成的工作，与其建立建立一个项目等待日后完成，不如直接完成它，然后在收件箱勾选完成。
❺ 等待别人完成
这件事由别人完成，但是你的某项工作要等待他完成后才能继续，或者你关心这件事的进展和结果。这类事情在多人协同工作中大量存在。无论是你委派给对方的，例如领导安排下属的工作，还是需要对方配合的，例如请领导审批流程，都需要纳入OmniFocus，以便记得跟踪进展，并及时提醒对方。这类动作的命名采用「主谓宾」结构，例如「张三搭建测试环境」。
上面说过，OmniFocus中任何东西都要属于一个项目，所以等待别人完成的事情也要从收件箱移出，加入一个项目中。属于什么项目呢？答案是除了收件箱、将来/也许这类特殊项目以外的任何项目，具体是什么项目，要根据内容决定，根据你对工作生活的理解来决定。你可能把它添加到一个已经存在的项目，也可能为其创建一个新项目。
在一个项目的多个动作中，可以既有需要自己完成的动作，也有等待别人完成的动作。那如何区分呢？我的方法是利用OmniFocus的标签功能，为等待别人完成的动作添加两个标签，第一个标签就叫「等待别人完成」，第二个标签以那个人的姓名来命名。有了这两个标签，就可以自定义「等待」透视了。在这个透视中，只会看到等待别人完成的项目和动作。并且可以单独查看具体某个人的动作，也就是所有他欠你的账都在这里一目了然了。
等待别人完成的动作，最好设置一个截止日期，这样在过期时OmniFocus会提醒，在默认提供的「预测」透视中也就能看到即将过期和已经过期的项目和动作。
所以，我对收件箱中等待别人完成的事情的处理就是：
- 设置「等待别人完成」标签。
- 设置那个人名字的标签。
- 设置截止日期。
- 从收件箱移动到一个合适的项目，或者为其创建一个新项目，再移进去。
❻ 日程表
一件事情的发生日期如果是确定的，例如参加一次会议、去机场接人、看某日的球赛等，那就应该把它放进日程表，这里的日程表指的是操作系统自带的日历App，或者Outlook等各类日历软件，也就是说，它不应该留在OmniFocus中，添加到日历的相应日期，然后从收件箱删除即可。
有些事情有一个截止日期，但哪天开始则无所谓，比如周一早上交一份报告，它就不应该放进日程表。
还有些事情，它在某一天之前都不可能发生，在那一天之后则哪天都可以，例如你办理证件后被告知周三之后来取，就是在周三那天开始这件事情才有可能发生，可能周三也可能周四，甚至下周也可以，它没有明确的截止时间。这类事情也不应该放进日程表，正确的做法是为其设置一个「推迟日期」。意思是在这一天之前，它都不会出现在下一步行动清单中。反正也不能做什么，就别出来烦我。
我刚上手OmniFocus的时候，对「推迟日期」不太理解，可能它的名字有点误导。后来我发现其实它是个很有用的功能， 可以把暂时还不需要关心的项目或动作隐藏，让他们在某一天之后再出现。例如我每个月13日需要还信用卡，我就把还信用卡这个动作的推迟日期设置为每月10日，在此之前它不会出现在下一步行动中干扰我，到临近还款日时再出现。
GTD倾向于避免滥用日程表，即只把真正在那一天发生——不早也不晚的事情放进去，那些模棱两可的，就像上面举的两个例子，都应该留在OmniFocus中。
以前有一种做法，把所有事情都放进日程表，即每日工作清单，GTD极力反对这种做法：
不需要“每日工作清单”
由于会不断出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之做出相应的调整，因此，人们不可能100%提前确定每日工作清单。如果你在日程表相应的日期处记录一串长长的任务，一旦无法执行，又不得不将它们的内容逐项重新抄录到另一个日期处，这未免有些令人泄气，同时也浪费了宝贵的时间。
如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将对其他工作起到弱化作用，并造成一定的负面作用。
你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？答案是“下一步行动”清单。它和日程表一起，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。
OmniFocus默认提供了一个透视「预测」，它会访问日历App的数据，把日程表的内容和OmniFocus中每天截止的内容合并在一起展示。从这里，我们就能得知每天必须要做否则就会错过的事情有哪些。
❼ 下一步行动
当处理完上面6种，还剩下的，就是需要你自己动手做的事情，即GTD的核心理念「下一步行动」。
下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。
在过去的几年里，我注意到，每当个人或团队把“下一步行动是什么”列为一个最基本的问题并坚持提出来时，他们自身的能力以及工作效率就会发生显著的变化。这个方法看似简单，但是它却难以得到全面的贯彻。
并不需要在OmniFocus中建立一个名为「下一步行动」的项目，而是应该像上面等待别人完成的事情一样，根据事情本身的内容和性质，决定把它加入一个已有的项目还是为它创建一个新项目。最终这些事情会分散在OmniFocus的各个项目中，也许和等待别人完成的动作在同一个项目中。
既然它们被分散到了多个项目，那我们该如何查看下一步行动呢？很自然的，要建立一个名为「下一步行动」的自定义透视。这个透视排除了等待别人完成的，排除了「将来/也许」的项目，排除了所有不必要的干扰，只向你显示你可以立即采取行动的项目和动作。
过滤规则有6条，我逐条详细解释一下：
第1条：“All of the following are true”，意思是以下的第2条和第3条同时成立。注意规则的缩进关系。
第2条：「可用性：可用」，可用性有首先可用、可用、剩余、已完成、已丢弃几种可选值，这里把可用性设置为「可用」，是为了排除以下项目和动作：
- 排除按顺序逐个执行动作的项目中，还没轮到的那些动作，例如一个项目有3个顺序动作（即步骤），现在执行到了第2步，则第3步暂时不应出现在下一步行动中，需要被排除。项目是否按顺序执行，取决于其类型，我会在本文下一节介绍。
- 排除推迟的项目和动作，例如上面举的还信用卡的例子，如果今天是5号，还没到我设置的推迟日期（10号），就把还信用卡动作排除。
- 排除暂停的项目。
- 排除已完成的项目和动作，已完成的当然不需要再操心啦。
- 排除已删除的项目和动作。
第3条：“None of the following are true”，意思是以下的第4-6条都不成立，也是要排除一些东西，具体要排除什么，由第4-6条定义。
第4条：「包含在项目或文件夹中：2个项目」，「2个项目」是个按钮，点击后会弹出所有的项目供选择，这里我选择的就是上文提到的两个「将来/也许」项目。所以第4条的意思就是排除「将来/也许」的所有内容。它们不需要出现在下一步行动中。如果想查看，可以到上面专门定义的「将来/也许」透视中查看。
第5条：「标签为以下任何内容：等待别人完成」，这里的等待别人完成就是上面我定义的标签，意思是排除等待别人完成的项目和动作。原因也很明显，它们由别人完成，我只能等待，出现在我的下一步行动中只会造成干扰，所以要被排除。如果想查看或催促，可以到上面专门定义的「等待」透视中查看。
第6条：「在收件箱内」，意思是排除收件箱的所有内容。收件箱中是等待被理清的内容，尚未明确是垃圾、将来/也许、还是等待别人完成，所以它们不应该出现在下一步行动中，应该被排除。
按此定义「下一步行动」透视后，这里只会显示目前我马上就可以动手执行的动作，没有多余的干扰。所以，这里也是日常大多数时间使用OmniFocus的地方。
以上就是GTD理清阶段产生的7种结果。可能有人会问，在GTD流程图中，还有两个结果项目和项目计划需要考虑吗？我的观点是，在以上第5种结果「等待别人完成」和第7种结果「下一步行动」，已经蕴涵了对项目的处理。如上面所说，处理这两种情况时，你都需要决定是为收件箱中的动作新建一个项目，还是把它加入到已有的某个项目中。在经过处理后，你自然会有一堆各种项目。所以，不需要再单独考虑项目了。
第三步 组织整理
GTD原著中对组织整理的定义是：
在工作流程图的外围，是8个独立的处理方向，涵盖了处理“材料”后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起，就构成了一个完整的系统。这个系统可以组织整理你的当前工作，也可以随时接纳新内容。组织整理就是指事情所处的位置与其意义相匹配。这8类事务都可以（而且也应该）分别放入几个客观存在的容器中。本书中我们将这种容器统称为“清单”，意思是可供人们经常查阅的一组提示信息。
我的视角稍有不同。
引文说的「8个独立的处理方向」指的是流程图中垃圾、将来/也许、参考资料、等待别人完成、日程表、下一步行动、项目、项目计划。而我在上一节中描述了理清的7种处理结果，两者的不同之处在于「8个方向」包含了项目和项目计划，而没有包含立即执行；「7种结果」则包含了立即执行，而没有包含项目和项目计划。
毋庸置疑，「立即执行」肯定是一种处理结果，GTD原著应该是认为它们已经在理清阶段处理完成了，因此在组织整理阶段不需要再考虑，这是对的。而对项目和项目计划，我已经说过，它们已经在理清阶段自然的产生了，蕴含于第5种结果「等待别人完成」和第7种结果「下一步行动」中。
基于以上我的视角，以及OmniFocus的实操，我认为原著中所说的组织整理阶段的大部分工作实际已经在理清阶段完成，在组织整理阶段实际上需要做的是对项目结构的调整优化。
此时你肯定已经有了一堆项目，它们是在理清阶段产生的。在执行过程中，你会发现它们最初的组织方式未必合理，需要不断调整。由于OmniFocus的项目结构是可以无限嵌套的，即项目内的动作还可以包含子动作，子动作也可以继续包含自己的子动作，所以项目可能会呈现一种很复杂的结构。这个结构需要反映现实，用产品经理的术语来讲，项目结构要反映业务。这里的业务，就是我们实际要做的事情，工作的、生活的、学习的等等。现实一直在变动，项目结构也应该随之变动。即使现实暂时没有变动，你对现实的理解也会有变化，也需要调整项目结构。这就是组织整理需要做的事情。
在介绍我自己组织整理的实际经验之前，需要先解释一下OmniFocus项目的类型。
OmniFocus项目有三种类型：平行、顺序、单个动作。
平行的意思是项目中的动作可以同时进行，齐头并进。先做哪个、后做哪个都不影响最终结果。
顺序的意思是项目中的动作按先后顺序进行，这个顺序就是OmniFocus界面上动作显示的上下顺序。在透视的可用性设置为「可用」时，只会显示第一个动作，第一个动作完成后才会显示第二个，第二个完成后才会显示第三个。在透视可用性设置为「剩余」时，则会忽略顺序，所有动作都显示出来。
单个动作的意思是项目中的动作互相之间没什么关系，它们只是同属于一类东西而已。例如购物清单，它们只是因为都是需要购买的物品在一个项目中而已。待阅读文章清单也是这种类型。所以，「单个动作」类型的项目只是一个容器，你可以往里面放同类型的任何东西。
我在前几节说过，OmniFocus中任何动作都属于一个项目，而项目是多步骤的，那么有些单步骤的事情（例如还信用卡、阅读一份文档、与某人沟通等）该怎么处理呢？
「单个动作」类型的项目就是用于这个场景的，我在工作和个人两个文件夹分别建立了两个项目，类型为「单个动作」，这类项目包含的动作之间互不相关，是各种单步骤动作的容器。项目的名称可以叫「杂事」，或「琐事」之类。
GTD原著中有一种清单叫「备忘录」：
对于管理那些需要在日后执行的行动，还有一种堪称一流的方法，那就是“备忘录”系统。对于那些你日后会感兴趣的事情，你可以将它的原始版本以实体形式的提示信息保存在其中。它可被看作是你自己的邮递系统，你可以建立属于自己的邮局，通过它给未来的自己发封邮件，通知未来的自己到时候去完成某件事情。从本质上讲，“备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统，它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定的日期展示在你面前，就好像这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。
在OmniFocus中，不需要建立专门的备忘录清单，只需要设置项目或动作的推迟日期即可。在推迟日期到来之前，它不会出现在下一步行动透视中，推迟日期到来之后，它会自动出现在下一步行动中，完全实现了GTD的备忘录功能。
GTD原著还有一个概念「情境」，例如在电脑旁、在电话旁、在办公室、在家里，在不同的场合，因为可用工具的不同（电话、电脑等），能做的事情也不同。在OmniFocus的早期版本中，为了忠实的实现GTD，也提供了情境功能（Context），而在现在的版本中，已经改为了标签（Tag），我认为这个修改是正确的，情境实际上就是标签，而且标签更灵活。更进一步的，OmniFocus甚至还提供了基于手机定位的标签以及一个叫「附近」的透视，例如当你回到家时，你可以在「附近」中看到那些可以在家里做的事情。
在GTD原著写作的年代，电话和电脑是分开的，家和办公室能做的事情也相当不同，今天这种界限已经大大模糊了。我认为大多数人不需要区分情境，我们也很难为每个项目和动作设置情境或标签。手机定位标签虽然很酷，但我目前还没有找到合适的使用场景。
当然，标签本身是很有用的功能，我就用它实现了「等待别人完成」透视。由于它极其灵活，可能很多用户也会用标签实现更多的需求。
第四步 执行
GTD原著中第四步是回顾，第五步是执行，我把两者对调了一下，因为我觉得从逻辑上似乎先讨论执行，最后再回顾比较合适。实际上在日常实践中，这五个阶段都是交织在一起的。
经过了前面的收集、理清、组织整理，在执行阶段就很简单了：打开「下一步行动」透视，选择一个动作，去实际执行它。当然，执行动作本身是在OmniFocus以外完成的。执行完成后，在OmniFocus勾选完成。
就这么简单。
可能有人会问，这么多项目和动作，选哪一个执行呢，需要设定优先级吗？简单的答案是「靠直觉」，因为经过了前面的那么多工作，在今天、在当下，你的「下一步行动」已经过滤掉了很多你不需要关心的东西，剩下的应该不会有太多，都是实打实能够马上动手做的事情。你扫一眼，自然能知道该先做哪个。
OmniFocus也提供了设定优先级的手段，称为「标注」。操作很简单，在项目或动作这一行的右上角有一个可点击的橙色小三角，点击后此项目或动作就被标注了，再点击一下取消。默认还提供了一个透视「标注」，在其中可看到所有标注的项目和动作。
这是一个简单的优先级系统，只有两个优先级，标注和不标注。我认为对大多数人来说足够了。如果你真的需要那种从1到10的优先级，可以用标签来实现。
其实OmniFocus的标注并不一定用来表示优先级，它也可以用来表示任何其它二元的含义。例如我在下一步行动中选择了一个动作执行，执行到一半被打断了，可能失去开个会、或者接个电话之类，忙了一阵后回来，发现忘了自己正在执行哪个动作。所以我就会在开始执行时标注这个动作，用标注来提示「正在执行」的含义。
GTD原著中讲到了一些选择行动的方法。
确定某一时刻具体行动的四标准法：
- 情境
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性
评估每日工作的三分类法：
- 执行事先安排好的工作。
- 处理突发事件。
- 安排自己的工作。
总体检视工作的六层次法：
- 5楼视野：人生。
- 4楼视野：长期展望。
- 3楼视野：1~2年的目标。
- 2楼视野：关注和责任范围。
- 1楼视野：当前的工作。
- 地面：目前的行动。
这些方法都非常有用，但跟OmniFocus关系不大，我就不重复了，GTD原著中讲得很好，在《GTD II》《GTD III》两部书中，这方面的内容很详细，可做延伸阅读。
第五步 回顾
以上所有步骤都可能出错，项目设置不当、指派人员错误、把本该尽快完成的动作放进了「将来/也许」等等。回顾就是给你一个挽救错误的机会。其次，它促使你重新审视一个项目，因为经过一段时间，你可能有不同的视角和想法，也许需要对项目进行调整。
GTD原著对回顾是这样描述的：
你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。
OmniFocus默认提供了一个「检查」透视，就是用来做回顾的。检查是以项目为单位的，项目的默认检查间隔是1周，当有项目到了该回顾的时候，「检查」透视会提醒。此时打开「检查」透视，就会看到该回顾的项目。你需要做的，就是重新审视、思考，进行任何必要的调整，为项目增加动作、调整结构、勾选已经完成的动作、合并甚至废弃整个项目，或者项目一切正常没什么需要调整的
检查完成后点击按钮「标记为已检查」，这个项目就会从透视中消失，直到下次检查时间来临。
有些项目不需要每周回顾一次那么频繁，可在检查时调整其检查间隔，1个月，2个月，甚至1年都可以。当然对一些特殊项目，你甚至可以设置每几天回顾一次。设置相当自由，同时默认的一周一次也比较适中，适合大多数项目。
融入日常工作和生活
至此，我已经介绍了GTD的收集、理清、组织整理、执行、回顾这五个步骤与OmniFocus实际操作的结合方式。要知道GTD的五个阶段并不是按顺序循环往复的，在实践中，它们是交织在一起的，并且有各自的触发条件。
收集是随时随地进行的，收到邮件/微信消息时、与某人谈话后、打了一通电话后、参加了一场会议后，等等，随时随地收集任何可能需要关注的信息到收件箱。
理清、组织整理、执行都需要有相对完整的时间。「相对完整」的含义依执行动作的具体内容而定，坐在办公室时、会议的间隙、机场候机时，都可以打开OmniFocus看看能做些什么。
回顾的触发最简单，就是等待OmniFocus的提醒。
每天一早，查看「预测」透视，看看今天的日程和截止的事项，也就是必须在今天做的事情。
与某人会面或打电话前，查看「等待」透视中此人名下的动作，即可知道他欠你的债，可以适当催促一下。
有闲暇时，可以打开「将来/也许」透视，看看可以把哪些内容变为实际的项目，这里往往藏着你的梦想和长期目标。
GTD+OmniFocus不是额外的负担，它可以融入日常工作和生活，帮助我们把大脑清空，专注当下，同时又能够把握全局，忙而不乱。
附录：下一步行动透视的精调
由于购物清单、杂事这一类项目的存在，使得下一步行动透视显得不那么完美，需要对透视筛选条件进行一些调整。对刚入门者这段内容可能不太容易看懂，因此放在附录中。
我在第三步组织整理一节中说过，可以用类型是「单个动作」的项目作为容器，容纳一些同一类别又互不相关的动作，例如购物清单、阅读清单、杂事等。
一般的项目，当其中最后一个动作完成后，这个项目自然就也完成了。而杂事、购物清单、阅读清单这类项目不行，因为随时会出现新的杂事、新的需要购买的物品、新的待阅读内容内容需要加到这类项目中。因此这些项目要长期保留，即使它暂时不包含任何动作。这样就会在下一步行动透视中出现这些空的项目，就像这样：
只有项目的标题，没有内容，因为它们现在确实没有包含动作。它们出现在这里并没有什么实质性的损害，只是会吸引大脑不必要的注意力，造成干扰。所以，我想把它们去掉。
第一次尝试如下：
在透视中增加了一条过滤规则：不是项目或群组。这条规则的字面意思不是那么一目了然，我在OmniFocus文档中也没找到解释，但它的确起作用了，加了这条规则后，那些空的项目消失了，而其它正常的项目也能正常显示。
我猜测这条「不是项目或群组」规则意思是，对一个动作（即项目的内容物）成立，对项目本身不成立。对正常的动作，会正常显示，而此动作所属的项目，因为层级关系的存在，也会连带的显示出来。而对空的项目，因为没有动作能把它「带出来」，所以就不显示。
这个问题解决之后，又引出一个新问题，有些项目，在进展过程中，现有的动作已经执行完了，还没有来得及创建新的动作，它就是一个空的项目。但项目确实本身还没结束，未来肯定会添加新的动作，它只是暂时是空的。在加了以上规则后，这类项目也被隐藏了。这是我不希望看到的。
我希望只隐藏那些杂事类的项目，其它项目不要隐藏。再次尝试修改过滤规则如下：
最后一条规则中的「8个选择」就是我的杂事、购物清单、阅读清单类项目，总共有8个。
红框内的规则，翻译成逻辑表达式就是：
不是项目或群组
或者
NOT（它在指定的8个项目中）加上这些规则后，下一步行动终于按照我的期望显示了，空的杂事类项目不在出现，空的普通项目能正常出现。
我还用真值表验证了逻辑表达式的正确性：
期望结果与逻辑表达式计算结果一致，问题得到了圆满解决。
参考资料
- 戴维·艾伦. 搞定 I. 中信出版社，2016.
- 李琦. 在OmniFocus实践GTD. https://zhuanlan.zhihu.com/p/143800954