愿景：探索一个专属工作流的工具

无论是学生时代使用纸笔学习，还是如今使用互联网工作，我们的工作都是建立在工作流之上。

然而，我们对于工具的使用往往是孤立的：用 Figma 设计、用 Office 处理文档、用 Notion 管理笔记。不同的工具能满足不同的需求，但当同一个需求需要通过不同工具流转完成时，工具本身却稍显乏力。

为了将这种流程性的隐形信息显化，我们使用 SOP 记录，使用流程制度规范，更多的时候，仅凭借大脑记忆，然后口口相述。然而这些文档性信息既和实际操作脱节，也很难及时更新和优化。

我们能否探索一个专属工作流的工具，找到一个更好的方式去认识、组织、保留和重塑工作流，帮助人们的工作和互联网体验更高效，更美好？

我将以本文作为起点，尝试探索这个问题。

让我们先深入思考一下工作流。

这里以广告投放工作为例。投放人员需要每天打开「广告投放平台 - 昨日数据页」查看消耗，打开「电商数据平台 - 广告转化页」查看转化，打开「本月项目表 - 每日投放页」记录 ROI 等数据，再整体分析调整。

如果投放人员每次都点开一个个平台首页，再一层层地找到自己想要的页面，效率会非常低。所以投放人员一般都会把最终自己想要的页面收藏下来，集合在一个文件夹里，每天一次性打开即可。

这就是一个简易的工作流模型。从这个模型可以看出，工作流最大的优势就是高效。

首先。我不再需要遵循每个工具的内在逻辑，一层层消耗地点击找到页面，相反，我直接把我想要的页面抽离出来，一次点击即可到达。当我的工作流涉及越多的工具，节省的点击越多，效率越高。

其次。当工作流所需要的所有页面都集合在一起时，做事的其他阻碍消失了，全部的注意力集中在了工作事项上。工作进入心流状态，变得如此顺畅，如此高效。就像大厨炒菜时，把所有食材全摆在旁边；就像福特流水线组装时，把一环接上一环 …

最后。对于用户来说，我只需要关注这一个工作流。至于其中用了哪些工具，哪些页面，都不再重要。这样，工作从很多件事情、很多个工具，变成了几个核心工作流，大大减轻了用户心智，提升掌控力。

如此一来，文件消失，浏览器消失，网页应用的概念消失，全变成事情中的一环。用户不需要再迁就一个个应用的刚性结构，一个个 All in One 的野望。而是把它们拆解，组成自己的工作流，创造属于自己的工具。

抽象来看，工作流能化繁为简，所以高效。

让我们再回到对工作流工具的思考。

在传统印象中，工作流工具往往指的是 Zapier、Shortcuts 等工具。它们通过轻度编程，可以在不同软件间实现数据流动和操作自动化。但这类工具的缺点也很明显：即使只是轻度的编程，对大多数人来说也是令人畏惧的门槛。

但实际上，我们的大多工作流是在 OS 系统里完成的。观察我们在 macOS 的工作。往往只是多个窗口堆叠/并排等简单操作，却能创造了不起的成就。换而言之，这些看似简单的排布实际上实现了顺畅的工作流。

越简单的工具，可能性越强，越大众；越复杂的工具，抗风险能力越弱，越极客。如果我们能从简单的 macOS 里抽象出一个简单的工作流工具，或许是比 Zapier 等复杂工具更好用，更普适的。

抽象来看，macOS 里的工作流，其实是对窗口的组织方式。当我在写作的时候参考网页，我只要把两个窗口并排，并不需要有什么额外操作，效率自然而然就提升了；当我在不同平台间投放广告，我只需要把不同平台的情况放在不同的 Sheet 里，再合成一个 Excel，即使没有数据流动，工作效率也能大幅提升。

因为把窗口以不同方式组织在一起，其实就包含了流程关系的暗信息。而流程关系，就能体现出工作流。

所以抽象来看，工作流工具其实是组织方式的工具。

那最重要的问题：一个工作流工具，需要做到什么呢？

在功能上。自然，它需要提供各种组织方式。例如像 Chrome 一样的平行组织方式；像 WorkFlowy 一样的层级组织方式；像双显示器一样的多线程组织方式，亦或是像 macOS 一样的自由组织方式。这些组织方式都应该能自由地变化，如同 Finder View，满足人们在不同场景下的不同需求。

在使用上。它需要支持「固定 - 混乱 - 回到固定」三种状态。工作流是确定的，但工作方式是混乱的。我们应该尊重人性，设计弹性的系统，允许人们在固定的工作流上进行一些混乱的、随机的活动。与此同时，人们可以便捷地查看和处理这些混乱，选择舍弃哪些以恢复秩序，或保留哪些到原有工作流中，迭代进化。

后一点非常重要。流程性软件不像 Notion、Figma 等创作型软件，它的原始状态清晰且固定。这时，给用户一个清晰的退出机制非常重要，它能让用户感到安全。如 macOS 的 TrafficLight，iOS 的上滑回到桌面。

这里我设计了一个小工具，可以增幅 macOS 的工作流体验，后续有机会讲解。

在本篇内容里，我们清晰了工作流其实是设计属于自己的工具，化繁为简，所以高效；工作流工具其实是组织方式的工具，它需要提供各种组织方式，以满足人们在不同场景下的不同需求；并有「固定 - 混乱 - 回到固定」三种状态，以支持人们在固定的工作流上进行一些混乱的、随机的工作，并保持对整体的掌控。

接下来，我会围绕这个定位，探索一个专为工作流打造的工具。

最后，再次想象这样一个工具。人们可以将「先做什么、后做什么」等流程性的暗信息显化出来，保留在工具中，并通过工具来组织、优化，甚至重塑工作流。人们的工作方式不再是经验式的、记忆式的；组织的工作方式不再是分离式的、文档 SOP 式的；我们通过工作流提升工作效率，更通过工作流继承经验与知识。

最终，当流程优化这件事变得容易，人们就能释放更多精力去做更重要的事情。