在《深度工作》一书中,作者卡尔·纽波特这样形容深度工作(Deep Work):

在无干扰的状态下专注进行职业活动,使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制

近期由于工作原因,越来越深刻地感觉到,能够超越环境变化专心致志做事的能力——或者说“深度工作”的能力——正成为一项稀缺的技能。拥有这项技能的人,也有潜力成为不同组织真正稀缺的人才资源。

在日常生活中,我们总是由于种种原因,难以真正专注地沉浸在一项工作中。在这样的背景下,番茄工作法作为一项帮助进入专注状态的工具方法广为传播,但同时也有很多人反馈番茄工作法并没有期待中的作用。本文旨在分享对番茄工作法的一些心得,面向那些期望专注做一些事情但又常常分心以至于无法达到目标的小伙伴。值得注意的是,本文并非培养深度工作能力或专注能力的全面指南,主题亦非较为相关的任务管理或心流。

不可分割的番茄时间

番茄工作法

番茄工作法是一种微观层面的时间管理方法,以分钟、小时等为单位。在广为人知的版本中,番茄工作法以25分钟构成一个番茄时间,数个番茄时间构成一组,然后番茄工作法的应用主体——人——在一组或数组番茄时间中专心工作,中间穿插休息时间,但在番茄时间进行时不可做其他事情。

从本质上来说,时间对每个人都是相同的,那么个人又如何通过管理时间来获得收益呢?实际上,番茄工作法的管理对象并非时间,而是人的【注意力】,时间是管理注意力的【媒介】。通过将事实上连续的时间人为划分成一个个独立的番茄时间,这些时间(倾向于)得到更好地利用,就像我们将衣橱、抽屉、收纳盒等物理空间进行分割以方便收纳物品一样

基本假设:活动完成任务,活动消耗资源,专注影响活动效率

本文这里提出一个关于人做事情的基本假设,即人通过一系列【活动】来完成任务,而执行活动需要消耗【资源】。典型的资源包括时间、注意力、情绪、精力、资金、关系等等。就撰写论文这件事情而言,按要求按时完成论文是一项任务,为完成这项任务,某位同学可能不得不进行前往图书馆、查阅文献、撰写论文等一系列活动,毫无疑问它们既消耗时间,也消耗注意力、精力等资源。

而人在执行活动的过程中,是否保持在【专注状态】会极大地影响他或她的效率。毕竟,本来想去图书馆看书结果缺刷了俩小时手机的情况太常见。

每一个番茄都不可分割1

番茄工作法特别强调每一个番茄的不可分割属性。在番茄时间进行时,不可以暂停,不可以跳过。即便是短暂处理了其他事情,也需要将该番茄时间作废,重新计时。对于使用者而言,这种属性至少有着两方面的正作用:

  • 增加对干扰的抵抗力:“我正处于番茄时间中,不可以刷手机”
  • 易于习惯的养成。在开始阶段,可能专注5分钟都困难,但践行番茄工作法一段时间后专注时间大幅提高

如何专注?——做不能分心的事

番茄时间的设定可能是番茄工作法对某些小伙伴有效的原因,但也同样可能是它的局限性所在。因为它以预先设定的“定额时间”——无论是25分钟还是45分钟——为标准,而不是以人专注状态的天然长短或任务本身的性质为时间参考。所以它对于某些人来说可能过长,对另一些人来说可能过短,会打断珍贵的专注状态。因此,番茄工作法是否适用因人因情境而异。

但我们可以从番茄工作法中得到什么启示呢?人该如何进入和保持专注状态呢?

启示可能有很多种,【做不能分心的事】应是其中之一。做不能分心的事指事情即目标不可分割——不可以在做这件事的同时去执行其他任务;实现途径是把干扰处理内化为目标之一,因为正是这些干扰引起了注意力偏离。既然干扰处理是目标,那么自然事情也就“不能分心”。理解这一点后,保持专注就从“如何不分心”转化为了以下三项子内容:

1. 处理主要任务

处理主要任务也是专注活动的目的。一个较为常见的场景是,当你去和领导、同事沟通某一项事情时,对方并没有立即响应你,而是一边继续手头的工作,一边答复你“稍等,马上”。

2. 收纳干扰事项

收纳干扰事项指以类似电子邮箱收件箱的形式在干扰事项出现时,感知它的存在,内在干扰和外在干扰皆是如此。在收纳干扰事项环节,最重要的是不影响主要任务的处理。

下图为上述理念的简要示意图。在图中,横轴代表时间的流动——无论是否进入和保持了专注状态,纵轴代表专注程度的强弱,一些任务可能通过心不在焉的活动也能完成,而另一些任务需要身心的高度聚焦;现状A和目标B分别代表了当前的状态和完成工作所需的目标状态,进程1即是从A到B的过程,进程2则是不断接收、感知各种(潜在)干扰的过程。

举例来说,假如我们需要翻译一篇2000字短文,可能周围的声音、不时收到的微信消息,甚至是对路边烧烤摊的美好回忆都会形成干扰。我们要做的就是持续“收纳(或者说意识到)”这些干扰,而不是无意识地中断翻译任务主进程后投入其中。典型的情况就是查看手机消息后顺便刷了半小时抖音。

这一点其实也是番茄工作法试图辅助我们做的内容。

保持专注:将干扰处理内化工作目标之一

3. 处理干扰事项

对干扰事项的处理与对主任务的处理不同,它可以非常“轻量”。处理干扰事项主要包括以下两个判断:

  • 该干扰事项是否需要停下当前的主要工作去做?例如客户、领导的紧急需求
  • 该干扰事项是否需要推迟到当前主要工作结束后做?例如确认聚餐地点

如果以上两个问题均为否,那么对于干扰可以置之不理。如果需要推迟,则可以保持记录,在当前主要工作完成后再进一步处理。

写在最后

建议一:尝试将内化干扰为目标的专注策略嵌入到自己的工作流中,建立、完善端到端的(从需求到实现的)任务管理流程

建议二:有意识地培养专注或深度工作的习惯

最后,仍以卡尔·纽波特的话作为结尾:

工作8小时不是一天,而只是一天内的一天,16个小时中的8小时

专注地工作,或者说深度工作,是自己对自己的解放。