背景
使用了两三年的 Notion，期间因为信息组织上的问题更换过几次组织结构，这是最近一次的结构：
这样的分类方式很容易产生矛盾，例如网页剪贴的文章可以放入「剪贴」有时也可以放在「信息」或「问题与方案」目录，这种模糊性使得信息输入的成本增加，更重要的是让信息搜寻的效率降低，于是便有了这一次的迭代。
什么是 PARA
PARA 的作者 Tiago Forte 是世界上最著名的生产力专家之一。其名称是由 4 个单词的首字母组合而成：
P（Projects）：项目
A（Areas）：领域
R（Resources）：资源
A（Archives）：归档
Areas 是你长期关注的事情，它没有具体的结束时间。例如「服务设计」、「语言学习」对我来说就是长期关注的领域，可能我的一生都会持续在这上面投入精力，也不存在一个明确的完结时间。
Projects 则是拥有具体的开始和结束时间，并且另一个和 Areas 的不同之处是 Project 有明确的目标，通过这些指标可以判断 Project 的完成状态。例如「使用 Anki 背诵 1000 个单词」就是「语言学习」Area 下的一个 Project，我设定的目标是 2 个月后完成。
Resources 则是你感兴趣的内容、笔记或者剪贴的文章，它们可以帮助你发展个人的兴趣或者促进 Area 的发展和 Project 的完成。例如我收集了一些关于「Anki 使用方法」的文章以及阅读了《100LS》这本语言学习相关的书籍，这些都都是作为「语言学习」Area 下的 Resources。
Archives 是在上述类别的信息失去活力、不再关注后用来归档的类目，归档以减少对其他重要信息的干扰。例如在离职后前公司的某个 Project 我就不会关注，此时就可以归档。
PARA 的优势
PARA 提高信息的流动性
PARA 很重要的思想是强调信息的流动性，既一个信息不一定要自始至终属于上述类别中的一个，而是可以自由得流动。例如我的个人网站的开发起初就是一个小 Project ，有明确的目标和截止时间（1 到 2 个月内可以实现编辑和显示图文信息），但满足这些目标后很快就有了继续优化的想法，包括自己学习 SEO 并落地到网站的代码中去。于是这个 Project 就失去了「有明确截止时间」这一特点，并且个人网站也可以作为陪伴自己终身的工具，于是将其从「Project」更新为「Area」，这样我在后续就可以拆分各个 Project 进行版本管理了。
这种流动性不但降低了分类的焦虑，还促进了信息之间的连接，使得信息的使用率会大大提高。例如我在执行「使用 Anki 背诵 1000 个单词」Project 时，通过 Notion 的关系数据库功能可以看到相关的 Resources 信息，可以提醒我有相关的资料可以使用，促进我更好地实现目标。
但要注意的事，在迁移后原本类别的部分属性值会丢失（即便新类别的属性类型一样），再迁移回旧类别时，旧类别设置的属性仍然可以保留。例如下图所示，将一篇文章从 Resources 迁移到 Archives 后丢失了许多属性值。
PARA 明确的信息分类方式让我不再纠结信息应该放在哪个类目，即便需要修改，它提供的流动性也可以帮助我快速调整，减少了我的信息管理负担。这是最初选择 PARA 的原因，但随着实践和深入了解后发现它的威力还不止这些。
PARA 让我更加专注长期目标
PARA 强调不同信息之间的关系，例如「背诵 1000 个单词」就是「英语学习」Area 下的一个 Project，「每天收集 5 个新单词」就是对应 Project 下的 Task。这种强调信息关系的原则可以让我保持专注，专注在我真正需要关注的 Areas 和 Projects 上，在每次新增 Task 和 Projects 时就会问问自己他们是否和某个 Project 或 Area 有关，如果无关是不是可以选择不做？
这种为了保持长期专注的「关联性」原则也同样符合 SMART 原则中的 Relevant（相关）原则：
SMART 原则是由德国管理学家彼得·德鲁克提出的目标设定原则，5 个字母分别代表：
Specific（明确）
Measurable（可衡量）
Attainable（可达成）
Relevant（相关）
Time-bound（有时限）
在 Notion 中的实践
这是我的 Notion 首页，可以看出整个工作空间分为 Tasks、Areas、Projects 等。他们之间通过 Notion 的 Relation 功能关联。其中使用了大量的函数，函数使用方法可以参考这篇文章：建立强大的 Notion 数据库，从了解函数开始 - 少数派
Areas
在《巨人的工具》一书中，畅销漫画《呆伯特》的作者斯科特·亚当斯认为不要为了某个具体的目标而奋斗，具体的目标是指那些成功了你会高兴，失败你会感到沮丧的目标，而是要追求构建一个不断变化、成长的系统。例如学习写作、设计就是一个成长系统，没有具体的目标和终点，过程的每一点进步都会让人感到愉悦。
同时发展多个 Area 可以让不同的知识发生碰撞和链接，迸发出新的洞见。例如著名的原子设计就是在化学元素和设计之间找到关联，将设计的不同单位比喻成原子、分子、有机体等进行管理，现如今已成为行业准则。《心流》的作者米哈里·契克森米哈赖也通过热力学中的熵构建了心理学领域的精神熵概念
精神熵指的是精神的无序状态，当大脑变得无序则会让人焦躁不安。—— 《心流》
一个 Area 要达到世界第一会非常困难，但是发展多个 Area 并都达到前 25% 就要简单的多，它将打造出你的独特竞争力。例如斯科特在绘画上并不顶尖，但结合上他讲故事的能力以及多年的职场经验，打造了《呆伯特》这一职场主题的畅销漫画。
在 Notion 的搭建中，我的每个 Area 都显示下属的 Project 数量，并且按 Project 数从多到少排序，可以快速看到自己每个 Area 投入的精力定期复盘投入是否均衡。例如工作相关的投入过多时就要考虑分一部分精力给到生活和通用技能的学习上。使用 Notion 数据库的 Rollup 属性可显示关联 Project 的数量。
Projects
现代管理学之父彼得·德鲁克的一个观点是，一个人要有所作为，只能靠发挥自己的长处。那么如何发现自己的长处？他提供的方法是回馈分析法，大致的做法如下
- 在做重要的决定和行动前写下预期的结果
- 等到半年或更长时间后对比预期和结果
这样可以从一个相对客观的角度观察自己，避免出现类似「将创作热情当作创作的天赋」的情况。如果实际结果不符合预期，说明自己做的有问题
- 分析问题的原因
- 反复出现的问题说明是自己不擅长的点
- 多次做的好的点说明是自己的长处
Project 的制定方面，除了前文提到的要属于某个 Area 以及有明确的起始时间和拆分小任务降低执行难度，我还通过 Notion 的模版功能建立了一个「复盘」模块，专门提醒自己进行思考和观察，定期反思自己的优缺点。
我在跟踪 Project 时比较关心当前的项目进度相对项目截止时间是否正常？有延期的风险吗？例如我有 100 天的时间完成 1 个 Project，那么理想状态下每天应该完成 1% 的进度。如果今天任务只剩下 50% 的时间，但进度还剩下 60% 未完成，则说明任务状态不理想，需要加快进度或进行调整。
进度状态的公式是
进度状态 Persent Status = 项目剩余进度 - 项目剩余时间
进度状态 Persent Status = if(1 - prop("Persent") > prop("Time Remaining"), concat("🟡 ", format(floor((prop("Time Remaining") - 1 + prop("Persent")) * 100)), "%"), concat("🟢 ", format(floor((prop("Time Remaining") - 1 + prop("Persent")) * 100)), "%"))
进度状态 Persent Status = 项目剩余进度 - 项目剩余时间进度 Persent = 已完成任务数/任务总数
进度 Persent = if(empty(prop("Custom persent")), floor(prop("Tasks Checked") / prop("Tasks count all") * 1000) / 1000, prop("Custom persent"))
其中 Custom persent 属性用于手动填写项目进度，例如背诵 1000 个单词的项目，我则是通过手动填写的方式更灵活的更新进度（当 Custom persent 存在值时，则取这里的值，忽略自动计算的值）。
项目剩余时间 Time Remaining = 任务已开始天数/任务总天数
项目剩余时间 Time Remaining = if(1 - floor(dateBetween(now(), prop("Start Date"), "days") / dateBetween(prop("End Date"), prop("Start Date"), "days") * 1000) / 1000 > 0, 1 - floor(dateBetween(now(), prop("Start Date"), "days") / dateBetween(prop("End Date"), prop("Start Date"), "days") * 1000) / 1000, 0)
// 这里使用了一个判断语句，当任务已开始天数大于任务总天数时，值取 0，避免出现负数影响数据显示Tasks
使用 SMART 原则设计任务
Tasks 是 PARA 之外根据自己需求新增的内容，承载了 Project 下的的任务，基于 SMART 原则 制定，并创建任务模版，时刻提醒自己要符合原则。
标题：提醒自己填写明确、可衡量、可达成的目标（Specific、Measurable、Attainable）。
Area、Projects ：提醒自己任务和更大目标之间的相关性（Relevant），保持专注。
截止时间：体现 Time-bound（有时限）原则。
使用福格行为模型设计行为
有一类 Task 需要每天打卡，例如运动、阅读等，这类任务我尝试使用福格模型养成习惯，福格模型是美国行为心理学家 B.J.福格提出的理念，它可以帮助人们完成目标。
人们有时无法完成一件事不是因为意志力或者拖延症等人的因素，而是一个行为设计问题，只有当以下 3 个条件同时满足时一个行为才可能发生。
动机
能力
提示
动机是抽象的，需要找到一个具体的行为。例如「让身体健康」就是抽象的，需要具化为「肩颈运动 10 分钟」等，行为、目标的制定可以参考前面提到的SMART 原则。
能力方面，要求在制定任务和行为时必须有足够的能力可以完成，如果超出能力，可以简化为一个或多个小目标来降低执行的难度。例如跑马拉松可能对很多人来说都很困难，不妨碍从 1000 米跑起。福格甚至建议一位希望每天自己做饭的用户先从「打开煤气灶」这一动作开始（甚至前期可以不进行下一步的动作）。
提示方面，要求任务的执行需要有一个提醒机制，这种提醒不一定是闹钟这类显性提醒，也可以是潜意识的提醒，将希望做的事情放在自己日常会做的事情后面，例如在刷牙后浇水、洗碗时听书。
举个例子。我有使用 Inbox 收集信息的习惯，Inbox 作为信息的临时驿站需要进一步分类到 Areas 或 某个 Projects，但是很容易堆积，久而久之就更加难以整理，形成恶性循环。
我的动机是「保持 Inbox 的整洁」但不够具体，而且面对大量信息容易产生畏难情绪，于是将行为改为「整理 3 篇 Inbox 的内容」，这不但更具体，而且在能力上也非常容易达成。行为提醒方面，我制定了一个每日任务清单，其中一项就是整理 Inbox，这样我在完成其他任务时也顺便提醒自己完成整理任务。
Notion 提供了定时自动创建任务的功能，可以每天自动新建一个每日任务清单提醒自己完成。
通过行为的设计，将原本不断堆积而畏惧整理的 Inbox 通过每天很小的投入让其逐步恢复有序。
评价任务
有时面对任务清单会开始不知所措，不知道应该做什么，分析发现其中一个原因是当前状态、时间充裕度等因素与任务的复杂度难以匹配。例如白天干扰比较多，写作效率就会比较低，放在早晚就比较合适，而背单词受环境影响较小，任务被打断时重新进入状态的成本也很低。
于是我开始对任务进行评价，一方面描述任务预估的耗时，另一方面评估任务是否依赖一个可以专注的环境。例如完成每日的 Anki 背单词任务耗时短，专注力的要求也相对较低（被打断后重新投入工作的切换成本较小），这类任务我会选择环境中干扰较多，时间碎片的情况下执行。阅读、写作、看视频教程等就会选在晚上时间充裕、干扰小的环境开展。
保持积极的情绪
创造习惯在于保持积极的情绪，在完成一个小任务后可以给自己一个奖励，哪怕只是简单的一个 V 手势也可以起到鼓舞作用。我使用 Raycast 的 Confetti 功能进行庆祝，很喜欢这个功能，输入 Confetti 即可运行，我绑定了快捷键 ⌃+⌥+⌘+Enter 让彩带的绽放更佳爽快。
最后
使用 PARA 已有 4 个月，目前运行状态良好，没有了之前的分类焦虑。上述提到的设计点是在实践的过程中不断优化的，我一直把工作流当作一个产品进行设计和迭代。在不断优化的过程中也有机会将平时学习的效率思维、心理学知识进行应用，是一个过程和结果都非常令人愉快的事情。
其中涉及到挺多复杂的 Notion 公式，篇幅有限没办法详细解释，感兴趣的同学我们可以评论区或私下进行交流🤝🏼。
参考资料
