题图：Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

一、前文

自账单数据日益庞大、亟待节流，我决心再次开始记账。

在思索应当取用何种记账工具时，考量过去曾使用过的 Money Pro、MoneyWiz 等软件，以及命令行复式簿记工具 Beancount 。我希望在 Excel 上以「复式记账法」（Double-entry bookkeeping）管理账单，主要出于以下三个理由：

• 复式记账法的优点。如：可以完整地记录一笔财务数据的流向，以及其对资产、负债、权益、收支的影响；会计恒等式的设计可以提供充分的检验完整性；日记账可以用来生成财务报表（包括预算报表），并进一步满足投资收益的分析等特定需求。
• 数据的隐私性与便利性。无论是采用 Beancount 或是 Excel，都可以在本地创建并管理数据，自由选择存放方式，不必受限于第三方软件。Excel 则能更方便地对数据进行计算、分析。
• 资产的有效管理。复式簿记，相比一般的个人记账，可以更有效地「计算」资产（包括净资产）在任一时点的状态价值。特定资产，如固定资产，可以在 Notion 等工具中建立「固定资产卡片」双向勾稽。举例详见本文「二、复式簿记举例」。也能更好地处理 AA 制就餐、个人借款等情况，详见本文「三、复式簿记处理」「（五）快速整理年度账单」。

二、复式簿记举例

本段个人经济活动的记账举例中，我尽量参照会计准则的要求定义科目名称及进行会计处理。实际可以按个人需求在会计恒等式的基础上灵活地更改。

（一）购置资产

2017 年 12 月，我以 2,300 元购入 Nintendo Switch 一台，即：

※1 固定资产在本文中的定义为使用一年以上、达到一定金额的资产。
※2 短期借款在本文中的定义为一年以内的银行借款。信用卡实质上为免息期 20-50 天的银行借款，故此分类。

（二）信用卡还款

还款日，以 2,300 元全额归还上述款项，即：

（三）处置资产

2022 年 11 月，以 1,150.00 元卖出 Nintendo Switch（购入了 OLED 款），即：

※3 a）这里的「资产处置收益」实际为损失，反映的是该台 Switch 自 2017 年购入所跌的价值，是一种「折旧」，你也可以使用费用类科目或任何自定义名称（而非负数的收入）来记账。
b）假如认为某项资产价值对自己的重要性程度较高，也可以计提「折旧」或是计提「公允价值变动收益」，如期末根据二手市场的价值对其进行估值。这或许可以用于管理某些价值浮动较大的「理财产品」。

（四）登记固定资产卡片

在购置固定资产时，建立固定资产卡片，形成固定资产卡片明细（如在 Notion 的表格中记载）。复式簿记形成的期末（或任一记账日）资产的财务状况即可与固定资产卡片一一对应，同时还可记录资产的使用说明书、保修状态等额外信息。在企业活动中，固定资产卡片一般由固定资产管理员录入，并在实物资产上贴上一张真正的卡片以对应。每期期末，固定资产管理员还应会同财务人员对实物资产进行盘点。

三、复式簿记处理：以支付宝 2022 年度账单为例

（一）一次经济活动（一笔凭证）的必要信息

我们先来看一下一次经济活动（一笔凭证）的必要信息是什么。

在本文「复式簿记举例」的第一个例子中，记录的必要信息有：

• 经济活动描述（凭证摘要）：购入 Nintendo Switch 一台
• 凭证日期：2017 年 12 月
• 金额：2,300.00 元
• 定义科目名称：固定资产、短期借款等
• 定义借贷方向：借记固定资产，贷记短期借款
• 凭证编号：为便于索引，假如这是 12 月第一次经济活动，我们可以编号为「12 月 记-1」

从上可知，记录一次经济活动，所需的必要信息并不多，银行或第三方支付机构提供的账单中包含了基础信息。我们需要解决的是，为账单中的单向记录建立复式关系。

（二）取得支付宝 2022 年度账单

支付宝的年度账单导出较为便捷，导出格式为 CSV，可以直接在 Excel 中处理。这也是我目前交易数量最多的支付工具，本次复式簿记处理以之为例。信用卡月账单多为 PDF 格式，可以转换成 XLSX 后统一修改整合（或登录网银取得年度账单，便利性视不同银行而定）。

导出支付宝年度账单的具体位置为：支付宝 - 我的 - 账单 - 右上角三点 - 开具交易流水证明 - 用于个人对账。

（三）账单中的交易信息

我的 2022 年度账单约有 1,500 条，日平均 4.11 条。选取两条交易如下（仅对单元格格式简单处理以便于观看）：

第一条交易，这是在少数派的淘宝店铺购置的背包，「交易分类」自动归类为服饰装扮。

第二条交易，则是在少数派网站预购的 PiPods 耳机，支付宝未能归类交易类型，不过我们可以通过交易对方的信息进行匹配。账单中的交易分类、交易对方、收/支、交易状态、订单号等字段，均可以帮助我们更快地匹配会计科目与借贷方向。

（四）将单条交易信息整理为复式记账凭证

这两笔交易均为使用招行信用卡支付，故均贷记「短期借款-招行信用卡」，详见本文「二、复式簿记举例」。

将 PiPods 设为固定资产进行管理，借记固定资产。也可以将双肩包设为固定资产，不过我更多地将其作为日用品，也避免增加资产管理负担，此处记为一项费用支出（「管理费用」可易为其他自己偏好、容易归类的名称）。

（五）快速整理年度账单

支付宝账单的「收/支」字段分为三类：收入、支出、不计收支。

（1）收入主要为转账红包、活动红包、闲鱼交易收入等。

支付宝收到的钱，借记余额宝或其他自动转入的理财产品。活动红包、闲鱼交易收入，可以贷记自定的某个收入类别下。

转账红包，可能是来自好友 AA 就餐或代付后的转账，可以通过冲回费用的方式来记账。

也可以通过设立「其他应收款」科目管理他人借款。

（2）不计收支主要为购置或赎回理财、理财收益等。可以开立如「可供出售金融资产-理财产品」的科目管理理财产品，并将收益归入「投资收益」。投资收益可以为负数。

（3）支出为年度账单中数量最多的类别。

这里较为麻烦的地方是对交易进行归类，可以以账单中「交易分类」「交易对方」「商品说明」作为主要分类依据，并按照金额大小选取细化分类的重要性水平。譬如，将「交易对方」包含「饿了么」的交易，归入外卖食品；包含「滴滴」「曹操」的交易，归入交通-网约车；对交易金额降序排列，核对金额较大的交易归类是否确切，确保数据在所有重大方面公允反映个人的财务状况。

（六）生成报表（科目余额表）

科目名称、科目代码

在上一步中，我们已对全年账单的交易进行了借贷方科目的归类，现在可以生成科目的余额变动表。

首先汇总我们在上述记账过程中使用到的会计科目（这可以事先完成分类），为了便于索引匹配，依次为会计科目赋予一个唯一代码（科目代码）。这也可以让我们将完成后的数据导入财务软件，更便捷地观看、分析。

如个人记账使用的资产类科目可以是这样的：

科目代码，我选择的是国内较常使用的财务科目代码，代码字段长度表示科目级次，前位字段表示从属关系。

科目余额

科目余额表表示的是每一个会计科目的期初余额、本期借方金额、本期贷方金额、期末金额的余额信息。

• 期初余额需自行录入，或承接上期末的（如有）。
• 本期借方金额、贷方金额可以使用函数sumif(2022年度账单借/贷方科目列，科目名称，2022年度账单交易金额列)计算得出。
• 期末余额（资产或负债项目）是通过期初余额加上（或减去）本期变动影响数（借贷方金额）得到的，该金额须与对账单、基金净值、实物资产状态等进行核对。在企业财务管理中，定期对账、盘点是极为重要的。

上述资产类科目的余额变动信息生成后可能是这样的（根据我的账单信息删改以脱敏化）：

（七）导入财务软件（可选）

根据上述步骤，我们已取得了：

• 复式簿记处理的年度账单（序时账或日记账）
• 科目余额表

这也满足了企业财务记账的充要信息，因此我们可以将之导入到财务软件中进行模拟记账。

我将整理好的 2022、2021 年度账单导入某财务软件中，查看凭证，检查科目明细账以进一步审计分析（这些也都可以在 Excel 中通过筛选、透视得到）。

查看部分凭证如下：

四、结语

在复式记账及企业财务处理中，序时账、科目余额表是最为基础、必要的组成元件。本文希望通过复式簿记在个人记账中的一些应用，比照企业财务管理方法，为个人记账者提供一点新的思路。复式簿记有一定门槛，如今许多个人记账软件已兼具便利性与功能性，不过我认为组成账目的基础信息并无二致，任意一笔账务都隐含了一对相向与勾稽的关系，记账方法亦可以共享参看。

记账的本质是以货币形式记录人的日记——既以饮食、寓所、出行的花费订阅肉身，又是以一种纪实语言掩藏经年纵横的心绪——俯瞰过去，提示未来。