这几年来，各式各样的任务管理软件和方法层出不穷，每个人也在网络上分享自己的任务管理系统。但结合当时的工作性质和内容，以及各类软件的定制能力，我基本上是总结全部人的经验，消耗一两个月搭建起一个看似完美的系统，但使用不超过两周就放弃了。

直到最近转行做贸易金融后，种类及数量繁多的任务让我又在Notion中搭建了一套全新的系统。但这一次不同的是，我先试着用纯记录的方式操作了3个月，等到最近Notion新功能发布后，才将几个数据库之间打通，成功实现任务管理、客户管理、投资管理、账务管理和知识管理的全方位连接。说得有点大，其实就是让他们相互之间产生联系，而不再是独立的个体。这恰恰也是我一直用不习惯单独的任务管理软件的原因，包括OmniFocus、提醒事项、Sorted 3、Things 3等等，因为我一直没有找到留存这些「脏数据」的理由。

之前看到过某位企业家的评论：我身边优秀的员工都是用记事本来处理任务，而不是用提醒软件。这让我茅塞顿开！任务管理软件的问题在于记录的是一个个步骤，但更重要的是这些步骤的前因和后果，以及相关的人事物。提高效率和自我认知水平只是一方面，万一需要靠它救命，你可能才会庆幸自己做了这个决定。

一、数据库预览

虽然上面提了别的内容，但这篇文章仅讨论和任务管理系统相关的内容。

任务管理数据库：一共创建了11个不同功能的视图，并且记录了所有重要的元数据。

  • 时间线视图可同时查看以下任务：
  1. 本周内的所有已完成或未完成任务，包括子任务和前后置任务，如2月1日已完成任务A、2月2日未完成任务B
  2. 在本周内有后续任务的前置任务，无论后置任务是否已完成，如1月13日已完成任务但有后续任务在本周
  3. 过去未完成的任务：2022年12月15日未完成任务
  • 每月总结、会议纪要、习惯追踪

这个大系统里字段设置最复杂、内容最多的是任务管理数据库，因为它是唯一一个我每天都会处理的数据库。但这并不意味着这个巨大的系统有很高的使用成本，相反我留了很多自由度，因为我实在做不到「一个人是一支军队」的境界，它只有真正必要的元素和一些需要联动其他数据库的字段。如无必要，我甚至没让他们同时在两个数据库中展示内容。

下面我会尽量完整的介绍我是如何设置和使用该系统的，你可以参考创建一个属于自己的系统，也可以直接购买我的模板，设置的价格已经低于基于我工资水平的卢森堡和国内真实的生活成本折算。你可以选择仅够买任务管理系统模板（8元），或者所有的模板（18元）。

二、数据库构建

整个系统的原则是：如无必要，勿增实体。一切都是从我的实际工作出发，有的内容可能对于某些人有些多余，烦请删除。

1. 任务数据库

前文提到你可以在时间线视图里同时查看本周以下三类任务：

  • 本周内的所有已完成或未完成任务，包括子任务、前后置任务、跨周任务
  • 在本周内有后续任务的前置任务，无论后置任务是否已完成
  • 过去未完成的任务

除了主任务、子任务字段和前置任务、后置任务4个字段，你还需要设置如下字段：

  • formula字段查找任务结束日期
  • 4个rollup字段分别查找首任务和末任务的开始和结束时间

其次，后置任务有顺序属性，因此还需额外设置如下两个字段判断前置任务是否完成：

  • rollup字段查找前置任务完成情况
  • formula字段根据上一个字段显示标志作为提醒

此外，你还可以在该系统里查看如下内容：

  • 会议纪要
  • 每月总结
  • 习惯追踪

并且，你还可以使用插件把数据库和Google Sheet打通从而自己制作数据透视图。

最后，为了实现以上全部内容，我一共设置了25个字段、多个预设（循环）模板、11个不同类型的视图和一些预设框架。

看到那么多个字段，千万不要被吓走，因为首先你不一定需要把每个字段都填满，其次有大约10个字段是为了实现功能的无需修改的内容，最后你还可以删除不需要的功能，比如习惯追踪相关字段。

2. 项目数据库

有些任务隶属于某些项目，所以我在两者之间创建了relation字段。有些项目有很明确的截止日期，所以我把它们分成了两类项目，并根据类别展示完成进度。

使用它，你首先需要选择该项目是依据时间周期，还是依据任务量展示完成情况。如果是依据任务量，它会计算截止日期到今天的进度情况；如果是依据任务量，它会统计隶属于该项目的所有任务的完成情况；如果你手动将该项目调整为任意完成子阶段，它会直接展示完成度为100%。做到这点，你需要如下字段：

  • 日期字段
  • 单选字段判断进度类别
  • rollup字段查找完成任务情况
  • 2个formula字段最终实现上述功能

最后，我设置了一个项目模板，帮助你整理所有相关内容，包括背景、资源、成果等。

3. 目标数据库

针对目标数据库，我按照自己的理解微调了P.A.R.A.方法，并没有使用常见的KPI或者OKR，因为我认为这些对于自己而言，过于飘渺或者美好，我能看得清的就是想提高的能力和方向。

同样也预设了一个模板。

4. 职业数据库

它和目标数据库最大的区别是：目标数据库是精进的能力，职业数据库是具体的工作内容。这个数据库其实可以增加一个字段选择不同的公司，如此便可长期使用，但目前暂无换工作的想法。而它对于我而言最大的作用是汇报每项工作内容的具体成果，或者修改简历。

5. 公司和人力资源数据库

这两个合并起来就是我的客户关系管理系统，两者分别记录客户相关信息，并与任务和项目数据库联动。

6. 材料库

这个数据库仅有信息剪藏的作用。在执行项目时，我需要收集大量信息，并且依据他们输出报告，包括经济数据、行业新闻等等。因此，我会将信息收藏到Notion中，批注后复制粘贴到报告里。

7. 永久笔记数据库

关于永久笔记数据库，建议大家直接查看一手资料：《What nobody tells you about documentation》，或者优质的二手资料中关于永久笔记的部分：《找笔记方便、写作又给力的知识库，我是这么搭建出来的》。我唯一的改动就是帮你用Notion最新推出的子任务功能提前设置好了笔记和话题联动，以及设置了简单的框架。

8. 主页

最后就是我预设的主页，这也是我的工作中心。

三、是否值得花钱或精力搭建此系统

一路看下来，你可能会有个误解——怎么内容越来越少，但其实如果没必要的话，你并不需要那么多信息，而且对于后面的数据库，它们在这个大系统里于我而言也就是承载了信息记录的作用罢了。这些数据库包含了不少字段和预设模板，但你完全可以依据自己的需求去设置对应的字段，而非在这看我写几万字长篇大论，否则你就犯了我开篇的错误。

当然，如果需要更详细的介绍，可以购买模板，里面我写清楚了每个字段的作用、预设模板或框架的用处和我的使用流程。

最后，这是我使用这几个数据库的完整流程。请谅解是用英文写的，因为中文字体实在太难看了。这个系统并没有让我成功从互联网跳槽到金融行业，千万不要抱这种不着边际的希望，但它确实让我管理好了日常所有的工作，其作用是管理而非创新，就像OmniFocus一样，如果你的工作种类和数量不多的话，不要浪费钱或者精力，把它们放在对你真正有益的方向上。

四、模板链接