注：本文是《生产力超频：科学做好 PPT 的三个步骤》栏目的试读文章。《生产力超频：科学做好 PPT 的三个步骤》栏目的目标是让读者学会用 PPT 来讲好故事，我们将拆解 PPT 制作全流程，从入门到实战带你科学地做好 PPT。
你好，这是「幻灯片设计」栏目的第二章。我们在上一章讲述了幻灯片设计的底层逻辑是「信息」的处理，使用幻灯片的目的，就是为了更好地传递「信息」，并通过介绍大脑接收信息的机制（记忆模型），延伸出「设计思维」的三个指导原则：建立逻辑框架、创造视觉阶层、运用图像元素。
然而，上面的论述是以「观众」为核心，来看待我们该如何做好幻灯片设计，并没有站在「幻灯片制作者」的角度，来考虑实际制作时的问题（比如时间有限、设计能力不够等）。因此，本章的重点会以「效率」为关键词，从「幻灯片制作者」的角度出发，来讨论实际做「幻灯片设计」时，需要具备的方法论与软件技巧。
在展开本章内容之前，我们还是先在此停留 1 分钟，请你从自身经验出发，思考几个问题。
课前思考
- 为什么「知道了道理，却还是做不好幻灯片」？
- 该如何兼顾「设计需求」（观众角度）和「设计效率」（制作者角度）？
- 除了提升设计能力，我们还能够如何提高幻灯片的制作效率？
幻灯片制作者的限制
从上一篇文章的内容，我们已经清楚地了解到，想做好「幻灯片设计」，最重要的就是站在「观众」的角度，来思考如何设计才能更好地传递信息。理论上，只要你的设计思路是正确的，这的确能达到最好的效果。
然而，当我们回到讲者──或者该说是幻灯片制作者──的身份，开始动手做幻灯片设计时，就会发现实际情况并没有这么简单，而是存在诸多限制的。我这边把它们简单分成两大类：
能力上的限制
尽管我们在大方向上已经清楚，什么才是好的幻灯片设计，但这终究是比较抽象的概念。实务上，如果没有设计方面的经验，缺乏相应的设计能力，甚至对软件的功能也还不够熟悉的话，尽管观念正确，也还是不知道该如何运用PPT，来做出符合「设计思维」的幻灯片。而这部份的限制，也正是本专栏要为大家解决的问题。在往后的章节中，我会一一带大家来认识，面对每个幻灯片设计的场景，该具备怎样的「设计思维」，并能活用PPT的软件功能，将「设计思维」落实到幻灯片的制作当中。
时间上的限制
在理想的状况下，我们可以对幻灯片做更多符合记忆模型的设计，来增进理解效率、激发情感共鸣；但在现实的情况下，我们的时间却是相当有限的。哪怕你的设计方向完全正确，也非常熟悉软件操作与各种设计技巧，但想做出更好的设计，就免不了要耗费大量的时间。这对于职场人士而言，是很不切实际的事。所以，在面对时间成本的限制时，我们就需要做出相应的取舍了。
所谓的「取舍」并不是说我们时间很少就不做设计，而是「有多少时间做多少设计」。这点其实和营销领域中「最小化可行产品」的概念很相似，我们可以用这个概念，来思考整个幻灯片制作的流程。
先简单介绍一下，什么是「最小化可行产品（minimum viable product，MVP）」。指的是在新产品研发的过程中，能满足目标用户核心需求的最简单的产品。它有三个特色：
- 完全针对目标用户的需求
- 最简单、成本最低的形式
- 不完美、需要不断更新迭代
说明这个概念最常见的，是底下这个造车的例子。核心需求是「出行代步」，这时我们需要做的，不是像上半部画的那样，先从造轮子开始慢慢造车；而是先做个能代步的滑板，再慢慢迭代出单车、摩托车、汽车。
现在，我们把这个概念套回幻灯片的制作上，你会发现「目标用户」就是「观众」，「需求」就是幻灯片中的「信息」，「产品」就是由幻灯片组成的「演示文稿」。而我们该做的，不是对每一页的幻灯片，都做最好的设计（造车）；而是回归表达的主题（用户需求），先做出能完整传达信息的演示文稿（滑板），后续再根据个人的能力与时间，做进一步的优化迭代即可。这就是从幻灯片制作者的角度出发，实务上最可行的「效率思维」。
事实上，我们最常遇到的演示场景，往往不需要多有设计感的幻灯片，而是在短时间内，做出一份设计简洁、重点突出的 PPT。在这情况下，我们只需要掌握基本的软件操作，并在大方向上，尽可能依循「设计思维」的三项指导原则来做幻灯片设计，就已经相当足够了。
所以，我们接下来要做的，就是兼顾以观众为核心的「设计思维」，以及幻灯片制作者本身的「效率思维」，提出一套方法论，作为制作幻灯片时的设计指南，也就是接下来要分享的「幻灯片设计」的三大阶段。
幻灯片设计的三大阶段
在正式开始讲述三阶段之前，我们先复习一下，幻灯片设计的三大指导原则：
- 建立「逻辑框架」：先建立一个完整的「逻辑框架」，将大量信息尽可能地浓缩为三至四个模块。
- 创造「视觉阶层」：为视觉元素建立「前注意特征」（改色、放大、加粗甚至加动画等），达到一目了然的效果。
- 运用「图像元素」：尽可能运用「图像元素」等视觉信息，加速观众理解、引发共情，甚至于促使行动。
有了这三原则之后，我们接着思考一个问题：在制作幻灯片的过程中，起点和终点分别是什么？
我们之前不断提到表达、传递信息，所以起点当然就是「信息」本身，一般来说，大多都是比较抽象的「语言信息」，比如口语或者纯文本描述；而终点则是这些「信息」经过加工（设计）之后，所呈现出来的、由「视觉信息」为主的幻灯片。至于最终这场表达，能影响观众多深，就看你终点能走多远了（做了多少设计）。
从上一篇文章对于记忆模型的介绍，我们可以看出，越是偏向图像画面，甚至能引发共情的设计，就越能调用长期记忆区，进而深化记忆、促使行动。所以，我们可以将幻灯片的「设计程度」，看作是从「语言信息」到「视觉信息」的光谱。文字等初始信息的比重越高，做起来越快，设计程度也越低，而观众也需要花费更多时间去理解它；反之，图像画面越多，做起来越花时间，设计程度也越高，但对于观众却是最直观、最有感、也是最印象深刻的。
有了起点、终点，以及过程中的变化，我们就能大概推出，该如何一步步推进「幻灯片设计」的流程了。为了方便大家理解，我先直接将整个流程，划分成三大阶段：结构化、图像化、场景化。
阶段一：结构化
一开始，我们只有口语或者纯文本等「语言信息」，根据「原则一：建立逻辑框架」，我们需要先对这些「语言信息」进行梳理，让它们有个方便理解与记忆的「逻辑框架」。这一步其实还不需要打开PPT，你可以依个人习惯，用便签来排列信息，或者画思维导图都可以。经过分门别类后，根据内容的逻辑关系，在水平架构上，运用「3的法则」来归纳同层级的重点，帮助观众记忆；在垂直架构上，区分核心主题、一级标题、二级标题和内容说明，做出层次井然的逻辑树状图。
不过，想将大量的内容信息展现在观众面前，只有建立逻辑框架显然是不够的，因为在视觉上没有重点。这时，我们就需要用到「原则二：创造视觉阶层」了。作法很简单，就是针对幻灯片中的内容做排版，用视觉的形式区分出逻辑层次，比如：将标题、小标题改色、放大、加粗来分层，或者在关键词、重点段落等文字下方划线来强调，以引导观众的视线。
至此，我们就完成了演示文稿的「最小化可行产品」。不需要耗费时间去找图，不用做过多的设计，只要梳理信息、做好排版，就能快速搞定。尽管幻灯片中还是存在大量文字，但至少也已经是易于阅读、相对好理解的了。
阶段二：图像化
经过「结构化」之后，我们已经梳理了「逻辑框架」，也抓到文字内容中的重点信息了。那再进一步该如何改善呢？就是如前面所述，逐步将这些「语言信息」转换成「视觉信息」，也就是「原则三：运用图像元素」。作法很简单，先把「结构化」之后的重点信息或关键词找出来，再根据这些信息的类型，替换成合适的图像元素。比如，上面那个经济学两大分支的案例，我们可以将大量文字省略成为口述用的讲稿，并从其中的描述，找到合适的插图来替换，不但内容看起来更简洁易懂，设计上也更加美观。
这边要注意的是，所谓「替换成图像元素」，并不是随心所欲的，而是得「根据信息的类型」。在产品设计领域有句话是「功能决定形式（Form follows function）」，这点放在幻灯片设计，也是同样的道理。所以，当我们想展示的是某个具体的事物或场景，那就该使用「图片」；当我们想呈现的是数据时，就该使用「图表」；而当我们想说明某个逻辑关系或者抽象概念，显然前两者就不合适，而是该改用「形状」和「图标」来搭配。这部份我们会在后面介绍「图像元素」的篇章时，再来详细说明。
阶段三：场景化
经过「图像化」之后，我们已经将内容信息给具体化作图像了。不过，这个阶段的图像，所遵循的还是文字的排版逻辑，只是做了更直观的替换而已。而「场景化」这个阶段，则是要反过来以图像为主，让所有的图像元素，进一步相融成一个完整的「场景」，让文字内容退居为画面中的辅助说明。比如下面这张图，是我们AbleSlide之前为TalkingData数据智能峰会做的设计，就直接是以一张街景图作为「场景」，再将文字作为辅助说明，排入图中的街道上，让文字信息能和场景图融为一体，打造出「场景感」。
那该怎么做呢？一方面，我们得在日常提升自己的「审美」，多看优秀的平面设计作品，学习设计师们对于图像元素的处理，并思考如何将其应用到幻灯片设计中；另一方面，可以从技术上着手，学习用图片或视频搭建场景、运用PPT本身的动画甚至3D功能，来模拟动态或展示实物等。
完成了这个阶段的幻灯片，所传递的就不仅仅只是「信息」而已了，更多地是渲染「氛围」和「情感」。藉由场景的塑造，让讲者能更好地「用画面说故事」，完成一场精采且令人印象深刻的演示。
提高幻灯片制作效率的技巧
上面的「幻灯片设计三阶段」，我们是针对「时间有限」的问题，提出做幻灯片设计时，大方向上可以依循的方法论。不过，如果你需要处理的内容特别多，也还是可能发生连「结构化」这个阶段都做不好的情况。因此，我们还需要在日常制作幻灯片时，就养成高效率的软件操作习惯，才能帮你省出更多时间，让你能更有余裕来做好「幻灯片设计」。
那么，有哪些可以显着提高幻灯片制作效率的技巧呢？比较特定场景的功能，比如排版对齐、设置主题、幻灯片母版等，我们会在后续对应的章节中，结合「设计思维」来说明。这边主要提两个能够帮你省去很多繁琐操作的功能：快速访问工具栏、快捷键。
「快速访问工具栏」的使用
什么是「快速访问工具栏」呢？简单来说，就是让你将常用的功能，放到同一个工具栏里面。只要设置好一次，就能一劳永逸地提高你使用 PPT 时的操作效率。
打开 PPT 看到左上角，默认功能有「保存」、「撤销键入」、「重复键入」、「从头开始」四个功能，这是PPT初始的「快速访问工具栏」。我们接下来的任务就是，把使用频率最高的功能，统统放到这个工具栏中。
那该如何添加常用功能到「快速访问工具栏」呢？很简单，你只需要将鼠标移动到想添加的功能上，点击「右键─添加到快速访问工具栏」，就可以将这个功能加入到「快速访问工具栏」了。
但是，当你添加的功能越来越多，就会发现 PPT上方挤着一整列工具，使用时还得将鼠标移到最上面去切换寻找，不太方便。此时，你可以拉开「快速访问工具栏」最右边的倒三角形菜单「自定义快速访问工具栏」找到最下面的「在功能区下方显示」，把这整列工具移到功能区的下方。这么一来，你添加的功能可以整排显示出来，而且还缩短了鼠标移动点选的距离。
此外，在「自定义快速访问工具栏」中，你还可以点击「其他命令」，进一步调整或汇出这个工具栏。在这个界面中，你可以调整工具栏中每个功能的顺序，也可以对照左边的功能区作添加或删除功能。
在此你需要做的是，尽可能为每个功能做好分类，把同一类的功能集中在一起，例如：文本框与修改文字格式的一类、对齐与均分的功能放同一类……等。这可以避免因工具栏排序混乱所造成的使用不便。
在设置好「快速访问工具栏」之后，你可以在「其他命令─导入/导出」，把专属于你的「快速访问工具栏」汇出自定义文件。这可以让你在另一台电脑使用 PPT 时，直接汇入这个文件，而不用再重新设置「快速访问工具栏」。
这边简单总结一下，设置「快速访问工具栏」的重点：
- 添加最频繁使用的功能
- 调整到功能区下方显示
- 同类的功能放在相邻的位置
建立「快速访问工具栏」的确可以帮我们节省寻找功能的时间，不过在快速复制、限制图片缩放比例、重复相同操作等还是力有未逮。而这就需要「快捷键」来辅助了。
「快捷键」的使用
我们都知道在做PPT的过程中，有很多使用频繁但很琐碎的操作，比如：复制粘贴、文字改色加粗、等比例放大图片......等。如果只靠鼠标来回点选，往往会耗费大量的时间。但如果在操作鼠标时，我们知道该搭配哪一个快捷键，就能一步完成原本要三、四步才能达到的效果。
说起快捷键，你肯定在网上也看过不少，直接列一堆快捷键的表。然而，这种列表看似丰富，却没什么实用性。应该很少人会真的按表去演练、强记，而且实务上也没必要记那么多繁琐的快捷键。所以，我这边主要介绍的，大多都是搭配鼠标就能完成的操作，相对来说会比较好上手，分别有：Ctrl、Shift和F4。
Ctrl：最多功能的快捷键
第一个必须知道的快捷键是「Ctrl」。除了最为大众熟知的「Ctrl+C（复制）」和「Ctrl+V（粘贴）」以外，仅仅是搭配鼠标的操作，就能玩出不少花样。以下列举比较常用的供你参考。
Ctrl+鼠标左键
按住Ctrl键，以鼠标拖曳可以复制对象。
按住Ctrl键，以鼠标拉动边角，可以让形状或图片从中心放大/缩小。
Ctrl+鼠标中键
按住Ctrl键，推动鼠标中间的滚轮，可以快速放大/缩小幻灯片页面。
这边有一个小诀窍，如果没有选中任何对象，则会以幻灯片画面中心来放大；如果选中某个对象，则会放大该对象的周围区域。
Shift：限制移动与比例的快捷键
Shift+鼠标左键
按住Shift键，以鼠标拖曳可以限制对象只能在水平/垂直方向上移动。
按住Shift键，以鼠标拉动边角，可以让形状或图片等比例放大/缩小。
此外，Shift也能再搭配Ctrl使用。如果你同时按住Ctrl和Shift，搭配鼠标左键，就会是前面两个快捷键功能的迭加，也就是可以一次完成水平/垂直方向上的复制。
F4：最神奇的快捷键
快捷键F4是单一功能最强大的快捷键，它本身的作用是「重复上一步操作」。举例来说：如果我们将一个矩形以「更改形状」功能改成圆形，接着选中其它矩形并按下F4，我们就会发现，其它两个矩形同样被改成了圆形。
这样的特性让它能够快速处理很多繁琐操作，比如，我们修改了某个对象的颜色，并想让其他对象也都改成同一个颜色时，就不需要再重新去调色盘找那个颜色了，只需要选中其他想改色的对象，按下 F4 即可。
此外，这个快捷键还延伸出另一个进阶操作：等距离复制。选中想复制的对象后，我们先以Ctrl键拖曳复制一个，接着不断按下F4键，就能快速完成等距离复制。
以上，是我个人认为性价比最高的3个快捷键。你其实会发现，想用好它们并不需要特别记忆，操作起来也相当简单，只要有意识地用个几次就能熟练，但却能有效提高你做PPT的效率。当然，PPT 中的快捷键还有很多，但我并不建议大家为了一些少用、冷僻的功能去背诵它们。原则上，熟练三大快捷键，其他常用功能放到「快速访问工具栏」，冷门的功能就留待需要时再去翻找，才是操作PPT时的最佳策略。
本章小结
在本篇文章中，我们改从「幻灯片制作者」的角度出发，说明实务上的两大限制，并借鉴「最小化可行产品」概念，作为幻灯片设计时的「效率思维」。
接着，我们综合前一篇提出的「设计思维」（三原则）和「效率思维」，提出「幻灯片设计」的方法论，也就是结构化、图像化、场景化三大阶段。从初始信息梳理出「逻辑框架」，排版好「视觉阶层」，完成整体的「结构化」；接着，再从重点信息抓出关键词，转换成合适的图像，做到信息的「图像化」；最后，如果能力和时间上还有余裕，我们甚至可以利用图像，来搭建完整的故事场景，做到最终的「场景化」。
在往后的篇章中，我们会依序以结构化、图像化、场景化这三大阶段为骨干，来延伸出每个阶段所需要具备的「设计思维」和「软件技巧」。
最后，我们也介绍了 PPT 软件操作的两大效率技巧：用好「快速访问工具栏」和「快捷键」。让你可以在短时间内，显着提高制作幻灯片的效率。以上就是幻灯片制作时，从大方向的策略到细部操作上的高效方法。
课后作业
下面这张图是「快速访问工具栏」的设置范例，请你思考平常操作PPT时，最常用到的功能，并将它们添加、整合到你的「快速访问工具栏」中，也欢迎截图分享你的工具栏。
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