什么是合格的PPT?

我们做演示幻灯片(后用PPT指代)最好的结果是什么?就是让自己想要传达的目标与听众期待的目标尽量匹配,如何能达成这效果,那就能说这样PPT是合格的。

 

我们拿可以称之为每年“年度最佳PPT”的苹果发布会举例,苹果想要传达的是“我们又创造了一些NB的产品,快来买!",而用户期待的是“今年又会拿什么让人惊叹的产品跟功能出来震撼到我”,苹果为了传达产品的厉害之处,会用大大的数字突出性能提升百分比,会通过一个个实际使用场景来说明新功能能够帮助用户解决痛点,会通过层层递进的方式,让爆点越来越大,惊喜接踵而来……通过一系列的手段来满足用户的期待,通过发布会让新产品特性,深刻的传达到用户脑中。

 

说完了飘在天上的,再来说些更加接地气的,例如打工人每年必须要做的年终总结PPT。

年终总结大部分人的目标应该是“快看我今年干了好多好多的事,没闲着,给我多点年终奖”,很多初入职场的打工人会把做过的所有事情堆进PPT中,来个十几页,希望领导看到,“我今年都干了这么多事情了,没有功劳也有苦劳吧”,但是这样的PPT不是领导所期望的。

领导其实期望看到的是“你为今年的目标做了什么,有什么成长,明年如何达成目标”,归根到底就是要表现出你这个人如何,有没有潜力,值不值得被激励。还有你的领导也需要对上汇报,你报告里的部分内容将会成为他的汇报内容,他要达成的汇报目标是“今年目标我们团队是这样达成的,整个团队在成长,明年我们将会达成更高的目标”,他要表现出自己是一个合格的团队领导,能够带领团队完成目标,他也希望拿到更多的年终奖或者升职。

看完上面的分析,我想你应该清楚一个合格的年终总结PPT应该怎么做了吧,多写自己是如何的优秀,如何帮助完成了团队年终目标,自己的成长以及明年的计划,对于一些与团队目标关系不大的工作,可以简单带过。

大而广之,其实做任何内容输出,都不要脱离或者偏离自己的表达目标。你可以事先花点时间好好想清楚,把目标写出来放在旁边,在你写内容的时候,不时的去对照一下。

清晰的结构+图文并茂=让人容易理解并记住

 清楚了自己的目标才是第一步。怎么让自己要表达的目标更容易的让听众get到,记得住。那肯定少不了对于内容的规划与包装,否则就像是让一个人光吃白米饭,是能吃饱,但是寡淡无味,容易产生厌烦。

我们在记忆大量内容的时候都知道成体系又关联的内容是最容易记住,最不容易忘掉的。所以我们进行幻灯片演讲,也需要让听众先看到内容的逻辑关系,幻灯片的最大特点就是用听众的眼睛所看到的来强化他们头脑所接收的。

通过一个清晰的结构来传达信息

清晰的结构就是一张地图,能够传达演讲的逻辑,让听众理解目标,并且知道达到目标的路线。

但是看过很多幻灯片演讲,能够做到这样其实一点不容易,最常见的问题就是前后内容无关联,想到什么讲什么,让听众迷失在细枝末节的混乱之中,让听众“听君一席话如听一席话”,事后也无法回忆,印象不深。

对于年终总结,主要通过“做过的事、自己的快速成长、对未来的思考”三部分来说明自己的优秀;对于立项报告,要说明“要做什么、为什么要做、怎么做”来说明项目的价值,从而推进项目快速落地;对于公司介绍,是通过“公司介绍、团队介绍、产品介绍等”快速让用户理解公司情况与公司的行业地位,能够让用户放心,促成中标或者合作目标的达成。

针对特定目的,很多大公司内部都有相关模版,比如年终总结、项目汇报之类的,这类模板都是团队依据历次经验,从内容逻辑到领导偏好进行的总结,职场新人建议就在这个模板的内容结构下进行内容填充。如果没有相关模版,那就要依据目的,自己在网上选择一个合适的结构进行内容组织。

让内容自己能说话

填充内容也不能一股脑的复制粘贴,啥都往里面写。我们要注意以下两点:

一、厘清层级,突出重点

讲每个章节的时候,要结合章节的中心论点进行内容组织。最好让用户带着论点来理解章节中的内容。章节下面一般最多放两层,再多会让用户容易迷失,只看到了内容,而忘记这些内容想说明的结论。

这里还有一个容易犯的错误是解释内容缺少重点,直接平铺直叙,写上几百字小作文。在PPT中,我们要把内容信息进行重新总结提取,要抓大放小,尽量控制在3个以内,不要超过5个,每个的小标题的长度最好控制在20字以内。

二、内容尽量可视化

章节主要内容简练提取成为小标题之后,可以依据小标题之间的逻辑关系,使用对应的图示方式进行直观展示,比如并列、递进、树状、循环等。

另外肯定还有一些额外内容需要进行补充,这些内容能够使用图表的就用图表进行表示,有图片能够进行说明的就用图片,这些会让内容更容易被用户所理解,一眼看上去就知道大概要讲的是什么。

做PPT比较慢的原因

上面说了怎么做合格的,这里就通过反面例子讲讲我们是怎么在做PPT的时候浪费时间的。

原因一:总在寻找漂亮合适的主题

除了有公司模版的演示,你自己会花多少时间去找一个漂亮合适的主题?就算找到一个符合自己要求的,因为每个人的审美不同,你喜欢的不一定是听众喜欢的。

我们使用主题要抓住两点,一个是契合内容,一个是尽量简洁。这样的PPT主题能突出内容,而不是花里胡哨的抢风头。

原因二:边想边写边调整

边写内容,边进行内容格式调整,然后又觉得这段内容不太适合,删除或重写之后再调整……这样的方式熟悉不熟悉?

找到了PPT模版,直接在模版ppt上填充内容,会陷入不自觉的调整字体大小、位置等细节之中。

所以最好的方式还是先确认内容,再去进行排版和展示优化

我们先在宏观层面,结合内容模版的要求,对每一章节的内容,进行规划,哪些要讲,哪些要细讲,是否要加入图片等。

确认好每章节大概内容之后,就可以在细的层面,进行内容填充和丰富了。

工具介绍:Mindshow.fun

因为我平时做PPT比较多,上面的痛点自己经历过,也看过很多同学做的PPT因为出现各种内容问题,而不能达到自己演示的目的。

所以我做了一个让用户更加能关注演讲内容的逻辑层级,快速生成PPT的服务,那就是Mindshow.fun,大家可以关注微信公众号: mindshow_fun(MindShow所思所见) ,获得邀请码进行注册尝试。

注:目前此服务仅支持Chrome浏览器,其他浏览器将陆续支持

主要功能一:大纲视图便于梳理逻辑,直接按逻辑生成PPT

Mindshow提供大纲视图方便用户对于整体逻辑进行梳理,从总到分的方式进行内容填充,保证内容不会脱离章节目标。

你填充内容的时候,右侧就可以预览内容对应生成的幻灯片,方便随时查看效果。

并且内置了多个主题模板,点击可以直接切换。

主要功能二:多种布局点击使用

mindshow根据内容数量与类型,提供对应的内容布局,你可以选择符合内容逻辑的布局的来展示。

不能做什么

每一个服务要找到自己的边界,Mindshow.fun也一样,它不能在服务中手动微调字体大小、内容位置,这些只能根据模板自动调整。

所以这个服务主更适合工作日常PPT、讲课课件和做一些比较急的公司产品介绍。对于需要精雕细琢的PPT,还是去选用PowerPoint或者Keynote,使用一些辅助工具(如islide),可能更加适合。

后续计划

目前服务还有很多需要优化的地方,下面是后续的一些优化计划:

  • 增加更多的布局和主题,满足各种需求(缺少的欢迎随时提出,会立刻安排)
  • 增加对于表格的支持(目前有表格需求的话,可以通过截图上传)
  • 增加对代码高亮的支持
  • 增加幻灯片播放动效(一个个内容逐次出现)
  • 自动展示逻辑支持手动调整,而不仅是一层接一层的展示

我希望通过这个服务,可以帮助经常需要汇报的员工,减少时间消耗,专心于内容;可以帮助部分公司提升内部效率,避免无意义的幻灯片过度美化;可以让不时要更新幻灯片内容的老师或者销售只需要修改文字,就可以全局更新,防止遗漏。

mindshow还仅是一个需要不断成长的新生婴儿,欢迎大家提供好的建议和想法,谢谢。