本文参与数字文具盒征文活动

作为一个法学生，我的日常生活主要围绕在上课、论文、实习以及我杂七杂八的爱好上。今天在这里跟大家聊一聊我是如果进行任务管理的。

我的任务管理系统

软件的选择

从2017年接触滴答清单以来，滴答清单变得功能越来越丰富。熟悉这款软件的人都知道，如今的滴答清单已经不单单是一款Todo  List软件了，而是一款融合日历、笔记、清单、习惯打卡、番茄钟的“综合性”软件。

我相信大多数的“少数派”们都是“Less is more”的坚实簇拥者，看到现在的滴答清单一定也会和我一样不自觉的想起国产的印象笔记，觉得这是一款什么都做却又什么都做不好的软件。因此从2017年接触这款软件后，我很快又转向了Things、Omnifocus、Todoist、Anydo、2Do、微软Todo、Reminder……

不夸张的说，从2016年接触GTD概念后的我，基本用过市面上各式各样的GTD软件，但是时隔多年，2016年的我刚刚进入大学，如今的我研究生也已经快要毕业了，在经历过不同环境下各种工作流的转换，兜兜转转我还是回到了滴答清单，原因无他，唯性价比高、满足我的需求、稳定矣。

化繁为简

虽然现在的滴答清单功能复杂，但好在这款软件还是给我们“Less is more”的选择，即仅选择我们用得到的功能，隐藏那些我们用不到的功能

就我个人而言，我把滴答清单仅作为我的Todo List和日历，因此也就只选择了这两个功能模块。除了能够隐藏部分“功能”，在滴答清单里，还能够做到隐藏“视图”、“标签”等，将“Less is more”的观点贯彻到底，对于显示什么，不显示什么给了我们非常大的自主权。

下面我就来讲讲我具体是怎样使用滴答清单来处理我的日常生活的。

Workflow——我是如何使用滴答清单的

我们生活中有大大小小要处理的任务，但在我看来，这些纷繁复杂的日常任务其实只有两种：一种是具有时间属性的，另一种则是不具有时间属性的任务。简单举个例子，今晚的会议、下周五的考试、截止到下周三需要尽快完成的作业、下周六的航班等等，这些任务或具截止日期、或需要尽快完成、或是写在日历上的一项日程，都有一个共性，即具有“时间属性”。将这些具有“时间属性”的任务记在滴答清单后，我通常会用清单清单里面的日历视图来把控各项任务。

滴答清单为我们提供了月、周、三日视图的日历表

因此，滴答清单也很好的取代了我手机里的日历App，凭着“Less is more”的观点，我没有再使用其他日历类App。同时，除去日历视图，如果聚焦于任务视角，滴答清单还提供了今天以及最近七天的任务界面。

在这里，为大家介绍一个我个人的习惯，对于有一些虽没有明确“时间属性”的任务，但是只要是当下可以做的，我都会把这些任务赋予“时间属性”，并尽可能安排在今天，毕竟这样能够实时督促自己，今天再多做一点。所以有时我“今天”界面里的任务长达十几项之多，但这并不意味着我今天要把这些任务都完成，“今天”里显示的绝大多数只代表着我今天可以开始的任务，至于做不做，那要看我的效率（其实是心情）。但是对于今天必须要完成的事情或者是今天的日程，我会在提前或者当天在这些任务上做个标记（标一个小红旗），来明确今天的主要（必须）任务。至于其他的，我只要在当晚将这些任务全部推迟到明天就好了。有时任务实在太多，我则会将部分不紧急的任务全部推迟一周，让这一周“眼不见心不烦”。这样做的好处就是，不用太多的过滤就能明确当下所有可以做的事情，我们只要在完成当天的主要任务后，按照当下的喜好开始手头的其他任务就好了。

举个例子，我的任务管理系统中，今日任务的理想界面：

上面说完了第一类，那么接下来就是没有“时间属性”的任务。比如：和Kim表白、学射箭、写一篇少数派的文章等等。这些或许是尚不成熟的想法或事一闪而过的念头，只要是将来有可能要去做的事，我都会在滴答清单中记录下来。这也是GTD理论的第一步——“收集”的概念。有研究说，人一天脑子里闪过的念头与想法有数百个之多，虽然大多想法都不太多值得记录，但在这些想法中难免会还是有闪光点出现，若不及时记录这些闪光点让其白白溜走实在可惜，因此一定要学会“收集”，善待我们脑海里有趣的想法。

对于这类任务，我会在滴答清单里建立一个也是我用的唯一使用的一个简单的“透视”视图（Omnifocus里的概念，也可以叫做过滤），将这些没有“时间属性”的任务过滤出来。过滤都逻辑也很简单，即“没有日期”。

对于这些没有明确的开始时间，当下也无法开始的任务，因此我只需要每隔几天扫一眼这个“过滤”，等到时机足够成熟时或可以开始的时候，再给这些任务安排一个时间就好了。

因此，在滴答清单里我实现了：一个日历——可以开始的任务、计划做的事情、安排好的日程；一个“没有日期”的过滤——灵感收集箱、当下不做但值得注意的的任务，作为我的第二大脑。日历和过滤器记录了我的一切任务，有条不紊的任务管理系统也清空了我当下的杂念，提高了我当下的工作效率。

任务管理系统的补充——任务笔记

随着近几年生活里的角色在不断转变，从大学生到研究生考试的考生、法考的考生、实习生，生活节奏越来越快，曾经的任务管理系统也愈发难堪重任。法考的学习计划、论文的修改要点、下一篇要写的文章大纲、自驾游旅行计划、做一次Vlog要拍的视频片段……其实这些也并不是全是多么复杂的项目，很多都是生活里常见的任务，却难以通过上面的任务管理系统去实现。

其实仔细分析一下，上面我所使用的任务管理系统只合适记录单一的事件，比如下周三与导师约见面讨论论文修改，我们可以在滴答清单里记录下周三与导师见面，但是对于关于论文到底怎么修改，我们很难一条一条的写在滴答清单中。因此除了滴答清单外，任务笔记也是我的任务管理系统中的重要一环。

可以是纸质的笔记本、手机自带的备忘录、或是任何一个笔记App。任务笔记重在帮助我们梳理思路而非形式，因此我一般“就地取材”，选择那些成本低、方便实用的“笔记”。我使用的手机是三星，因此我就用手机自带的三星笔记作为我的“任务笔记本”。

比如，用笔记计划法考学习计划：

比如：在年初整理年计划

再比如：开会做会议记录以及会议即兴（临时）发言列大纲

再或者是申offer的文书材料准备的进度

其实这些事情如果一定要在滴答清单里实现也不是不可以，只是本着更加方便的初衷，我还是选择用笔记去完成。在笔记里，不仅可以写写画画，更能体现同一项目不同任务之间的上下文联系，还更利于做头脑风暴，更加直观。

题外话：时间记录到底有没有意义

看过近些年来很火的柳比歇夫的时间统计法后，相信很多“少数派”们也会和我一样纠结这个问题，任务管理是提醒我们有什么事情要做，起到一个备忘的作用，那么时间记录的意义在哪里呢？到底有无必要去刻意记录我们的时间呢？我也曾经花费很多时间和精力去寻找一款方便记录时间花费的app，有时在记录时间的时候也会质疑这样做的意义在哪里。如果你也一样困惑，不妨听我讲一个我自己的经历感受。

在我考研的时候，为了督促自己学习，我用Forest记录每天的学习时间，保证每周的学习时间在一个“健康”的状态。也正是因为有了学习时长的记录，我能很快的发现自己在某一周学习时间过少，警惕学习状态的懈怠。因为如此，有了学习时长的保证，精力投入的保证我得以侥幸上岸。

但是，为什么要说“侥幸”呢？因为考研成绩，我的两门公共课的成绩都是60分，在当时可以说是非常危险了。我事后总结，明明是本应该提分的公共课，为何却成为了上岸的“绊脚石”呢？原因是出在我忽视了花在公共课上的学习时间。我在两门公共课上面的投入的时间非常“不健康”（时间太少），却不自知。我在备考期间，为图方便，只是简单的记录了每日学习的时长，并没有细致的逐科记录时间。现在回想起来，如果当时我对学习的科目进行分类记录，则会得到这样的结果：

周一：专业课一3小时、专业课二2小时、英语一0.5小时、政治0小时；

周二：专业课一2小时、专业课二5小时、英语一0小时、政治0小时；

周三：专业课一2小时、专业课二3小时、英语一1小时、政治0小时；

周四：专业课一3小时、专业课二3小时、英语一0小时、政治1小时；

……

……

如在当时我能及时发现我对于公共课的精力和时间投入远不够，也许就会及时调整计划，保证每门科目齐头并进，结果也许会更好。所以通过我的个人经历来看，时间记录不仅有必要，还有很大的必要，并且，记录在不钻牛角尖的情况下记录时间越细越好。我们越详细的分析我们的时间花费，越能知道我们目前的状态是否在正轨上前行，我们所做的事情是与目标越来越近还是背道而驰。

也许我考研的经历局限于校园和学生思维，不知道在社会工作里是否也能起到同样的效益，这一点还需要和大家共同探讨分享。

写在最后

很感谢看到这里的你们，关注少数派已经四五年了，在少数派里看到了很多朋友分享自己的经验受益良多。这次刚好遇到少数派我的「数字文具盒」主题的征文活动，也想和大家分享一下我的任务管理数字文具盒。我始终认为所谓文具盒，是用来帮助我们更好的工作和生活，没有最棒的文具、只有最合适自己的工具。每个人的工作方式生活习惯都各有不同，当一个“数字文具”刚好满足了你的需求时，就应该把他塞进你的“文具盒”中，为你的生活助力。这一篇只介绍了我的任务管理“电子文具盒”，后面会再写一篇文章也跟大家介绍一下我的笔记“电子文具盒”，希望能和大家多交流，也恳请大家多多指点！