一份直面现实的时间管理指南

人生短暂，我到底该如何用好我有限的时间？我每天就只有24小时，怎样把时间的价值最大化？有太多事情要做了，我现在应该做的最正确的事情是什么？

这些问题我经常问自己，我猜你也一样。

时间管理技巧和工具层出不穷，但它们似乎没有从根本上解决问题。我们不仅更忙，而且还焦虑，还很空虚。于是出现了「佛系」、「躺平」这样的词，让人感觉又到了另一个极端。

我觉得要回答好开头的问题，我们需要对时间和现实有更清晰的认识。我们不能构建一个空中楼阁，在里面堆满了工具，像无头苍蝇一样乱撞；我们需要把理论建立在现实之上，然后再找到适合自己的工具，不断调整。

本文不会解决所有问题，但希望能作为一个引子，让我们重新思考这些问题。分为三部分：第一部分回顾了我对时间感知的变化，和由此产生的困惑；第二部分从一本好书出发，分享它带给我的启发；第三部分是一些实用性的方法。

文章很长很长，你的时间宝贵，请随意选择感兴趣的部分开始。

第一部分

和自己算账

当生产力还没有成为人们的头号焦虑时，我就想过很多办法管好自己的时间。

中学时代，无意间在家里翻到一本正儿八经的账簿。当时正直我奋发图强之时，心想要不把我每天的学习时间记下来。

一开始能记七八个小时，后来我记得最多记了11个小时之多，可高兴了，觉得那天过得特别值。不过，每天学习那么久的确有点难，虽然还是很努力，但后来再也没有打破那个纪录。

高中住校，每周五回家前都会往书包里塞满练习题册，因为我心想终于有时间来追赶一下了（不是有所谓哈佛图书馆十大箴言说，「即使现在，对手也不停地翻书」）。

可回家后往往很懒。为解决这个问题，我想了一个办法：和自己签协议。我在 Word 里编辑了一份协议书，抬头写了几句励志的话，末尾留下签名的位置。每周五回家之后，我就和自己郑重其事地签定协议：「这周末我要完成…… 承诺人：（潇洒的签名）」。

后来没有这么强的仪式感，但我依旧热衷于给自己定计划。周计划、学期计划、年计划。特别是到了大学，觉得有太多方面需要提升了，不光是课业成绩，还想多读书，还要运动健身，还要参加社团活动，觉得每天应该越忙越好。

但后来有一天我猛然发现：我好像没有哪次是真正完成了计划的。

伴随这个发现的是深深的自责，我经常找自己算心理账──怎么这么没有自制力，我下次一定要完成计划。

时间突然变多了

后来我终于意识到，凡是依靠意志力的事情都很难长久。于是没有那么执迷定计划了，但对时间的态度还是没有变。

要是一天结束了觉得过得不充实，要么责备自己，要么睡前试图再干点什么事情，但往往是瞎忙，为了忙碌而忙碌。

对我来说，时间一定要被用来干点什么「有用」的事情。甚至对于公司的年假我也有一套不成文的规矩，请的假要是不拿来出去玩就算浪费，而且玩得越累感觉越值。

不过两年前疫情来袭，世界发生了很大的改变。

不用把时间花在通勤上，周末不必吃喝玩乐，每天穿着睡衣就能上班，起床闹钟也不用调了。时间好像变多了。

其实不是时间变多了，而是事情变少了。

以前总觉得有忙不完的事情，但我突然发现，如果都不做，好像也没什么。

不仅没什么，反而还更好──有吃的有住的，有朋友相伴，时不时晒晒太阳、听听鸟叫──每天不用想着要做多少事，感觉这些就足够了。我发现自己比以前都要开心和满足。

由于不再执念要把时间花在某几件有用的事情上，生活也变得有趣了很多。在家做做饭、弹弹琴、看看纪录片、读读闲书，我发现以前觉得没用的事情之中，原来有这么多有意思的细节。生活就好像从带有雪花状的屏幕变成了4K，从黑白变成了彩色。

反思十几年的自我挣扎，到底是为了什么──不就是希望自己过得好一些吗。而我不挣扎了，时时刻刻活在当下，想到什么有意思的事情就去做一做，反而还过得更好了。

第二部分

读到这里你可能会有很多问题──难道我们不应该把时间用在有价值的事情上吗？难道我们不应该为未来做准备吗？难道我们不应该想办法提高效率从而事半功倍吗？

亲身体验过两种生活方式，我感性上知道，后一种状态对我来说是更好的生活。

不光是焦虑感减少了，反直觉的是，在为未来做准备这件事上我还做得更好了。

我开始做一些很早就听说有用，但却一直没行动或者没持续的事情──我不再鞭策自己要为未来的健康而运动，我只是享受运动的过程；我不再把冥想当成缓解焦虑的工具，我只是感受冥想的体验；我不再下决心说今年一定要多读点书，我只是好奇什么就读什么；我不再担心我的事业，是不是比别人跑得更快。结果就是不但养成了这些习惯，还逐渐找到自己真正喜欢做的是什么。

但理性上，我一直没有想明白。而且，看起来好像挺好的，万一以后发现不是这样怎么办？

还好，奥利佛·伯克曼（Oliver Burkeman）在《人生四千个星期 Four Thousand Weeks》里提供了很多关于时间管理的洞见。¹

我想结合我的理解和你讲一讲。

直面现实

没有人不知道自己的时间有限，但却很少人能够承认这个现实。

计划里的美好

我一直不理解，为什么当初明知以前没完成过计划，却还是要把计划制定得宏大而面面俱到。

伯克曼给了一个解释：因为我内心不愿接受我每天做不了多少事情这个事实。

我的计划就像一个充满想象的空间──在这个空间里，时间是无限的，我无所不能──能不能达到不重要，因为幻想它的感觉太好了。

和现实斗争的结局往往都是惨烈的，不仅目标达不成，我自己还焦虑不已，形成一个可恶的循环：越焦虑，越拖延，越拖延，越焦虑。

要多忙才够

当我一天能记录10个小时的学习时间，我就想要11个小时；当我记了11个小时，我就想要12个小时。我以为把待办事项里的5件事做完，世界就平静了，但把5件事勾完，清单上又会多出10件事。

我们以为下一个 app 终于要解决困惑已久的问题，但过了一段时间，又发现自己回到了原来的状态。

伯克曼感慨道：「问题不在于这些方法和产品没用。问题是它们真的有用──它们让你完成更多的事情，跑去开更多的会，运送你的孩子去更多的课外活动，给你的员工赚更多的利润──但，荒谬的是，你只是感觉到更忙了，更焦虑了，而且不知为何还更空虚了。」

和金钱一样，如果我们总是把目标点往前移动，给自己的要求越来越高，那赚多少钱、一天完成多少事情都不会满足。

要事优先？

那我们先做重要的事情总可以吧。

你可能听过这个故事。一位时间管理专家为一群学生讲课，带了一堆沙子、一堆小石头和几块大石头，问学生如何把它们都装进一个罐子里。如果你先把罐子填满了沙子，那肯定不可能再放进所有的石头。

但是，专家摆出一副揭开人类未解之谜的样子，如果你先放大石头，然后小石头，然后再填沙子，那所有东西都能装下。

应用在时间管理上，这告诉我们要先做大块的重要的事情，然后用碎片时间做零碎的小事，这样所有事情都会被处理掉。

但那个专家玩了一个把戏，伯克曼指出，他只带了几块正好能装进罐子里的大石头。要是给他很多块大石头怎么办？

时间管理的真正问题，伯克曼说，不是我们不懂如何设定优先级，而是大石头太多了。就像对于学生时代的我，成绩、读书、社交、运动、领导力提升，哪个不重要？

错失不可逃

我什么事都想做好，是因为我害怕错失（FOMO、错失恐惧症)。

或许这能解释为什么对很多人来说，本来轻松愉悦的旅行变成了一场打卡马拉松，因为最害怕的就是回来之后被人白眼：「什么？那儿你都没去？真是白跑了一趟。」

一个残酷的现实是，你已经在错失了。这世界有太多的地方、太多的玩法、太多的可能性。无论你选择什么，到再多的地方打卡，你都在错过其他的选项。「任何有限的生命──哪怕是你能想象的最好的生命──都是在不停地和其他可能挥手告别。」

而且，选择做很多事情，往往意味着很难做好任何一件。「如果你希望把所有的地方都打一遍卡，你可能连那些地方最精彩的部分都没有看到。」

接纳现实

我们只有有限的时间，我们只能做这么多事。现实就是现实，哪怕你拼尽全力，打得头破血流，现实最终都会获胜。你现在不可能打败它，你永远都不会。²

但还好，这不是一件坏事。

我们需要换一个角度面对现实。

时间即生命

现代社会的一大问题是把时间当成一种资源，一个工具。就像我以前总是觉得要「用好」时间，要把时间花在「有用」的事情上。当我这么想，我的目光总是放在未来。

伯克曼说这能解释为什么很多有钱人都非常忧愁。正因为他们很擅长用时间来换取财富，它们才得以成功。但也正因为如此，一心想着如何让时间产生最大的价值，他们就完全忽视了当下。他们只是把当下看作是获得未来幸福的一个工具。既然当下对他们一文不值，他们时常苦恼也就不足为奇。

但时间不是普通资源。要是没有了食物、水和电，我们还能活一会儿，但我们不能没有时间。我们的时间就是我们的人生，我们的人生就是我们怎样度过每时每刻。

把心放在当下

将时间工具化或许也能解释为什么我之前再怎么努力，都没有养成运动和冥想的习惯。当我一心想要更好的成绩、更高的职位，我只会做能直接帮助达到这些目标的事情，而且越快越好。而运动和冥想需要时间，需要耐心。

当我把心思放在「有什么用」的时候，我关注的是目标和结果。但结果不是我能控制的，只要进展和我想象的稍有不同，我就很快放弃。而我们都知道，需要长期做的、结果在短期内不那么明显的事情，往往最有价值。

计划只是一个想法

这不是说计划没有用。就像我之前制定的，虽然没有全部达成，但它多多少少激励了我。关键在于，我没必要因为没完成计划而加倍自责。

因为计划充其量也就只是一个当前的想法。伯克曼很形象地解释道，我们误以为计划是一条绳索，可以把它从当下扔到未来，然后未来就能按照我们计划的执行。但计划只是一个当下的意图，表达了目前的我们对未来的期待，而真正的未来，当它到来的时候，自然没有义务遵循。

从这个角度想，「设定目标」和「活在当下」也不是矛盾的。通过目标许一个愿，就可以把它放下，开始行动。我曾和自己说，最好的办法就是「设定目标的时候一心设定目标，实施目标的时候一心实施目标」。边打球边盯着比分牌，不仅焦虑，还容易失误。

不断选择，不断忽略

面对这么多事情，要知道一个时间管理技巧是否有效，伯克曼说，在于它能否帮你忽略对的事情。对于一堆装不下的大石头，不是忙于给他们排序，而是要懂得选择和忽略。

当有人问巴菲特如何给人生设立优先级，巴菲特先让他按重要程度列出最重要的25件事。然后他说，你应该把时间花在前五件事上，而对于剩下的20件事，你要不顾一切代价主动避免它们，而不是把它们当成次要的有时间了做一做。³

接受未来不可预测

有一个研究一直让我印象很深，大概是问即将走向死亡的老人，他们最后悔的事情是什么。让我印象深的不是他们的回答，而是这个问题本身──谁也不想到了时间的末尾，后悔自己把唯一的一生花在了错误的事情上。

所以我经常苦恼，我现在应该做的最正确的事情是什么。

后来我意识到，当我问这个问题的时候，我在企图拥有某种超越时间的智慧，保证未来的我在回头看看当下的自己之时，欣慰笑道，「没错，你在正确的时间做出了最正确的事情。」

但现实是，没人知道未来会是什么样的。这是为什么未来叫「未，来」。

主动选择的乐趣

这或许能解释为什么很多人都选择一条安稳的、大部分人都觉得正确的道路。一方面，这是过来人的忠告，再错也错不到哪里去。另一方面，要是走错了，也不怪自己，都是别人的错。我不觉得选择这样的生活有什么问题，但对我来说，如果一眼能看到老，生活好像也没有那么有意思。

我一方面想要我的生活有趣，但另一方面我又担心结果让人意外。不过回过头来想，这本身就是矛盾的，因为如果结果不意外，那就不有趣了。这样看来，解决方案就是，不必在意结果，反正我也不知道未来会是什么样的。

再说了，人生如此短暂，没有什么是值得在意的。这个事实看似残酷，但却给人力量。

宇宙视角疗法

别说我们自己，人类文明对于宇宙都是沧海一粟。不过这个概念的确不好理解。

英国哲学家 Bryan Magee 提供了一个惊艳的角度。我们可以这么想：从古至今，虽然以前人类的平均寿命不长，但每个时期总有活到一百岁的人吧。等到那个百岁老人死去的时候，又会有新的能活到一百岁的人出生。如果历史把他们都记录下来的话，我们可以看到一串百岁老人，这样能一直回溯到最初。

这么想的话我们会发现：中国史书记载的第一个朝代尧舜禹时期，让我们觉得无法想象的遥远，大约只距离我们40辈。孔子生活在25辈之前，文艺复兴发生在7辈之前，明朝那些事儿大约发生在5辈之前，而清朝灭亡就发生在一辈之前。事实上，如果把人类文明中所有的百岁老人聚在一起，大概也就是一个班级的大小，六十个人，我们都能叫出每个人的名字。

乔布斯鼓励我们，「活着就是要在宇宙中留下一点痕迹」（We're here to put a dent in the universe），但伯克曼指出，就连乔布斯自己都很难做到──「或许 iPhone 能被好几代后人记住，超越任何你我能达到的成就，但从真正的宇宙视角，它很快就会被忘记，就像所有事情一样。」

伯克曼希望，这个视角不让人失望，而是让你我长舒一口气──原来我们一直以不可能实现的极高的目标来要求着自己。

同时，还让你我感到一种自由──当不再纠结于追求「完美人生」这类不切实际的想法，我们就可以更加自由地选择，我们会找到更多有价值的事情，我们会把有限的时间花在更多的可能上。

宇宙当然不在意我们做了什么，但这不意味着我们自己不在意。

可以选择的幸运

很多人都说接近死亡的经历彻底改变了他们。加拿大作者 David Cain 在和死神擦肩而过后写道，「我碰巧还活着。没有任何宇宙法则赋予我这样的权利。活着只是偶然，没有谁能保证我还能多活一天。」

面对无意义，面对错失，不必遗憾，而庆幸我们还有资格来进行选择本身。「每一个当下的决定都是一个机会，你可以利用这个机会从诱人的可能性菜单中选择一个。而很可能你一开始根本就看不到这个菜单。」

好好生活才是目的

越说越虚了，让我们回到一个实际一点的故事，我猜你也听过。

一位纽约商人到墨西哥度假，当地渔夫和他讲，「我每天只工作几个小时，其他时候都在阳光下品酒，和朋友玩音乐」。这位商人觉得这样的时间利用效率实在是太低了，主动给渔夫建议道：如果你工作努力一点的话，你可以用赚到的钱买更多的渔船，雇佣更多人来为你干活，更快赚更多的钱，这样就可以提早退休了。「那退休之后我干什么呢？」渔夫问。「哦，那样的话，」商人回答道，「那样的话你就可以在阳光下品酒，同时和你的朋友们玩音乐了。」

我写的电子周刊（newsletter）有句介绍：「成功只是手段，好好生活才是目的。」这一直是我对自己的提醒──忙碌到头，赚钱到头，名利到头，到底是为了什么？

我不想强加我的价值观，说为事业拼搏到不顾身体乃至忽略家人就是不好的。不同人对生活有不同的理解。⁴

但别忘了，生活包括所有我们花费时间的事情。时间就是人生，人生就是怎样度过每时每刻。重要的是，清楚自己的选择是以什么为代价。毕竟，人生短暂，不可能所有事情都会完美。

第三部分

让我们回到最开始的问题：我到底该如何用好我有限的时间？

一个直面现实的回答或许是，不是追求忙碌，不是一味追求高效，而是承认种种局限性，忽略不重要的事情，试图在当下做出最好的选择，并且享受其中。

在书的结尾，伯克曼提到了分析心理学派创始人卡尔·荣格（Carl Jung）写的一封回信。信中，荣格阐述了他对「如何过好这一生」的理解──「亲爱的 V 夫人，我没法回答你的问题，因为你想知道一个人『应该』如何生活。一个人『可以』怎么生活就怎么生活。这世上没有单一明确的规矩来规定人要如何生活，也没有一种单一明确而又恰当的生活方式。如果你想要这种方式，你最好加入天主教会，他们会告诉你该怎么做。」

「不过，」荣格接着写道，「如果你想要走自己的路，这个路将是你自己创造的，它未曾被人规定过，你事先也不会知道。这条路将在你把一只脚伸到另一只脚之前的时候，自然而然地展现。」

「平静地做下一件同时也是最必要的事情。要是你还不知道那是什么，说明你还有太多的钱可以花在无用的猜测上。但是，如果你坚定地去做下一件最必要的事情，这样的事情将会一直富有意义，而且也是命中注定的。」

心无旁骛、气定神闲、全神贯注地做下一件最必要的事情，可能是我听到的最有价值的时间管理建议。